本文全面探讨了德国替代性收据的创建要点，涵盖替代性收据的定义、重要性、必备信息、合理数量阈值等内容。我们还将提供免费样本，助力轻松制作符合规范的替代性收据。最后，本文将就替代性收据的保存期限及进项税抵扣等关键事项提供重要说明。

本文内容

• 何为替代性收据？
  
• 替代性收据有何用途？
  
• 替代性收据需要包含哪些信息？
  
• 使用多少替代性收据才算过多？
  
• 替代性收据的保存期限
  
• 进项税抵扣与替代性收据
  

何为替代性收据？

替代性收据（亦称补制收据或应急收据）是税法认可的、用于替代遗失发票或收据的凭证文件。与之相对，第三方收据由外部第三方开具，直接证明商业交易的发生。当企业开支的原始收据（第三方收据）遗失、字迹模糊无法辨认或根本未曾取得时，即可使用替代性收据。因此，替代性收据是簿记工作的重要组成部分，有助于确保企业按照德国《正确会计原则》(GoB) 实施正确的会计实务。

制作替代性收据的法律依据可见于多部法律文本，包括《德国税收法典》(AO)、《德国商法典》(HGB)、《个人所得税法》与《企业所得税法》(EStG、KStG)、税收政策法规及《增值税法》(UStG)。这些法规明确规定，职业性开支或经营性支出须附有凭证文件，且无发票、收据等证明材料时不得进行税前扣除。除适用定额扣除的情形外，所有支出均须履行举证义务。

替代性收据有何用途？

原始收据无法找到时，可使用替代性收据。从停车计时器到便利店，即便是金额微小的交易也会使用收据，此时替代性收据的作用远不止补制缺失单据那么简单。实际上，替代性收据在会计流程中发挥着关键作用——即使无法提供原始凭证，企业仍可凭此申报费用扣除。此外，替代性收据还能确保交易可追溯性，助力企业满足法律合规要求，从而降低税务稽查风险。

理想情况下，替代性收据仅在无法获取原始收据时使用。尽管日常开销（如停车费或自动售货机消费）通常都能取得收据，但仍存在一些特殊情况需要使用替代性收据。不过，由于大多数商业交易都有原始收据，因此使用替代性收据应属例外而非惯例。但若涉及大额支出或频繁使用替代性收据，税务机关可能会决定进行更详细的审查。

在原始收据遗失的情况下，替代性收据为妥善记录企业开支提供了可行方案。此类情况尤其适用于员工因公务采购获得现金补偿，或需自行垫付应报销费用的情形。若员工未能取得原始收据，替代性收据可作为其提供支出证明的有效途径。

替代性收据需要包含哪些信息？

为使替代性收据获得税务机关认可，其必须包含与原始发票或收据相同的特定信息，具体包括：

• 收款人的姓名和完整地址
  
• 费用类型（例如小费、停车费）
  
• 费用发生日期
  
• 金额（若包含多项费用，需分别列明单项金额及总金额）
  
• 尽可能提供价格证明（如价目表）
  
• 开具替代性收据的原因（如原件遗失、失窃等）
  
• 出具日期及出具人签名。
  

重要的是要确保您的替代性收据合理且可信，并且费用与商户相关或专业上必要。使用替代性收据应始终属于例外情况。为保持会计可信度与准确性，应仅在绝对必要时使用替代性收据。对于无现金支付，可以使用银行对账单作为附加证明。

使用多少替代性收据才算过多？

企业使用替代性收据的数量并无法定上限。但过度使用可能增加税务稽查风险。因此，建议尽可能获取并妥善保存原始收据。企业应在准确记录开支与降低税务稽查风险之间寻求平衡。通常，金额不超过 250 欧元（含税）的小额发票问题不大，尤其是当支付通过借记卡或信用卡完成且可通过银行对账单证明时。

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替代性收据的保存期限

妥善保管收据是企业履行记账义务的重要环节，这一要求同样适用于为替代遗失原始收据而制作的替代性收据。根据德国《正确会计原则》(GoB) 及税法规定，替代性收据须妥善保存，其保存期限通常为 10 年。

保存期限的关键要点

• 期限起算点： 保存期限自制作替代性收据的日历年度结束之日起算。即表示，2024 年制作的替代性收据须保存至 2034 年 12 月 31 日。

• 电子保存与纸质保存： 收据既可采用电子形式保存，亦可采用纸质形式保存。关键在于，无论何时及在合理时间范围内，相关文件均能调取查阅且清晰可读。对于电子凭证，其保存方式须符合数字存储要求，尤其是确保记录的不可篡改且完整。

• 税务稽查可查性： 在保存期限内，替代性收据必须以可随时在税务稽查时提供的方式妥善保管。这些收据作为商业交易的凭证，因此必须在需要时能够被迅速找到。

• 特殊情况： 某些凭证可能适用不同的保存期限。因此，建议企业针对具体情况了解特定的保存期限要求。不过，对于大多数商业凭证及替代性收据而言，10 年通常应视作最低保存期限。

监管合规的重要性

遵守收据保存期限不仅是法律要求，更是保护企业的重要举措。在税务稽查中，完整且妥善保管的收据是税务机关认定企业会计处理合规性的关键因素。这些收据还可作为内部审计的重要依据，并有助于查明账目差异。通过妥善保管替代性收据及其他商业凭证，企业可提升法律安全性，避免与税务机关产生纠纷。

进项税抵扣与替代性收据

为替代遗失的原始发票或 收据 而制作的替代性收据，通常不符合德国《增值税法》 (UStG) 第 14 条与第 15 条规定的进项税抵扣形式要件。这两项条款详细列明了发票为具备进项税抵扣资格所必须包含的信息内容。由于替代性收据通常无法满足这些特定要求，因此在增值税方面不得用于进项税抵扣。

造成这种情况的主要原因如下：

• 缺乏可追溯性： 替代性收据无法充分证明供应商增值税的实际金额及供应商是否已缴纳 增值税 。由于替代性收据并非由供应商或服务提供方开具，因此进项税抵扣所需的关键信息（如税号或增值税识别号）往往缺失。

• 形式要求： 根据德国《增值税法》规定，发票 必须包含特定信息方能被认可用于进项税抵扣。这些信息包括但不限于：服务提供方的企业全称及地址、服务接受方的全称及地址、服务提供日期、所提供商品或服务的准确描述、增值税金额，及发票含税总金额。

对企业的影响

鉴于上述情况，企业在记录费用时必须格外谨慎，以免影响其进项税抵扣资格。无法进行进项税抵扣将导致企业税负加重。因此，企业必须认真整理并妥善归档所有业务费用收据。数字化会计系统可通过安全、系统化地存储电子凭证来为此提供支持。若原始凭证遗失，建议企业向供应商或服务提供方索取符合形式要求的凭证副本或复件。

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