Desafío

Las guarderías, los centros preescolares y otros programas de educación infantil están sometidos a una enorme presión. Sus gestores deben llevar a cabo operaciones comerciales complejas, superar las altas expectativas de los padres y cumplir con las normativas, al tiempo que se aseguran de que los profesores dispongan de tiempo para educar a los niños a su cargo.

Brightwheel fue fundado en San Francisco en 2014 con el objetivo de ayudar a resolver estos problemas para centros educativos y familias. Inicialmente, el software se centró en ayudar a los programas de guardería y preescolar a digitalizar la gestión del aula, pasando del lápiz y el papel al registro digital de la asistencia, y facilitando la comunicación con los padres mediante una aplicación móvil. Pronto se dieron cuenta de la enorme cantidad de trabajo administrativo adicional que supone gestionar un negocio de guardería y preescolar, especialmente en lo referente a la gestión del flujo de caja y las operaciones financieras. Muchos negocios de cuidado infantil operan con márgenes reducidos y los problemas de cobro de pagos o los retrasos en las liquidaciones pueden poner en peligro su capacidad para cumplir con obligaciones financieras importantes como el alquiler y las nóminas. las principales obligaciones financieras, como el alquiler y la nómina.

Para hacer frente a estos retos, la empresa desarrolló rápidamente funciones mejoradas para ayudar a los proveedores a simplificar la facturación, cobrar las matrículas más rápidamente y obtener una mejor visibilidad del flujo de caja. «Ofrecemos este conjunto de herramientas para satisfacer las necesidades de nuestros clientes, para que puedan cobrar a tiempo y centrarse en lo que más importa: prestar una atención de la máxima calidad y formar a la próxima generación», afirma Filip Nuytemans, vicepresidente de nuevas iniciativas de Brightwheel.

Para crear este conjunto de herramientas, Brightwheel sabía que necesitaba una infraestructura de pagos sofisticada que respaldara su expansión a los mercados internacionales y le permitiera seguir añadiendo funciones que ayudaran a los proveedores de servicios de guardería y preescolar a gestionar la parte financiera de su negocio.

Dado que muchos programas de cuidado infantil y preescolar estaban digitalizando sus operaciones por primera vez, Brightwheel necesitaba que su proceso de incorporación fuera muy sencillo. Sin embargo, este proceso también debía cumplir con diferentes requisitos normativos y de verificación de identidad para los distintos tipos de centros educativos. Además, la empresa quería ofrecer a los padres la posibilidad de pagar de forma segura por internet con sus métodos de pago preferidos y ayudar a los centros de educación infantil y preescolar a prevenir el fraude al empezar a aceptar el pago de las matrículas a través de este nuevo canal..

Solución

Brightwheel construyó su infraestructura de pagos sobre Stripe, aprovechando la amplia gama de soluciones financieras que esta ofrece a las plataformas SaaS verticales, lo que les permite ampliar su propuesta de valor y respaldar un crecimiento escalable. Gracias a Stripe, Brightwheel creó múltiples fuentes de ingresos, lo que le permitió generar un flujo de caja constante que pudo invertir en investigación y desarrollo, innovación y crecimiento de la plataforma.

Brightwheel se lanzó por primera vez con Stripe Billing para cobrar cuotas de suscripción a sus proveedores de guardería y preescolar. Basándose en esos ingresos recurrentes de SaaS, Brightwheel creó una solución pagos integrados con Stripe Connect, lo que permitió a los proveedores empezar a cobrar las cuotas de matrícula de las familias por Internet. Para ayudar a mejorar aún más el flujo de caja de los programas, Brightwheel habilitó los pagos al día siguiente a través de Connect. La empresa también utilizó la función de declaración de impuestos 1099-K automatizada de Connect para liberar a los proveedores de servicios de guardería y preescolar de la laboriosa tarea de presentar la declaración de impuestos. Gracias a la capacidad de Connect para dar soporte para el onboarding de comerciantes, además de pagos y cobros en más de 46 países, Brightwheel se expandió rápidamente a Canadá sin tener que crear una infraestructura de pagos independiente para cada nuevo país a medida que crecía.

