Een offerteaanvraag (RFP) is een gestructureerde manier voor je bedrijf om aanbieders te vergelijken. Het plaatst leveranciers in een concurrentiestrijd met elkaar en laat zien hoe stabiel hun infrastructuur werkelijk is, hoe snel ze uitbetalen, wat er gebeurt als betalingsfraude piekt en hoe ze ervoor zorgen dat je bedrijf in elke markt die voor jou belangrijk is, aan de regels voldoet. Aangezien slechts 13% van de wereldwijde bedrijfsleiders formele leveranciersbeheerprocessen gebruikt, is de offerteaanvraag je beste kans om de juiste vragen te stellen en te ontdekken welke leverancier geschikt is voor je bedrijf.

Met offerteaanvragen voor betalingen kun je aanbieders vergelijken op basis van hoe ze betalingen afhandelen, wat van invloed is op de cashflow, compliance en klantervaring. Een goed opgestelde offerteaanvraag legt de afwegingen achter elke optie bloot, zodat je kunt zien welke aanbieder klaar is om je bedrijf te ondersteunen in bepaalde situaties, zoals wanneer volumes verdubbelen of regelgeving halverwege het kwartaal verandert. Hieronder vind je de belangrijkste criteria om prioriteit aan te geven in een offerteaanvraag voor betalingen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat moet je altijd vermelden in een offerteaanvraag voor betalingsverwerking?
  
• Hoe vergelijk je de technische mogelijkheden van verschillende aanbieders?
  
• Welke certificaten voor compliance en beveiliging moet je vragen?
  
• Hoe kun je klantenservice en accountbeheer het beste meten in offertes?
  
• Welke prijsdetails moet je leveranciers vragen om uit te splitsen in een offerteaanvraag?
  
• Hoe kijk je naar de integratie met je huidige systemen?
  
• Hoe kijk je naar rapportage-, analyse- en dashboardfuncties in antwoorden op je offerteaanvraag?
  
• Welke KPI's zijn het belangrijkst bij het vergelijken van antwoorden op je offerteaanvraag?
  
• Hoe herken je waarschuwingssignalen in voorstellen van leveranciers?
  
• Hoe Stripe Payments kan helpen
  

Wat moet je altijd opnemen in een offerteaanvraag voor betalingsverwerking?

Het doel van een offerteaanvraag voor betalingen is om consistente, vergelijkbare antwoorden van elke aanbieder te verzamelen, zodat je kunt zien welke het beste bij je bedrijf past. Dat betekent dat je je vereisten gedetailleerd moet beschrijven en geen ruimte moet laten voor vage antwoorden. Door de volgende onderdelen op te nemen, leg je de basis voor een vergelijking tussen aanbieders, zodat je kunt bepalen wie het beste aan je zakelijke behoeften voldoet.

Overzicht van het bedrijf en het project

Begin met het informeren van leveranciers over je bedrijf. Deel je bedrijfsmodel, gemiddelde transactievolume, klantenbestand en groeidoelstellingen. Wees open over specifieke uitdagingen, of het nu gaat om fraude, wereldwijde expansie of abonnementsfacturatie. Zonder die context geven leveranciers gemakkelijk algemene antwoorden die je niet helpen om te beoordelen of ze geschikt zijn.

Vereiste betalingsmogelijkheden

Maak een lijst van de betaalmethoden en -kanalen die je nu nodig hebt en misschien morgen nodig hebt. Als je internationaal verkoopt, vermeld dan valuta's en lokale betaalmethoden. Als je een belangrijke methode mist, kan dat omzetverlies betekenen, dus zorg ervoor dat aanbieders bevestigen dat ze elke optie ondersteunen. Je ziet dan snel welke aanbieders een breed aanbod hebben en welke aanbieders beperktere opties hebben.

Technische en integratievereisten

Betalingen moeten passen in de systemen die je al gebruikt. Dat kan je e-commerceplatform zijn, je ERP-systemen (enterprise resource planning), je CRM-platforms (customer relationship management), je mobiele app of een aangepaste technologiestack. Beschrijf in je offerteaanvraag je systemen en vraag hoe de aanbieder deze kan integreren, zodat je begrijpt hoe dat proces eruit zal zien.

