請求書コード付けは、正しく行えば業務をより円滑に進めるためのツールとなります。大量の取引を管理している場合や、部門、プロジェクト、クライアントを横断して可視化する必要がある場合、適切に整理された請求書コード体系を利用すると、見通しやすく、管理も簡単になります。請求書コード付けを導入すると、信頼できるデータでいつでも対応できる状態が維持されるため、経費の分類だけでなく、支出の追跡、正確な予算編成のサポート、税務報告と法令遵守の効率化にも役立ちます。

以下では、請求書コード付けの概要とその重要性、ビジネスに合わせて拡張できる体系の設計方法など、請求書コード付けに関して知っておくべきことについて説明します。

この記事の内容

• 請求書コード付けとは
  
• 自社に適した請求書コード体系の構築方法
  
• 請求書コード付けの基準と一般的な形式
  

請求書コード付けとは

請求書コード付けでは、請求書のさまざまな項目、サービス、料金に特定のコードでタグ付けします。これらのコードは、通常は企業の会計システムに合わせてカスタマイズされており、それを活用することによって経費の追跡、分類、報告が簡単になります。これは、財務チームや会計チームでは標準的に行われている活動で、請求書をより効率的に処理し、部門間にコストを正確に割り当て、すべてを正しく記録するのに役立ちます。

コードには、次のようなさまざまな種類があります。

• どの経費がどの総勘定元帳に関連するかを識別する勘定科目コード (事務用品、出張費、光熱費など)

• 経費を特定のプロジェクトやクライアントに直接関連付けるためのプロジェクトコードやジョブコード

• 適切な社内部門にコストを割り当てる部門コード

• 特に複数のユニットや部門を持つ大規模な組織で、より詳細に追跡するためのコストセンターコード

自社に適した請求書コード体系の構築方法

どの企業も、自社固有のニーズを満たす請求書コード体系を構築することをお勧めします。ここでは、自社固有の体系を構築する方法をご紹介します。

経費分析から始める

まず、過去 1 〜 2 年間の実際の経費データを詳しく見ていきます。定期的に発生するコスト、特定のプロジェクトに固有のコスト、コスト配分が難しい場所を確認します。このレビューによって、どのカテゴリーを体系に取り入れる必要があるのかが正確に示されるため、不必要なレイヤーを追加しなくて済みます。

勘定科目表にカテゴリーをマッピングする

会社の勘定科目表に直接リンクする一連のカテゴリーを作成します。「マーケティング」や「管理」などの最上位のカテゴリーと、追跡用のより詳細なサブカテゴリーの両方を作成します。たとえば、「マーケティング」の中に、「広告」、「コンテンツ作成」、「イベント」のコードを作成できます。そうすると、最上位のカテゴリーが多すぎて管理しきれなくなる状態に陥らず、特定の費用タイプを捕捉できるようになります。

プロジェクトコードを作成する

クライアントのプロジェクトや大規模なイニシアチブに参画している場合は、「プロジェクト 1」や「クライアント A」という単純なものだけではないプロジェクトコードが必要になります。フェーズ別またはアクティビティーの種類別にプロジェクトの詳細を追跡できる構造を設計します。たとえば、「CLX-2023-01-PH1」などのコードだと、これが 2023 年に開始したクライアント X のプロジェクトのうちの 1 つ目のプロジェクトであり、フェーズ 1 であることを示せます。このようにすることで、特定のプロジェクトのフェーズを調べることができ、クライアントへの請求、プロジェクトごとの収益性の追跡、リアルタイムでのコスト分析に役立ちます。

職責に応じて部門コードを割り当てる

「部門にコードを割り当てる」と聞くと簡単そうに思えますが、部門名だけでなく、責任センターに合わせて調整するのが賢明です。セールスチームとマーケティングチームが同じキャンペーンの予算を使用する場合、コードでは、最終的に予算に対する責任を負うのはどちらのチームなのか示す必要があります。たとえば、「MKT-ONLINE」と「MKT-OFFLINE」は、マーケティングチームが責任を負うデジタルキャンペーンとオフラインキャンペーン用です。このように明確にすることで、配分ミスを最小限に抑え、各項目の責任者が明確になります。

必要な地域で現地のコストセンターを利用する

複数の場所で事業を運営している場合は、場所と部署の詳細の両方を捕捉する地域コードを設定します。たとえば、「US-NW-SALES」というコードだと、アメリカ北西部の営業部門を指していることが明確になります。体系が乱雑になりすぎないように、地域に合わせたプロジェクトや地域固有の支出に対してなど、このような地域コードが必要になるタイミングについて具体的なガイドラインを設定します。

コード付けの一貫性を保つ

コード付けの形式を決めて、それを守ります。財務部門の 2023 年のプロジェクト「プロジェクト No. 7」を追跡する場合は、「FIN-2023-07」(部門、年、プロジェクト番号) にするとよいでしょう。一目で解釈しやすく、一貫性のある構造を選択してください。標準的でない略語を使用したり、コードの長さを変えたりしてはいけません。そうすることで、請求書の処理に関わる関係者全員が情報を整理しやすくなります。

