หากทำได้ถูกต้อง การกำหนดรหัสใบแจ้งหนี้จะเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น หากคุณกําลังจัดการธุรกรรมจํานวนมากหรือต้องการมองเห็นภาพทั่วทั้งแผนก โครงการ หรือลูกค้า ระบบรหัสใบแจ้งหนี้ที่เป็นระเบียบอย่างดีจะทำให้คุณมีความชัดเจนและควบคุมได้ นอกเหนือจากการจำแนกหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย การกำหนดรหัสใบแจ้งหนี้ยังช่วยให้คุณติดตามการใช้จ่าย รองรับการจัดทํางบประมาณที่แม่นยํา และทําให้การรายงานภาษีและการปฏิบัติตามข้อกำหนดง่ายขึ้น เพราะจะทำให้คุณพร้อมตอบสนองด้วยด้วยข้อมูลที่เชื่อถือได้อยู่เสมอ

ด้านล่างนี้ เราจะพูดถึงสิ่งที่คุณจําเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการกำหนดรหัสใบแจ้งหนี้ สิ่งนี้คืออะไร เหตุใดจึงสําคัญ และวิธีออกแบบระบบที่ขยายไปพร้อมกับธุรกิจของคุณได้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การกำหนดรหัสใบแจ้งหนี้คืออะไร
  
• วิธีสร้างระบบรหัสใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกิจของคุณ
  
• มาตรฐานการกำหนดรหัสใบแจ้งหนี้และรูปแบบโดยทั่วไป
  

การกำหนดรหัสใบแจ้งหนี้คืออะไร

การกำหนดรหัสใบแจ้งหนี้คือการระบุรายการ บริการ หรือค่าใช้จ่ายบนใบแจ้งหนี้ด้วยรหัสเฉพาะ โดยปกติแล้วรหัสเหล่านี้จะกำหนดให้ตรงกับในระบบบัญชีของบริษัท ทำให้ติดตาม จัดหมวดหมู่ และรายงานค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้น การกำหนดรหัสแบบนี้เป็นแนวทางปฏิบัติมาตรฐานของฝ่ายการเงินและบัญชี ซึ่งช่วยให้ทีมงานประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น จัดสรรค่าใช้จ่ายของทุกฝ่ายงานได้ถูกต้อง และบันทึกทุกอย่างอย่างถูกต้อง

โดยอาจใช้รหัสหลายประเภท ได้แก่

• รหัสบัญชีที่ระบุว่าค่าใช้จ่ายใดเกี่ยวข้องกับบัญชีแยกประเภทบัญชีใด (เช่น อุปกรณ์สํานักงาน การเดินทาง ค่าสาธารณูปโภค)

• รหัสโครงการหรืองานเพื่อเชื่อมโยงค่าใช้จ่ายกับโครงการหรือลูกค้าเฉพาะราย

• รหัสฝ่ายซึ่งจัดสรรค่าใช้จ่ายไปยังฝ่ายงานภายในที่ถูกต้อง

• รหัสศูนย์ต้นทุนซึ่งใช้เพื่อการติดตามที่ลงละเอียดขึ้น โดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีหลายส่วนงานหรือหลายแผนก

วิธีสร้างระบบรหัสใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกิจของคุณ

ธุรกิจทุกแห่งควรสร้างระบบรหัสใบแจ้งหนี้ที่ตรงกับความต้องการเฉพาะของตน ต่อไปนี้คือวิธีสร้างระบบของคุณเอง

เริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย

เริ่มต้นด้วยการพิจารณาข้อมูลค่าใช้จ่ายจริงของคุณอย่างในช่วงหนึ่งหรือสองปีที่ผ่านมาอย่างละเอียด ตรวจสอบว่าค่าใช้จ่ายใดปรากฏขึ้นเป็นประจํา ค่าใช้จ่ายใดที่เป็นค่าใช้จ่ายเฉพาะของบางโครงการ และการจัดสรรต้นทุนส่วนใดที่มีความยุ่งยาก การทบทวนข้อมูลดังกล่าวจะทำให้เห็นว่าต้องสร้างหมวดหมู่ใดในระบบ และช่วยคุณหลีกเลี่ยงการเพิ่มส่วนต่างๆ ที่ไม่จำเป็น

จับคู่หมวดหมู่เข้ากับผังบัญชี

สร้างชุดหมวดหมู่ที่เชื่อมโยงกับผังบัญชีของบริษัทคุณโดยตรง สร้างทั้งหมวดหมู่ระดับบนสุด เช่น "การตลาด" และ "ธุรการ" รวมทั้งหมวดหมู่ย่อยเพื่อการติดตามอย่างละเอียดยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น ใน "การตลาด" คุณอาจสร้างรหัสสําหรับ "การโฆษณา" "การสร้างเนื้อหา" และ "กิจกรรม" วิธีนี้จะช่วยให้คุณบันทึกประเภทค่าใช้จ่ายแต่ละอย่างได้โดยไม่ทําให้ระบบของคุณเทอะทะด้วยหมวดหมู่ระดับบนสุดจำนวนมากเกินไป

