Die Herausforderung

Kindertagesstätten, Vorschulen und andere frühpädagogische Programme stehen unter enormem Druck. Ihre Betreiberinnen/Betreiber müssen komplexe Geschäftsabläufe managen, die hohen Erwartungen der Eltern übertreffen und Compliance-Vorgaben erfüllen – und gleichzeitig sicherstellen, dass die Erzieherinnen und Erzieher genügend Zeit haben, sich um die ihnen anvertrauten Kinder zu kümmern.

Brightwheel wurde 2014 in San Francisco gegründet, um Schulen und Familien bei der Bewältigung dieser Herausforderungen zu unterstützen. Die Software konzentrierte sich zunächst darauf, Kindertagesstätten und Vorschulen bei der Digitalisierung des Klassenmanagements zu helfen – weg von Stift und Papier hin zur digitalen Erfassung von Anwesenheiten und zur Ermöglichung der Kommunikation mit Eltern über eine mobile App. Schnell erkannte Brightwheel den enormen zusätzlichen Verwaltungsaufwand, der mit dem Betrieb einer Kindertagesstätte oder Vorschule verbunden ist, insbesondere im Hinblick auf Cashflow und Finanzoperationen. Viele Einrichtungen arbeiten mit geringen Margen und sowohl Probleme bei der Zahlungseintreibung als auch verzögerte Abrechnungen können ihre Fähigkeit gefährden, wesentliche finanzielle Verpflichtungen wie Miete und Gehaltszahlungen zu erfüllen.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entwickelte das Unternehmen schnell erweiterte Funktionen, mit denen Anbieterinnen/Anbieter die Abrechnung vereinfachen, Schulgebühren schneller einziehen und bessere Transparenz über ihren Cashflow gewinnen können. „Wir stellen ein komplettes Set an Tools bereit, um die Bedürfnisse unserer Kundinnen/Kunden zu erfüllen und sicherzustellen, dass sie pünktlich bezahlt werden – damit sie sich auf das konzentrieren können, was ihnen am wichtigsten ist: die bestmögliche Betreuung zu bieten und die nächste Generation zu fördern“, sagte Filip Nuytemans, Vice President of New Initiatives bei Brightwheel.

Um dieses Toolset aufzubauen, wusste Brightwheel, dass es eine leistungsstarke Zahlungsinfrastruktur benötigte – eine, die sowohl die Wachstum in internationalen Märkte unterstützt als auch die kontinuierliche Entwicklung neuer Funktionen ermöglicht, mit denen Kindertagesstätten und Vorschulen den finanziellen Teil ihres Geschäfts effizient verwalten können.

Da viele Kindertagesstätten und Vorschulen ihre Abläufe zum ersten Mal digitalisierten, musste Brightwheel den Onboarding-Prozess besonders einfach gestalten. Gleichzeitig musste dieser Prozess jedoch die unterschiedlichen und komplexen Anforderungen für Compliance und Identitätsverifizierung verschiedener Schultypen erfüllen. Zudem wollte das Unternehmen Eltern die Möglichkeit bieten, zuverlässig online mit ihrer bevorzugten Zahlungsmethode zu bezahlen – und gleichzeitig Kindertagesstätten und Vorschulen dabei unterstützen, Betrug zu verhindern, während sie begannen, Schulgebühren über diesen neuen Kanal zu akzeptieren.

Die Lösung

Brightwheel baute seine Zahlungsinfrastruktur auf Stripe auf und nutzte dabei Stripes umfangreiche Suite an Finanzlösungen, die vertikalen SaaS-Plattformen ermöglichen, ihr Wertversprechen zu erweitern und ihr Wachstum zu skalieren. Mit Stripe schuf Brightwheel mehrere Umsatzströme und damit eine konstante Einnahmequelle, die das Unternehmen in Forschung und Entwicklung, Innovation und das Wachstum der Plattform investieren konnte.

Brightwheel startete zunächst mit Stripe Billing, um Abonnementgebühren von Kinderbetreuungs- und Vorschuleinrichtungen einzuziehen. Aufbauend auf diesen wiederkehrenden SaaS-Umsätzen entwickelte Brightwheel eine eingebettete Zahlungslösung mit Stripe Connect, wodurch Einrichtungen die Zahlung von Studiengebühren durch Familien online annehmen konnten. Um den Cashflow der Programme weiter zu verbessern, ermöglichte Brightwheel über Connect Auszahlungen am nächsten Tag. Außerdem nutzte das Unternehmen die automatisierte 1099-K-Steuerberichterstattung von Connect, um den Kinderbetreuungs- und Vorschuleinrichtungen die zeitaufwendige Steuererklärung abzunehmen. Dank der Möglichkeit von Connect, das Onboarding von Händlerinnen/Händlern sowie Zahlungen und Auszahlungen in mehr als 46 Ländern zu unterstützen, konnte Brightwheel schnell nach Kanada expandieren, ohne für jedes neue Land eine separate Zahlungsinfrastruktur aufbauen zu müssen.

