Uitdaging

Kinderopvang, kleuterscholen en andere programma's voor vroegschools onderwijs staan onder enorme druk. Hun exploitanten moeten complexe bedrijfsactiviteiten beheren, de hoge verwachtingen van ouders overtreffen en voldoen aan compliance-eisen, terwijl ze er tegelijkertijd voor moeten zorgen dat leerkrachten tijd hebben om de kinderen onder hun hoede te begeleiden.

Brightwheel werd in 2014 in San Francisco opgericht om deze pijnpunten voor scholen en gezinnen te helpen oplossen. De software was in eerste instantie gericht op het helpen digitaliseren van het klaslokaalbeheer van kinderopvang- en kleuterschoolprogramma's: van pen en papier naar het digitaal registreren van aanwezigheid en het vergemakkelijken van de communicatie met ouders via een mobiele app. Brightwheel zag al snel hoeveel extra administratief werk er komt kijken bij het runnen van een kinderopvang- en kleuterschoolbedrijf, met name op het gebied van cashflowbeheer en financiële transacties. Veel kinderopvangbedrijven werken met kleine marges, en zowel problemen met het innen van betalingen als vertraagde vereffeningen kunnen hun vermogen om aan belangrijke financiële verplichtingen zoals huur en salarisbetalingen te voldoen, in gevaar brengen.

Om die uitdagingen te verlichten, ontwikkelde het bedrijf snel verbeterde functies om aanbieders te helpen de facturering te vereenvoudigen, lesgeld sneller te innen en meer inzicht te krijgen in de cashflow. “We bieden een complete reeks tools om aan de behoeften van onze klanten te voldoen en ervoor te zorgen dat ze op tijd betaald worden, zodat ze zich kunnen concentreren op wat voor hen het belangrijkst is: het leveren van de hoogste kwaliteit zorg en het ontwikkelen van de volgende generatie”, aldus Filip Nuytemans, vicepresident nieuwe initiatieven bij brightwheel.

Om deze tools te kunnen maken, wist brightwheel dat het een geavanceerde betaalinfrastructuur nodig had om uitbreiding naar internationale markten te ondersteunen en om functies te blijven toevoegen die kinderopvang- en voorschoolse aanbieders helpen bij het beheren van de financiële kant van hun bedrijf.

Omdat veel kinderopvang- en voorschoolse programma's hun activiteiten voor het eerst digitaliseerden, moest brightwheel het onboardingproces heel simpel maken. Dat proces moest echter ook enorm verschillende en ingewikkelde compliance- en identiteitsverificatievereisten voor verschillende soorten scholen ondersteunen. Bovendien wilde het bedrijf ouders de mogelijkheid bieden om op een betrouwbare manier online te betalen met hun favoriete betaalmethoden, terwijl het kinderopvang- en voorschoolse programma's hielp om fraude te voorkomen toen ze begonnen met het accepteren van collegegeld via dit nieuwe kanaal.

Oplossing

Brightwheel bouwde zijn betaalinfrastructuur op Stripe en maakte daarbij gebruik van Stripe's uitgebreide pakket aan financiële oplossingen waarmee verticale SaaS-platforms hun waardepropositie kunnen uitbreiden en schaalbare groei kunnen ondersteunen. Met Stripe creëerde brightwheel meerdere inkomstenstromen, waardoor een consistente bron van cashflow werd gegenereerd die het bedrijf kon investeren in onderzoek en ontwikkeling, innovatie en de groei van het platform.

Brightwheel begon met Stripe Billing om abonnementsgelden te innen van zijn kinderopvang- en voorschoolse aanbieders. Voortbouwend op die terugkerende SaaS-inkomsten creëerde brightwheel een geïntegreerde betalingsoplossing met Stripe Connect, waardoor aanbieders online het lesgeld van gezinnen konden innen. Om de cashflow van de programma's verder te verbeteren, maakte brightwheel uitbetalingen op de volgende dag mogelijk via Connect. Het bedrijf maakte ook gebruik van de geautomatiseerde 1099-K-belastingaangifte van Connect om de tijdrovende taak van het indienen van belastingaangiften uit handen te nemen van aanbieders van kinderopvang en voorschoolse opvang. Dankzij de mogelijkheid van Connect om verkopers te onboarden en betalingen en uitbetalingen in meer dan 46 landen te ondersteunen, kon brightwheel snel naar Canada uitbreiden zonder voor elk nieuw land een aparte betalingsinfrastructuur te hoeven bouwen.

