En este artículo, explicamos todo lo que debes saber sobre la creación de recibos internos de reemplazo en Alemania. Te contamos qué es un recibo interno de reemplazo, por qué es importante, qué información debe contener y cuántos son demasiados. También te ofrecemos una plantilla gratuita para crear recibos internos de reemplazo. Por último, te proporcionamos información importante sobre los períodos de conservación y sobre cómo deducirte los impuestos soportados que figuran en los recibos internos de reemplazo.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un recibo interno de reemplazo?
  
• ¿Para qué sirven los recibos internos de reemplazo?
  
• ¿Qué información debe incluir un recibo interno de reemplazo?
  
• ¿Cuántos recibos internos de reemplazo son demasiados?
  
• Períodos de conservación de los recibos internos de reemplazo
  
• Deducción de impuestos soportados y recibos internos de reemplazo
  

¿Qué es un recibo interno de reemplazo?

Un recibo interno de reemplazo es un documento reconocido en la legislación fiscal alemana que sirve para sustituir una factura o un recibo que falta. En cambio, un recibo de un tercero lo emite un tercero externo y sirve como justificante directo de la transacción comercial en cuestión. Un recibo interno de reemplazo se puede utilizar en situaciones en que el recibo original emitido por un tercero y correspondiente a un gasto empresarial se ha perdido, ha quedado ilegible o no ha existido nunca. Por lo tanto, es una parte fundamental de la contabilidad, que ayuda a velar por que se apliquen las prácticas contables correctas de conformidad con los principios para el correcto mantenimiento de la contabilidad (GoB) en Alemania.

La base jurídica de la creación de un recibo interno de reemplazo se halla en diversos textos. Estos incluyen el Código fiscal alemán (AO); el Código mercantil alemán (HGB); la Ley alemana del impuesto sobre la renta y la Ley alemana del impuesto sobre sociedades (EStG y KStG); diversas políticas y normativas fiscales; y la Ley alemana de IVA (UStG). Estas normativas estipulan que los gastos profesionales o empresariales han de documentarse y que no se puede practicar ninguna deducción sin la correspondiente documentación justificativa, que son los recibos y las facturas. Esta obligación de presentar justificantes se aplica en todos los casos, salvo cuando se aplica un régimen de tributación a tanto alzado.

¿Para qué sirven los recibos internos de reemplazo?

Se puede utilizar un recibo interno de reemplazo cuando la copia original de este ya no está disponible. Cuando se utilizan recibos para las transacciones menores, como los parquímetros o las tiendas multiservicio, un recibo interno de reemplazo no es solo un modo de crear un documento que falta. En este caso, los recibos internos de reemplazo desempeñan una función esencial en el proceso de la contabilidad, pues garantizan que se puedan deducir los gastos de la empresa aunque no se disponga de la documentación original. Los recibos internos de reemplazo también se utilizan para garantizar la trazabilidad de las transacciones y facilitar el cumplimiento de los requisitos legales, lo que ayuda a minimizar los riesgos durante las auditorías fiscales.

Lo ideal es utilizar recibos internos de reemplazo exclusivamente cuando un recibo original no esté disponible. Aunque lo habitual es que se emitan recibos para los gastos cotidianos, como el aparcamiento o las máquinas expendedoras, hay algunos casos en que podría necesitarse un recibo interno de reemplazo. No obstante, el uso de recibos internos de reemplazo debe ser la excepción, no la norma, pues la mayoría de las transacciones comerciales van acompañadas de su propio recibo. Si hay gastos más elevados o un uso frecuente de recibos internos de reemplazo, la oficina fiscal podría decidir investigar el caso con más detalle.

En aquellos casos en que falta el recibo original, un recibo interno que lo reemplace constituye una solución viable para anotar debidamente los gastos de la empresa. Esto se cumple especialmente si alguien de tu personal ha recibido una remuneración monetaria por las compras empresariales o ha tenido que incurrir en gastos que más tarde hay que reembolsarle. Si esa persona no ha obtenido un recibo, un recibo interno de reemplazo permite aportar el justificante.

¿Qué información debe incluir un recibo interno de reemplazo?

Para que las autoridades fiscales lo consideren válido, un recibo interno de reemplazo debe contener la información concreta que también figuraría en la factura o el recibo originales. Se trata de la siguiente:

• Nombre y dirección completa de la persona o entidad receptora del pago
  
• Tipo de gasto (por ejemplo, propina, aparcamiento, etc.)
  
• Fecha en que se realizó el gasto
  
• Importe (total y desglosado en caso de que incluya varias partidas)
  
• Justificación del precio (por ejemplo, mediante una lista de precios)
  
• Motivo por el que se emite el recibo interno de reemplazo (por ejemplo, pérdida, robo, etc.)
  
• Fecha de emisión y firma de la persona o entidad emisora
  

Es importante asegurarse de que los recibos internos de reemplazo sean plausibles y creíbles y de que los gastos estén relacionados con la empresa o sean profesionalmente necesarios. El uso de recibos internos de reemplazo siempre debe ser la excepción. Para mantener la credibilidad y exactitud de la contabilidad, debes utilizarlos exclusivamente cuando sea imprescindible. En los pagos sin efectivo, puedes utilizar un extracto bancario como justificante adicional.

