I den här artikeln går vi igenom allt du behöver veta om hur du skapar kompletterande kvitton i Tyskland. Vi förklarar vad ett kompletterande kvitto är, varför det är viktigt, vilken information det måste innehålla och hur många kompletterande kvitton som är för många. Vi ger dig också en gratis mall som hjälper dig att skapa ditt eget kompletterande kvitto. Slutligen kommer vi att ge viktig information om förvaringsperioder och ingående skatteavdrag på dina kompletterande kvitton.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett kompletterande kvitto?
  
• Vad är ett kompletterande kvitto till för?
  
• Vilken information måste ett kompletterande kvitto innehålla?
  
• Hur många kompletterande kvitton är för många?
  
• Förvaringstider för kompletterande kvitton
  
• Ingående skatteavdrag och kompletterande kvitton
  

Vad är ett kompletterande kvitto?

Ett kompletterande kvitto – även känd som en ersättningskvitto eller nödfallskvitto – är ett dokument som erkänns i skattelagstiftningen och som fungerar som en ersättning för en faktura eller kvitto som saknas. Ett kvitto från tredje part utfärdas däremot av en extern tredje part och fungerar som direktbevis för företagets transaktioner. Ett kompletterande kvitto kan användas i situationer där det ursprungliga kvittot (kvitto från tredje part) för en företagsutgift har förlorats, blivit oläsligt eller aldrig funnits. Därför är ett kompletterande kvitto en viktig del av bokföringen som hjälper till att säkerställa att korrekta redovisningsrutiner utförs i enlighet med Tysklands principer för korrekt redovisning (GoB).

Den juridiska grunden för att skapa ett kompletterande kvitto finns i olika juridiska texter. Dessa inkluderar den tyska skattelagen (AO); den tyska handelslagen (HGB); inkomstskattelagen och bolagsskattelagen (EStG, KStG), skattepolicyer och förordningar för skatt; och momslagen (UStG). Dessa regler föreskriver att arbetsrelaterade eller företagskostnader måste dokumenteras och att inga avdrag får göras utan styrkande dokumentation i form av fakturor och kvitton. Denna skyldighet att lämna in bevis gäller i samtliga fall förutom för schablonbelopp.

Vad är ett kompletterande kvitto till för?

Ett kompletterande kvitto kan användas när originalkopian av ett kvitto inte längre går att hitta. När kvitton används även för de minsta transaktionerna, från parkeringsautomater till närbutiker, är ett kompletterande kvitto inte bara ett sätt att skapa ett dokument som saknas. Snarare har kompletterande kvitton en viktig roll att spela i bokföringsprocessen – att se till att företagsutgifter kan dras av även när du inte har originaldokumentationen till hands. Kompletterande kvitton används också för att säkerställa spårbarheten av transaktioner och för att stödja efterlevnad med juridisk krav, vilket bidrar till att minimera riskerna under skatterevisioner.

Helst används kompletterande kvitto endast om ett originalkvitto inte är tillgängligt. Även om kvitton vanligtvis finns tillgängliga för vardagliga utgifter som parkeringsavgifter eller varuautomater, finns det några undantagsfall där du kan behöva använda ett kompletterande kvitto. Att använda en kompletterande kvitto bör dock vara undantag snarare än regel, eftersom det finns kvitton för de flesta företagstransaktioner. Om det finns större utgifter eller frekvent användning av kompletterande kvitton kan skattekontoret besluta att göra en mer detaljerad granskning.

I scenarier där det ursprungliga kvittot saknas är det kompletterande kvittot en gångbar lösning som gör det möjligt för företaget att registrera sina utgifter på rätt sätt. Detta är särskilt relevant om anställda har fått ekonomisk ersättning för företagens inköp, eller om de har haft utgifter som senare ska ersättas. Om en anställd inte får ett kvitto blir ett kompletterande kvitto ett sätt för dem att fortfarande tillhandahålla bevis.

Vilken information måste ett kompletterande kvitto innehålla?

För att erkännas av skattemyndigheterna måste ett kompletterande kvitto innehålla specifik information som också skulle finnas på den ursprungliga fakturan eller kvittot. Dessa inkluderar:

• Betalningsmottagarens namn och fullständiga adress
  
• Typ av utgift (t.ex. dricks, parkeringsavgifter)
  
• Datum då utgiften uppstod
  
• Beloppet (både individuellt och specificerat om flera artiklar ingår)
  
• Bevis på priset om möjligt (t.ex. via en prislista)
  
• Anledningen till utfärdande av kompletterande kvitto (t.ex. förlust, stöld)
  
• Datum för utfärdande och utfärdarens underskrift.
  

Det är viktigt att se till att dina kompletterande kvitton är trovärdiga, och att utgifterna är företagsrelaterade eller yrkesmässigt nödvändiga. Att använda ett kompletterande kvitto bör alltid vara ett undantag. För att upprätthålla trovärdigheten och noggrannheten i redovisningen bör du endast använda ett kompletterande kvitto när det är absolut nödvändigt. För kontantfria betalningar kan ett kontoutdrag användas som ytterligare bevis.

Hur många kompletterande kvitton är för många?

