Questo articolo illustra tutto quello che devi sapere sulla creazione di ricevute sostitutive in Germania. Spieghiamo cos'è una ricevuta sostitutiva, perché è importante, quali informazioni deve contenere e quando il numero di ricevute sostitutive diventa eccessivo. Ti forniamo anche un modello gratuito per aiutarti a creare la tua ricevuta sostitutiva. Troverai infine informazioni importanti sui periodi di conservazione e sulla detrazione dell'imposta a monte sulle ricevute sostitutive.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una ricevuta sostitutiva?
  
• A cosa serve una ricevuta sostitutiva?
  
• Quali informazioni devono essere incluse in una ricevuta sostitutiva?
  
• Quando risulta eccessivo il numero di ricevute sostitutive?
  
• Periodi di conservazione delle ricevute sostitutive
  
• Detrazione dell'imposta a monte e ricevute sostitutive
  

Che cos'è una ricevuta sostitutiva?

Una ricevuta sostitutiva, nota anche come ricevuta in sostituzione o ricevuta di emergenza, è un documento riconosciuto dalla normativa fiscale che funge da sostituto di una fattura o ricevuta mancante. La ricevuta di terzi viene invece emessa da una terza parte esterna e serve come prova diretta di transazioni commerciali. È possibile utilizzare una ricevuta sostitutiva nei casi in cui la ricevuta originale (ricevuta di terzi) per una spesa aziendale è andata perduta, è diventata illeggibile o non è mai esistita. Una ricevuta sostitutiva è pertanto una parte fondamentale della contabilità e aiuta a garantire l'esecuzione di pratiche contabili corrette, in conformità con i principi contabili tedeschi (GoB).

La base giuridica per la creazione di una ricevuta sostitutiva è rinvenibile in diversi testi di legge, tra cui il Codice tributario tedesco (AO), il Codice commerciale tedesco (HGB), la legge sull'imposta sul reddito e la legge relativa all'imposta sulle società (EStG, KStG), politiche e normative fiscali nonché la legge sull'IVA (UStG). Tali normative stabiliscono che le spese professionali o aziendali devono essere documentate e che non è consentita alcuna detrazione senza documentazione a supporto sotto forma di fatture e ricevute. Tale obbligo di prova si applica in tutti i casi, ad eccezione delle tariffe forfettarie.

A cosa serve una ricevuta sostitutiva?

Si può utilizzare una ricevuta sostitutiva quando non è più possibile reperire la copia originale di una ricevuta. Quando si utilizzano ricevute anche per le transazioni più piccole, come nel caso di spese per parchimetri o in piccoli negozi, una ricevuta sostitutiva non è solo un mezzo per creare un documento mancante. Le ricevute sostitutive svolgono invece un ruolo fondamentale nel processo contabile, garantendo che le spese aziendali possano essere detratte anche quando non è disponibile la documentazione originale. Le ricevute sostitutive vengono utilizzate anche per garantire la tracciabilità delle transazioni e per supportare la conformità ai requisiti di legge, consentendo così di ridurre al minimo i rischi durante le verifiche fiscali.

Le ricevute sostitutive vengono preferibilmente utilizzate solo in mancanza di una ricevuta originale. Sebbene siano di solito disponibili le ricevute per spese quotidiane come i parcheggi o i distributori automatici, in alcuni casi eccezionali potrebbe essere necessario usare una ricevuta sostitutiva. Tale utilizzo dovrebbe comunque rappresentare un'eccezione piuttosto che la regola, poiché esistono ricevute per la maggior parte delle transazioni commerciali. In caso di spese di maggior valore o di utilizzo frequente di ricevute sostitutive, l'ufficio tributario può decidere di effettuare un controllo più approfondito.

In situazioni in cui manca la ricevuta originale, la ricevuta sostitutiva rappresenta una pratica soluzione per consentire la corretta registrazione delle spese aziendali. Ciò è particolarmente importante se i dipendenti hanno ricevuto compensi monetari per acquisti aziendali oppure hanno sostenuto spese che dovranno poi essere rimborsate. Se un dipendente non riesce a ottenere una ricevuta, una ricevuta sostitutiva consente comunque di fornire prova della spesa sostenuta.

Quali informazioni devono essere incluse in una ricevuta sostitutiva?

Per essere riconosciuta dalle autorità fiscali, la ricevuta sostitutiva deve contenere le informazioni specifiche che sono normalmente presenti anche sulla fattura o ricevuta originale. Ad esempio:

• Nome e indirizzo completo del beneficiario;
  
• Tipo di spesa (ad es. mance, tariffe di parcheggio);
  
• Data in cui è stata sostenuta la spesa;
  
• Importo (sia singolo che dettagliato se sono incluse più voci);
  
• Prova del prezzo, se possibile (ad esempio tramite un listino prezzi);
  
• Motivo dell'emissione di una ricevuta sostitutiva (ad es. smarrimento, furto);
  
• Data di emissione e firma dell'emittente.
  

È importante assicurarsi che le ricevute sostitutive siano plausibili e credibili e che le spese siano legate all'attività lavorativa o necessarie a livello professionale. L'utilizzo di una ricevuta sostitutiva dovrebbe sempre costituire un'eccezione. Per preservare la credibilità e l'accuratezza della contabilità, una ricevuta sostitutiva va usata solo quando assolutamente necessario. Per i pagamenti senza contanti si può utilizzare come prova aggiuntiva un estratto conto.

