In diesem Artikel erhalten Sie wichtige Informationen über den Eigenbeleg in Deutschland. Wir erklären, was ein Eigenbeleg ist, warum er wichtig ist, was er beinhalten muss, wie viele Eigenbelege zu viele sind und bieten Ihnen dazu eine kostenlose Vorlage. Darüber hinaus erhalten Sie wichtige Hinweise zu Aufbewahrungsfristen und zum Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Eigenbeleg?
  
• Was ist der Zweck eines Eigenbelegs?
  
• Was muss ein Eigenbeleg beinhalten?
  
• Wie viele Eigenbelege sind zu viele?
  
• Aufbewahrungsfristen von Eigenbelegen
  
• Vorsteuerabzug bei Eigenbelegen
  

Was ist ein Eigenbeleg?

Ein Eigenbeleg, auch als Ersatzbeleg oder Notbeleg bekannt, ist im Steuerrecht ein Dokument, das als Ersatz für eine fehlende Rechnung oder Quittung dient. Im Gegensatz dazu steht der Fremdbeleg, der von einem externen Dritten ausgestellt wird und als direkter Nachweis für geschäftliche Transaktionen dient. Der Eigenbeleg wird in Situationen verwendet, in denen der Originalbeleg (Fremdbeleg) für eine geschäftliche Ausgabe verloren gegangen ist, unleserlich wurde oder nie existierte. Ein Eigenbeleg ist somit ein wesentlicher Bestandteil der Buchführung und hilft, eine korrekte Buchhaltung gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) zu gewährleisten.

Die gesetzlichen Grundlagen für die Anfertigung eines Eigenbelegs finden sich in verschiedenen Gesetzestexten, wie der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB), dem Einkommens- und Körperschaftssteuergesetz (EStG, KStG), den Steuerrichtlinien und Durchführungsverordnungen sowie dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Diese Vorschriften legen fest, dass berufliche oder betriebliche Aufwendungen nachgewiesen werden müssen, und ohne Belege in Form von Rechnungen und Quittungen erfolgt kein Abzug. Nur bei Pauschalen entfällt diese Nachweispflicht.

Was ist der Zweck eines Eigenbelegs?

Ein Eigenbeleg tritt in Aktion, wenn das Original eines Belegs nicht mehr auffindbar ist. In einer Welt, in der selbst für die kleinsten Transaktionen Belege üblich sind, vom Parkautomaten bis zum Kiosk, ist der Eigenbeleg weniger ein Mittel zur Erstellung fehlender Dokumente. Er spielt vielmehr eine kritische Rolle in der Buchführung, um die Absetzbarkeit von Geschäftsausgaben ohne Originalnachweis zu sichern. Er wird zudem eingesetzt, um die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen zu gewährleisten und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen zu unterstützen, was die Risiken bei Steuerprüfungen minimiert.

Eigenbelege kommen idealerweise nur zum Einsatz, wenn ein Originalbeleg nicht verfügbar ist. Obwohl für alltägliche Ausgaben wie Parkgebühren oder Münzautomaten in der Regel Belege vorliegen, gibt es Ausnahmefälle, in denen ein Eigenbeleg notwendig wird. Diese Praxis sollte jedoch nicht die Regel sein, da für die meisten Geschäftsvorfälle Belege vorhanden sind. Bei umfangreicheren Ausgaben oder einer häufigen Nutzung von Eigenbelegen könnte das Finanzamt eine detailliertere Überprüfung vornehmen.

In Situationen, in denen der Originalbeleg fehlt, bietet der Eigenbeleg eine praktikable Lösung, um Geschäftsausgaben ordnungsgemäß zu verbuchen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn Mitarbeiter/innen für betriebliche Einkäufe Geld erhalten haben oder eigene Auslagen tätigen mussten, die später als Spesen erstattet werden sollen. Sollte dabei das Einholen eines Belegs versäumt worden sein, ermöglicht der Eigenbeleg den Mitarbeitenden und Mitarbeiterinnen, dennoch einen Nachweis zu erstellen.

Was muss ein Eigenbeleg beinhalten?

Ein Eigenbeleg muss genaue Angaben enthalten, die auch auf der Originalrechnung oder dem Originalbeleg zu finden wären, um von den Finanzbehörden anerkannt zu werden. Diese umfassen:

• Den Namen und die vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers oder der Zahlungsempfängerin
  
• Die Art der Aufwendung (z.B. Trinkgeld, Parkgebühren)
  
• Das Datum der Aufwendung
  
• Den Betrag der Ausgabe (bei mehreren Positionen sowohl Einzel- als auch Gesamtbeträge)
  
• Einen Nachweis über die Höhe des Preises (wenn möglich, z.B. durch eine Preisliste),
  
• Den Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs (z.B. Verlust, Diebstahl)
  
• Das Ausstellungsdatum und die Unterschrift des Ausstellers oder der Ausstellerin.
  

Es ist wichtig, dass der Eigenbeleg plausibel und glaubhaft ist und die Ausgaben betrieblich veranlasst oder beruflich notwendig sind. Ein Eigenbeleg sollte stets eine Ausnahme bleiben und nur in Notfällen verwendet werden, um die Glaubwürdigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu wahren. Bei bargeldlosen Zahlungen kann auch ein Kontoauszug als ergänzender Nachweis verwendet werden.

Wie viele Eigenbelege sind zu viele?

Es gibt keine festgelegte Obergrenze für die Anzahl der Eigenbelege, die ein Unternehmen verwenden darf. Allerdings kann eine übermäßige Anzahl an Eigenbelegen das Risiko einer Steuerprüfung erhöhen. Es ist daher ratsam, stets bemüht zu sein, Originalbelege zu erhalten und zu archivieren. Unternehmen sollten eine Balance finden, um einerseits Ihre Ausgaben korrekt zu dokumentieren und andererseits das Risiko einer Steuerprüfung zu minimieren. Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro brutto gelten in der Regel als unproblematisch, insbesondere wenn die Zahlung per EC-Karte oder Kreditkarte erfolgt ist und durch einen Kontoauszug belegt werden kann.

