Wenn sie richtig gemacht wird, ist die Rechnungscodierung ein Werkzeug, mit dem Ihre Abläufe reibungsloser ablaufen. Wenn Sie ein großes Transaktionsvolumen verwalten oder abteilungs-, projekt- oder kundenübergreifend Transparenz benötigen, kann ein gut organisiertes Codierungssystem für Rechnungen Klarheit und Kontrolle bieten. Über die reine Kategorisierung von Ausgaben hinaus hilft Ihnen die Rechnungscodierung dabei, die Ausgaben zu verfolgen, unterstützt eine genaue Budgetierung und vereinfacht die Steuerberichterstattung und die Compliance, da Sie immer bereit sind, mit vertrauenswürdigen Daten zu antworten.

Im Folgenden wird erörtert, was Sie über die Rechnungscodierung wissen müssen: was sie ist, warum sie wichtig ist und wie Sie ein System entwickeln, das mit Ihrem Unternehmen wächst.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist Rechnungscodierung?
  
• So erstellen Sie ein Rechnungscodierungssystem für Ihr Unternehmen
  
• Rechnungscodierungsstandards und gängige Formate
  

Was ist Rechnungscodierung?

Bei der Rechnungscodierung werden verschiedene Artikel, Dienstleistungen oder Abbuchungen auf einer Rechnung mit bestimmten Codes versehen. Diese Codes werden in der Regel an das Buchhaltungssystem eines Unternehmens angepasst und erleichtern die Nachverfolgung, Kategorisierung und Berichterstattung von Ausgaben. Sie ist gängige Praxis für Finanz- und Buchhaltungsteams und hilft ihnen, Rechnungen effizienter zu verarbeiten, Kosten genau auf die Abteilungen zu verteilen und alles korrekt zu erfassen.

Es gibt verschiedene Arten von Codes, die verwendet werden können, z. B.:

• Kontocodes, die identifizieren, welche Ausgaben sich auf welches Hauptbuch beziehen (z. B. Büromaterial, Reisen, Nebenkosten)

• Projekt- oder Auftragscodes, um Ausgaben direkt mit bestimmten Projekten oder Kundinnen/Kunden zu verknüpfen

• Abteilungscodes, die Kosten der entsprechenden internen Abteilung zuordnen

• Kostenstellencodes für eine detailliertere Nachverfolgung, insbesondere in größeren Organisationen mit mehreren Einheiten oder Abteilungen

So erstellen Sie ein Rechnungscodierungssystem für Ihr Unternehmen

Jedes Unternehmen sollte ein Rechnungscodierungssystem erstellen, das seinen spezifischen Anforderungen entspricht. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr eigenes System erstellen können.

Beginnen Sie mit einer Ausgabenanalyse

Beginnen Sie damit, einen genauen Blick auf Ihre tatsächlichen Ausgabendaten der letzten ein oder zwei Jahre zu werfen. Prüfen Sie, welche Kosten regelmäßig anfallen, welche nur für bestimmte Projekte gelten und wo die Kostenzuordnung schwierig wird. Diese Überprüfung zeigt genau, welche Kategorien in das System integriert werden müssen, und hilft Ihnen, das Hinzufügen zusätzlicher, unnötiger Ebenen zu vermeiden.

Kategorien zum Kontenplan zuordnen

Erstellen Sie eine Reihe von Kategorien, die direkt mit dem Kontenplan Ihres Unternehmens verknüpft sind. Erstellen Sie sowohl übergeordnete Kategorien wie „Marketing“ und „Verwaltung“ als auch Unterkategorien für eine detailliertere Nachverfolgung. Beispielsweise könnten Sie innerhalb des Bereichs „Marketing“ Codes für „Werbung“, „Erstellung von Inhalten“ und „Veranstaltungen“ erstellen. Auf diese Weise können Sie bestimmte Ausgabentypen erfassen, ohne dass Ihr System mit zu vielen Umsatzkategorien unhandlich wird.