¿Cuántos recibos internos de reemplazo son demasiados?

No existe un límite respecto al número de recibos internos de reemplazo que se pueden utilizar en una empresa. Sin embargo, un uso excesivo de ellos puede aumentar el riesgo de una auditoría fiscal. Por consiguiente, te recomendamos tomar todas las medidas posibles para obtener y archivar los recibos originales. Las empresas deben hallar el equilibrio entre documentar correctamente sus gastos y minimizar el riesgo de auditorías fiscales. Las facturas pequeñas de hasta 250 € (brutos) no suelen generar problemas, sobre todo si el pago se efectúa mediante una tarjeta de débito o de crédito y se puede demostrar mediante un extracto bancario.

Por si deseas utilizar un recibo interno de reemplazo, te proporcionamos una plantilla práctica y personalizable.

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Períodos de conservación de los recibos internos de reemplazo

Guardar debidamente los recibos es un aspecto importante de la obligación de conservación de registros de una empresa. Esto también se aplica a los recibos internos de reemplazo creados para sustituir los originales que faltan. Según los principios para el correcto mantenimiento de la contabilidad (GoB) y los requisitos de la legislación fiscal de Alemania, los recibos internos de reemplazo deben guardarse cuidadosamente. Su período de conservación suele ser de diez años.

Aspectos destacados del período de conservación

• Inicio del período: el período de conservación comienza al principio del año natural en el que se ha creado el recibo interno de reemplazo. Esto significa que un recibo interno de reemplazo creado en 2024 debe conservarse hasta el 31 de diciembre de 2034.

• Conservación en formato digital o físico: la conservación puede ser en formato digital o en papel. Lo importante es que los documentos estén accesibles y legibles en cualquier momento y dentro de un plazo razonable. Los documentos digitales, además, deben cumplir los requisitos de almacenamiento digital, sobre todo en lo que se refiere a la inalterabilidad e integridad de los registros.

• Disponibilidad en caso de auditoría: durante el período de conservación, los recibos internos de reemplazo deben almacenarse de tal forma que se puedan presentar en caso de auditoría fiscal. Los recibos son los justificantes que demuestran las transacciones empresariales y, por consiguiente, deben encontrarse rápidamente cuando se requieren.

• Casos especiales: a algunos documentos se les aplican períodos diferentes. Por ello, recomendamos a las empresas que se informen sobre los períodos de conservación específicos para cada caso individual. Sin embargo, el período mínimo que debe considerarse por lo general es de diez años para la mayoría de los documentos, incluidos los recibos internos de reemplazo.

Importancia del cumplimiento de la normativa

Cumplir con los períodos de conservación no solo es un requisito legal, sino también una protección para la empresa. En caso de auditoría fiscal, contar con todos los recibos debidamente almacenados es esencial para que la oficina fiscal reconozca que la contabilidad se lleva a cabo de forma correcta. También pueden servir como importante documentación en las auditorías internas, además de ayudar a aclarar cualquier discrepancia. Guardar con cuidado los recibos internos de reemplazo y otros documentos empresariales puede mejorar la seguridad jurídica y evitar los problemas con las autoridades fiscales.

Deducción de impuestos soportados y recibos internos de reemplazo

Los recibos internos de reemplazo que se crean para sustituir facturas o recibos que faltan no cumplen los requisitos formales de las secciones 14 y 15 de la Ley alemana de IVA (UStG), que es preciso cumplir para poder deducirse el IVA soportado. Esta normativa especifica con detalle qué información debe contener una factura a fin de poder utilizarla para deducirse el IVA soportado. Puesto que los recibos internos de reemplazo no suelen cumplir estos requisitos específicos, no se pueden utilizar para deducirse el impuesto sobre el valor añadido (IVA) soportado.

Los motivos principales son:

• Falta de trazabilidad: los recibos internos de reemplazo no proporcionan pruebas suficientes que demuestren el importe real y el pago del IVA por parte de la entidad proveedora. Puesto que el recibo interno de reemplazo no lo emite la entidad que ha prestado los servicios o proporcionado los productos, falta la información necesaria para deducirse el IVA soportado (por ejemplo, el número fiscal o el identificador a efectos de IVA).

• Requisitos formales: según la Ley alemana de IVA (UStG), las facturas deben contener información concreta para que se admitan a efectos de deducirse el IVA soportado. Esto incluye, entre otros datos, el nombre completo y la dirección de la empresa que presta el servicio y de quien lo recibe; la fecha de prestación del servicio; una descripción precisa de los servicios prestados o los productos proporcionados; el importe del IVA; y el importe bruto de la factura.

Consecuencias para las empresas

Por todo lo expuesto, las empresas deben extremar las precauciones al documentar sus gastos para evitar poner en riesgo sus deducciones de impuestos soportados. Si no se pueden practicar las deducciones de impuestos soportados, la carga fiscal será mayor. Por consiguiente, es importante cotejar y archivar cuidadosamente todos los recibos de gastos empresariales. Los sistemas digitales de contabilidad permiten cumplir estos requisitos, pues permiten un almacenamiento seguro y sistemático de los documentos digitalizados. Si pierdes un documento original, te recomendamos que solicites al proveedor de productos o servicios una copia o un duplicado que cumpla los requisitos formales.

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