Défi

Les services de garde d’enfants, les écoles maternelles et d’autres programmes préscolaires sont soumis à une pression énorme. Leurs responsables doivent gérer des opérations complexes, répondre aux attentes élevées des parents et agir en conformité avec les exigences légales. En plus de tout cela, ils doivent aussi s’assurer que les enseignants disposent du temps nécessaire pour s’occuper des enfants dont ils ont la charge.

Brightwheel a été fondée à San Francisco en 2014 pour aider les écoles et les familles à gérer ces questions. À l’origine, le logiciel avait pour objectif de permettre aux services de garde d’enfants et aux programmes préscolaires de numériser la gestion de la classe. Pour ce faire, brightwheel proposait de passer du stylo et du papier à la saisie numérique des présences et offrait la possibilité de communiquer avec les parents via une application mobile. Brightwheel s’est rapidement rendu compte de la quantité de travail qu’impliquait la gestion d’une entreprise de garde d’enfants ou d’un établissement préscolaire, en particulier en ce qui concerne la gestion des flux de trésorerie et des opérations financières. La plupart des entreprises de garde d’enfants génèrent de faibles marges. Les problèmes de recouvrement et les règlements en retard peuvent donc compromettre leur capacité à faire face à leurs obligations financières, comme le paiement du loyer et des employés.

Pour répondre à ces défis, l’entreprise a mis en place des fonctionnalités spécifiques pour aider les fournisseurs à simplifier la facturation, à collecter les paiements des frais de scolarité plus rapidement et à obtenir une meilleure visibilité sur les flux de trésorerie. « Nous fournissons cette gamme d’outils pour répondre aux besoins de nos clients et pour qu’ils soient payés à temps afin qu’ils puissent se concentrer sur l’essentiel : fournir une prise en charge de la plus haute qualité et accompagner la prochaine génération dans son développement », a déclaré Filip Nuytemans, vice-président des nouvelles initiatives chez brightwheel.

Pour créer cette suite d’outils, brightwheel savait qu’elle avait besoin d’une infrastructure de paiement sophistiquée. D’abord pour prendre en charge son expansion à l’international, mais aussi pour continuer à implémenter des fonctionnalités qui aident les prestataires de services préscolaires et de garde d’enfants à gérer l’aspect financier de leur entreprise.

Étant donné que de nombreux programmes de garde d’enfants et préscolaires numérisaient leurs opérations pour la première fois, brightwheel devait simplifier son processus d’inscription. Cependant, ce processus devait également prendre en charge des exigences de conformité et de vérification d’identité variées et complexes pour différents types d’écoles. De plus, l’entreprise voulait donner aux parents la possibilité de payer en ligne en toute sécurité avec leurs moyens de paiement préférés, tout en aidant les programmes de garde d’enfants et préscolaires à prévenir la fraude alors qu’ils commençaient à accepter les frais de scolarité par le biais de ce nouveau canal.

Solution

Brightwheel a construit son infrastructure de paiement en s’appuyant sur la vaste gamme de solutions financières de Stripe, qui permet aux plateformes SaaS verticales d’élargir leur proposition de valeur et de soutenir leur croissance à grande échelle. Avec Stripe, brightwheel a créé plusieurs sources de revenus, générant un flux de trésorerie constant que l’entreprise a pu investir dans la recherche et le développement, l’innovation et l’amélioration de sa plateforme.

Brightwheel a été lancé pour la première fois avec Stripe Billing pour collecter les frais d’abonnement de ses prestataires de services de garde d’enfants et d’éducation préscolaire. S’appuyant sur ces revenus SaaS récurrents, brightwheel a créé une solution de paiements intégrés qui utilise Stripe Connect, ce qui signifie que les prestataires pouvaient commencer à collecter les paiements des frais de scolarité des familles en ligne. Pour aider à améliorer encore les flux de trésorerie des programmes, brightwheel a activé les paiements dès le lendemain via Connect. L’entreprise a également utilisé la déclaration fiscale 1099-K automatisée de Connect pour alléger la tâche fastidieuse de déclaration d’impôts des fournisseurs de services préscolaires et de garde d’enfants. Grâce à la capacité de Connect à prendre en charge l’inscription des marchands ainsi que les paiements et virements dans plus de 46 pays, brightwheel s’est rapidement implantée au Canada. L’entreprise n’a pas eu besoin de créer une infrastructure de paiement distincte pour chaque nouveau pays au fur et à mesure de son expansion.