実際の例を交えたコード付けガイドブックを作成する

ドキュメントにコードやカテゴリーを記載するだけではなく、コードの適用方法を示すシナリオ例や、可能であれば自社の実際の例を使用します。たとえば、オンラインキャンペーンとオフラインキャンペーンで共通するマーケティング費用や、セールスとカスタマーサポートでコストを分担する場合のコード付けの方法を示します。また、「よくあるミス」のセクションを設けて、犯しがちな間違いについて注意喚起し、その回避方法を提案します。そうすると、研修やその後の質問対応にかかる時間を大幅に削減できます。

会計システムと連携させて、可能なところは自動化する

ほとんどの会計システムではカスタムフィールドを設定できるため、プラットフォームと簡単に連携できる方法でコードが入力されるような仕組みを構築できます。また、可能な限り自動化しましょう。たとえば、特定のベンダーに対して常に同じコードを使用する場合は、そのコードを自動的に適用するルールを作成します。条件付きプロンプトを追加して不整合 (コストセンターコードの欠落など) にフラグを立て、手作業による修正を減らします。

数カ月に一度、監査と調整を行う

数カ月に一度、コード体系の運用状況を評価するチェックを行うようにスケジュールを設定します。コード付けした請求書のサンプルを調査して、不整合や問題を特定します。定期的にレビューすることで、問題を早期発見し、ビジネスの成長や変化が起こってもコードの妥当性を維持することができます。また、財務チームや運用チームから、日常業務でコード体系をより適切に機能させるために調整が必要かどうかフィードバックしてもらいます。

Invoice coding standards and common formats

To create a clear, functional invoice coding system, you need to establish codes that are easy to use, consistent, and fit your requirements. Here’s an overview of common approaches to invoice coding and some practical tips for making these systems work.

Alphanumeric code structure

Many businesses create codes that make sense at a glance by combining letters and numbers. They often use letters to indicate the department (e.g., “FIN” for finance, “MKT” for marketing) and numbers for specific expense categories or projects. This structure makes it intuitive for anyone to interpret the codes. For example, the format might be {DEPT}-{SUBCATEGORY}, where “FIN-1001” represents a finance expense under the “1001” expense category.

Hierarchical codes

Hierarchical codes break down costs by layer of detail. They’re especially useful when you need to track costs within a main category but still want to see specifics, such as a project ID or a particular expense type. The general format might be {TOP LEVEL}-{PROJECT ID}-{SPECIFIC ITEM}. For instance, in the code “IT-23-HARD,” “IT” represents the IT department, “23” indicates the project ID, and “HARD” denotes hardware purchases.

Numeric account codes

Businesses with detailed accounting practices typically use numeric codes that directly correspond with the general ledger. These codes often follow a format that goes from a broad category to specific details, making it straightforward to track expenses down to the item. The format might look like this: {MAIN CATEGORY}-{SUBCATEGORY}-{ITEM OR LOCATION}. For example, the code “1000-50-01” could be translated as follows: “1000” represents general operating expenses, “50” is a subcategory (e.g., office supplies), and “01” indicates a location or specific item.

Department and date-based codes

Codes that link expenses to a department and a date are great for tracking ongoing or project-based work across different time periods. With a date-based code, you can easily spot costs by month or quarter to help with budgeting. The general format could be {DEPT}-{YYYMM} (e.g., FIN-202304, OPS-202312). For instance, “HR-202311” could represent an HR-related cost incurred in November 2023.

Project-specific codes

Project-specific codes let you tie costs directly to specific projects or clients. This helps keep project budgets organized and makes it easier to see where money is being spent within each project. The structure might look like this: {PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE} (e.g., PROJ07-LABOR, EVENT20-DECOR). For example, in “CLNT12-TRV,” “CLNT12” might represent the client or project ID and “TRV” might represent travel expenses.

Cost center codes

Cost center codes are a way for larger companies or those with multiple business units to track spending across different areas. This system works well if you need to monitor expenses by unit, location, or even other business functions. The general format could be {REGION}-{DEPARTMENT} (e.g., EU-WEST-SALES, APAC-ENG). For instance, in the code “US-NY-HR,” you could interpret “US” as the country, “NY” as the state, and “HR” as the department.

Location-based codes for multisite companies

If you have multiple locations, adding a location identifier to your codes can help you track where spending is happening geographically. This can be useful for understanding how costs are distributed across different sites. The general format might be {LOCATION}-{FACILITY}-{EXPENSE TYPE} (e.g., LA-OFF-SUPPLIES, TX-WH02-EQUIP). For example, “NY-WH01-SUP” could be translated as follows: “NY” represents New York, “WH01” is warehouse No. 1, and “SUP” stands for supplies.

Hybrid coding systems

Some businesses employ a combination of all of the above, especially if they have complex tracking needs. A hybrid system might involve a project, department, and item type in one code. This lets you capture multiple layers of information without creating separate fields for each. The format might look like this: {DEPT}-{YEAR}-{PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE}. For instance, in “MKT-2023-07-TRV,” you might interpret “MKT” as marketing, “2023” as the year, “07” as a specific project, and “TRV” as travel.