In dit artikel lees je alles wat je moet weten over het maken van vervangende ontvangstbewijzen in Duitsland. We leggen uit wat een vervangend ontvangstbewijs is, waarom deze belangrijk is, welke informatie erop moet staan en hoeveel vervangende ontvangstbewijzen te veel zijn. We geven je ook een gratis sjabloon waarmee je je eigen vervangende ontvangstbewijs kunt maken. Tot slot geven we je belangrijke info over bewaartermijnen en voorbelastingaftrek op je vervangende ontvangstbewijzen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een vervangend ontvangstbewijs?
  
• Waarvoor dient een vervangend ontvangstbewijs?
  
• Welke info moet er op een vervangend ontvangstbewijs staan?
  
• Hoeveel vervangende ontvangstbewijzen zijn te veel?
  
• Hoe lang moet je vervangende ontvangstbewijzen bewaren?
  
• Aftrek van voorbelasting en vervangende ontvangstbewijzen
  

Wat is een vervangend ontvangstbewijs?

Een vervangend ontvangstbewijs, ook wel vervangend ontvangstbewijs of noodbon genoemd, is een document dat in de belastingwetgeving wordt erkend en dat dient als vervanging voor een ontbrekende factuur of bon. Een bon van een derde partij wordt daarentegen uitgegeven door een externe derde partij en dient als direct bewijs van zakelijke transacties. Een vervangend ontvangstbewijs kan worden gebruikt in situaties waarin het originele ontvangstbewijs (bon van een derde partij) voor een zakelijke uitgave verloren is gegaan, onleesbaar is geworden of nooit heeft bestaan. Daarom is een vervangend ontvangstbewijs een belangrijk onderdeel van de boekhouding en helpt het om ervoor te zorgen dat de boekhouding correct wordt uitgevoerd in overeenstemming met de Duitse boekhoudkundige principes (GoB).

De wettelijke basis voor het maken van een vervangend ontvangstbewijs is te vinden in verschillende wetteksten. Deze omvatten de Duitse belastingwet (AO), het Duitse wetboek van koophandel (HGB), de wet op de inkomstenbelasting en de wet op de vennootschapsbelasting (EStG, KStG), belastingbeleidsregels en -voorschriften, en de wet op de omzetbelasting (UStG). Deze regelgeving bepaalt dat beroeps- of zakelijke uitgaven moeten worden gedocumenteerd en dat er geen aftrek mag plaatsvinden zonder bewijsstukken in de vorm v e facturen en ontvangstbewijzen. Deze verplichting om bewijsstukken te overleggen geldt in alle gevallen, behalve bij forfaitaire tarieven.

Waarvoor dient een vervangend ontvangstbewijs?

Een vervangend ontvangstbewijs kun je gebruiken als je het originele exemplaar kwijt bent. Als je zelfs voor kleine aankopen, zoals bij parkeermeters of in buurtwinkels, een ontvangstbewijs krijgt, is een vervangend ontvangstbewijs niet alleen een manier om een ontbrekend document te vervangen. Het speelt een belangrijke rol in de boekhouding, omdat het ervoor zorgt dat je zakelijke uitgaven kunt aftrekken, ook als je het originele document niet bij de hand hebt. Vervangende ontvangstbewijzen worden ook gebruikt om transacties te kunnen traceren en om te voldoen aan wettelijke vereisten, wat helpt om risico's tijdens belastingcontroles te minimaliseren.

Idealiter worden vervangende ontvangstbewijzen alleen gebruikt als er geen origineel ontvangstbewijs beschikbaar is. Hoewel ontvangstbewijzen meestal beschikbaar zijn voor dagelijkse uitgaven zoals parkeerkosten of automaten, zijn er enkele uitzonderlijke gevallen waarin je een vervangend ontvangstbewijs moet gebruiken. Het gebruik van een vervangend ontvangstbewijs moet echter eerder uitzondering dan regel zijn, aangezien er voor de meeste zakelijke transacties ontvangstbewijzen beschikbaar zijn. Als er echter sprake is van grotere uitgaven of veelvuldig gebruik van vervangende ontvangstbewijzen, kan het belastingkantoor besluiten om een meer gedetailleerde controle uit te voeren.

