Desafío

El cuidado de los niños, los preescolares y otros programas de educación temprana están bajo una enorme presión. Sus operadores deben administrar operaciones complejas de la empresa, superar las altas expectativas de los padres y cumplir con las órdenes de cumplimiento de la normativa, todo mientras garantizan que los maestros tengan tiempo para educar a los niños a su cargo.

Brightwheel fue fundado en San Francisco en 2014 con el propósito de ayudar a resolver estos puntos débiles para las escuelas y las familias. Inicialmente, el software se centró en ayudar a los programas de cuidado infantil y preescolar a digitalizar la gestión de aulas, pasando de la pluma y el papel a la captura digital de la asistencia y facilitando las comunicaciones con los padres a través de una aplicación móvil. Brightwheel pronto reconoció la enorme cantidad de trabajo administrativo adicional que implica dirigir una empresa de cuidado infantil y preescolar, particularmente relacionado con administrar flujo de caja y operaciones financieras. Muchas empresas de cuidado infantil operan con márgenes estrechos, y tanto los cobros de los pagos como los retrasos en la acreditación de fondos pueden comprometer su capacidad para cumplir con las principales obligaciones financieras, como el alquiler y la nómina.

A fin de aliviar esos desafíos, la empresa creó rápidamente funcionalidades mejoradas para ayudar a los proveedores a simplificar la facturación, cobrar los pagos de las matrículas más rápido y obtener una mejor visibilidad del flujo de caja. «Ofrecemos todo ese conjunto de herramientas para resolver las necesidades de nuestros clientes y conseguir que reciban sus pagos a tiempo, para que puedan centrarse en lo que es más importante para ellos: ofrecer una atención de la más alta calidad y desarrollar la próxima generación», dijo Filip Nuytemans, vicepresidente de nuevas iniciativas de Brightwheel.

Con el objetivo de crear este conjunto de herramientas, Brightwheel sabía que necesitaba una infraestructura de pagos sofisticada como soporte para la expansión a mercados internacionales y para continuar agregando funcionalidades que ayuden a los proveedores de cuidado infantil y preescolar a gestionar la parte financiera de la empresa.

Debido a que muchos programas de cuidado infantil y preescolar digitalizaban sus operaciones por primera vez, Brightwheel necesitaba hacer su proceso de onboarding muy simple. Sin embargo, ese proceso también tuvo que admitir requisitos de cumplimiento de la normativa y verificación de identidad muy diferentes y complicados para diferentes tipos de escuelas. Además, la empresa quería darles a los padres la capacidad de pagar en línea de manera fiable con sus métodos de pago preferidos, y al mismo tiempo, ayudaba a los programas de cuidado infantil y preescolar a prevenir fraudes al comenzar a aceptar la matrícula a través de este nuevo canal.

Solución

Brightwheel creó su infraestructura de pagos en Stripe, aprovechando el amplio paquete de soluciones financieras de Stripe que permiten a las plataformas SaaS verticales ampliar su propuesta de valor y soporte para crecer. Con Stripe, Brightwheel creó múltiples fuentes de ingresos, lo que genera una fuente uniforme de flujo de caja que la empresa podría invertir en investigación, desarrollo, innovación y crecimiento de la plataforma.

Brightwheel se lanzó por primera vez con Stripe Billing para cobrar cuotas de suscripción a sus proveedores de cuidado infantil y preescolar. Con base en esos ingresos recurrentes de SaaS, Brightwheel creó una solución de pagos integrados usando Stripe Connect, lo que significaba que los proveedores podían comenzar a cobrar los pagos de matrícula de las familias en línea. Con el objetivo de ayudar a mejorar aún más el flujo de caja de los programas, Brightwheel habilitó transferencias al día siguiente a través de Connect. La empresa también utilizó el formulario automatizado 1099-Ktaxreporting de Connect para eliminarle la demandante tarea de declaración fiscal a los proveedores de cuidado infantil y preescolar. Brightwheel se trasladó rápidamente a Canadá sin tener que crear una infraestructura de pagos separada para cada nuevo país a medida que se expandía. Esto se debe a la capacidad de soporte de Connect para onboarding de comerciantes, junto con los pagos y transferencias en más de 46 países.

