Utmaning

Barnomsorg, förskolor och andra tidiga utbildningsprogram står under enorm press. De ansvariga måste hantera komplexa affärsverksamheter, överträffa föräldrarnas höga förväntningar och uppfylla efterlevnadskrav – samtidigt som de måste se till att lärarna har tid att ta hand om barnen de har i sin omsorg.

Brightwheel grundades i San Francisco 2014 för att hjälpa till att lösa dessa problem för skolor och familjer. Programvaran var initialt inriktad på att hjälpa barnomsorgs- och förskoleprogram att digitalisera klassrumsadministrationen – att gå från penna och papper till digital registrering av närvaro och underlätta kommunikationen med föräldrarna via en mobilapp. Brightwheel insåg snart den enorma mängd extra administrativt arbete som krävs för att driva en barnomsorgs- och förskoleverksamhet, särskilt när det gäller hantering av kassaflöde och finansiella transaktioner. Många barnomsorgsverksamheter har små marginaler, och både problem med inkassering av betalningar och försenade betalningar kan äventyra deras förmåga att fullgöra viktiga finansiella förpliktelser som hyra och löner.

För att minska dessa utmaningar utvecklade företagen snabbt förbättrade funktioner som hjälper leverantörerna att förenkla faktureringen, inkassera betalningar för terminsavgiften snabbare och få bättre överblick över kassaflödet. ”Vi tillhandahåller en komplett svit av verktyg för att tillgodose våra kunders behov och se till att de får betalt i tid, så att de kan fokusera på det som är viktigast för dem: att leverera omsorg av högsta kvalitet och utveckla nästa generation”, säger Filip Nuytemans, Vice President för nya initiativ på Brightwheel.

För att kunna utveckla denna verktygssvit, insåg Brightwheel att man behövde en sofistikerad betalningsinfrastruktur för att kunna expandera på internationella marknader och fortsätta lägga till funktioner som hjälper barnomsorgs- och förskoleverksamheter att hantera den ekonomiska sidan av verksamheten.

Eftersom många barnomsorgs- och förskoleprogram digitaliserade sin verksamhet för första gången, behövde Brightwheel göra sin onboardingprocess mycket enkel. Den processen måste dock också stödja mycket olika och komplicerade krav på efterlevnad och identitetsverifiering för olika typer av skolor. Dessutom ville företaget ge föräldrarna möjlighet att betala online på ett tillförlitligt sätt med sina föredragna betalningsmetoder, samtidigt som man hjälpte barnomsorgs- och förskoleprogram att förebygga bedrägerier när de började ta emot terminsavgifter via denna nya kanal.

Lösning

Brightwheel byggde sin betalinfrastruktur på Stripe, och utnyttjade Stripes omfattande svit av finansiella lösningar som gör det möjligt för vertikala SaaS-plattformar att utöka sitt värdeerbjudande och stödja skalbar tillväxt. Med Stripe skapade Brightwheel flera intäktsströmmar, vilket genererade en stabil kassaflödesbas som företaget kunde investera i forskning och utveckling, innovation och plattformens tillväxt.

Brightwheel lanserades först med Stripe Billing för att inkassera abonnemangsavgifter från sina barnomsorgs- och förskoleverksamheter. Brightwheel byggde vidare på denna återkommande SaaS-intäkt och skapade en integrerad betalningslösning genom att använda Stripe Connect, vilket innebar att leverantörer kunde börja inkassera familjers terminsavgifter online. För att ytterligare förbättra programmens kassaflöde aktiverade Brightwheel nästa dags-utbetalningar via Connect. Företaget använde också Connects automatiserade 1099-K-skatterapportering för att avlasta barnomsorgs- och förskoleverksamheter från den tidskrävande uppgiften att skattedeklarera. Tack vare Connects förmåga att stödja onboarding av handlare samt betalningar och utbetalningar i mer än 46 länder, kunde Brightwheel snabbt etablera sig i Kanada utan att behöva bygga upp en separat betalinfrastruktur för varje nytt land allteftersom de expanderade.

År 2025 använde Brightwheel Stripe-integrerade komponenter för onboarding för att automatiskt hantera olika nivåer av efterlevnad för olika typer av organisationer. Genom att till exempel använda Stripes logik för att automatiskt begära olika typer av efterlevnadsrelaterad information från en privatskola snarare än från en offentlig skola kan barnomsorgs- och förskoleverksamheter slutföra onboarding snabbare – samtidigt som man säkerställer att Brightwheel mottar all nödvändig efterlevnadsinformation. Brightwheel använde också Stripe Identity i sin onboarding, vilken programmatiskt bekräftar identiteten hos nya barnomsorgs- och förskoleverksamheter för att minska bedrägerier från handlarnas sida.

Genom att kombinera Connect med Stripe Payments kunde Brightwheel erbjuda sina barnomsorgs- och förskoleprogram en rad betalningsmetoder i takt med att plattformen växte, vilket gjorde det lättare för familjer att betala sina fakturor för terminsavgiften. För att tillgodose kundernas önskemål beslutade Brightwheel att erbjuda kreditkort, ACH-transaktioner och ACSS-debiteringar i Kanada – och kan nu aktivera ytterligare betalningsalternativ efter behov.

Resultat

Brightwheel växer till kategoriledare med Stripe

Sedan vi började arbeta med Stripe har Brightwheel växt från att vara ett startup till att bli ledande inom programvarukategorin för administrationssystem till barnomsorg. Tack vare Connects globala täckning stödjer Brightwheels abonnemangs- och betallösning nu miljontals elever, familjer och skolor i USA och Kanada.

”Vårt partnerskap med Stripe ger oss flexibilitet, innovation och snabbhet”, säger Nuytemans. ”Med Stripe som sköter betalningarna kan våra ingenjörer fokusera på att lösa nya utmaningar för våra kunder, förbättra våra produkter och driva tillväxt.”

Upp till 85 % snabbare onboarding

Användningen av Connect-integrerade komponenter och Identity har påskyndat onboardingprocessen för barnomsorgs- och förskoleverksamheter från upp till en vecka under högsäsong till bara en dag. Lösningarna stödjer också de olika och komplexa efterlevnadskraven hos Brightwheels mångfacetterade kundbas, vilket säkerställer att barnomsorgs- och förskoleverksamheter snabbt kan börja ta emot betalningar för undervisning online.

”Våra skolor ser aldrig den komplexiteten, eftersom all efterlevnadslogik sker i backend med Stripe. Vi kan ge kunder en sömlös upplevelse – och förvandla ett besvärligt problem och en krånglig process till ett riktigt enkelt verktyg som gör det möjligt för våra kunder att snabbt komma igång med Brightwheel”, säger Nuytemans.

Insättningar nästa dag förbättrar barnomsorgsverksamheternas kassaflöde

Genom att erbjuda insättningar nästa dag har Brightwheel hjälpt kunderna att förbättra sitt kassaflöde och se till att de uppfyller sina finansiella förpliktelser. Med Stripes förstklassiga infrastruktur kan betalningar av terminsavgiften nu enkelt behandlas och dirigeras över banker och nätverk till barnomsorgs- och förskoleverksamheter, vilket gör processen enkel för både föräldrar och skolor.

”Våra kunder litar på att vi på ett tillförlitligt sätt inkasserar betalningar för terminsavgiften från föräldrarna. Att dessa betalningar tas emot i tid och utan problem är oerhört viktigt för våra skolor”, säger Nuytemans. ”Med Stripe är betalningarna korrekta, exakta och tillförlitliga, så att vi kan betala våra kunder snabbare och alltid erbjuda utmärkt service.”