บทความนี้จะพาคุณไปสำรวจทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการสร้างใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินในเยอรมนี โดยอธิบายว่าใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินคืออะไร เหตุใดจึงสำคัญ ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง และมีจำนวนสูงสุดได้กี่ใบ นอกจากนี้เรายังมีเทมเพลตฟรีไว้ให้คุณสร้างใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินของคุณเอง สุดท้าย เราจะให้ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับระยะเวลาการเก็บรักษาและการหักภาษีซื้อในใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินของคุณ

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินคืออะไร
  
• ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินมีไว้เพื่ออะไร
  
• ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง
  
• ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินมีได้สูงสุดกี่ใบ
  
• ระยะเวลาการเก็บรักษาใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
  
• การหักภาษีซื้อและใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
  

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินคืออะไร

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน หรือที่เรียกว่าใบเสร็จรับเงินทดแทนหรือใบเสร็จรับเงินฉุกเฉิน เป็นเอกสารที่ได้รับการยอมรับตามกฎหมายภาษี ทำหน้าที่แทนใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินที่สูญหายไป ส่วนใบเสร็จรับเงินของบุคคลที่สามนั้นต่างออกไป กล่าวคือออกโดยบุคคลที่สามภายนอกและทำหน้าที่เป็นหลักฐานโดยตรงของธุรกรรมในธุรกิจ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินสามารถใช้ได้ในกรณีที่ใบเสร็จรับเงินต้นฉบับ (ใบเสร็จรับเงินของบุคคลที่สาม) สำหรับค่าใช้จ่ายของธุรกิจสูญหายไป ไม่สามารถอ่านได้แล้ว หรือไม่เคยมีอยู่ ดังนั้นใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินจึงเป็นส่วนสำคัญของการทำบัญชีและช่วยให้การทำบัญชีเป็นไปตามแนวทางปฏิบัติที่ถูกต้องตามหลักการทำบัญชีที่เหมาะสมของเยอรมนี (GoB)

เราจะพบฐานทางกฎหมายสำหรับการสร้างใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินได้ในตัวบทกฎหมายต่างๆ ซึ่งรวมถึงรหัสภาษีของเยอรมัน (AO), ประมวลกฎหมายพาณิชย์ของเยอรมัน (HGB), รัฐบัญญัติภาษีเงินได้และรัฐบัญญัติภาษีเงินได้นิติบุคคล (EStG, KStG), นโยบายและข้อบังคับด้านภาษี และรัฐบัญญัติภาษีมูลค่าเพิ่ม (UStG) ข้อบังคับเหล่านี้กำหนดว่าต้องจัดทำเอกสารค่าใช้จ่ายทางวิชาชีพหรือธุรกิจ และห้ามหักเงินโดยไม่มีเอกสารประกอบในรูปแบบของใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน ภาระผูกพันในการส่งหลักฐานนี้มีผลบังคับใช้ในทุกกรณี ยกเว้นกรณีที่เสียในอัตราคงที่

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินมีไว้เพื่ออะไร

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินสามารถใช้ได้เมื่อไม่พบสำเนาต้นฉบับของใบเสร็จอีก เมื่อใช้ใบเสร็จรับเงินแม้แต่ในธุรกรรมจำนวนน้อยที่สุด ตั้งแต่ค่าที่จอดรถไปจนถึงซื้อของที่ร้านสะดวกซื้อ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินไม่ได้เป็นเพียงวิธีการสร้างเอกสารที่ขาดหายไปเท่านั้น แต่ยังมีส่วนสำคัญในกระบวนการทำบัญชี โดยช่วยให้มั่นใจว่าจะหักค่าใช้จ่ายธุรกิจได้แม้ว่าคุณจะไม่มีเอกสารต้นฉบับอยู่ในมือก็ตาม ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินยังใช้เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถตรวจสอบย้อนกลับธุรกรรมและเพื่อสนับสนุนการปฏิบัติตามกฎหมาย ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงในระหว่างการตรวจสอบภาษี

