Este artigo explora tudo o que você precisa saber sobre a criação de recibos substitutos na Alemanha. Explicamos a você o que é um recibo substituto, por que ele é importante, que informações deve conter e qual o limite para o uso de recibos substitutos. Também fornecemos um modelo gratuito para ajudar você a criar seu próprio recibo substituto. Por fim, forneceremos informações importantes sobre períodos de retenção e dedução fiscal de entrada em seus recibos substitutos.

O que será abordado neste artigo?

• O que é um recibo substituto?
  
• Para que serve um recibo substituto?
  
• Quais são as informações que um recibo substituto precisa incluir?
  
• Qual o limite para os recibos de substituição?
  
• Períodos de retenção para recibos substitutos
  
• Dedução fiscal de insumos e recibos substitutos
  

O que é um recibo substituto?

Um recibo substituto, também conhecido como recibo de substituição ou recibo de emergência, é um documento reconhecido na legislação tributária que atua como substituto de uma fatura ou recibo ausente. Por outro lado, um recibo de terceiros é emitido por um terceiro externo e serve como comprovante direto das transações comerciais. Um recibo substituto pode ser usado em situações em que o recibo original (recibo de terceiros) de uma despesa da empresa foi perdido, ficou ilegível ou nunca existiu. Portanto, um recibo substituto é uma parte fundamental da contabilidade e ajuda a garantir que as práticas contábeis corretas sejam realizadas de acordo com os princípios contábeis adequados da Alemanha (GoB).

A base jurídica para a criação de um recibo substituto pode ser encontrada em vários textos jurídicos. Entre eles estão o Código Tributário Alemão (AO); o Código Comercial Alemão (HGB); a Lei do Imposto de Renda e a Lei do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (EStG, KStG); políticas e regulamentos tributários; e a Lei do IVA (UStG). Esses regulamentos estipulam que as despesas profissionais ou empresariais devem ser documentadas e que nenhuma dedução deve ser feita sem documentação comprobatória na forma de faturas e recibos. Essa obrigação de apresentar comprovantes se aplica em todos os casos, exceto nas taxas fixas.

Para que serve um recibo substituto?

Um recibo substituto pode ser usado quando a via original de um recibo não pode mais ser encontrada. Quando os recibos são usados até mesmo para as menores transações, de parquímetros a lojas de conveniência, um recibo substituto não é apenas um meio de criar um documento perdido. Em vez disso, os recibos substitutos têm um papel fundamental a desempenhar no processo contábil, garantindo que as despesas da empresa possam ser deduzidas mesmo quando você não tiver a documentação original em mãos. Os recibos substitutos também são usados para garantir a compatibilidade das transações e para aceitar a conformidade com os requisitos jurídicos, o que ajuda a minimizar os riscos durante as auditorias fiscais.

O ideal é que os recibos substitutos sejam usados somente se o original não estiver disponível. Embora os recibos geralmente estejam disponíveis para despesas diárias, como tarifas de estacionamento ou máquinas de venda automática, há alguns casos excepcionais em que você pode precisar usar um recibo substituto. Entretanto, o uso de um recibo substituto deve ser a exceção e não a regra, já que há recibos para a maioria das transações empresariais. Entretanto, se houver despesas maiores ou uso frequente de recibos substitutos, o órgão tributário poderá decidir fazer uma averiguação mais detalhada.

Nos cenários em que o recibo original estiver faltando, o substituto é uma solução viável para permitir que as despesas da empresa sejam registradas corretamente. Isso é particularmente relevante se os funcionários tiverem recebido uma compensação monetária por compras da empresa ou se tiverem incorrido em despesas que deverão ser reembolsadas posteriormente. Se um funcionário não conseguir obter um recibo, um recibo substituto é uma maneira de ele ainda fornecer uma prova.

Que informações o recibo substituto precisa incluir?

A fim de ser reconhecido pelas autoridades tributárias, um recibo substituto deve conter informações específicas que também seriam encontradas na fatura ou no recibo original. Essas informações incluem:

• O nome e o endereço completo do beneficiário
  
• O tipo de despesa (por exemplo, gorjetas, tarifas de estacionamento)
  
• A data em que a despesa foi incorrida
  
• O valor (tanto individual quanto em itens, se vários itens estiverem incluídos)
  
• Comprovante do preço, se possível (por exemplo, por meio de uma lista de preços)
  
• O motivo da emissão de um recibo substituto (por exemplo, perda, roubo)
  
• A data de emissão e a assinatura do emissor.
  

É importante garantir que seus recibos substitutos sejam plausíveis e confiáveis, e que as despesas estejam relacionadas à empresa ou sejam profissionalmente necessárias. O uso de um recibo substituto deve ser sempre uma exceção. A fim de manter a credibilidade e a precisão da conta, você só deve usar um recibo substituto quando for absolutamente necessário. Para pagamentos cashless, um extrato bancário pode ser usado como prova adicional.