Beveiliging en compliance

Vraag providers om te laten zien dat ze voldoen aan de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), het liefst niveau 1, en vraag om bewijs. Voeg andere standaarden en praktijken toe die relevant kunnen zijn voor je bedrijf: de System and Organization Controls (SOC), zoals SOC 1- en SOC 2-rapporten, compliance van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU, versleutelingspraktijken, tokenisatie, fraudepreventie en hun incidentresponsplan.

Rapportage en analyse

Betalingsgegevens zijn alleen handig als je er toegang toe hebt en ze kunt gebruiken. Vertel eens wat meer over de rapportage die je nodig hebt: realtime dashboards, export op transactieniveau, aangepaste rapporten, toegang tot de applicatieprogrammeerinterface (API) voor je datawarehouse en reconciliatietools.

Klantenservice en accountbeheer

Wat gebeurt er als er iets kapot gaat? Vraag naar details over de beschikbaarheid van ondersteuning, ondersteuningskanalen, service level agreements (SLA's) voor responstijden en accountbeheer.

Prijsstructuur

Prijsvergelijkingen werken niet goed als verkopers hun kosten op verschillende manieren laten zien, dus bepaal zelf hoe het eruit moet zien. Vraag om een gedetailleerd overzicht: opstartkosten, maandelijkse kosten, kosten per transactie, interchange- of schemakosten, grensoverschrijdende kosten, chargebackkosten, wisselkoersopslagen en eventuele extra's zoals fraudetools of terugkerende facturatie.

Referenties en trackrecord

Vraag naar casestudy's en referenties van ondernemingen die vergelijkbaar zijn met het jouwe, of dat nu qua branche, bedrijfsmodel of transactievolume is. Praten met huidige klanten kan vaak het meest verhelderende deel van het proces zijn.

Instructies en tijdlijn voor het voorstel

Zet tot slot de basisregels vast. Geef duidelijk aan hoe je wilt dat reacties worden gestructureerd en wat de deadlines zijn voor elke stap: vragen, inzendingen, demo's, enz. Het proces voor offerteaanvragen op zich test de aandacht voor detail van elke leverancier.

Hoe vergelijk je de technische mogelijkheden van verschillende aanbieders?

Bij een technische evaluatie maak je onderscheid tussen een betalingsprovider die je bedrijf kan bijhouden en een provider die je gaat ontgroeien. Vergelijk de cijfers, check hun mogelijkheden en let op extra's, zoals tokenisatie en herhalingslogica. Als de infrastructuur hapert, hapert je omzet. Kijk wat het systeem van een provider echt kan door te vragen naar de onderstaande functies.

Betrouwbaarheid en uptime

Elke minuut dat je systeem niet werkt, kan je omzet negatief beïnvloeden. Vraag om harde cijfers: historische uptime, SLA's en hoe ze omgaan met redundantie. Het verschil tussen 99,95% uptime en 99,999% is groot. Vraag leveranciers om uit te leggen hoe ze online blijven werken als een datacenter uitvalt.

Stripe wordt bijvoorbeeld door grote bedrijven vertrouwd om ononderbroken service te bieden tijdens drukke winkelperiodes zoals Black Friday en Cyber Monday (99,9999% betrouwbaarheid in 2024). Stripe is de enige aanbieder die de API-uptime in realtime transparant publiceert.

Schaalbaarheid en prestaties

Een goede partner moet het verkeer tijdens de feestdagen of een plotselinge piek in de vraag aankunnen zonder dat het afrekenen vertraging oploopt. Kijk naar gegevens zoals de resultaten van stresstests of het maximale aantal transacties per seconde om een idee te krijgen van hoe elke aanbieder goede prestaties levert onder zware belasting. Leveranciers die werken met een cloud-native, automatisch schaalbare infrastructuur kunnen meestal beter omgaan met pieken dan leveranciers met een vaste capaciteit.

Betaalmethoden en -kanalen

Breedte is belangrijk. Als je wereldwijd verkoopt, moet je digitale wallets, lokale bankoverschrijvingen en regiospecifieke methoden kunnen accepteren voor een goede klantervaring. Vraag in je offerteaanvraag welke methoden een aanbieder nu ondersteunt en hoe snel ze nieuwe methoden kunnen activeren. Een partner die iDEAL en Klarna binnen enkele dagen kan activeren, zorgt ervoor dat je concurrerend blijft in Europa, terwijl een partner die er lang over doet om dingen op te zetten, het risico loopt dat meer klanten hun winkelwagentje achterlaten.

