この記事では、ドイツにおける代替領収書の作成について知っておくべき点をすべて紹介します。代替領収書とは何か、それがなぜ重要なのか、どのような情報を記載するべきか、代替領収書の枚数に制限があるかどうかを説明します。各々に合わせた代替領収書の作成に役立つ無料のテンプレートも提供します。最後に、代替領収書の保存期間と仕入税額控除について重要な情報をお伝えします。

この記事の内容

• 代替領収書とは
  
• 代替領収書の目的
  
• 代替領収書に含まれるべき情報
  
• 代替領収書の枚数の制限
  
• 代替領収書の保存期間
  
• 仕入税額控除と代替領収書
  

代替領収書とは

代替領収書 (代用領収書、非常用領収書とも呼ぶ) とは、請求書または領収書が見当たらない場合にその代替になると税法で認められている書類です。これに対して、第三者の領収書は、外部の第三者により発行され、事業取引の直接的な証拠となります。代替領収書を使用できるのは、経費に関する領収書 (第三者の領収書) の原本を紛失した場合、それが判読不能である場合、あるいはもともとなかった場合です。このため、代替領収書は経理の重要部分であり、ドイツの適切な会計原則 (GoB) に従った正しい会計慣行を徹底するうえで役立つものです。

代替領収書を作成するための法的な根拠は、さまざまな法律文書に記載されています。たとえば、ドイツ税法 (AO)、ドイツ商法 (HGB)、所得税法・法人税法 (EStG、KStG)、政策・規制、VAT 法 (UStG) などです。これらの規制では、職業上、事業上の経費は文書に記録されなければならないこと、ならびに請求書または領収書の形での裏付け書類がなければ控除が認められないことが定められています。このような証拠提出の義務は、一律課税を除くすべてのケースに課されます。

代替領収書の目的

代替領収書は、領収書の原本が見当たらない場合に使用することができます。駐車メーターやコンビニエンスストアでの支払いなど、ごく少額の取引にも領収書を使用する場合、代替領収書は単に見当たらない書類を作成する手段ではなく、会計処理上、重要な役割を果たします。代替領収書があれば、領収書の原本が手元になくても経費として控除することができるのです。また、代替領収書は、取引の追跡可能性の確保や法的要件の遵守の裏付けにも利用され、税務監査時のリスクを最小限に抑えることができます。

理想的には、領収書の原本が入手できない場合にのみ代替領収書を使用するべきです。通常、駐車料金や自動販売機などの日常的な経費については領収書が入手できますが、代替領収書の使用が必要になり得る特別なケースもあります。とはいえ、大半の事業取引には領収書があるため、代替領収書の使用はルールというよりも特例とされます。多額の経費がある場合や、代替領収書が頻繁に使用されている場合は、税務署が詳細な審査を行うことを決定する可能性があります。

領収書の原本が見当たらない場合には、代替領収書が経費を適切に記録するための実行可能な解決方法となります。この方法は、従業員が業務上の購入と引き換えに金銭的報酬を受け取った場合や、後で払い戻される予定の経費を負担しなければならなかった場合に特に適しています。従業員が領収書を受け取りそこなっても、代替領収書で証拠を示すことができます。

代替領収書に含まれるべき情報

代替領収書が税務当局に認められるためには、請求書または領収書の原本と同一であるはずの特定の情報が記載されている必要があります。具体的には、以下の項目を記載します。

• 受取人の名前と完全な住所
  
• 支出の種別 (チップ、駐車場料金など)
  
• 支出の発生日
  
• 金額 (個別、ならびに複数の品目が含まれる場合は品目別)
  
• 可能な場合、料金の証拠 (料金表など)
  
• 代替領収書を発行する理由 (紛失、盗難など)
  
• 発行日と発行者の署名
  

代替領収書に妥当性と信頼性があること、支出がビジネスに関連するもの、または職業上必要なものであることを確実に示すことが重要です。代替領収書の使用は必ず特例であるべきです。会計処理の信頼性と正確性を保つために、代替領収書は絶対に必要な場合にのみ使用するべきです。キャッシュレスの支払いについては、銀行の明細書を追加的な証拠として使用することができます。

