La sfida

Gli asili nido, le scuole materne e altri programmi di educazione della prima infanzia sono sottoposti a una pressione enorme. I loro gestori devono amministrare operazioni commerciali complesse, superare le elevate aspettative dei genitori e soddisfare i requisiti di conformità, il tutto garantendo agli insegnanti il tempo necessario per prendersi cura dei bambini affidati loro.

Brightwheel è stata fondata a San Francisco nel 2014 con l'obiettivo di aiutare scuole e famiglie a risolvere questi problemi. Inizialmente, il software era incentrato sull'aiutare i servizi educativi per la prima infanzia a digitalizzare la gestione delle classi, passando dalla carta e penna alla registrazione digitale delle presenze e facilitando la comunicazione con i genitori tramite un'app mobile. Brightwheel ha presto riconosciuto l'enorme quantità di lavoro amministrativo aggiuntivo necessario per gestire un'attività educativa per la prima infanzia, in particolare per quanto riguarda la gestione del flusso di cassa e delle operazioni finanziarie. Molte attività per la prima infanzia operano con margini ridotti e sia i problemi di riscossione dei pagamenti che i ritardi nei pagamenti possono compromettere la loro capacità di far fronte a importanti obblighi finanziari come l'affitto e le retribuzioni.

Per affrontare queste sfide, l'azienda ha rapidamente sviluppato funzioni avanzate per aiutare i fornitori a semplificare la fatturazione, riscuotere più rapidamente i pagamenti delle rette scolastiche e ottenere una migliore visibilità sul flusso di cassa. "Forniamo l'intera suite di strumenti per soddisfare le esigenze dei nostri clienti e garantire loro pagamenti puntuali, in modo che possano concentrarsi su ciò che è più importante per loro: fornire un'assistenza di altissima qualità e formare la prossima generazione", ha affermato Filip Nuytemans, vicepresidente delle nuove iniziative di brightwheel.

Per realizzare questa suite di strumenti, Brightwheel sapeva di aver bisogno di un'infrastruttura di pagamenti sofisticata che supportasse l'espansione nei mercati internazionali e consentisse di continuare ad aggiungere funzioni che aiutassero i servizi educativi per la prima infanzia a gestire l'aspetto finanziario della loro attività.

Poiché molti servizi educativi per la prima infanzia stavano digitalizzando le loro operazioni per la prima volta, Brightwheel aveva bisogno di rendere il suo processo di onboarding molto semplice. Tuttavia, tale processo doveva anche supportare requisiti di conformità e verifica dell'identità molto diversi e complessi per i diversi tipi di scuole. Inoltre, l'azienda voleva offrire ai genitori la possibilità di pagare online in modo affidabile con i loro metodi di pagamento preferiti, aiutando al contempo i servizi educativi per la prima infanzia a prevenire le frodi quando iniziavano ad accettare le rette scolastiche attraverso questo nuovo canale.

La soluzione

Brightwheel ha sviluppato la propria infrastruttura di pagamenti su Stripe, sfruttando l'ampia suite di soluzioni finanziarie di Stripe che consentono alle piattaforme SaaS verticali di espandere la propria proposta di valore e supportare una crescita scalabile. Con Stripe, Brightwheel ha creato molteplici flussi di entrate, generando una fonte costante di flusso di cassa che l'azienda ha potuto investire in ricerca e sviluppo, innovazione e crescita della piattaforma.

Brightwheel ha inizialmente lanciato il servizio utilizzando Stripe Billing per riscuotere le quote di abbonamento dai servizi educativi per la prima infanzia. Partendo da questi ricavi ricorrenti tipici del modello SaaS, Brightwheel ha poi sviluppato una soluzione di pagamenti integrati basata su Stripe Connect, che ha permesso ai fornitori di iniziare a riscuotere online le rette scolastiche dalle famiglie. Per migliorare ulteriormente il flusso di cassa dei servizi, Brightwheel ha attivato i bonifici il giorno successivo tramite Connect. Inoltre, l’azienda ha sfruttato la reportistica fiscale con modulo 1099-K di Connect, liberando i servizi educativi per la prima infanzia dall’oneroso compito di compilare manualmente le dichiarazioni fiscali. Grazie alla capacità di Connect di gestire l'attivazione degli esercenti, nonché pagamenti e trasferimenti in oltre 46 Paesi, Brightwheel si è rapidamente espansa in Canada senza dover creare un’infrastruttura di pagamenti separata per ciascun nuovo mercato.