Stripe helpt bedrijven snel nieuwe markten te betreden met één enkele integratie voor het inschakelen van meer dan 75 betaalmethoden en Link, een versneld afrekenproces, waardoor bedrijven hun omzet kunnen verhogen en duizenden engineeringuren kunnen besparen met vooraf gebouwde gebruikersinterfaces (UI's).

Wereldwijd bereik en lokale expertise

Wereldwijde mogelijkheden draaien om lokale acquisitierelaties, afwikkeling in meerdere valuta's en betaalprocessen die in elke markt vertrouwd aanvoelen. Aanbieders met lokale bankverbindingen en meertalige betaalprocessen kunnen een verschil maken bij het verhogen van conversiepercentages in het buitenland.

API-kwaliteit en ontwikkelaarservaring

Je ontwikkelaars zullen waarschijnlijk met de API van een provider werken, dus zie die als een deel van het product zelf. Vraag om de documentatie te bekijken. Zijn de eindpunten modern? Voldoen ze aan veelgebruikte API-architectuurstijlen, zoals representational state transfer (REST)? Zoek een provider die zijn API als een eersteklas product behandelt.

Stripe biedt een eenvoudige, flexibele integratie-ervaring met technische documentatie, ontwikkelaarsvriendelijke API's, aanpassingsopties, tools met weinig of geen code, ingebouwde componenten en door Stripe beheerd risico.

Innovatie en geavanceerde functies

De beste providers kunnen je ook helpen om meer geld te houden. Functies zoals automatisch bijwerken van creditcardgegevens (een manier om ervoor te zorgen dat opgeslagen kaarten geldig blijven), slimme nieuwe pogingen bij mislukte betalingen en fraudebescherming met machine learning zijn technische details die bedrijven kunnen helpen om inkomsten te behouden.

Stripe heeft bijvoorbeeld het eerste AI-basismodel voor betalingen in de branche ontwikkeld, dat 97% van de kaarttestaanvallen op grote bedrijven detecteert.

Welke compliance- en beveiligingscertificeringen moet je eisen?

In je offerteaanvraag moet je providers vragen om te laten zien dat ze aan de hoogste beveiligingsnormen voldoen en dat ze ervoor zorgen dat je bedrijf overal waar je actief bent aan de regels voldoet. Ga voor een cultuur van transparantie: bereidheid om audits te delen, je door hun processen te leiden en moeilijke vragen direct te beantwoorden. Eén zwakke schakel – of het nu gaat om compliance of gegevensverwerking – kan je blootstellen aan boetes, inbreuken en verlies van klantvertrouwen.

Dit zijn de beveiligings- en compliance-functies die je van je provider mag verwachten.

PCI DSS niveau 1

Begin met de basis: PCI DSS. Elke verwerker moet PCI-compliant zijn, maar de gouden standaard is Level 1-certificering voor serviceproviders: dit is het hoogste niveau en wordt jaarlijks gecontroleerd. Vraag naar hun huidige Attestation of Compliance.

SOC 1 en SOC 2

Onafhankelijke audits, zoals SOC-rapporten, zijn ook belangrijk. Een SOC 1-rapport controleert de financiële rapportagecontroles van een potentiële leverancier, terwijl een SOC 2-rapport de beveiligingspraktijken beoordeelt.

Wetgeving inzake gegevensprivacy

Van je leveranciers wordt verwacht dat ze verschillende wetten voor gegevensbescherming volgen, afhankelijk van waar ze zitten. Als je klanten in Europa hebt, heb je een verwerker nodig die kan laten zien dat hij voldoet aan de AVG. In Californië geldt de California Consumer Privacy Act (CCPA). Bedrijven in Brazilië moeten zich houden aan de General Personal Data Protection Act (LGPD). In je offerteaanvraag moet je vragen waar betaalgegevens worden opgeslagen, hoe ze worden overgedragen en aan welke wettelijke kaders ze voldoen. De juiste partner kan deze details zonder aarzelen met je bespreken.