Projektcodes erstellen

Wenn Sie an Kundenprojekten oder größeren Initiativen arbeiten, benötigen Sie Projektcodes, die über „Projekt 1“ oder „Kunde A“ hinausgehen. Entwerfen Sie eine Struktur, mit der Projektdetails nach Phasen oder Arten von Aktivitäten nachverfolgt werden können. Ein Code wie „CLX-2023-01-PH1“ könnte beispielsweise bedeuten, dass es sich um das Projekt von Kunde/Kundin X handelt, das im Jahr 2023 begonnen hat, die Projektnummer 1 hat und sich in Phase 1 befindet. Auf diese Weise können Sie bestimmte Projektphasen untersuchen, was für die Abrechnung mit Kundinnen und Kunden, die Verfolgung der Rentabilität pro Projekt und die Analyse der Kosten in Echtzeit hilfreich ist.

Abteilungscodes nach Zuständigkeit zuweisen

Die Zuweisung von Codes zu Abteilungen klingt einfach, es ist jedoch ratsam, diese nicht nur an Abteilungsnamen, sondern auch an Verantwortungsbereiche anzupassen. Wenn die Vertriebs- und Marketingteams dasselbe Budget für eine Kampagne verwenden, sollte der Code angeben, welches Team letztendlich für das Budget verantwortlich ist: beispielsweise „MKT-ONLINE“ gegenüber „MKT-OFFLINE“ für digitale gegenüber Offline-Kampagnen, die dem Marketingteam gehören. Durch diese Klarheit können Zuordnungsfehler minimiert werden und es wird deutlich, wer für die einzelnen Posten verantwortlich ist.

Regionale Kostenstellen dort einsetzen, wo sie benötigt werden

Wenn Ihr Unternehmen an mehreren Standorten tätig ist, richten Sie Regionalcodes ein, die sowohl Details zum Standort als auch zu den Geschäftsbereichen erfassen. Beispielsweise macht „US-NW-SALES“ deutlich, dass Sie sich auf die Vertriebsabteilung in der Region Nordwesten der USA beziehen. Legen Sie spezifische Richtlinien fest, wann diese regionalen Codes erforderlich sind, z. B. für lokalisierte Projekte oder regionsspezifische Ausgaben, damit Ihr System nicht zu unübersichtlich wird.

Konsistente Codierung

Entscheiden Sie sich für ein Codierungsformat und halten Sie sich daran. Sie könnten beispielsweise „FIN-2023-07“ (Abteilung, Jahr und Projektnummer) verwenden, um die Finanzabteilung, ein Projekt im Jahr 2023 und das Projekt Nr. 7 zu verfolgen. Wählen Sie eine Struktur, die auf einen Blick leicht zu verstehen ist, und halten Sie sich daran. Verwenden Sie keine nicht standardisierten Abkürzungen und variieren Sie nicht die Länge des Codes. Auf diese Weise wird es für alle, die an der Bearbeitung von Rechnungen beteiligt sind, viel einfacher, den Überblick zu behalten.

Leitfaden für die Codierung mit Beispielen aus der Praxis erstellen

Listen Sie in Ihrer Dokumentation mehr als nur Codes und Kategorien auf. Verwenden Sie Beispielszenarien, die veranschaulichen, wie die Codes angewendet werden sollten. Verwenden Sie nach Möglichkeit reale Beispiele aus Ihrem Unternehmen. Zeigen Sie beispielsweise, wie Marketingausgaben zwischen Online- und Offline-Kampagnen oder Kosten zwischen Vertrieb und Kundensupport codiert werden. Fügen Sie außerdem einen Abschnitt „Häufige Fehler“ hinzu, in dem Sie Fehler aufzeigen, die häufig auftreten, und Möglichkeiten zu deren Vermeidung anbieten. Dies spart später viel Zeit bei Schulungen und Fragen.

Integration in Ihr Buchhaltungssystem und Automatisierung, wo immer möglich

Bei den meisten Buchhaltungssystemen können Sie nutzerdefinierte Felder einrichten. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Codes so eingegeben werden, dass sie sich problemlos in Ihre Plattform integrieren lassen. Automatisieren Sie, wo immer möglich. Wenn Sie z. B. immer denselben Code für einen bestimmten Lieferanten verwenden, erstellen Sie eine Regel, die ihn automatisch anwendet. Fügen Sie bedingte Eingabeaufforderungen hinzu, um Inkonsistenzen zu kennzeichnen (z. B. einen fehlenden Kostenstellencode), um manuelle Korrekturen zu reduzieren.