In gevallen waarin het originele ontvangstbewijs ontbreekt, biedt het vervangende ontvangstbewijs een haalbare oplossing om zakelijke uitgaven correct te registreren. Dit is met name relevant als werknemers een financiële vergoeding hebben ontvangen voor zakelijke aankopen of als ze uitgaven hebben moeten doen die later moeten worden vergoed. Als een werknemer geen ontvangstbewijs kan krijgen, biedt een vervangend ontvangstbewijs een manier om toch bewijs te leveren.

Welke info moet er op een vervangend ontvangstbewijs staan?

Om door het belastingkantoor te worden geaccepteerd, moet een vervangend ontvangstbewijs bepaalde info bevatten die ook op de originele factuur of het originele ontvangstbewijs staat. Dit zijn onder andere:

• De naam en het volledige adres van de begunstigde
  
• Het soort uitgave (bijvoorbeeld fooien, parkeerkosten)
  
• De datum waarop de uitgave is gedaan
  
• Het bedrag (zowel individueel als gespecificeerd als er meerdere items zijn)
  
• Bewijs van de prijs indien mogelijk (bijvoorbeeld via een prijslijst)
  
• Waarom je een vervangend ontvangstbewijs nodig hebt (bijvoorbeeld omdat je het kwijt bent of gestolen is)
  
• De datum van uitgifte en de handtekening van degene die het heeft afgegeven.
  

Het is belangrijk dat je vervangende ontvangstbewijzen geloofwaardig zijn en dat de uitgaven zakelijk of professioneel noodzakelijk zijn. Het gebruik van een vervangend ontvangstbewijs moet altijd een uitzondering zijn. Om de geloofwaardigheid en nauwkeurigheid van de boekhouding te behouden, moet je alleen een vervangend ontvangstbewijs gebruiken als dat echt nodig is. Voor cashloze betalingen kan een bankafschrift als extra bewijs worden gebruikt.

Hoeveel vervangende ontvangstbewijzen zijn te veel?

Er is geen vaste bovengrens voor het aantal vervangende ontvangstbewijzen dat een bedrijf mag gebruiken. Maar als je er te veel gebruikt, kan dat het risico op een belastingcontrole verhogen. Daarom is het slim om je best te doen om originele ontvangstbewijzen te krijgen en te bewaren. Bedrijven moeten een evenwicht vinden tussen het correct documenteren van hun uitgaven en het minimaliseren van het risico op een belastingcontrole. Kleine facturen tot € 250 (bruto) worden over het algemeen als onproblematisch beschouwd, vooral als de betaling met een debet- of creditcard is gedaan en kan worden aangetoond met een bankafschrift.

Als je een vervangend ontvangstbewijs wilt gebruiken, hebben we een handig en aanpasbaar sjabloon voor je.

Download ons sjabloon voor vervangende ontvangstbewijzen

Bewaartermijnen voor vervangende ontvangstbewijzen

Het goed bewaren van ontvangstbewijzen is een belangrijk onderdeel van de verplichting van een bedrijf om een administratie bij te houden. Dit geldt ook voor vervangende ontvangstbewijzen die zijn gemaakt ter vervanging van ontbrekende originele ontvangstbewijzen. Volgens de Duitse boekhoudkundige principes (GoB) en fiscale wetgeving moeten vervangende ontvangstbewijzen zorgvuldig worden bewaard. De bewaartermijn is over het algemeen 10 jaar.

Belangrijkste punten van de bewaartermijn

• Begin van de periode: De bewaartermijn begint aan het einde van het kalenderjaar waarin het vervangende ontvangstbewijs is gemaakt. Dit betekent dat een vervangend ontvangstbewijs dat in 2024 is gemaakt, moet worden bewaard tot 31 december 2034.

• Digitaal versus fysiek bewaren: Bewaren kan zowel digitaal als op papier. Het belangrijkste is dat documenten op elk moment en binnen een redelijke termijn toegankelijk en leesbaar zijn. Digitale documenten moeten ook voldoen aan de eisen voor digitale opslag, met name wat betreft onveranderbaarheid en volledigheid van de gegevens.

