Cet article présente tout ce qu'il faut savoir sur la production de reçus de remplacement en Allemagne. Nous vous expliquons ce qu'est un reçu de remplacement, son importance, les informations qu'il doit contenir ainsi que le nombre de reçus de remplacement à ne pas dépasser. Vous trouverez également un modèle gratuit pour vous aider à produire vos propres reçus de remplacements. Pour terminer, nous vous fournirons des informations importantes sur les périodes de conservation et l'abattement fiscal sur les intrants applicable à vos reçus de remplacement.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'un reçu de remplacement ?
  
• À quoi sert un reçu de remplacement ?
  
• Quelles sont les informations que doit contenir un reçu de remplacement ?
  
• Y a-t-il une limite quant au nombre de reçus de remplacement pouvant être produits ?
  
• Délais de conservation des reçus de remplacement
  
• Abattement fiscal sur les intrants et reçus de remplacement
  

Qu'est-ce qu'un reçu de remplacement ?

Un reçu de remplacement est un document reconnu par le droit fiscal qui remplace une facture ou un reçu manquant. En revanche, un reçu d'une tierce partie est délivré par un tiers externe et sert de preuve directe pour des transactions commerciales. Un reçu de remplacement peut être utilisé lorsque le reçu original (reçu d'une tierce partie) d'une dépense professionnelle a été perdu, est devenu illisible ou n'a jamais existé. Par conséquent, le reçu de remplacement est un élément clé de la comptabilité et contribue à garantir que des pratiques comptables correctes sont mises en place conformément aux principes comptables appropriés en vigueur en Allemagne (GdB).

Différents textes juridiques définissent la base légale pour produire un reçu de remplacement. Il s'agit notamment du code fiscal allemand (AO), du code de commerce allemand (HGB), de la loi sur l'impôt sur le revenu et de la loi sur l'impôt sur les sociétés (EStG, KStG), des politiques et réglementations fiscales ainsi que de la loi relative à la TVA (UStG). Ces réglementations stipulent que les dépenses professionnelles ou commerciales doivent être documentées et qu'aucune déduction ne peut être effectuée sans justificatifs sous forme de factures et de reçus. Cette obligation de fournir des preuves s'applique dans tous les cas, sauf dans le cas de tarifs forfaitaires.

À quoi sert un reçu de remplacement ?

Un reçu de remplacement peut être utilisé lorsque l'original d'un reçu est introuvable. Lorsque des reçus sont utilisés même pour des transactions de faible valeur, que ce soit pour des frais de stationnement ou de dépannage, un reçu de remplacement ne constitue pas seulement un moyen de produire un document manquant. Ces derniers ont plutôt un rôle clé à jouer au niveau de la comptabilité, en garantissant que les dépenses professionnelles peuvent être déduites même si vous ne disposez pas des documents originaux. Les reçus de remplacement sont également utilisés afin de garantir la traçabilité des transactions et le respect des exigences légales, ce qui permet de minimiser les risques lors des contrôles fiscaux.

Idéalement, les reçus de remplacement ne sont utilisés que si le reçu original n'est pas disponible. Bien que des reçus soient généralement fournis pour les dépenses quotidiennes, notamment les frais de stationnement ou les achats effectués aux distributeurs automatiques, certains cas exceptionnels peuvent vous amener à avoir besoin d'un reçu de remplacement. Toutefois, cette utilisation devrait plutôt être exceptionnelle, car la plupart des transactions commerciales sont accompagnées d'un reçu. En revanche, en cas de dépenses plus conséquentes ou d'utilisation fréquente de reçus de remplacement, l'administration fiscale peut décider de procéder à un examen plus approfondi.

Dans les cas où il n'y a pas de reçu original, le reçu de remplacement constitue une solution viable pour l'enregistrement correct des dépenses professionnelles. Cet aspect est particulièrement important si les employés ont reçu une indemnisation monétaire pour des achats professionnels ou s'ils ont dû engager des dépenses qui devront être remboursées par la suite. Si un employé ne parvient pas à obtenir un reçu, un reçu de remplacement lui permet de fournir une preuve.

Quelles sont les informations que doit contenir un reçu de remplacement ?

Pour être reconnu par les autorités fiscales, un reçu de remplacement doit contenir des informations spécifiques qui figureraient également sur la facture ou le reçu original. Ces informations doivent inclure :

• le nom et l'adresse complète du bénéficiaire ;
  
• le type de dépense (par exemple, pourboires, frais de stationnement) ;
  
• la date à laquelle la dépense a été engagée ;
  
• le montant (individuel et détaillé si plusieurs postes sont inclus) ;
  
• la preuve du prix si possible (par exemple, par le biais d'une liste de prix) ;
  
• la raison de la délivrance d'un reçu de remplacement (par exemple, perte, vol) ;
  
• la date d'émission et la signature de l'émetteur.
  

Il est important de s'assurer que les reçus de remplacement sont raisonnables et crédibles, mais aussi que les dépenses sont liées à l'activité de l'entreprise ou nécessaires sur le plan professionnel. Le recours à un reçu de remplacement doit toujours être exceptionnel. Afin de préserver la crédibilité et l'exactitude de votre comptabilité, vous ne devez utiliser un reçu de remplacement qu'en cas d'absolue nécessité. Pour les paiements dématérialisés, un relevé bancaire peut être utilisé comme preuve supplémentaire.

