Cet article explore tout ce que vous devez savoir sur la création de reçus de remplacement en Allemagne. Nous expliquons ce qu’est un reçu de remplacement, pourquoi il est important, quelles informations il doit contenir et combien de reçus de remplacement sont considérés comme excessifs. Nous vous fournissons également un modèle gratuit pour vous aider à créer votre propre reçu de remplacement. Enfin, nous vous fournissons des informations importantes sur les délais de conservation et la déduction d’impôt en amont sur vos reçus de remplacement.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’un reçu de remplacement?
  
• À quoi sert un reçu de remplacement?
  
• Quelles informations doivent figurer sur un reçu de remplacement?
  
• Combien de reçus de remplacement sont considérés comme excessifs?
  
• Délais de conservation des reçus de remplacement
  
• Déduction de la taxe sur les intrants et reçus de remplacement
  

Qu’est-ce qu’un reçu de remplacement?

Un reçu de remplacement, également appelé reçu de remplacement ou reçu d’urgence, est un document reconnu par la législation fiscale qui remplace une facture ou un reçu manquant. En revanche, un reçu tiers est émis par un tiers externe et sert de preuve directe des transactions commerciales. Un reçu de remplacement peut être utilisé dans les cas où le reçu original (reçu tiers) d’une dépense professionnelle a été perdu, est devenu illisible ou n’a jamais existé. Par conséquent, un reçu de remplacement est un élément clé de la comptabilité et contribue à garantir que les pratiques comptables correctes sont mises en œuvre conformément aux principes comptables allemands (GoB).

La base juridique pour la création d’un reçu de remplacement se trouve dans divers textes juridiques. Il s’agit notamment du code fiscal allemand (AO), du code de commerce allemand (HGB), de la loi sur l’impôt sur le revenu et de la loi sur l’impôt sur les sociétés (EStG, KStG), des politiques et réglementations fiscales, ainsi que de la loi sur la TVA (UStG). Ces réglementations stipulent que les dépenses professionnelles ou commerciales doivent être documentées et qu’aucune déduction ne peut être effectuée sans justificatifs sous forme de factures et de reçus. Cette obligation de fournir des justificatifs s’applique dans tous les cas, à l’exception des forfaits.

À quoi sert un reçu de remplacement?

Un reçu de remplacement peut être utilisé lorsque l’original d’un reçu est introuvable. Lorsque des reçus sont utilisés pour les transactions les plus modestes, des parcmètres aux magasins de proximité, un reçu de remplacement n’est pas seulement un moyen de créer un document manquant. Les reçus de remplacement jouent en effet un rôle clé dans le processus comptable, en garantissant que les dépenses professionnelles peuvent être déduites même lorsque vous ne disposez pas des documents originaux. Les reçus de remplacement sont également utilisés pour garantir la traçabilité des transactions et faciliter le respect des exigences légales, ce qui contribue à minimiser les risques lors des contrôles fiscaux.

Idéalement, les reçus de remplacement ne sont utilisés que si le reçu original n’est pas disponible. Bien que les reçus soient généralement disponibles pour les dépenses quotidiennes telles que les frais de stationnement ou les distributeurs automatiques, il existe certains cas exceptionnels dans lesquels vous pouvez être amené à utiliser un reçu de remplacement. Cependant, l’utilisation d’un reçu de remplacement doit rester l’exception plutôt que la règle, car il existe des reçus pour la plupart des transactions commerciales. Toutefois, en cas de dépenses importantes ou d’utilisation fréquente de reçus de remplacement, l’administration fiscale peut décider de procéder à un contrôle plus approfondi.

Dans les cas où le reçu original est manquant, le reçu de remplacement offre une solution viable pour permettre l’enregistrement correct des dépenses professionnelles. Cela est particulièrement pertinent si les employés ont reçu une compensation financière pour des achats professionnels ou s’ils ont dû engager des dépenses qui doivent être remboursées ultérieurement. Si un employé ne parvient pas à obtenir un reçu, un reçu de remplacement lui permet tout de même de fournir une preuve.

Quelles informations doivent figurer sur un reçu de remplacement?

Pour être reconnue par les autorités fiscales, un reçu de remplacement doit contenir les informations spécifiques qui figurent également sur la facture ou le reçu original. Il s’agit notamment des informations suivantes :

• Le nom et l’adresse complète du bénéficiaire
  
• Le type de dépense (par exemple, pourboires, frais de stationnement)
  
• La date à laquelle la dépense a été engagée
  
• Le montant (individuel et détaillé si plusieurs postes (de facture) sont inclus)
  
• Une preuve du prix, si possible (par exemple, via une liste de prix)
  
• La raison pour laquelle un reçu de remplacement est émis (par exemple, perte, vol)
  
• La date d’émission et la signature de l’émetteur.
  

Il est important de veiller à ce que vos reçus de remplacement soient plausibles et crédibles, et que les dépenses soient liées à votre activité professionnelle ou nécessaires à celle-ci. L’utilisation d’un reçu de remplacement doit toujours rester une exception. Afin de préserver la crédibilité et l’exactitude de votre comptabilité, vous ne devez utiliser un reçu de remplacement qu’en cas d’absolue nécessité. Pour les paiements sans espèces, un relevé bancaire peut être utilisé comme preuve supplémentaire.