In 2025 gebruikte brightwheel Stripe embedded components voor onboarding om automatisch verschillende niveaus van compliance voor verschillende soorten organisaties te beheren. Door bijvoorbeeld Stripe-logica te gebruiken om automatisch andere compliance-informatie op te vragen bij een privéschool dan bij een openbare school, kunnen kinderopvang- en voorschoolse aanbieders sneller onboarden, terwijl brightwheel toch alle benodigde compliance-informatie krijgt. Brightwheel gebruikte ook Stripe Identity bij het onboarden, dat automatisch de identiteit van nieuwe kinderopvang- en voorschoolse aanbieders bevestigt om fraude aan de kant van de handelaar te verminderen.

Door Connect te combineren met Stripe Payments kon brightwheel zijn kinderopvang- en voorschoolse programma's een reeks betaalmethoden aanbieden naarmate het platform groeide, waardoor het voor gezinnen gemakkelijker werd om hun schoolgeld te betalen. Om tegemoet te komen aan de voorkeuren van klanten besloot brightwheel om creditcards, ACH-transacties en ACSS-afschrijvingen in Canada aan te bieden, en kan het nu indien nodig extra betalingsmethoden inschakelen.

Resultaten

Brightwheel groeit uit tot marktleider met Stripe

Sinds de samenwerking met Stripe is brightwheel uitgegroeid van een start-up tot marktleider op het gebied van software voor kinderopvangbeheer. Dankzij de wereldwijde dekking van Connect ondersteunt het abonnementen- en betalingsaanbod van brightwheel nu miljoenen studenten, gezinnen en scholen in de VS en Canada.

“Onze samenwerking met Stripe biedt ons flexibiliteit, innovatie en snelheid”, aldus Nuytemans. “Nu Stripe de betalingen afhandelt, kunnen onze engineers zich richten op het oplossen van nieuwe uitdagingen voor onze klanten, het verbeteren van ons product en het stimuleren van groei.”

Tot 85% snellere onboarding

Door gebruik te maken van Connect embedded components en Identity is het onboardingproces voor kinderopvang- en voorschoolse aanbieders versneld van maximaal een week tijdens het hoogseizoen tot slechts een dag. De oplossingen ondersteunden ook de uiteenlopende en complexe nalevingsvereisten van het diverse klantenbestand van brightwheel, waardoor kinderopvang- en voorschoolse aanbieders snel konden beginnen met het innen van online collegegeldbetalingen.

“Onze scholen merken niets van die complexiteit, omdat alle compliancelogica in de backend met Stripe plaatsvindt. We kunnen klanten een naadloze ervaring bieden en een lastig probleem en proces omzetten in een heel eenvoudige tool waarmee onze klanten snel aan de slag kunnen met brightwheel”, aldus Nuytemans.

Stortingen op de volgende dag verbeteren de cashflow van kinderopvangaanbieders

Door stortingen op de volgende dag aan te bieden, heeft brightwheel klanten geholpen hun cashflow te verbeteren en ervoor te zorgen dat aan hun financiële verplichtingen wordt voldaan. Met de beste infrastructuur van Stripe worden schoolgeldbetalingen nu gemakkelijk verwerkt en via banken en netwerken naar kinderopvang- en voorschoolse aanbieders gestuurd, waardoor het proces zowel voor ouders als scholen moeiteloos verloopt.

“Onze klanten vertrouwen erop dat wij het lesgeld van ouders op een betrouwbare manier innen. Het is voor onze scholen superbelangrijk dat die betalingen op tijd en zonder problemen binnenkomen”, zegt Nuytemans. “Met Stripe zijn de betalingen correct, nauwkeurig en betrouwbaar, zodat we onze klanten sneller kunnen betalen en altijd een uitstekende service kunnen bieden.”