สร้างรหัสโครงการ

หากคุณกําลังทําโครงการให้ลูกค้าหรือทำโครงการริเริ่มขนาดใหญ่ คุณจะต้องกำหนดรหัสโครงการที่เป็นมากกว่า "โครงการ 1" หรือ "ลูกค้า A" ออกแบบโครงสร้างที่สามารถติดตามรายละเอียดโครงการตามระยะหรือประเภทของกิจกรรม ตัวอย่างเช่น รหัส เช่น "CLX-2023-01-PH1" อาจบอกได้ว่านี่คือโครงการของลูกค้า X ที่เริ่มต้นในปี 2023 เป็นโครงการหมายเลข 1 และอยู่ในระยะที่ 1 ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถตรวจสอบระยะของโครงการโดยเฉพาะ ซึ่งเป็นประโยชน์ในการเรียกเก็บเงินลูกค้า การติดตามความสามารถในการทํากําไรรายโครงการ และการวิเคราะห์ต้นทุนได้แบบเรียลไทม์

จัดสรรรหัสฝ่ายงานตามความรับผิดชอบ

การกําหนดรหัสฝ่ายงานดูเหมือนจะตรงไปตรงมา แต่ควรกำหนดรหัสเหล่านี้ให้สอดคล้องกับศูนย์ความรับผิดชอบ ไม่ใช่แค่ชื่อแผนกเท่านั้น หากทีมขายและการตลาดใช้งบประมาณแคมเปญก้อนเดียวกัน รหัสควรระบุว่าทีมใดเป็นผู้รับผิดชอบงบประมาณในตัวจริง เช่น "MKT-ONLINE" หรือ "MKT-OFFLINE" สําหรับแคมเปญดิจิทัลหรือกับออฟไลน์ที่ทีมการตลาดเป็นเจ้าของ ความชัดเจนนี้จะช่วยลดข้อผิดพลาดในการจัดสรรและทําให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบสําหรับแต่ละบรรทัดรายการ

ใช้ศูนย์ต้นทุนระดับภูมิภาคหากจําเป็น

หากธุรกิจของคุณดําเนินการในหลายที่ตั้ง ให้ตั้งค่ารหัสภูมิภาคที่สื่อถึงรายละเอียดที่ตั้งและหน่วยธุรกิจ ตัวอย่างเช่น "US-NW-SALES" เป็นรหัสที่ชัดเจนว่าหมายถึงฝ่ายขายในภูมิภาคนอร์ทเวสต์ของสหรัฐอเมริกา กําหนดแนวทางเฉพาะเพื่อระบุว่าจําเป็นต้องใช้รหัสภูมิภาคเหล่านี้เมื่อใด เช่น ใช้สําหรับโครงการเฉพาะพื้นที่หรือการใช้จ่ายเฉพาะภูมิภาค เพื่อให้ระบบของคุณไม่รุงรังเกินไป

ใช้รหัสให้เป็นมาตรฐานสม่ำเสมอ

ตัดสินใจเลือกรูปแบบรหัสแล้วใช้ตามนั้น คุณอาจเลือกใช้ "FIN-2023-07" (แผนก ปี และหมายเลขโครงการ) เพื่อติดตามฝ่ายการเงิน โครงการในปี 2023 และโครงการหมายเลข 7 เลือกโครงสร้างที่ตีความได้ง่ายเพียงกวาดตามองและใช้ให้เป็นมาตรฐานสม่ำเสมอ อย่าใช้ตัวย่อที่ไม่เป็นมาตรฐานหรือใช้โค้ดที่มีความยาวต่างกัน วิธีนี้จะช่วยให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลใบแจ้งหนี้ทำงานได้เป็นระเบียบอยู่เสมอ

จัดทำคู่มือการกำหนดรหัสพร้อมด้วยตัวอย่างจริง

ทำมากกว่าแค่มีรายการรหัสและหมวดหมู่ในเอกสารประกอบของคุณ ให้ใช้สถานการณ์ตัวอย่างที่แสดงให้เห็นว่าควรนําโค้ดไปใช้อย่างไร และใช้ตัวอย่างจริงจากธุรกิจของคุณ (หากเป็นไปได้) ตัวอย่างเช่น แสดงวิธีกำหนดรหัสค่าใช้จ่ายทางการตลาดที่ใช้ร่วมกันระหว่างแคมเปญออนไลน์และออฟไลน์ หรือค่าใช้จ่ายที่ฝ่ายขายและฝ่ายสนับสนุนลูกค้าใช้ร่วมกัน นอกจากนี้ ให้มีส่วน "ข้อผิดพลาดที่่พบบ่อย" ที่เตือนถึงข้อผิดพลาดที่คนมักจะทําและเสนอวิธีหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาในการฝึกอบรมและตอบคําถามได้มากในภายหลัง