Nel 2025, Brightwheel ha utilizzato i componenti integrati di Stripe per l’attivazione, in modo da gestire automaticamente i diversi livelli di conformità richiesti a seconda del tipo di organizzazione. Ad esempio, grazie alla logica di Stripe, il sistema può richiedere automaticamente un diverso insieme di informazioni legate alla conformità a una scuola privata rispetto a una scuola pubblica. Questo consente ai fornitori di servizi per l’infanzia e ai programmi prescolari di completare l’attivazione più rapidamente, garantendo al tempo stesso che Brightwheel riceva tutte le informazioni necessarie per la conformità normativa. Inoltre, Brightwheel ha implementato Stripe Identity nel processo di attivazione, che consente di verificare a livello di codice l’identità dei servizi educativi per la prima infanzia, contribuendo a ridurre i rischi di frode dal lato dell'esercente.

Combinando Stripe Connect con Stripe Payments, Brightwheel ha potuto offrire ai servizi educativi per la prima infanzia un’ampia gamma di metodi di pagamento man mano che la piattaforma cresceva, semplificando il pagamento delle rette scolastiche da parte delle famiglie. Per venire incontro alle preferenze dei clienti, Brightwheel ha deciso di accettare carte di credito, transazioni ACH e addebiti ACSS in Canada e ora può attivare ulteriori metodi di pagamento secondo necessità.

I risultati

Brightwheel diventa leader di categoria con Stripe

Da quando collabora con Stripe, Brightwheel è passata dall'essere una start-up a diventare leader nel settore dei software per la gestione della prima infanzia. Grazie alla copertura globale di Connect, l'offerta di abbonamenti e pagamenti di Brightwheel ora supporta milioni di studenti, famiglie e scuole negli Stati Uniti e in Canada.

“La nostra partnership con Stripe ci offre flessibilità, innovazione e velocità”, ha affermato Nuytemans. “Con i pagamenti gestiti da Stripe, i nostri ingegneri possono concentrarsi sulla risoluzione di nuove sfide per i nostri clienti, migliorando il nostro prodotto e favorendo la crescita”.

Attivazione fino all'85% più veloce

L'utilizzo dei componenti integrati Connect e Identity ha accelerato il processo di attivazione dei servizi educativi per la prima infanzia da un massimo di una settimana durante l'alta stagione a un solo giorno. Le soluzioni hanno inoltre supportato i diversi e complessi requisiti di conformità della variegata base clienti di brightwheel, garantendo che i servizi educativi per la prima infanzia potessero iniziare rapidamente a riscuotere i pagamenti delle rette online.

“Le nostre scuole non vedono mai questa complessità, perché tutta la logica di conformità avviene nel backend con Stripe. Possiamo offrire ai clienti un'esperienza senza intoppi, trasformando un problema e un processo complicati in uno strumento davvero semplice che consente ai nostri clienti di iniziare rapidamente a utilizzare brightwheel”, ha affermato Nuytemans.

I depositi il giorno successivo aumentano il flusso di cassa dei servizi per la prima infanzia

Offrendo depositi il giorno successivo, Brightwheel ha aiutato i clienti a migliorare il flusso di cassa e a rispettare i propri obblighi finanziari. Grazie all'infrastruttura di prim'ordine di Stripe, i pagamenti delle rette scolastiche vengono ora facilmente elaborati e inoltrati attraverso banche e reti ai fornitori di servizi educativi per la prima infanzia, rendendo il processo semplice sia per i genitori che per le scuole.

“I nostri clienti si affidano a noi per riscuotere in modo affidabile le rette scolastiche dai genitori. Ricevere questi pagamenti in tempo e senza problemi è estremamente importante per le nostre scuole”, ha affermato Nuytemans. “Con Stripe, i pagamenti sono corretti, accurati e affidabili, quindi possiamo pagare i nostri clienti più rapidamente e fornire sempre un servizio eccellente”.