• Beschikbaarheid voor controle: Tijdens de bewaartermijn moeten je vervangende ontvangstbewijzen zo worden bewaard dat ze bij een belastingcontrole kunnen worden getoond. De ontvangstbewijzen dienen als bewijs van zakelijke transacties en moeten daarom snel kunnen worden gevonden wanneer dat nodig is.

• Speciale gevallen: Voor bepaalde documenten kunnen andere termijnen gelden. Daarom is het een goed idee om voor specifieke gevallen te kijken wat de bewaartermijnen zijn. Over het algemeen kun je echter uitgaan van een minimumtermijn van 10 jaar voor de meeste zakelijke documenten en vervangende ontvangstbewijzen.

Het belang van naleving

Het naleven van bewaartermijnen is niet alleen een wettelijke verplichting, maar beschermt ook het bedrijf. Bij een belastingcontrole zijn volledige en correct bewaarde ontvangstbewijzen een belangrijke factor voor het belastingkantoor om een correcte boekhouding te erkennen. Ze kunnen ook dienen als belangrijke documentatie voor interne audits en helpen bij het ophelderen van discrepanties. Het zorgvuldig bewaren van je vervangende ontvangstbewijzen en andere bedrijfsdocumenten kan de rechtszekerheid verbeteren en helpen om problemen met het belastingkantoor te voorkomen.

Aftrek van voorbelasting en vervangende ontvangstbewijzen

Vervangende ontvangstbewijzen die worden gemaakt om ontbrekende originele facturen of ontvangstbewijzen te vervangen, voldoen niet aan de formele vereisten van artikel 14 en artikel 15 van de Duitse wet op de omzetbelasting (UStG), die nodig zijn voor aftrek van voorbelasting. Deze voorschriften geven precies aan welke informatie een factuur moet bevatten om aftrek van voorbelasting mogelijk te maken. Aangezien vervangende ontvangstbewijzen over het algemeen niet aan deze specifieke vereisten voldoen, kunnen ze niet worden gebruikt voor aftrek van voorbelasting als het gaat om belasting over de toegevoegde waarde (btw).

De belangrijkste redenen hiervoor zijn:

• Gebrek aan traceerbaarheid: Vervangende ontvangstbewijzen bieden onvoldoende basis om het werkelijke bedrag en de betaling van btw door de verkoper aan te tonen. Aangezien het vervangende ontvangstbewijs niet door de leverancier of dienstverlener is afgegeven, ontbreekt de informatie die nodig is voor aftrek van voorbelasting, zoals het belastingnummer of btw-nummer.

• Formele vereisten: Volgens de Duitse btw-wet moeten facturen bepaalde info bevatten om in aanmerking te komen voor aftrek van voorbelasting. Dit omvat onder andere de volledige naam en het adres van het bedrijf dat de dienst levert en de ontvanger van de dienst, de datum van de dienst, een nauwkeurige beschrijving van de geleverde goederen of diensten, het btw-bedrag en het bruto factuurbedrag.

Gevolgen voor bedrijven

Gezien het bovenstaande moeten bedrijven extra voorzichtig zijn bij het documenteren van hun uitgaven, zodat ze hun voorbelastingaftrek niet in gevaar brengen. Als voorbelastingaftrek niet wordt erkend, kan dit leiden tot een hogere belastingdruk. Daarom is het belangrijk om alle ontvangstbewijzen voor zakelijke uitgaven zorgvuldig te verzamelen en te archiveren. Digitale boekhoudsystemen kunnen hierbij helpen door een veilige en systematische opslag van gedigitaliseerde documenten mogelijk te maken. Als je een origineel document kwijtraakt, is het raadzaam om een kopie of duplicaat van het document dat aan de formele vereisten voldoet, op te vragen bij de leverancier of dienstverlener.

Voor meer info en ondersteuning bij het automatiseren van je belastingprocessen staat Stripe Tax voor je klaar. Neem contact op met ons verkoopteam om te ontdekken hoe Stripe je kan helpen bij je financiële processen.