Wenn Sie einen Eigenbeleg nutzen möchten, bieten wir Ihnen eine praktische und anpassbare Vorlage an.

Eigenbeleg Vorlage zum Download

Aufbewahrungsfristen von Eigenbelegen

Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Belegen ist ein wichtiger Bestandteil der Buchführungspflichten eines Unternehmens. Dies gilt ebenso für Eigenbelege, die als Ersatz für fehlende Originalbelege angefertigt werden. Gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sowie den steuerrechtlichen Vorgaben in Deutschland müssen Eigenbelege sorgfältig aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt dabei grundsätzlich zehn Jahre.

Wesentliche Punkte der Aufbewahrungsfrist

• Beginn der Frist: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Eigenbeleg erstellt wurde. Das bedeutet, dass ein Eigenbeleg, der im Jahr 2024 erstellt wurde, bis zum 31. Dezember 2034 aufbewahrt werden muss.

• Digitale vs. physische Aufbewahrung: Die Aufbewahrung kann sowohl in digitaler Form als auch in Papierform erfolgen. Wichtig ist, dass die Belege jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist zugänglich gemacht und lesbar gemacht werden können. Digitale Belege müssen dabei den Anforderungen an die digitale Aufbewahrung entsprechen, insbesondere im Hinblick auf die Unveränderbarkeit und die Vollständigkeit der Aufzeichnungen.

• Prüfungsrelevanz: Während der Aufbewahrungsfrist müssen die Eigenbelege so aufbewahrt werden, dass sie bei einer etwaigen Steuerprüfung vorgelegt werden können. Die Belege dienen als Nachweis für die getätigten Geschäftsvorfälle und müssen daher bei Bedarf schnell auffindbar sein.

• Sonderfälle: Für bestimmte Dokumente können abweichende Fristen gelten. Es ist daher ratsam, sich im Einzelfall über die spezifischen Aufbewahrungsfristen zu informieren. Grundsätzlich sind jedoch die zehn Jahre als Mindestfrist für die meisten Geschäftsunterlagen und somit auch für Eigenbelege anzusehen.

Wichtigkeit der Einhaltung

Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern dient auch dem Schutz des Unternehmens. Im Falle einer Steuerprüfung sind vollständige und ordnungsgemäß aufbewahrte Belege ein entscheidender Faktor für die Anerkennung einer ordnungsgemäßen Buchführung durch das Finanzamt. Zudem können sie als wichtige Dokumentation für interne Audits und zur Klärung von Unstimmigkeiten dienen. Die sorgfältige Aufbewahrung von Eigenbelegen und anderen Geschäftsunterlagen trägt somit maßgeblich zur Rechtssicherheit und zur Vermeidung von Problemen mit den Finanzbehörden bei.

Vorsteuerabzug und Eigenbelege

Eigenbelege, die als Ersatz für fehlende Originalrechnungen oder [Quittungen]https://stripe.com/resources/more/receipt-mandatory-germany "Stripe | What businesses need to know about mandatory receipts in Germany") erstellt werden, erfüllen nicht die formalen Anforderungen der §§ 14 und §§15 des Umsatzsteuergesetzes (UStG), die für den Vorsteuerabzug notwendig sind. Diese gesetzlichen Bestimmungen legen detailliert fest, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, um den Vorsteuerabzug zu ermöglichen. Da Eigenbelege diese spezifischen Anforderungen in der Regel nicht erfüllen, können sie nicht für den Vorsteuerabzug im Rahmen der Umsatzsteuer verwendet werden.

Die Hauptgründe dafür sind:

• Fehlende Nachweisbarkeit: Eigenbelege bieten keine ausreichende Grundlage, um den tatsächlichen Anfall und die Abführung der Umsatzsteuer durch den Verkäufer oder die Verkäuferin nachzuweisen. Da der Eigenbeleg nicht vom Lieferanten oder von der Lieferantin, vom Dienstleister oder von der Dienstleisterin ausgestellt wird, fehlen die für den Vorsteuerabzug erforderlichen Angaben wie Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens.

• Formale Voraussetzungen: Nach dem Umsatzsteuergesetz müssen Rechnungen spezifische Informationen enthalten, um für den Vorsteuerabzug anerkannt zu werden. Dazu zählen unter anderem der vollständige Name und die Adresse des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers/ der Leistungsempfängerin, das Datum der Leistung, die genaue Bezeichnung der gelieferten Ware oder der erbrachten Dienstleistung, der Betrag der Umsatzsteuer sowie der Brutto-Rechnungsbetrag.

Konsequenzen für Unternehmen

Unternehmen müssen daher bei der Dokumentation ihrer betrieblichen Ausgaben besondere Sorgfalt walten lassen, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden. Die Nichtanerkennung des Vorsteuerabzugs kann zu einer erhöhten steuerlichen Belastung führen. Es ist daher wichtig, sämtliche Belege über betriebliche Ausgaben sorgfältig zu sammeln und zu archivieren. Digitale Buchführungssysteme können hierbei unterstützen, indem sie eine sichere und systematische Speicherung von digitalisierten Belegen ermöglichen. Sollte ein Originalbeleg verloren gehen, ist es empfehlenswert, beim Lieferanten/der Lieferantin bzw. beim Dienstleister/der Dienstleisterin eine Kopie oder einen Duplikatbeleg anzufordern, der die formalen Anforderungen erfüllt.

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