Qual o limite para os recibos de substituição?

Não há limite máximo fixo para o número de recibos substitutos que uma empresa pode usar. No entanto, o uso excessivo pode aumentar o risco de uma auditoria tributária. Portanto, é aconselhável que você se esforce ao máximo para obter e arquivar os recibos originais. As empresas devem encontrar um equilíbrio entre a documentação correta de suas despesas e a minimização do risco de uma auditoria tributária. Faturas pequenas de até €250 (bruto) geralmente não são consideradas problemáticas, especialmente se o pagamento foi feito com cartão de débito ou crédito e pode ser comprovado por um extrato bancário.

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Períodos de retenção para recibos substitutos

O armazenamento adequado de recibos é um aspecto importante da obrigação da empresa de manter registros. Isso também se aplica aos recibos substitutos criados para substituir os recibos originais ausentes. De acordo com os princípios contábeis adequados da Alemanha (GoB) e as exigências da legislação tributária, os recibos substitutos devem ser cuidadosamente armazenados. O período de retenção é geralmente de 10 anos.

Pontos-chave do período de retenção

• Início do período: o período de retenção começa no final do ano civil em que o recibo substituto foi criado. Isso significa que um recibo substituto criado em 2024 deve ser mantido até 31 de dezembro de 2034.

• Retenção digital vs. física: a retenção pode ocorrer tanto em formato digital quanto em papel. O importante é que os documentos possam ser acessíveis e estar legíveis a qualquer momento e dentro de um prazo razoável. Os documentos digitais também devem atender aos requisitos de armazenamento digital, especialmente quando se trata de inalterabilidade e integridade dos registros.

• Disponibilidade para auditoria: durante o período de retenção, os recibos substitutos devem ser armazenados de forma que possam ser fornecidos em caso de auditoria tributária. Os recibos servem como prova das transações da empresa e, portanto, devem poder ser encontrados rapidamente quando necessário.

• Casos especiais:períodos diferentes podem se aplicar a determinados documentos. Portanto, recomenda-se que as empresas se informem sobre períodos de retenção específicos para determinados casos. No entanto, em geral, 10 anos devem ser considerados o período mínimo para a maioria dos documentos da empresa, bem como para os recibos substitutos.

A importância da conformidade

A conformidade com os períodos de retenção não é apenas um requisito jurídico, mas também protege a empresa. No caso de uma auditoria tributária, os recibos completos e armazenados adequadamente são um fator essencial para que o órgão tributário reconheça a contabilidade adequada. Eles também podem servir como documentação importante para auditorias internas, além de ajudar a esclarecer discrepâncias. Armazenar cuidadosamente seus recibos substitutos e outros documentos da empresa pode aumentar a segurança jurídica e ajudar a evitar problemas com as autoridades tributárias.

Dedução fiscal de entrada e recibos substitutos

Os recibos substitutos criados para substituir faturas originais ou recibos ausentes não atendem aos requisitos formais da Seção 14 e da Seção 15 da Lei do IVA alemã (UStG), que são necessários para a dedução fiscal de entrada. Essas regulamentações especificam, em detalhes, quais informações uma fatura deve conter para permitir a dedução fiscal de insumos. Como os recibos substitutos geralmente não atendem a esses requisitos específicos, eles não podem ser usados para dedução fiscal quando se trata de imposto sobre valor agregado (IVA).

Os principais motivos para isso são:

• Falta de rastreabilidade: os recibos substitutos não fornecem uma base suficiente para provar o valor real e o pagamento do IVA pelo fornecedor. Como o recibo substituto não é emitido pelo fornecedor ou provedor de serviços, as informações necessárias para a dedução fiscal de insumos, número do imposto ou número de ID fiscal do IVA, por exemplo, estão faltando.

• Requisitos formais: de acordo com a Lei do IVA alemã, as faturas devem conter informações específicas a fim de serem reconhecidas para dedução fiscal de insumos. Isso inclui, entre outras coisas, o nome completo e o endereço da empresa que presta o serviço e do destinatário do serviço; a data do serviço; uma descrição precisa das mercadorias ou dos serviços prestados; o valor do IVA; e o valor bruto da fatura.

Consequências para as empresas

Diante do exposto, as empresas devem tomar cuidado especial ao documentar suas despesas, para que não comprometam a dedução fiscal de insumos. O não reconhecimento das deduções fiscais de insumos pode resultar em um aumento da carga tributária. Portanto, é importante reunir e arquivar cuidadosamente todos os recibos de despesas da empresa. Os sistemas de contabilidade digital podem aceitar isso, permitindo o armazenamento seguro e sistemático de documentos digitalizados. Caso você perca um documento original, é recomendável solicitar uma cópia ou duplicata que atenda aos requisitos formais do fornecedor ou provedor de serviços.

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