En 2025, Brightwheel utilizó componentes integrados de Stripe para el onboarding, con el fin de gestionar automáticamente varios niveles de cumplimiento normativo para diferentes tipos de organizaciones. Por ejemplo, el uso de la lógica de Stripe para solicitar automáticamente una serie diferente de información relacionada con el cumplimiento normativo a una escuela privada en lugar de a una escuela pública permite a los proveedores de servicios de guardería y preescolar completar la incorporación más rápidamente, al tiempo que se garantiza que Brightwheel reciba toda la información necesaria sobre el cumplimiento normativo.Brightwheel también utilizó Stripe Identity en su Onboarding, que confirma mediante programación la identidad de los nuevos proveedores de guardería y preescolar para mitigar el fraude del lado del comerciante.

Al agrupar Connect con Stripe Payments, Brightwheel pudo ofrecer a sus programas de guardería y preescolar una serie de métodos de pago a medida que la plataforma crecía, lo que facilitó a las familias el pago de sus facturas de matrícula. Para dar soporte a las preferencias de los clientes, Brightwheel decidió ofrecer tarjetas de crédito, transacciones ACH y adeudos ACSS en Canadá, y ahora puede activar pagos adicionales según sea necesario.

Resultados

Brightwheel se convierte en líder de su categoría con Stripe

Desde que trabaja con Stripe, Brightwheel ha pasado de ser una startup a convertirse en líder del sector del software de gestión del cuidado infantil. Gracias a la cobertura global de Connect, la oferta de suscripciones y pagos de Brightwheel da servicio actualmente a millones de estudiantes, familias y colegios en EE. UU. y Canadá.

«La colaboración con Stripe nos aporta flexibilidad, innovación y rapidez», afirma Nuytemans. «Al delegar los pagos en Stripe, nuestros ingenieros pueden dedicarse a resolver nuevos retos para nuestros clientes, mejorar nuestro producto e impulsar el crecimiento».

Onboarding hasta un 85% más rápido

El uso de los componentes integrados de Connect e Identity ha agilizado el proceso de onboarding de los proveedores de servicios de guardería y preescolar, que ha pasado de durar hasta una semana en temporada alta a solo un día. Estas soluciones también han permitido cumplir los diferentes y complejos requisitos normativos de la diversa base de clientes de Brightwheel, lo que garantiza que los proveedores de servicios de guardería y preescolar puedan empezar a cobrar rápidamente las cuotas de matrícula en línea.

«Nuestras escuelas nunca ven esa complejidad porque toda la lógica de cumplimiento se lleva a cabo en segundo plano con Stripe. Podemos ofrecer a los clientes una experiencia fluida y convertir un problema y un proceso que suponen un quebradero de cabeza en una herramienta realmente sencilla, para que puedan empezar a utilizar Brightwheel rápidamente», afirma Nuytemans.

Los depósitos al día siguiente mejoran el flujo de caja de los proveedores de servicios de cuidado infantil.

Al ofrecer depósitos al día siguiente, Brightwheel ha ayudado a sus clientes a mejorar su flujo de caja y a garantizar el cumplimiento de sus obligaciones financieras. Gracias a la infraestructura de primera categoría de Stripe, ahora los pagos de las matrículas se procesan y envían fácilmente a través de bancos y redes a los proveedores de servicios de guardería y educación infantil, lo que facilita el proceso tanto para los padres como para los centros educativos.

«Nuestros clientes confían en nosotros para cobrar de forma fiable las cuotas escolares a los padres. Recibir esos pagos a tiempo y sin problemas es muy importante para nuestras escuelas», afirma Nuytemans. «Con Stripe, los pagos son correctos, precisos y fiables, por lo que podemos cobrar a nuestros clientes más rápidamente y ofrecer siempre un servicio excelente».