ตามหลักการแล้ว ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินจะใช้เฉพาะในกรณีที่ไม่มีใบเสร็จรับเงินต้นฉบับเท่านั้น แม้ว่าโดยปกติแล้วจะมีการออกใบเสร็จรับเงินสำหรับค่าใช้จ่ายทั่วไปในชีวิตประจำวัน เช่น ค่าจอดรถหรือตู้จำหน่ายสินค้าอัตโนมัติ แต่ก็มีกรณีพิเศษบางกรณีที่คุณอาจต้องใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน อย่างไรก็ตาม การใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินควรใช้ในกรณียกเว้นมากกว่าจะเลือกใช้ทุกครั้งไป เนื่องจากธุรกรรมธุรกิจส่วนใหญ่สามารถออกใบเสร็จรับเงินได้อยู่แล้ว อย่างไรก็ตาม หากมีค่าใช้จ่ายจำนวนมากหรือใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินบ่อยครั้ง สำนักงานภาษีอาจตัดสินใจตรวจสอบโดยละเอียดมากขึ้น

ในกรณีที่ใบเสร็จรับเงินต้นฉบับสูญหาย ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินคือทางออกที่ใช้ได้จริงเพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายของธุรกิจอย่างเหมาะสม ข้อนี้จะเกี่ยวข้องเป็นพิเศษเมื่อพนักงานได้รับค่าตอบแทนเป็นตัวเงินสำหรับการซื้อในธุรกิจ หรือต้องเสียค่าใช้จ่ายที่ควรได้รับเงินคืนในภายหลัง หากพนักงานไม่ได้รับใบเสร็จรับเงิน ก็สามารถใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานแทนได้

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

เพื่อให้ได้รับการยอมรับโดยหน่วยงานด้านภาษี ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินจะต้องมีข้อมูลบางอย่างที่จะพบในใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินต้นฉบับด้วย ได้แก่

• ชื่อและที่อยู่เต็มของผู้รับเงิน
  
• ประเภทของค่าใช้จ่าย (เช่น ทิป ค่าจอดรถ)
  
• วันที่เกิดค่าใช้จ่าย
  
• จำนวนเงิน (ทั้งแบบตามรายจ่ายและแบบแยกย่อยรายการหากภายในรายจ่ายนั้นมีหลายรายการ)
  
• หลักฐานแสดงราคาหากเป็นไปได้ (เช่น ด้วยรายการราคา)
  
• เหตุผลที่ออกใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (เช่น สูญหาย ถูกขโมย)
  
• วันที่ออกและลายเซ็นของผู้ออก
  

สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินของคุณสมเหตุสมผลและน่าเชื่อถือ และค่าใช้จ่ายนั้นเกี่ยวข้องกับธุรกิจหรือจำเป็นในวิชาชีพ การใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินควรเป็นตัวเลือกที่ใช้ในกรณีพิเศษเสมอ เพื่อความน่าเชื่อถือและความถูกต้องของการทำบัญชี คุณควรใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินเมื่อจำเป็นจริงๆ เท่านั้น สำหรับการชำระเงินแบบไร้เงินสด คุณสามารถใช้ใบแจ้งยอดธนาคารเป็นหลักฐานเพิ่มเติมได้

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินมีได้สูงสุดกี่ใบ

ธุรกิจจะสามารถใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินได้กี่ใบนั้นไม่มีข้อจำกัดจำนวนสูงสุดที่แน่นอน แต่การใช้มากเกินไปอาจเพิ่มความเสี่ยงที่จะถูกตรวจสอบภาษีได้ ดังนั้น ขอแนะนำให้คุณพยายามทุกวิถีทางเพื่อขอรับและเก็บใบเสร็จรับเงินต้นฉบับเอาไว้ ธุรกิจควรรักษาสมดุลในการบันทึกค่าใช้จ่ายอย่างถูกต้องและลดความเสี่ยงของการตรวจสอบภาษีให้เหลือน้อยที่สุด ใบแจ้งหนี้จำนวนน้อยไม่เกิน 250 ยูโร (รวม) โดยทั่วไปถือว่าไม่มีปัญหา โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากชำระเงินด้วยบัตรเดบิตหรือบัตรเครดิต และสามารถพิสูจน์ได้ด้วยใบแจ้งยอดจากธนาคาร