Quando risulta eccessivo il numero di ricevute sostitutive?

Non esiste un limite massimo stabilito per il numero di ricevute sostitutive utilizzabili da un'attività, ma un uso eccessivo può aumentare il rischio di una verifica fiscale. È pertanto consigliabile compiere ogni sforzo per ottenere e conservare le ricevute originali. Le attività dovrebbero trovare un equilibrio tra la corretta documentazione delle proprie spese e la riduzione al minimo del rischio di verifica fiscale. Le piccole fatture fino a 250 euro (lordi) sono generalmente considerate non problematiche, soprattutto se il pagamento è stato effettuato con carta di debito o di credito e può essere dimostrato da un estratto conto.

Se desideri utilizzare una ricevuta sostitutiva, abbiamo reso disponibile un modello pratico e personalizzabile.

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Periodi di conservazione delle ricevute sostitutive

La corretta conservazione delle ricevute è un aspetto importante dell'obbligo di tenuta dei registri in capo a un'attività. Ciò vale anche per le ricevute sostitutive create in alternativa a ricevute originali mancanti. I principi di corretta contabilità (GoB) e i requisiti di legge in ambito fiscale della Germania prevedono che le ricevute sostitutive siano conservate con cura. Il periodo di conservazione è generalmente di 10 anni.

Punti chiave del periodo di conservazione

• Inizio del periodo: il periodo di conservazione decorre dalla fine dell'anno solare in cui è stata creata la ricevuta sostitutiva. Questo significa che una ricevuta sostitutiva creata nel 2024 dovrà essere conservata fino al 31 dicembre 2034.

• Conservazione digitale o fisica: la conservazione può avvenire sia in formato digitale che cartaceo. L'importante è che i documenti possano essere resi accessibili e leggibili in qualsiasi momento ed entro un tempo ragionevole. I documenti digitali devono inoltre soddisfare i requisiti relativi alla conservazione digitale, in particolare per quanto riguarda l'inalterabilità e la completezza dei dati.

• Disponibilità per verifica: durante il periodo di conservazione, le ricevute sostitutive dovranno essere conservate in modo tale da poter essere fornite in caso di verifica fiscale. Le ricevute servono come prova di transazioni commerciali e devono quindi essere reperibili rapidamente in caso di necessità.

• Casi speciali: per determinati documenti possono essere applicati periodi diversi, si consiglia pertanto di informarsi sui periodi di conservazione specifici per i singoli casi. Tuttavia, 10 anni dovrebbero generalmente essere considerati il ​​periodo minimo per la maggior parte dei documenti aziendali e delle ricevute sostitutive.

Importanza della conformità

La conformità ai periodi di conservazione non è solo un requisito di legge, ma anche una protezione per l'attività. In caso di verifica fiscale, le ricevute complete e conservate in modo appropriato sono un fattore chiave per l'accertamento della correttezza contabile da parte dell'ufficio tributario. Sono inoltre documenti importanti che consentono di chiarire eventuali discrepanze durante gli audit interni. Conservare con cura le ricevute sostitutive e gli altri documenti aziendali può migliorare la sicurezza a livello legale e contribuire a evitare di incorrere in problemi con le autorità fiscali.

Detrazione dell'imposta a monte e ricevute sostitutive

Le ricevute create per sostituire ricevute o fatture originali mancanti non soddisfano i requisiti formali delle Sezioni 14 e 15 della legge tedesca sull'IVA (UStG), necessari per la detrazione dell'imposta a monte. Tali norme specificano, nel dettaglio, quali informazioni devono essere presenti in una fattura per consentire la detrazione dell'imposta a monte. Poiché in genere le ricevute sostitutive non soddisfano tali requisiti specifici, non possono essere utilizzate per la detrazione dell'imposta sul valore aggiunto (IVA).

I motivi principali sono:

• Mancanza di tracciabilità: le ricevute sostitutive non rappresentano una base sufficiente per dimostrare l'effettivo importo e pagamento dell'IVA da parte del fornitore. Poiché la ricevuta sostitutiva non viene emessa dal fornitore dei beni o dei servizi, mancano le informazioni necessarie per la detrazione dell'imposta a monte, ad esempio il codice fiscale o la partita IVA.

• Requisiti formali: secondo la legge tedesca sull'IVA, per essere idonee alla detrazione dell'imposta a monte le fatture devono contenere informazioni specifiche, tra le quali: il nome e l'indirizzo completo dell'attività che fornisce il servizio e il destinatario di questo, la data del servizio, una descrizione precisa dei beni o dei servizi forniti, l'importo dell'IVA e l'importo lordo della fattura.

Conseguenze per le attività

Considerato quanto sopra, le attività devono prestare particolare attenzione a documentare le proprie spese per non pregiudicare la possibilità di detrarre l'imposta a monte ed evitare il conseguente rischio di aumento del carico fiscale. È pertanto importante raccogliere e conservare accuratamente tutte le ricevute delle spese aziendali. A tal fine possono rappresentare un valido supporto i sistemi di contabilità digitale, che consentono l'archiviazione sicura e sistematica dei documenti digitalizzati. In caso di smarrimento di un documento originale, è opportuno richiedere al fornitore dei beni o dei servizi una copia o un documento duplicato che soddisfi i requisiti formali.

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