代替領収書の枚数の制限

ビジネスが使用できる代替領収書の枚数に上限はありませんが、使用枚数が多すぎると、税務監査のリスクが高まる可能性があります。従って、領収書の原本を入手し、保存するよう最大限努めることをお勧めします。ビジネスは、経費を正しく記録することと、税務監査のリスクを最小限に抑えることを両立させるべきです。一般に、€250 (総額) までの少額の請求書は、特にデビットカードまたはクレジットカードで支払いを行った場合や銀行の明細書で証明できる場合、問題がないと考えられます。

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代替領収書の保存期間

適切な領収書の保管は、ビジネスの記帳の義務に伴う重要な側面です。これは、領収書の原本が見当たらない場合に代用として作成した代替領収書にも当てはまります。代替領収書は、ドイツの適切な会計原則 (GoB) および税法の要件に従って大切に保管する必要があります。保存期間は通常、10 年です。

保存期間に関する重要なポイント

• 期間の開始: 保存期間は、代替領収書が作成された暦年の最終日から起算されます。つまり、2024 年に作成された代替領収書は、2034 年 12 月 31 日まで保存しなければなりません。

• デジタル保存か原本保存か: 保存は、デジタル形式でも紙の原本でもかまいません。重要なのは、妥当な期間内にいつでも書類を確認して判読できる状態にしておくことです。デジタル書類は、特に変更不可能かつ完全な記録でなければならないという点で、デジタル保存の要件も満たす必要があります。

• 監査時の利用: 代替領収書は保存期間中、税務監査時に提示できるような方法で保管しておく必要があります。領収書は事業取引の証拠となるため、必要時にいつでもすぐに確認できなければなりません。

• 特別なケース: 一部の書類については異なる期間が適用されることがあります。従って、個々のケースごとに固有の保存期間を確認することをお勧めします。とはいえ、大半の事業書類および代替領収書に関しては、一般に 10 年が最低保存期間とみなされます。

法令遵守の重要性

保存期間の遵守は、法的な要件であるだけでなく、ビジネスを保護することにもつながります。税務監査の際、税務署に適切な会計処理と認められるには、適切に保存された完全な領収書であることが重要な要因になります。そのような領収書は、不整合を明らかにするのに役立つほか、内部監査のための重要書類にもなります。代替領収書やその他の事業書類を大切に保管することで法的安全性が高まり、税務当局との問題を防ぐことができます。

仕入税額控除と代替領収書

代替領収書は、請求書または領収書の原本が見当たらない場合にその代用として作成されるものであり、仕入税額控除のために必要なドイツ VAT 法 (UStG) の第 14 条、第 15 条の正式な要件を満たすものではありません。この規制では、仕入税額控除が認められるために、請求書に記載されるべき情報が詳しく規定されています。代替領収書は一般にそのような特定の要件を満たしていないため、付加価値税 (VAT) に関しては仕入税額控除に利用できません。

その主な理由は以下のとおりです。

• 追跡可能性の欠如: 代替領収書は、ベンダーから請求された VAT の実際の金額と支払いを証明するための十分な根拠にはなりません。代替領収書はサプライヤーまたはサービスプロバイダーが発行したものではないため、納税番号や VAT 登録番号など、仕入税額控除に必要な情報が不足しています。

• 正式な要件: 仕入税額控除が認められるためには、ドイツ VAT 法に従って、請求書に特定の情報が記載されていなければなりません。たとえば、サービスを提供するビジネスとサービスの受取人の完全な名前と住所、サービス提供日、提供された商品またはサービスの詳細な説明、VAT の金額、請求総額などの情報が必要です。

ビジネスへの影響

上記の点を踏まえると、仕入税額控除が認められない事態を防ぐために、ビジネスは経費の記録に特に注意を払う必要があります。仕入税額控除が認められないと、税負担が増える可能性があります。このため、経費のすべての領収書を慎重に照合し、保存することが重要です。これに関しては、デジタル文書を安全かつ体系的に保管できるデジタル会計処理システムが役立ちます。書類の原本を紛失した場合は、サプライヤーやサービスプロバイダーに依頼して、正式な要件を満たす書類の写しまたは複製を入手することをお勧めします。

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