En este artículo, se explora todo lo que necesitas saber sobre la creación de recibos sustitutivos en Alemania. Explicamos qué es un recibo sustitutivo, por qué es importante, qué información debe contener y cuántos recibos sustitutivos son demasiados. También proporcionamos una plantilla gratuita para ayudarte a crear tu propio recibo sustitutivo. Por último, proporcionaremos información importante sobre los períodos de conservación y la deducción fiscal del IVA soportado en los recibos sustitutivos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un recibo sustitutivo?
  
• ¿Para qué sirve un recibo sustitutivo?
  
• ¿Qué información debe incluir un recibo sustitutivo?
  
• ¿Cuántos recibos sustitutivos se consideran una cantidad excesiva?
  
• Períodos de conservación de los recibos sustitutivos
  
• Deducción fiscal del IVA soportado y recibos sustitutivos
  

¿Qué es un recibo sustitutivo?

Un recibo sustitutivo, también conocido como recibo de sustitución o recibo de emergencia, es un documento reconocido en la legislación fiscal que actúa como sustituto de una factura o recibo que falta. Por el contrario, un recibo de terceros es el que emite un tercero externo y sirve como evidencia directa de transacciones comerciales. Un recibo sustitutivo puede utilizarse en situaciones en las que el recibo original (recibo de terceros) de un gasto comercial se perdió, se volvió ilegible o nunca existió. Por lo tanto, un recibo sustitutivo es una parte clave de la contabilidad y ayuda a garantizar que se lleven a cabo prácticas contables correctas de acuerdo con los principios contables adecuados de Alemania (GoB).

La base legal para crear un recibo sustitutivo puede encontrarse en diversos textos legales. Entre ellos, se encuentran el Código Fiscal alemán (AO); el Código de Comercio alemán (HGB); la Ley del Impuesto sobre la Renta y la Ley del Impuesto de Sociedades (EStG, KStG); las políticas y normativas fiscales; y la Ley del IVA (UStG). Estas normativas estipulan que los gastos profesionales o comerciales deben estar documentados y que no se efectuará ninguna deducción sin la documentación justificativa en forma de facturas y recibos. Esta obligación de presentar evidencias se aplica en todos los casos excepto en las tarifas planas.

¿Para qué sirve un recibo sustitutivo?

Un recibo sustitutivo puede utilizarse cuando ya no se encuentra la copia original de un recibo. Cuando se utilizan recibos incluso para las transacciones más pequeñas, desde parquímetros hasta tiendas de conveniencia, un recibo sustitutivo no es solo un medio con el cual crear un documento que falta. En cambio, los recibos sustitutivos desempeñan un papel clave en el proceso contable: garantizar que los gastos de la empresa puedan deducirse incluso cuando no se tiene a mano la documentación original. Los recibos sustitutivos también se utilizan para garantizar la trazabilidad de las transacciones y respaldar la compatibilidad con los requisitos legales, lo que ayuda a minimizar los riesgos durante las auditorías fiscales.

Lo ideal es utilizar recibos sustitutivos solo si no se dispone del recibo original. Aunque los recibos suelen estar disponibles para los gastos cotidianos como las comisiones de estacionamiento o las máquinas expendedoras, existen algunos casos excepcionales en los que es posible que se necesite utilizar un recibo sustitutivo. Sin embargo, utilizar un recibo sustitutivo debe ser la excepción y no la regla, ya que existen recibos para la mayoría de las transacciones comerciales. Sin embargo, si se trata de gastos mayores o del uso frecuente de recibos sustitutos, la agencia fiscal puede decidir llevar a cabo una revisión más detallada.

En las situaciones en las que falta el recibo original, el recibo sustitutivo ofrece una solución viable para que los gastos de la empresa se registren de forma correcta. Esto es especialmente relevante si los empleados recibieron una compensación monetaria por compras de la empresa, o tuvieron que incurrir en gastos que más tarde deberían reembolsarse. Si un empleado no puede obtener un recibo, un recibo sustitutivo le proporciona una forma de seguir aportando pruebas.

¿Qué información debe incluir un recibo sustitutivo?

Para ganar el reconocimiento de las autoridades fiscales, un recibo sustitutivo debe contener información específica que también se encontraría en la factura o recibo original. Entre los datos que debe incluir, se incluyen los siguientes:

• El nombre y la dirección completa del beneficiario
  
• El tipo de gasto (por ejemplo, propinas, comisiones de estacionamiento)
  
• La fecha en que se incurrió en el gasto
  
• El importe (tanto individual como desglosado si se incluyen varios items)
  
• Prueba del precio, si es posible (por ejemplo, mediante una lista de precios)
  
• El motivo de la emisión de un recibo sustitutivo (por ejemplo, pérdida, robo)
  
• La fecha de emisión y la firma del emisor
  

Es importante que te asegures de que los recibos sustitutivos sean plausibles y creíbles, y de que los gastos estén relacionados con la empresa o que sean necesarios a nivel profesional. El uso de un recibo sustitutivo debe ser siempre una excepción. Para mantener la credibilidad y la exactitud de la contabilidad, solo debes utilizar un recibo sustitutivo cuando sea absolutamente necesario. En el caso de los pagos sin dinero en efectivo, puedes utilizar un extracto bancario como prueba adicional.