Encryptie en tokenisatie

Vraag niet alleen naar certificeringen, maar ook naar technische praktijken. Vraag hoe kaartgegevens worden versleuteld tijdens het transport via netwerken (d.w.z. tijdens het verzenden) en tijdens de opslag (d.w.z. in rust). Controleer of ze kaartnummers tokeniseren op het moment van vastlegging, zodat onbewerkte primaire rekeningnummers (PAN's) nooit in aanraking komen met je systemen. Vraag hoe ze omgaan met versleutelingssleutels: ze kunnen bijvoorbeeld gebruikmaken van hardwarebeveiligingsmodules (HSM's).

Compliance van fraudewetgeving en risicobeheer

Het naleven van de regels van kaartnetwerken en regionale regelgeving is een belangrijk onderdeel van fraudepreventie. In Europa betekent dit Strong Customer Authentication (SCA) onder de herziene Payment Services Directive (PSD2). Vraag of de aanbieder authenticatiemethoden zoals 3D Secure ondersteunt. Als je met marktplaatsen of platforms werkt, kijk dan goed hoe zij omgaan met Know Your Customer (KYC) en Anti-Money Laundering (AML) vereisten.

Beveiligingsactiviteiten

Wat er elke dag toe doet, is hoe een provider omgaat met bedreigingen. Gebruik de offerteaanvraag om hun beveiligingsprocedures te checken. Doen ze aan continue monitoring en inbraakdetectie? Hoe beschermen ze tegen DDoS-aanvallen? Hoe vaak doen ze penetratietests? Hebben ze een speciaal beveiligingsteam?

Vraag ook naar hun plan voor incidentrespons: hoe snel brengen ze klanten op de hoogte en welke stappen ondernemen ze als er een inbreuk is? Een goede provider moet het proces gedetailleerd kunnen beschrijven.

Wat is de beste manier om klantenservice en accountbeheer in voorstellen te meten?

Ondersteuning is een doorlopende relatie. Vraag in je offerteaanvraag om duidelijke toezeggingen over beschikbaarheid, responstijden, accountbeheer en onboarding. Leveranciers die concrete details geven, zijn degenen die onder druk standhouden – wanneer je ze het meest nodig hebt.

Hieronder staan een paar dingen om over na te denken.

Ondersteuningskanalen en beschikbaarheid

Begin met de basis: wanneer en hoe kun je ze bereiken? Vraag of er 24/7 ondersteuning is, ook in het weekend en op feestdagen, en via welke kanalen (bijvoorbeeld telefoon, chat, e-mail). Als je internationaal werkt, check dan of ze ondersteuning in meerdere talen bieden.

Reactietijden en SLA's

Vraag providers om hun SLA's te delen: gemiddelde reactietijd bij een kritieke storing, gemiddelde oplostijd en of deze garanties contractueel vastgelegd zijn.

Accountbeheer

Naast hulp bij noodgevallen wil je iemand die je bedrijf echt steunt. Vraag of je een eigen accountmanager of customer success manager krijgt. Zullen ze elk kwartaal een gesprek plannen om je bedrijf te bespreken? Houden ze de prestaties van je bedrijf bij en geven ze tips voor verbeteringen? Dit soort dingen maken het verschil tussen een leverancier die alleen maar zaken doet en een strategische partner.

Implementatie en doorlopende ondersteuning

Live gaan is een hele uitdaging, dus vraag naar de implementatiemiddelen. Worden er onboarding-specialisten toegewezen? Zijn er integratie-engineers beschikbaar? Wordt er training voor je team aangeboden? Deze ondersteuningsmethoden kunnen allemaal helpen om je lancering te versnellen.

Referenties en statistieken

De kwaliteit van ondersteuning is moeilijk op papier te meten, dus vraag om concreet bewijs. Vraag om referenties die specifiek kunnen vertellen over ondersteuning en accountbeheer. Sommige providers houden de Customer Satisfaction Score (CSAT) of Net Promoter Score (NPS) bij voor hun ondersteuningsteams. Een voorstel met echte klanttevredenheidsgegevens toont vertrouwen in hun ondersteuningsmodel.

Welke prijsdetails moet je aanbieders vragen om uit te leggen in een offerteaanvraag?

De kostenstructuur van elke aanbieder kan nogal verschillen, en als je ze de kosten in hun eigen formaat laat presenteren, kan het lastig zijn om een duidelijke vergelijking te maken. De beste manier om een eerlijk beeld te krijgen, is door zelf de uitsplitsing te bepalen.