Y a-t-il une limite quant au nombre de reçus de remplacement pouvant être produits ?

Le nombre de reçus de remplacement qu'une entreprise peut utiliser n'est pas plafonné. Toutefois, une utilisation excessive peut accentuer le risque d'un contrôle fiscal. Il est donc recommandé de s'efforcer d'obtenir et d'archiver les reçus originaux. Les entreprises doivent trouver un équilibre entre la documentation correcte de leurs dépenses et la réduction du risque de contrôle fiscal. Les petites factures ne dépassant pas 250 € (bruts) sont généralement considérées comme ne posant pas de problème, surtout si le paiement a été effectué par carte bancaire et qu'il peut être prouvé par un relevé bancaire.

Si vous souhaitez produire un reçu de remplacement, nous vous proposons un modèle pratique et personnalisable.

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Délais de conservation des reçus de remplacement

La conservation adéquate des reçus constitue un aspect important par rapport à l'obligation d'une entreprise de tenir des registres. Il en va de même pour les reçus de remplacement créés pour remplacer les reçus originaux manquants. Selon les principes comptables (GoB) et les dispositions fiscales en vigueur en Allemagne, les reçus de remplacement doivent être soigneusement conservés. La période de conservation est généralement fixée à 10 ans.

Points clés concernant la période de conservation

• Début de la période : la période de conservation commence à la fin de l'année civile au cours de laquelle le reçu de remplacement a été créé. Par conséquent, un reçu de remplacement créé en 2024 doit être conservé jusqu'au 31 décembre 2034.

• Conservation numérique ou physique : la conservation peut se faire à la fois sous forme numérique et sous forme papier. Il est important que les documents puissent être rendus accessibles et lisibles à tout moment et dans un délai raisonnable. Les documents numériques doivent également satisfaire aux exigences en matière de stockage numérique, notamment en ce qui concerne l'inaltérabilité et l'exhaustivité des enregistrements.

• Disponibilité en cas d'audit : au cours de la période de conservation, vos reçus de remplacement doivent être conservés de manière à pouvoir être fournis en cas de contrôle fiscal. Les reçus servent de preuve pour les transactions commerciales et doivent donc pouvoir être retrouvés rapidement en cas de besoin.

• Cas particuliers : des périodes différentes peuvent s'appliquer pour certains documents. Il est donc recommandé aux entreprises de se renseigner sur les périodes de conservation spécifiques au cas par cas. Toutefois, il convient de considérer que la période minimale est de 10 ans pour la plupart des documents commerciaux et des reçus de remplacement.

L'importance de la conformité

Le respect des délais de conservation n'est pas seulement une obligation légale, celui-ci permet également de protéger votre entreprise. En cas de contrôle fiscal, il est essentiel que les reçus soient complets et correctement conservés afin que l'administration fiscale puisse constater que votre comptabilité est conforme aux règles. Ils peuvent également constituer une documentation importante pour les audits internes tout en aidant à clarifier les disparités. En conservant soigneusement vos reçus de remplacement et autres documents commerciaux, vous pouvez renforcer votre sécurité juridique tout en évitant de vous heurter à des problèmes avec les autorités fiscales.

Abattement fiscal sur les intrants et reçus de remplacement

Les reçus de remplacement établis pour remplacer les factures ou reçus originaux manquants ne satisfont pas aux exigences formelles des articles 14 et 15 de la loi allemande relative à la TVA (UStG), lesquels sont nécessaires en matière d'abattement fiscal sur les intrants. Ces réglementations précisent en détail les informations qu'une facture doit contenir afin de pouvoir procéder à l'abattement. Étant donné que les reçus de remplacement ne satisfont généralement pas à ces exigences spécifiques, ils ne peuvent pas être utilisés dans le cadre d'un abattement fiscal des intrants au titre de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

En voici les principales raisons.

• Manque de traçabilité : les reçus de remplacement ne constituent pas une base suffisante pour justifier du montant et du paiement effectifs de la TVA par le prestataire. Comme le reçu de remplacement n'est pas délivré par le fournisseur ou le prestataire de services, les informations nécessaires à l'abattement (numéro d'identification fiscale ou numéro de TVA, par exemple) sont absentes.

• Exigences formelles : selon la loi allemande relative à la TVA, les factures doivent comporter des informations spécifiques afin d'être reconnues en vue d'un abattement fiscal sur les intrants. Il s'agit notamment du nom et de l'adresse complète de l'entreprise qui fournit le service et du bénéficiaire du service, de la date de la prestation, d'une description précise des biens ou des services fournis, du montant de la TVA ainsi que du montant brut de la facture.

Conséquences pour les entreprises

Compte tenu de ce qui précède, les entreprises doivent être particulièrement attentives à la documentation de leurs dépenses, afin de ne pas remettre en cause l'abattement fiscal dont elles peuvent bénéficier sur leurs intrants. En cas de défaut de comptabilisation de cet abattement, la charge fiscale peut s'alourdir. Il est donc important de rassembler et d'archiver soigneusement tous les reçus relatifs aux dépenses professionnelles. Les systèmes de comptabilité numérique peuvent y contribuer en permettant de stocker de manière sûre et systématique les documents numérisés. En cas de perte d'un document original, il est recommandé de demander au fournisseur ou au prestataire de services une copie ou un duplicata conforme aux exigences formelles.

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