Det finns ingen fast övre gräns för hur många kompletterande kvitton ett företag kan använda. Överdriven användning kan dock öka risken för en skatterevision. Därför rekommenderas du att göra allt du kan för att skaffa och arkivera originalkvitton. Företag bör hitta en balans mellan att korrekt dokumentera sina utgifter och minimera risken för en skatterevision. Små fakturor på upp till 250 EUR (brutto) anses i allmänhet vara oproblematiska, särskilt om betalningen gjordes med bank- eller kreditkort och kan bevisas av ett kontoutdrag.

Om du vill använda ett alternativt kvitto har vi tillhandahållit en praktisk och anpassningsbar mall.

Ladda ner vår mall för kompletterande kvitton

Förvaringstider för kompletterande kvitton

Korrekt förvaring av kvitton är en viktig aspekt av ett företags skyldighet att föra register. Detta gäller även kompletterande kvitton som skapats för att ersätta originalkvitton som saknas. Enligt Tysklands principer för korrekt redovisning (GoB) och krav i skattelagar måste kompletterande kvitton sparas noggrant. Förvaringsperioden är i allmänhet 10 år.

Viktiga punkter för förvaringsperioden

• Periodens start: Förvaringsperioden börjar vid slutet av det kalenderår då det kompletterande kvittot skapades. Det innebär att ett kompletterande kvitto som skapats 2024 måste sparas till och med den 31 december 2034.

• Digital kontra fysisk förvaring: Förvaringen kan ske både i digital form och i pappersform. Det viktiga är att dokument kan göras tillgängliga och läsbara när som helst och inom en rimlig tidsram. Digitala dokument måste också uppfylla kraven på digital förvaring, särskilt när det gäller oföränderlighet och fullständighet i registren.

• Revisionstillgänglighet: Under förvaringsperioden måste dina kompletterande kvitton sparats på ett sådant sätt att de kan tillhandahållas i händelse av en skatterevision. Kvittona fungerar som bevis på företagets transaktioner och måste därför kunna hittas snabbt vid behov.

• Specialfall: Andra perioder kan gälla för vissa handlingar. Därför rekommenderas företag att ta reda på specifika förvaringsperioder i enskilda fall. 10 år bör dock i allmänhet betraktas som den minsta perioden för de flesta företagshandlingar, inklusive kompletterande kvitton.

Vikten av efterlevnad

Efterlevnad av förvaringsperioder är inte bara ett juridiskt krav, utan det skyddar också företaget. I händelse av en skatterevision är fullständiga och korrekt sparade kvitton en viktig faktor för att skattekontoret ska anse att redovisningen är korrekt. De kan också fungera som viktig dokumentation för internrevisioner, samt bidra till att klargöra avvikelser. Att noggrant förvara dina kompletterande kvitton och andra företagsdokument kan förbättra den juridiska säkerheten och hjälpa till att undvika problem med skattemyndigheter.

Ingående skatteavdrag och kompletterande kvitton

Kompletterande kvitton som skapas för att ersätta originalfakturor eller kvitton som saknas uppfyller inte de formella kraven i avsnitt 14 och avsnitt 15 i den tyska momslagen (UStG), vilket krävs för ingående skatteavdrag. I dessa föreskrifter anges i detalj vilken information en faktura måste innehålla för att kunna ge ingående skatteavdrag. Eftersom kompletterande kvitton i allmänhet inte uppfyller dessa särskilda krav kan de inte användas för ingående skatteavdrag när det gäller mervärdesskatt (moms).

De främsta orsakerna till detta är:

• Brist på spårbarhet: Kompletterande kvitton utgör inte en tillräcklig grund för att bevisa det faktiska beloppet och betalning av moms av säljaren. Eftersom det kompletterande kvittot inte utfärdas av leverantören eller tjänsteleverantören saknas de uppgifter som krävs för ingående skatteavdrag, till exempel organisationsnummer eller momsregistreringsnummer.

• Formella krav: Enligt den tyska momslagen måste fakturor innehålla specifik information för att tillräknas ingående skatteavdrag. Detta omfattar bland annat fullständigt namn och adress till det företag som tillhandahåller tjänsten och mottagare av tjänsten, datum för tjänsteutförande, en exakt beskrivning av de varor eller tjänster som tillhandahålls, beloppet för moms och bruttobeloppet för fakturan.

Konsekvenser för företag

Med tanke på ovanstående måste företag vara särskilt noggranna när de dokumenterar sina utgifter så att de kan undvika att äventyra sitt ingående skatteavdrag. Underlåtenhet att redovisa för ingående skatteavdrag kan leda till en ökad skattebörda. Därför är det viktigt att noggrant sammanställa och arkivera alla kvitton för företagets utgifter. Digitala bokföringssystem kan stötta detta genom att möjliggöra säker och systematisk lagring av digitaliserade dokument. Skulle du tappa bort ett originaldokument rekommenderar vi att du begär en kopia eller dubblett av dokument som uppfyller de formella kraven från leverantören eller tjänsteleverantören.

För mer information och support med att automatisera dina skatteprocesser är Stripe Tax redo att hjälpa till. Om du vill veta hur Stripe kan hjälpa dig med dina finansiella processer kan du kontakta vårt säljteam.