Dit is wat je altijd moet vragen om te zien.

Transactiekosten

Begin met de kern: prijzen per transactie. Sommige leveranciers rekenen een vast percentage plus een vaste vergoeding. Anderen gebruiken interchange-plus, waarbij ze de exacte kosten van het kaartnetwerk doorberekenen plus een opslag. Hoe dan ook, vraag ze om de tarieven per kaarttype en voor niet-kaartmethoden te laten zien. Geef ook aan of het om binnenlandse of grensoverschrijdende transacties gaat, omdat internationale transacties hogere kosten met zich mee kunnen brengen.

Maandelijkse en vaste kosten

Vraag naar terugkerende kosten: kosten voor betaalgateways, kosten voor afschriften of maandelijkse minimumbedragen. Sommige aanbieders zien hier vanaf, terwijl andere ze wel in rekening brengen. Maak duidelijk wat er precies onder de maandelijkse kosten valt. Als je volume schommelt, zorg er dan voor dat je niet wordt gestraft als je onder een bepaalde drempel komt.

Eenmalige en installatiekosten

Sommige aanbieders vragen installatie- of onboardingkosten. Andere kunnen kosten in rekening brengen voor migratiediensten, vooral als je opgeslagen betalingstokens overzet van een vorige verwerker. Vraag hierover gedetailleerde informatie in je offerteaanvraag.

Chargebacks

Veel verwerkers rekenen een vast bedrag per geschil, plus de kosten van de transactie zelf. Vraag leveranciers om hun chargebackkosten duidelijk te vermelden en uit te leggen of ze extra kosten in rekening brengen voor het betwisten van het geschil. Sommigen bieden ook chargebackbeheerdiensten of verzekeringen aan. Als dat het geval is, vraag dan vooraf om de prijsdetails.

Extra diensten

Fraudetools, geavanceerde authenticatie, abonnementsfacturatie, facturatiemodules, tokenisatie en terugkerende facturatie kunnen allemaal extra kosten met zich meebrengen. Vraag leveranciers om een prijsopgave voor elke functie, ook als je die nu nog niet nodig hebt. Je wilt een uitgangspunt hebben voor als je bedrijf later groeit.

Kosten voor valutawissel en vereffening

Bij grensoverschrijdende betalingen komt er nog iets bij: kosten voor het omwisselen van valuta. Sommige aanbieders rekenen de netwerktarieven plus een opslag, terwijl anderen hun eigen marge toevoegen. Als je in meerdere valuta's wilt vereffenen, vraag dan of dat kan en of daar kosten aan verbonden zijn. Deze kosten kunnen voor internationale ondernemingen snel oplopen, dus zorg dat je hier vroeg achter komt.

Volumekortingen en niveaus

Veel aanbieders staan open voor gelaagde prijsmodellen, bijvoorbeeld een lager percentage zodra je een bepaald transactievolume overschrijdt. Vraag naar tariefkaarten waarop drempels voor verschillende niveaus van maandelijkse verwerking staan vermeld, ook al ben je nu nog klein. Controleer hoe lang de tarieven gegarandeerd zijn en of je vastzit aan een jaarlijkse herzienings- of heronderhandelingscyclus.

Contracten en verborgen kosten

Sommige verrassingen staan alleen in de kleine lettertjes. Gebruik je offerteaanvraag om te kijken of er boetes zijn voor vroegtijdige beëindiging, kosten voor PCI-compliance, kosten voor papieren afschriften of niet-gekwalificeerde toeslagen. Vraag direct naar de contractvoorwaarden: gaat het om een maandelijkse, jaarlijkse of meerjarige overeenkomst? Worden de kosten automatisch verlengd? De antwoorden hierop kunnen je later dure contracten besparen.

Gestructureerde uitsplitsingen

Een goede offerteaanvraag zet de cijfers die je krijgt op een handige manier op een rijtje. Geef een prijssjabloon met alle mogelijke kostenposten, van transactiekosten tot wisselkoersen, en vraag leveranciers om een waarde in te vullen of 'niet van toepassing' aan te kruisen. Als de offertes binnenkomen, heb je precies wat je nodig hebt: een duidelijk overzicht waarin je de werkelijke kosten van elke leverancier naast elkaar kunt leggen.

Hoe beoordeel je de integratie met je bestaande systemen?