En 2025, brightwheel a utilisé les composants intégrés de Stripe pour l’inscription afin de gérer automatiquement les différents niveaux de conformité des différents types d’organisations. Par exemple, l’utilisation de la logique de Stripe pour demander automatiquement une série différente d’informations liées à la conformité à une école privée plutôt qu’à une école publique, permet aux structures d’accueil et aux établissements préscolaires de finaliser plus rapidement leur inscription tout en garantissant que brightwheel reçoive l’ensemble des informations réglementaires requises. Dans son processus d’inscription, brightwheel utilise aussi Stripe Identity, qui confirme de manière automatisée l’identité des nouveaux prestataires de services préscolaires et de garde d’enfants pour réduire les risques de fraude du côté des marchands.

En regroupant Connect avec Stripe Payments, brightwheel a pu offrir à ses programmes de garde d’enfants et préscolaires une gamme de moyens de paiement au fur et à mesure que le plateforme grandissait, ce qui facilitait le paiement des frais de scolarité pour les familles. Pour répondre aux préférences des clients, brightwheel a décidé de proposer des cartes de crédit,ACH transactions, et ACSS debits au Canada, et peut désormais activer des paiements supplémentaires au besoin.

Résultats

Brightwheel devient le leader de sa catégorie avec Stripe

Depuis qu’elle travaille avec Stripe, brightwheel est passée du statut de startup à celui de leader dans la catégorie des logiciels de gestion de garde d’enfants. Grâce à la couverture mondiale de Connect, l’offre d’abonnement et de paiement de brightwheel prend désormais en charge des millions d’étudiants, de familles et d’écoles aux États-Unis et au Canada.

« Notre partenariat avec Stripe nous apporte flexibilité, innovation et rapidité », a déclaré M. Nuytemans. « Grâce aux paiements couverts par Stripe, nos ingénieurs peuvent se concentrer sur la résolution de nouveaux défis pour nos clients, l’amélioration de notre produit et la croissance de notre entreprise. »

Inscription jusqu’à 85 % plus rapide

L’utilisation des composants intégrés de Connect et Identity a permis d’accélérer les processus d’inscription pour les services préscolaires et de garde d’enfants, passant pendant la haute saison d’une semaine à une journée. Les solutions ont également pris en charge les exigences de conformité variées et complexes de la vaste clientèle de brightwheel, permettant aux prestataires de services préscolaires et de garde d’enfants de percevoir rapidement les paiements des frais de scolarité en ligne.

« Nos écoles ne voient jamais cette complexité, car toute la logique de conformité se fait dans le back-end avec Stripe. Nous pouvons offrir aux clients une expérience sans faille, en transformant un problème et un processus compliqué en un outil vraiment simple pour que nos clients puissent rapidement démarrer avec brightwheel », a déclaré M. Nuytemans.

Les versements effectués dès le lendemain stimulent la trésorerie des prestataires de services de garde d’enfants

En proposant des versements dès le lendemain, brightwheel a aidé les clients à améliorer leur flux de trésorerie et à s’assurer que leurs obligations financières étaient respectées. Grâce à l’infrastructure de pointe de Stripe, les paiements des frais de scolarité sont désormais facilement traités et acheminés entre les banques et les réseaux vers les structures de garde d’enfants et les établissements préscolaires, rendant le processus simple et fluide pour les parents et les écoles.

« Nos clients comptent sur nous pour collecter de manière fiable les frais de scolarité des parents. Recevoir ces paiements à temps et sans problème est extrêmement important pour nos écoles », a déclaré Nuytemans. « Avec Stripe, les paiements sont corrects, précis et fiables, ce qui nous permet de payer nos clients plus rapidement et de toujours offrir un service de qualité. »