หากคุณต้องการใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน เราได้จัดเตรียมเทมเพลตที่ใช้งานได้จริงและปรับแต่งได้เอาไว้แล้ว

ดาวน์โหลดเทมเพลตใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินของเรา

ระยะเวลาการเก็บรักษาใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

การจัดเก็บใบเสร็จรับเงินอย่างเหมาะสมเป็นส่วนสำคัญของการทำตามภาระผูกพันที่ธุรกิจมีในการเก็บบันทึกข้อมูลต่างๆ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินที่สร้างขึ้นเพื่อแทนที่ใบเสร็จรับเงินต้นฉบับที่ขาดหายไปก็เช่นเดียวกัน ตามหลักการทำบัญชีที่เหมาะสม (GoB) และข้อกำหนดในกฎหมายภาษีของเยอรมนี ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินจะต้องได้รับการจัดเก็บไว้อย่างรัดกุม โดยมักมีระยะเวลาการเก็บรักษาอยู่ที่ 10 ปี

ประเด็นสำคัญเกี่ยวกับระยะเวลาการเก็บรักษา

• จุดเริ่มต้นรอบระยะเวลา: ระยะเวลาการเก็บรักษาเริ่มต้นเมื่อสิ้นปีปฏิทินที่มีการสร้างใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ซึ่งหมายความว่าใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินที่สร้างขึ้นในปี 2024 จะต้องเก็บไว้จนถึงวันที่ 31 ธันวาคม 2034

• ควรเก็บรักษาแบบดิจิทัลหรือแบบกระดาษ: จะเก็บรักษาในรูปแบบดิจิทัลหรือในรูปแบบกระดาษก็ได้ สิ่งสำคัญคือเอกสารต้องสามารถเข้าถึงและอ่านได้ตลอดเวลาภายในกรอบเวลาที่เหมาะสม เอกสารดิจิทัลยังต้องเป็นไปตามข้อกำหนดสำหรับการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัล โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านความไม่สามารถดัดแปลงแก้ไขได้และความสมบูรณ์ของบันทึกข้อมูล

• ความพร้อมรับการตรวจสอบ: ในช่วงระยะเวลาการเก็บรักษา ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินของคุณต้องได้รับการจัดเก็บไว้ในลักษณะที่สามารถส่งมอบเพื่อรับการตรวจสอบภาษีได้ ใบเสร็จรับเงินทำหน้าที่เป็นหลักฐานการทำธุรกรรมทางธุรกิจ จึงต้องสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็วเมื่อจำเป็น

• กรณีพิเศษ: เอกสารบางฉบับอาจมีระยะเวลาการเก็บรักษาต่างออกไป จึงขอแนะนำให้ธุรกิจค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาการเก็บรักษาที่เฉพาะเจาะจงเป็นรายกรณีไป แต่ก็ถือว่าระยะเวลาขั้นต่ำในการเก็บรักษากันทั่วไปคือ 10 ปีสำหรับเอกสารธุรกิจส่วนใหญ่ รวมถึงใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ความสำคัญของการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การเก็บรักษาภายในระยะเวลาที่กำหนดไม่เพียงแต่เป็นการปฏิบัติตามกฎหมายเท่านั้น แต่ยังช่วยปกป้องธุรกิจอีกด้วย ในกรณีที่มีการตรวจสอบภาษี ใบเสร็จรับเงินที่จัดเก็บไว้อย่างครบถ้วนและถูกต้องเป็นปัจจัยสำคัญที่แสดงให้สำนักงานภาษีเห็นว่าธุรกิจมีการทำบัญชีที่เหมาะสม นอกจากนี้ยังสามารถใช้เป็นเอกสารสำคัญสำหรับการตรวจสอบภายใน ทั้งยังช่วยอธิบายความคลาดเคลื่อนได้อีกด้วย การจัดเก็บใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินและเอกสารธุรกิจอื่นๆ อย่างรัดกุมสามารถเพิ่มความปลอดภัยทางกฎหมายและช่วยหลีกเลี่ยงไม่ให้ประสบปัญหากับหน่วยงานด้านภาษีได้