Als je van betalingsprovider verandert, moet je de technologie van iemand anders in je systeem integreren. Als dat lang duurt, kun je tijd, geld en momentum verliezen. In je offerteaanvraag moet je leveranciers vragen om te laten zien hoe goed hun systemen bij die van jou passen. Kijk naar details over software development kits (SDK's), documentatie en onboarding-ondersteuning, en vergelijk leveranciers op hoe snel en makkelijk ze je live kunnen krijgen.

Dit is wat je moet beoordelen.

Compatibiliteit met je stack

Begin met te beschrijven wat je gebruikt: je e-commerceplatform, ERP, CRM, mobiele apps en backend-talen. Vraag vervolgens leveranciers om specifieke informatie. Hebben ze SDK's in jouw talen? Kant-en-klare plug-ins voor platforms zoals Shopify, Salesforce of Adobe Commerce? Als je voornamelijk maatwerk gebruikt, is hun API dan flexibel genoeg om aan te passen? Hoe minder je hoeft te patchworken, hoe sneller je live kunt gaan.

API-kwaliteit en documentatie

Controleer hun documentatie. Zijn de eindpunten up-to-date? Hebben ze duidelijke foutcodes, codevoorbeelden en clientbibliotheken in de programmeertaal die jij het liefst gebruikt? Een goede API heeft een sandbox-omgeving en testkaarten, zodat je echte flows kunt simuleren voordat je live gaat.

Tijd om live te gaan

Vraag leveranciers naar hun gemiddelde tijdlijn vanaf het contract tot de eerste live transactie. Sommigen kunnen je binnen enkele weken live hebben, terwijl anderen er maanden over doen. Vraag om meer details, zoals het aantal technici dat doorgaans nodig is en de specifieke middelen die de leverancier zal inzetten.

Geschiktheid voor de workflow

Betalingsgegevens moeten door de financiële afdeling, de operationele afdeling en de ondersteunende afdeling lopen. Gebruik je offerteaanvraag om te vragen naar reconciliatiefuncties (kunnen ze bijvoorbeeld uitbetalingen terugkoppelen aan transactie-ID's en kosten?), webhook-ondersteuning (voor realtime meldingen) en integraties met je boekhoud- of business intelligence (BI)-platforms. Het exporteren van CSV-bestanden en deze elke maand samenvoegen kost je tijd en moeite.

Testen en certificering

Vraag of ze testgegevens, mock-cards en eventsimulaties bieden. Controleer of ze een formeel certificeringsproces vereisen voordat je live gaat, want dat kan weken extra tijd kosten. Met een up-to-date platform kun je meestal zelf certificeren met sandbox-tests en de knop omzetten wanneer je klaar bent.

Flexibiliteit voor de toekomst

Vraag hoe de aanbieder toekomstige kanalen ondersteunt, zoals in-app betalingen, nieuwe winkelpuien of internationale lanceringen. Kan je je eigen afrekenproces-UI bouwen of zit je vast aan die van hen? Kan je uitbreiden zonder je integratie opnieuw te doen? Aanbieders met meerdere paden – server-side, client-side en gehost – geven je opties naarmate je bedrijf groeit.

Hoe weeg je rapportage-, analyse- en dashboardfuncties af in antwoorden op je offerteaanvraag?

Betalingsgegevens helpen bij het nemen van beslissingen binnen operationele, product- en ondersteuningsteams. Maar aanbieders kunnen behoorlijk verschillen in hoe ze die gegevens presenteren. Je offerteaanvraag moet ingaan op welke tools je daadwerkelijk krijgt om je bedrijf te begrijpen en te verbeteren. Een aanbieder die je realtime, aanpasbare, exporteerbare gegevens geeft, kan je tijd besparen en je helpen omzetkansen te spotten.

Hier zijn een paar functies waar je op moet letten.

Gebundelde weergave

Als je via meerdere kanalen of in meerdere regio's verkoopt, vraag dan of de aanbieder alles samenbrengt in één dashboard. Kan je online, in-app en in-store transacties naast elkaar zien? Kan je filteren op regio of valuta? Een gebundelde weergave zorgt ervoor dat je team niet verschillende rapporten uit verschillende systemen hoeft samen te voegen.