Alle paar Monate Prüfungen und Anpassungen durchführen

Planen Sie alle paar Monate eine Überprüfung, um zu beurteilen, wie das System funktioniert. Untersuchen Sie eine Stichprobe codierter Rechnungen, um Unstimmigkeiten oder Probleme zu erkennen. Regelmäßige Überprüfungen helfen Ihnen, Probleme frühzeitig zu erkennen und sicherzustellen, dass die Codes relevant bleiben, wenn das Unternehmen wächst oder sich verändert. Holen Sie auch Feedback von Ihren Finanz- und Betriebsteams zu allen Anpassungen ein, mit denen das System für ihre täglichen Aufgaben besser funktioniert.

Invoice coding standards and common formats

To create a clear, functional invoice coding system, you need to establish codes that are easy to use, consistent, and fit your requirements. Here’s an overview of common approaches to invoice coding and some practical tips for making these systems work.

Alphanumeric code structure

Many businesses create codes that make sense at a glance by combining letters and numbers. They often use letters to indicate the department (e.g., “FIN” for finance, “MKT” for marketing) and numbers for specific expense categories or projects. This structure makes it intuitive for anyone to interpret the codes. For example, the format might be {DEPT}-{SUBCATEGORY}, where “FIN-1001” represents a finance expense under the “1001” expense category.

Hierarchical codes

Hierarchical codes break down costs by layer of detail. They’re especially useful when you need to track costs within a main category but still want to see specifics, such as a project ID or a particular expense type. The general format might be {TOP LEVEL}-{PROJECT ID}-{SPECIFIC ITEM}. For instance, in the code “IT-23-HARD,” “IT” represents the IT department, “23” indicates the project ID, and “HARD” denotes hardware purchases.

Numeric account codes

Businesses with detailed accounting practices typically use numeric codes that directly correspond with the general ledger. These codes often follow a format that goes from a broad category to specific details, making it straightforward to track expenses down to the item. The format might look like this: {MAIN CATEGORY}-{SUBCATEGORY}-{ITEM OR LOCATION}. For example, the code “1000-50-01” could be translated as follows: “1000” represents general operating expenses, “50” is a subcategory (e.g., office supplies), and “01” indicates a location or specific item.

Department and date-based codes

Codes that link expenses to a department and a date are great for tracking ongoing or project-based work across different time periods. With a date-based code, you can easily spot costs by month or quarter to help with budgeting. The general format could be {DEPT}-{YYYMM} (e.g., FIN-202304, OPS-202312). For instance, “HR-202311” could represent an HR-related cost incurred in November 2023.

Project-specific codes

Project-specific codes let you tie costs directly to specific projects or clients. This helps keep project budgets organized and makes it easier to see where money is being spent within each project. The structure might look like this: {PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE} (e.g., PROJ07-LABOR, EVENT20-DECOR). For example, in “CLNT12-TRV,” “CLNT12” might represent the client or project ID and “TRV” might represent travel expenses.

Cost center codes

Cost center codes are a way for larger companies or those with multiple business units to track spending across different areas. This system works well if you need to monitor expenses by unit, location, or even other business functions. The general format could be {REGION}-{DEPARTMENT} (e.g., EU-WEST-SALES, APAC-ENG). For instance, in the code “US-NY-HR,” you could interpret “US” as the country, “NY” as the state, and “HR” as the department.

Location-based codes for multisite companies

If you have multiple locations, adding a location identifier to your codes can help you track where spending is happening geographically. This can be useful for understanding how costs are distributed across different sites. The general format might be {LOCATION}-{FACILITY}-{EXPENSE TYPE} (e.g., LA-OFF-SUPPLIES, TX-WH02-EQUIP). For example, “NY-WH01-SUP” could be translated as follows: “NY” represents New York, “WH01” is warehouse No. 1, and “SUP” stands for supplies.

Hybrid coding systems

Some businesses employ a combination of all of the above, especially if they have complex tracking needs. A hybrid system might involve a project, department, and item type in one code. This lets you capture multiple layers of information without creating separate fields for each. The format might look like this: {DEPT}-{YEAR}-{PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE}. For instance, in “MKT-2023-07-TRV,” you might interpret “MKT” as marketing, “2023” as the year, “07” as a specific project, and “TRV” as travel.