Im Jahr 2025 nutzte Brightwheel die eingebetteten Komponenten von Stripe für das Onboarding, um automatisch verschiedene Compliance-Anforderungen für unterschiedliche Arten von Organisationen zu verwalten. So kann Brightwheel beispielsweise mithilfe der Stripe-Logik automatisch unterschiedliche Compliance-bezogene Informationen von Privatschulen anfordern (nicht von öffentlichen Schulen). Dadurch können Kinderbetreuungs- und Vorschuleinrichtungen das Onboarding schneller abschließen – und Brightwheel erhält gleichzeitig alle erforderlichen Compliance-Informationen. Darüber hinaus setzte Brightwheel beim Onboarding Stripe Identity ein, um die Identität neuer Kinderbetreuungs- und Vorschuleinrichtungen programmgesteuert zu bestätigen und so Händlerbetrug zu verhindern.

Durch die Bündelung von Connect mit Stripe Payments konnte Brightwheel seinen Kinderbetreuungs- und Vorschulprogrammen im Zuge des Wachstums der Plattform eine Vielzahl von Zahlungsmethoden anbieten, sodass Familien ihre Schulgebühren einfacher bezahlen konnten. Um den Präferenzen der Kundinnen und Kunden gerecht zu werden, beschloss Brightwheel, Kreditkarten, ACH-Transaktionen und ACSS-Lastschriften in Kanada anzubieten – und kann bei Bedarf weitere Zahlungsmethoden aktivieren.

Die Ergebnisse

Brightwheel wächst mit Stripe zum Marktführer

Seit der Zusammenarbeit mit Stripe ist Brightwheel von einem Start-up zu einem führenden Anbieter im Bereich der Software für Kinderbetreuungsmanagement gewachsen. Mithilfe der globalen Reichweite von Connect unterstützt Brightwheel mit seinem Abo- und Zahlungsangebot mittlerweile Millionen von Schüler/innen, Familien sowie Schulen in den USA und Kanada.

„Unsere Partnerschaft mit Stripe bietet uns Flexibilität, Innovation und Geschwindigkeit“, sagte Nuytemans. „Da Stripe sich um die Zahlungen kümmert, können wir unsere Entwickler/innen darauf konzentrieren, neue Herausforderungen für unsere Kundinnen und Kunden zu lösen, unser Produkt zu verbessern und Wachstum zu fördern.“

Bis zu 85 % schnelleres Onboarding

Durch den Einsatz von eingebetteten Connect-Komponenten und Identity hat sich der Onboarding-Prozess für Kinderbetreuungs- und Vorschuleinrichtungen von bis zu einer Woche in der Hochsaison auf nur einen Tag verkürzt. Diese Lösungen unterstützen außerdem die unterschiedlichen und komplexen Compliance-Anforderungen von Brightwheels vielfältiger Kundschaft und stellen sicher, dass Kinderbetreuungs- und Vorschuleinrichtungen schnell mit dem Einzug von Online-Einschreibungsgebühren beginnen können.

„Unsere Schulen bekommen von dieser Komplexität nichts mit, weil die gesamte Compliance-Logik im Backend mit Stripe abläuft. So können wir unseren Kundinnen und Kunden ein nahtloses Erlebnis bieten – und ein kompliziertes Problem sowie einen mühsamen Prozess in ein wirklich einfaches Tool verwandeln, mit dem sie schnell bei Brightwheel durchstarten können“, sagte Nuytemans.

Einzahlungen am nächsten Tag erhöhen den Cashflow von Kinderbetreuungseinrichtungen

Durch das Angebot von Einzahlungen am nächsten Tag hat Brightwheel seinen Kundinnen und Kunden geholfen, ihren Cashflow zu verbessern und ihre finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen. Dank der erstklassigen Infrastruktur von Stripe werden Schulgebühren jetzt mühelos verarbeitet und über Banken und Netzwerke an Kinderbetreuungs- und Vorschuleinrichtungen weitergeleitet – und machen den Prozess sowohl für Eltern als auch für Schulen unkompliziert.

„Unsere Kundinnen und Kunden verlassen sich darauf, dass wir die Schulgebühren von den Eltern zuverlässig einziehen. Diese Zahlungen pünktlich und problemlos zu erhalten, ist für unsere Schulen von entscheidender Bedeutung“, sagte Nuytemans. „Mit Stripe sind die Zahlungen korrekt, präzise und zuverlässig – so können wir unsere Kundinnen und Kunden schneller auszahlen und ihnen stets exzellenten Service bieten.“