Rapportage in realtime

Let op de verversingsfrequentie. Sommige processors werken nog steeds maar één keer per dag bij, wat te weinig kan zijn om live prestaties bij te houden. Kies een systeem dat gegevens binnen enkele seconden of minuten naar dashboards kan sturen.

Aangepaste rapporten en toegang tot gegevens

Kan je aangepaste rapporten maken? Gegevens exporteren naar CSV of Excel? Ze via API of webhook naar je BI-tool of warehouse halen? Sommige geavanceerde providers kunnen je ook toegang geven via Structured Query Language (SQL) of vooraf gebouwde gegevenspijplijnen voor nog meer controle over je gegevens.

Dashboardervaring

Je financiële team is niet de enige gebruiker. Ook de helpdesk moet transacties kunnen opzoeken en terugbetalingen kunnen doen , productbehoeften conversiegegevens nodig hebben en senior executives hebben grafieken op hoog niveau nodig. Een sterk dashboard ondersteunt hen allemaal met filters, drill-downs en intuïtieve zoekfuncties.

Hulp bij reconciliatie

Het zou fijn zijn als je provider uitbetalingsrapporten heeft die elke storting koppelen aan individuele transacties en kosten. Als dat niet zo is, moet je die logica elke maand handmatig opnieuw opbouwen.

Welke KPI's zijn het belangrijkst bij het vergelijken van antwoorden op je offerteaanvraag?

Als de voorstellen eenmaal binnen zijn, kan de enorme hoeveelheid details door elkaar gaan lopen. Een consistente set van maatstaven kan je helpen om leveranciers te vergelijken op basis van wat echt van invloed is op de omzet en de bedrijfsvoering. Zet ze in een vergelijkingsmatrix en weeg ze af op basis van je prioriteiten om te zien welke leverancier echt waarde kan toevoegen.

Dit zijn de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) die je altijd moet evalueren.

Autorisatie- en acceptatiepercentages

Elke mislukte autorisatie kan verloren inkomsten betekenen, vooral als je groot wordt. Leveranciers geven je misschien geen ruwe percentages, omdat die per handelaar verschillen, maar vraag ze hoe ze het optimaliseren (bijvoorbeeld slimme herhalingslogica, kaartupdaters, lokale acquisitierelaties). Zoek naar gegevens of casestudy's die laten zien hoe ze de goedkeuringspercentages hebben verbeterd.

Uptime en beschikbaarheid

Uptime is hoe vaak een betalingssysteem beschikbaar is en werkt. Zelfs kleine verschillen kunnen grote financiële gevolgen hebben. Vraag naar de uptime in het verleden en SLA's die precies aangeven wat er gebeurt als ze hun doelen niet halen.

Afwikkelingssnelheid

Hoe snel het geld op je bankrekening staat, heeft direct invloed op je cashflow. Veel aanbieders bieden nu directe uitbetalingen aan, meestal tegen een vergoeding. Controleer het standaard uitbetalingsschema en vraag of snellere afwikkeling mogelijk is als dat nodig is.

Effectieve kosten per transactie

Als het gaat om transactietarieven, kunnen de hoofdlijnen misleidend zijn. Om eerlijke vergelijkingen te maken, kun je een kosten model gebruiken: pas het tariefschema van elke aanbieder toe op je transactiemix. Het resultaat is een gemiddeld effectief tarief dat aangeeft hoeveel van elke verwerkte dollar aan kosten wordt besteed. Zo kun je gemakkelijk zien welke aanbieders echt goedkoper zijn en welke alleen maar effectief adverteren.

Fraude- en chargebackpercentages

Goede providers bieden tools die helpen om het risico op fraude te verminderen, zoals fraudemodellen op basis van machine learning, ingebouwde 3D Secure of automatische reacties op geschillen. Sommige bieden ook chargebackgaranties. Vraag naar benchmarks of geaggregeerde klantgegevens.

Dekking van methoden en markten

Beschouw dekking als een aparte KPI. Voldoet de aanbieder aan al je eisen op het gebied van betaalmethoden, valuta's en regio's? Als er één belangrijke optie ontbreekt, zoals Alipay in China of SEPA Direct Debit in Europa, kan dat je groei belemmeren. Beoordeel leveranciers op basis van hoe compleet hun dekking is in verhouding tot je uitbreidingsplannen.