En 2025, Brightwheel utilizó los componentes integrados de Stripe para el onboarding a fin de gestionar automáticamente varios niveles de cumplimiento de la normativa para diferentes tipos de organizaciones. Por ejemplo, el uso de Stripe logic para la solicitud automática de una serie diferente de información relacionada con el cumplimiento de la normativa a una escuela privada en lugar de a una escuela pública permite a los proveedores de cuidado infantil y preescolar completar el onboarding más rápido, al mismo tiempo, garantiza que Brightwheel reciba toda la información necesaria sobre el cumplimiento de la normativa. Brightwheel también utilizó Stripe Identity en su onboarding, que confirma mediante programación la identidad de los nuevos proveedores de cuidado infantil y preescolar para mitigar el fraude del lado del comerciante.

Cuando se agrupó Connect con Stripe Payments, Brightwheel pudo ofrecer a sus programas de cuidado infantil y preescolar una gama de métodos de pago a medida que la plataforma crecía, lo que facilitaba a las familias el pago de sus matrículas. Con el fin de apoyar a las preferencias de los clientes, Brightwheel decidió ofrecer tarjetas de crédito, transacciones ACH y débitos ACSS en Canadá, y ahora puede activar pagos adicionales según sea necesario.

Resultados

Brightwheel crece hasta convertirse en líder de categoría con Stripe

Desde que trabaja con Stripe, Brightwheel ha pasado de ser una Startup a convertirse en líder en la categoría de software de gestión de cuidado infantil. Gracias a la cobertura global de Connect, la oferta de suscripción y pagos de Brightwheel ahora apoya a millones de estudiantes, familias y escuelas en EE. EE. UU. y Canadá.

«Nuestra asociación con Stripe nos aporta flexibilidad, innovación y velocidad», dijo Nuytemans. «Con los pagos cubiertos por Stripe, podemos centrar a nuestros ingenieros en resolver nuevos desafíos para nuestros clientes, mejorar nuestro producto e impulsar el crecimiento».

Onboarding hasta un 85 % más rápido

El uso de los componentes integrados de Connect e Identity agilizó el proceso de onboarding de proveedores de cuidado infantil y preescolar de hasta una semana durante su temporada alta a solo un día. Las soluciones también admitieron requisitos diferentes y complejos de cumplimiento de la normativa de la diversa base de cliente de Brightwheel, lo que garantiza que los proveedores de cuidado infantil y preescolar puedan comenzar a cobrar pagos de matrícula en línea de forma rápida.

«Nuestras escuelas nunca ven esa complejidad porque toda la lógica de cumplimiento de la normativa ocurre en el back-end con Stripe. Podemos brindar a los clientes una experiencia fluida, convirtiendo un problema y un proceso en una herramienta realmente simple para que nuestros clientes empiecen rápidamente con Brightwheel», dijo Nuytemans.

Los depósitos al día siguiente aumentan el flujo de caja de los proveedores de cuidado infantil

Brightwheel ayudó a los clientes a mejorar su flujo de caja y garantizar el cumplimiento de sus obligaciones financieras porque ofrece depósitos al día siguiente. Con la mejor infraestructura de su clase de Stripe, ahora los pagos de la matrícula se procesan y enrutan fácilmente a través de bancos y redes a proveedores de cuidado infantil y preescolar, lo que facilita el proceso tanto para los padres como para las escuelas.

«Nuestros clientes confían en nosotros para cobrar los pagos de matrícula de los padres de manera fiable. Recibir esos pagos a tiempo y sin problema es muy importante para nuestras escuelas», dijo Nuytemans. «Con Stripe, los pagos son correctos, precisos y confiables, por lo que podemos conseguir que nuestros clientes paguen más rápido y brindar un gran servicio siempre».