การหักภาษีซื้อและใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินที่สร้างขึ้นเพื่อทดแทนใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินต้นฉบับที่ขาดหายไปถือว่าไม่เป็นไปตามข้อกำหนดอย่างเป็นทางการของมาตรา 14 และมาตรา 15 ในรัฐบัญญัติภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี (UStG) ซึ่งจำเป็นสำหรับการหักภาษีซื้อ ข้อบังคับเหล่านี้ระบุอย่างละเอียดว่าใบแจ้งหนี้ต้องมีข้อมูลใดในคำสั่งซื้อจึงจะอนุญาตให้หักภาษีซื้อได้ เนื่องจากใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินโดยทั่วไปไม่ตรงตามข้อกำหนดเฉพาะเหล่านี้ จึงไม่สามารถใช้สำหรับการหักภาษีซื้อได้เมื่อพูดถึงภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

โดยเหตุผลหลักๆ มีดังนี้

• ไม่สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้: ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินไม่ได้เป็นหลักฐานที่เพียงพอในการพิสูจน์ว่าผู้ขายหรือผู้ให้บริการชำระภาษีมูลค่าเพิ่มจริงหรือไม่และเป็นจำนวนเท่าใด เนื่องจากใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินไม่ได้ออกโดยซัพพลายเออร์หรือผู้ให้บริการ จึงไม่มีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการหักภาษีซื้อ เช่น หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นต้น

• ข้อกำหนดอย่างเป็นทางการ: ตามรัฐบัญญัติภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี ใบแจ้งหนี้ต้องมีข้อมูลบางอย่างโดยเฉพาะจึงจะยอมรับให้หักภาษีซื้อได้ เช่น ชื่อเต็มและที่อยู่ของธุรกิจที่ให้บริการและผู้รับบริการนั้นๆ วันที่ให้บริการ คำอธิบายโดยละเอียดของสินค้าหรือบริการ จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม และจำนวนเงินทั้งหมดในใบแจ้งหนี้

ผลที่ตามมาสำหรับธุรกิจ

ด้วยเหตุผลที่กล่าวมาข้างต้น ธุรกิจต่างๆ จึงต้องใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษในการจัดทำเอกสารค่าใช้จ่ายเพื่อหลีกเลี่ยงอันตรายต่อการหักภาษีซื้อ หากการหักภาษีซื้อไม่ได้รับการยอมรับก็อาจส่งผลให้ภาระภาษีเพิ่มขึ้น ดังนั้นคุณจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรวบรวมและเก็บรักษาใบเสร็จรับเงินทั้งหมดสำหรับค่าใช้จ่ายในธุรกิจอย่างรัดกุม ระบบบัญชีดิจิทัลช่วยในเรื่องนี้ได้โดยเปิดให้ใช้งานพื้นที่จัดเก็บเอกสารดิจิทัลที่ปลอดภัยและเป็นระบบ หากคุณทำเอกสารต้นฉบับหาย ขอแนะนำให้ขอสำเนาหรือคัดลอกเอกสารที่ตรงตามข้อกำหนดอย่างเป็นทางการจากซัพพลายเออร์หรือผู้ให้บริการ

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมและเครื่องมือสนับสนุนการทำให้กระบวนการภาษีของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ Stripe Tax พร้อมให้ความช่วยเหลือ หากต้องการทราบว่า Stripe สามารถช่วยคุณในกระบวนการทางการเงินได้อย่างไร โปรดติดต่อทีมขายของเรา