¿Cuántos recibos sustitutivos se consideran una cantidad excesiva?

No existe un límite máximo fijo para el número de recibos sustitutivos que puede utilizar una empresa. Sin embargo, un uso excesivo puede aumentar el riesgo de una auditoría fiscal. Por lo tanto, se aconseja hacer todo lo posible por obtener y archivar los recibos originales. Las empresas deben encontrar un equilibrio entre documentar correctamente sus gastos y minimizar el riesgo de una auditoría fiscal. Las facturas pequeñas de hasta €250 (brutos) no suelen considerarse problemáticas, sobre todo si el pago se realizó con tarjeta de débito o crédito y puede demostrarse mediante un extracto bancario.

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Períodos de conservación de los recibos sustitutivos

El almacenamiento adecuado de los recibos es un aspecto importante de la obligación de una empresa al momento de llevar registros. Esto también se aplica a los recibos sustitutivos que se crean para reemplazar los recibos originales que faltan. Según los principios contables alemanes (GoB) y los requisitos de la legislación fiscal, los recibos sustitutivos deben almacenarse con cuidado. El período de conservación suele ser de 10 años.

Puntos clave del período de conservación

• Inicio del período: El período de conservación comienza al final del año calendario en el que se creó el recibo sustitutivo. Esto significa que un recibo sustitutivo que se creó en 2024 debe conservarse hasta el 31 de diciembre de 2034.

• Retención digital frente a retención física: la retención puede tener lugar tanto en formato digital como en papel. Lo importante es poder acceder a los documentos y leerlos en cualquier momento y dentro de un plazo razonable. Los documentos digitales también deben cumplir los requisitos de conservación digital, sobre todo en lo que se refiere a la inalterabilidad e integridad de los registros.

• Disponibilidad para auditorías: durante el período de conservación, los recibos sustitutivos deben estar almacenados de tal forma que puedan facilitarse en caso de auditoría fiscal. Los recibos sirven como prueba de las transacciones de la empresa y, por lo tanto, deben poder encontrarse rápidamente cuando sea necesario.

• Casos especiales: en el caso de determinados documentos pueden aplicarse períodos diferentes. Por lo tanto, se recomienda a las empresas que se informen sobre los períodos de conservación específicos en casos particulares. No obstante, por lo general, debe considerarse que 10 años es el período mínimo para la mayoría de los documentos comerciales, así como para los recibos sustitutivos.

La importancia del cumplimiento de la normativa

El cumplimiento de los períodos de conservación no es solo un requisito legal, sino que también protege a la empresa. En caso de una auditoría fiscal, contar con recibos completos y almacenados correctamente es un factor clave para que la agencia fiscal reconozca que la contabilidad es correcta. También pueden servir como documentación importante en auditorías internas, además de ayudar a aclarar discrepancias. Almacenar con cuidado los recibos sustitutivos y otros documentos de la empresa puede mejorar la seguridad jurídica y evitar problemas con las autoridades fiscales.

Deducción fiscal del IVA soportado y recibos sustitutivos

Los recibos sustitutivos que se crean para reemplazar las facturas o los recibos originales que faltan no cumplen los requisitos formales de los artículos 14 y 15 de la Ley alemana del IVA (UStG), necesarios para la deducción fiscal del IVA soportado. Estas normativas especifican, en detalle, qué información debe contener una factura para permitir la deducción fiscal del IVA soportado. Dado que los recibos sustitutivos no suelen cumplir estos requisitos específicos, no pueden utilizarse para la deducción fiscal del impuesto al valor agregado (IVA).

Las principales razones para ello son las siguientes:

• Falta de trazabilidad: los recibos sustitutivos no proporcionan una base suficiente para demostrar el importe real y el pago del IVA por parte del proveedor. Dado que el proveedor o prestador de servicios no es quien emite el recibo sustitutivo, falta la información necesaria para la deducción del IVA soportado: el número de identificación fiscal o el número de IVA, por ejemplo.

• Requisitos formales: según la Ley del IVA alemana, las facturas deben contener información específica para que se reconozca la deducción fiscal del IVA soportado. Esto incluye, entre otras cosas, el nombre completo y la dirección de la empresa que presta el servicio y del destinatario de este; la fecha del servicio; una descripción precisa de los bienes o servicios prestados; el importe del IVA; y el importe bruto de la factura.

Consecuencias para las empresas

Por todo ello, las empresas deben tener especial cuidado a la hora de documentar sus gastos a fin de no poner en peligro su deducción fiscal. No reconocer las deducciones fiscales soportadas puede dar lugar a un aumento de la carga fiscal. Por lo tanto, es importante cotejar y archivar con cuidado todos los recibos de gastos de la empresa. Los sistemas de contabilidad digital pueden ser de ayuda, ya que permiten almacenar de forma segura y sistemática los documentos digitalizados. En caso de perder un documento original, se recomienda solicitar una copia o un duplicado, que cumpla los requisitos formales, al proveedor o prestador de servicios.

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