ผสานการทํางานกับระบบการบัญชีของคุณและใช้ระบบอัตโนมัติในส่วนที่ทําได้

ระบบบัญชีส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณตั้งค่าช่องข้อมูลเองได้ ดังนั้นควรป้อนรหัสของคุณในลักษณะที่ผสานการทำงานกับแพลตฟอร์มของคุณได้ง่าย ใช้ระบบอัตโนมัติเท่าที่จะทำได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้รหัสเดียวกันเสมอกับผู้ขายบางราย ให้สร้างกฎที่ใช้รหัสนั้นโดยอัตโนมัติ เพิ่มข้อความเตือนแบบมีเงื่อนไขเพื่อแจ้งความไม่สอดคล้องกัน (เช่น ขาดรหัสของศูนย์ต้นทุน) เพื่อลดการแก้ไขด้วยตนเอง

ตรวจสอบและปรับเปลี่ยนทุกๆ สองสามเดือน

กําหนดเวลาตรวจสอบทุกๆ สองสามเดือนเพื่อประเมินการทํางานของระบบ สํารวจตัวอย่างใบแจ้งหนี้ที่ใส่รหัสแล้วเพื่อระบุหาความไม่สอดคล้องหรือปัญหาต่างๆ การตรวจสอบเป็นประจําจะช่วยให้คุณตรวจพบปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และช่วยให้มั่นใจว่ารหัสยังคงใช้งานได้เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นหรือมีการเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้ให้รับข้อเสนอแนะจากทีมงานฝ่ายการเงินและฝ่ายปฏิบัติการของคุณเกี่ยวกับการปรับเปลี่ยนใดๆ ที่จะทําให้ระบบทํางานได้ดีขึ้นสําหรับงานประจําวัน

Invoice coding standards and common formats

To create a clear, functional invoice coding system, you need to establish codes that are easy to use, consistent, and fit your requirements. Here’s an overview of common approaches to invoice coding and some practical tips for making these systems work.

Alphanumeric code structure

Many businesses create codes that make sense at a glance by combining letters and numbers. They often use letters to indicate the department (e.g., “FIN” for finance, “MKT” for marketing) and numbers for specific expense categories or projects. This structure makes it intuitive for anyone to interpret the codes. For example, the format might be {DEPT}-{SUBCATEGORY}, where “FIN-1001” represents a finance expense under the “1001” expense category.

Hierarchical codes

Hierarchical codes break down costs by layer of detail. They’re especially useful when you need to track costs within a main category but still want to see specifics, such as a project ID or a particular expense type. The general format might be {TOP LEVEL}-{PROJECT ID}-{SPECIFIC ITEM}. For instance, in the code “IT-23-HARD,” “IT” represents the IT department, “23” indicates the project ID, and “HARD” denotes hardware purchases.

Numeric account codes

Businesses with detailed accounting practices typically use numeric codes that directly correspond with the general ledger. These codes often follow a format that goes from a broad category to specific details, making it straightforward to track expenses down to the item. The format might look like this: {MAIN CATEGORY}-{SUBCATEGORY}-{ITEM OR LOCATION}. For example, the code “1000-50-01” could be translated as follows: “1000” represents general operating expenses, “50” is a subcategory (e.g., office supplies), and “01” indicates a location or specific item.

Department and date-based codes

Codes that link expenses to a department and a date are great for tracking ongoing or project-based work across different time periods. With a date-based code, you can easily spot costs by month or quarter to help with budgeting. The general format could be {DEPT}-{YYYMM} (e.g., FIN-202304, OPS-202312). For instance, “HR-202311” could represent an HR-related cost incurred in November 2023.

Project-specific codes

Project-specific codes let you tie costs directly to specific projects or clients. This helps keep project budgets organized and makes it easier to see where money is being spent within each project. The structure might look like this: {PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE} (e.g., PROJ07-LABOR, EVENT20-DECOR). For example, in “CLNT12-TRV,” “CLNT12” might represent the client or project ID and “TRV” might represent travel expenses.

Cost center codes

Cost center codes are a way for larger companies or those with multiple business units to track spending across different areas. This system works well if you need to monitor expenses by unit, location, or even other business functions. The general format could be {REGION}-{DEPARTMENT} (e.g., EU-WEST-SALES, APAC-ENG). For instance, in the code “US-NY-HR,” you could interpret “US” as the country, “NY” as the state, and “HR” as the department.

Location-based codes for multisite companies

If you have multiple locations, adding a location identifier to your codes can help you track where spending is happening geographically. This can be useful for understanding how costs are distributed across different sites. The general format might be {LOCATION}-{FACILITY}-{EXPENSE TYPE} (e.g., LA-OFF-SUPPLIES, TX-WH02-EQUIP). For example, “NY-WH01-SUP” could be translated as follows: “NY” represents New York, “WH01” is warehouse No. 1, and “SUP” stands for supplies.

Hybrid coding systems

Some businesses employ a combination of all of the above, especially if they have complex tracking needs. A hybrid system might involve a project, department, and item type in one code. This lets you capture multiple layers of information without creating separate fields for each. The format might look like this: {DEPT}-{YEAR}-{PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE}. For instance, in “MKT-2023-07-TRV,” you might interpret “MKT” as marketing, “2023” as the year, “07” as a specific project, and “TRV” as travel.