Combien de reçus de remplacement sont trop nombreux?

Il n’y a pas de limite maximale fixe quant au nombre de reçus de remplacement qu’une entreprise peut utiliser. Cependant, une utilisation excessive peut augmenter le risque d’un contrôle fiscal. Il est donc conseillé de faire tout votre possible pour obtenir et archiver les reçus originaux. Les entreprises doivent trouver un équilibre entre la documentation correcte de leurs dépenses et la minimisation du risque de contrôle fiscal. Les petites factures d’un montant maximal de 250 € (brut) sont généralement considérées comme ne posant pas de problème, en particulier si le paiement a été effectué par carte de débit ou de crédit et peut être prouvé par un relevé bancaire.

Si vous souhaitez utiliser un reçu de remplacement, nous mettons à votre disposition un modèle pratique et personnalisable.

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Délais de conservation des reçus de remplacement

Le stockage adéquat des reçus est un aspect important de l’obligation des entreprises de conserver leurs documents comptables. Cela s’applique également aux reçus de remplacement créés pour remplacer les reçus originaux manquants. Conformément aux principes comptables allemands (GoB) et aux exigences fiscales, les reçus de remplacement doivent être conservés avec soin. La durée de conservation est généralement de 10 ans.

Points clés de la période de conservation

• Début de la période : La période de conservation commence à la fin de l’année civile au cours de laquelle le reçu de remplacement a été créé. Cela signifie qu’un reçu de remplacement créé en 2024 doit être conservé jusqu’au 31 décembre 2034.

• Conservation numérique ou physique : La conservation peut se faire sous forme numérique ou papier. L’important est que les documents soient accessibles et lisibles à tout moment et dans un délai raisonnable. Les documents numériques doivent également répondre aux exigences en matière de stockage numérique, notamment en ce qui concerne l’inaltérabilité et l’intégrité des enregistrements.

• Disponibilité pour un contrôle fiscal : Pendant la période de conservation, vos reçus de remplacement doivent être conservés de manière à pouvoir être présentés en cas de contrôle fiscal. Les reçus servent de preuve des transactions commerciales et doivent donc pouvoir être retrouvés rapidement en cas de besoin.

• Cas particuliers : Des délais différents peuvent s’appliquer à certains documents. Il est donc recommandé aux entreprises de se renseigner sur les délais de conservation spécifiques à chaque cas. Toutefois, un délai de 10 ans doit généralement être considéré comme le délai minimum pour la plupart des documents commerciaux ainsi que pour les reçus de remplacement.

L’importance de la conformité

Le respect des délais de conservation n’est pas seulement une obligation légale, il protège également l’entreprise. En cas de contrôle fiscal, des reçus complets et correctement conservés sont un élément clé pour que l’administration fiscale reconnaisse la bonne tenue de la comptabilité. Ils peuvent également servir de documentation importante pour les audits internes et aider à clarifier les divergences. Le stockage minutieux de vos reçus de remplacement et autres documents commerciaux peut améliorer la sécurité juridique et vous éviter des problèmes avec les autorités fiscales.

Déduction de la taxe sur les intrants et reçus de remplacement

Les reçus de remplacement créés pour remplacer les factures ou reçus originaux manquants ne répondent pas aux exigences formelles des sections 14 et 15 de la loi allemande sur la TVA (UStG), qui sont nécessaires pour la déduction de la taxe en amont. Ces réglementations précisent en détail les informations qu’une facture doit contenir pour permettre la déduction de la taxe en amont. Étant donné que les reçus de remplacement ne répondent généralement pas à ces exigences spécifiques, ils ne peuvent pas être utilisés pour la déduction de la taxe en amont en matière de taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Les principales raisons en sont les suivantes :

• Manque de traçabilité : Les reçus de remplacement ne constituent pas une base suffisante pour prouver le montant réel et le paiement de la TVA par le vendeur. Étant donné que le reçu de remplacement n’est pas émis par le fournisseur ou le prestataire de services, les informations requises pour la déduction de la taxe en amont, telles que le numéro d’identification fiscale ou le numéro de TVA, font défaut.

• Exigences formelles : Conformément à la loi allemande sur la TVA, les factures doivent contenir des informations spécifiques afin d’être reconnues pour la déduction de la taxe en amont. Cela comprend, entre autres, le nom complet et l’adresse de l’entreprise fournissant le service et du destinataire du service, la date du service, une description précise des biens ou services fournis, le montant de la TVA et le montant brut de la facture.

Conséquences pour les entreprises

Compte tenu de ce qui précède, les entreprises doivent apporter un soin particulier à la documentation de leurs dépenses afin de ne pas compromettre leur droit à déduction de la taxe en amont. Le non-respect des règles en matière de déduction de la taxe en amont peut entraîner une augmentation de la charge fiscale. Il est donc important de rassembler et d’archiver soigneusement tous les reçus relatifs aux dépenses professionnelles. Les systèmes de comptabilité numérique peuvent faciliter cette tâche en permettant un stockage sécurisé et systématique des documents numérisés. En cas de perte d’un document original, il est recommandé de demander au fournisseur ou au prestataire de services une copie ou un duplicata conforme aux exigences formelles.

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