Implementatietijd

Snelheid is belangrijk. Een leverancier die twee weken zegt nodig te hebben voor de lancering, is niet te vergelijken met een leverancier die drie maanden zegt nodig te hebben. Vraag naar gemiddelden, niet naar marges, en let op hoeveel interne middelen ze ook van jou verwachten.

Toekomstige paraatheid

Kijk hoe snel de aanbieder zich ontwikkelt: hoe vaak ze nieuwe functies uitbrengen, hoe snel ze nieuwe betaalmethoden gebruiken en of ze een roadmap publiceren. Deze kwalitatieve factor is je bescherming tegen het risico dat je bedrijf te groot wordt voor hen.

Hoe herken je waarschuwingssignalen in voorstellen van leveranciers?

Offerteaanvragen laten elke leverancier zijn beste verkooppraatje horen, waardoor het nog belangrijker is om te kijken naar wat er ontbreekt. Bepaalde patronen in voorstellen kunnen vroege waarschuwingen zijn dat een leverancier moeilijk is om mee samen te werken of niet kan leveren wat hij belooft. Deze waarschuwingssignalen komen meestal naar voren in de vorm van weglatingen, vaagheid of misleiding. Een voorstel dat nauwkeurig en transparant is, geeft aan dat dit een partner kan zijn die later verantwoording zal afleggen.

Dit is waar je op moet letten.

Genegeerde instructies

Als je een sjabloon voor de prijsopgave hebt gegeven of om een specifiek formaat hebt gevraagd en de leverancier stuurt in plaats daarvan een glossy pdf terug, dan is dat een signaal. Als ze in dit stadium de instructies niet kunnen volgen, kun je niet verwachten dat ze nauwkeurig te werk gaan als ze eenmaal met het geld van je bedrijf bezig zijn.

Vage of ontwijkende antwoorden

Pas op voor antwoorden die veel bijvoeglijke naamwoorden gebruiken, maar geen cijfers noemen. Zeggen dat ze "toonaangevende uptime" hebben zonder percentages te geven, of "de beste fraudepreventie in hun klasse" zonder benchmarks, betekent dat ze ofwel geen gegevens hebben, ofwel die niet willen delen. Vraag om details en zie het vermijden van concrete antwoorden als een waarschuwing.

Gebrek aan referenties

Elke goede leverancier zou je in contact moeten kunnen brengen met hun huidige klanten. Als ze je vraag ontwijken of alleen maar algemene casestudy's laten zien, vraag dan waarom. Als een leverancier je niet in contact wil brengen met een tevreden klant, is daar waarschijnlijk een reden voor.

Te hoge verwachtingen of onrealistische prijzen

Wees op je hoede voor voorstellen die veel goedkoper lijken of perfecte statistieken beloven, zoals nul fraude, 100% uptime of enorme kortingen zonder uitleg. Als iets te mooi lijkt om waar te zijn, is dat meestal ook zo, en vaak komen er later verborgen kosten of beperkingen aan het licht.

Niet in lijn met je behoeften

Soms kan waar providers zich op richten een waarschuwing zijn. Als je offerteaanvraag de nadruk legt op e-commerce en het antwoord gaat vooral over point-of-sale (POS)-hardware, dan is dat een provider die je bedrijfsmodel niet begrijpt of niet belangrijk vindt.

Zwakke implementatie- of ondersteuningsplannen

Let op hoe ze onboarding en ondersteuning beschrijven. Als je vage zinnen ziet, zoals 'ons team helpt waar nodig', ga er dan vanuit dat dat minimale hulp betekent. Een betrouwbare partner geeft vooraf een overzicht van tijdschema's, middelen en contactpersonen.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments biedt een uniforme, wereldwijde betaaloplossing die elk bedrijf, van start-ups tot internationals, helpt om online, fysieke en wereldwijde betalingen te ontvangen.

Stripe Payments kan je helpen:

• Je afrekenervaring te optimaliseren: creëer een probleemloze klantervaring en bespaar duizenden technische uren met vooraf gebouwde betaling UI's, toegang tot 125+ betaalmethoden en Link, een wallet gebouwd door Stripe.
  
• Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta's.
  
• Fysieke en online betalingen samen te voegen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en fysieke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.
  
• De betaalprestaties te verbeteren: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code-fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.
  
• Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met je mee te groeien, met een uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.
  

Meer informatie over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan stimuleren, of ga vandaag nog aan de slag.