Quando bem feita, a codificação de faturas é uma ferramenta que pode facilitar a execução das suas operações. Se você gerencia um grande volume de transações ou precisa de visibilidade entre departamentos, projetos ou clientes, um sistema de codificação de faturas bem organizado pode oferecer clareza e controle. Além de categorizar despesas, a codificação de faturas ajuda a controlar gastos, permite orçamentos precisos e simplifica a declaração e a conformidade dos impostos, pois você está sempre pronto para responder com dados confiáveis.

Abaixo, discutiremos o que você precisa saber sobre a codificação de faturas: o que é, por que é importante e como projetar um sistema que seja dimensionado com a sua empresa.

Neste artigo:

• O que é codificação de faturas?
  
• Como criar um sistema de codificação de faturas para a sua empresa
  
• Padrões de codificação de faturas e formatos comuns
  

O que é codificação de faturas?

A codificação de faturas envolve a marcação de diferentes itens, serviços ou cobranças em uma fatura com códigos específicos. Normalmente, esses códigos são personalizados de acordo com o sistema contábil da empresa e facilitam o acompanhamento, a categorização e o relatório de despesas. É uma prática padrão para equipes de finanças e contabilidade e ajuda a processar faturas com mais eficiência, alocar custos entre departamentos com precisão e registrar tudo corretamente.

Há vários tipos de códigos que podem ser usados, incluindo:

• Códigos de conta que identificam quais despesas estão relacionadas a qual livro-razão (por exemplo, material de escritório, viagens, serviços públicos)

• Códigos de projeto ou trabalho para conectar diretamente as despesas a projetos ou clientes específicos

• Códigos de departamento que alocam custos para o departamento interno apropriado

• Códigos de centro de custo para rastreamento mais detalhado, especialmente em organizações maiores com várias unidades ou divisões

Como criar um sistema de codificação de faturas para a sua empresa

Toda empresa deve criar um sistema de codificação de faturas que atenda às suas necessidades específicas. Veja como criar seu próprio sistema.

Comece com uma análise de despesas

Comece examinando de perto seus dados de despesas reais nos últimos dois anos. Verifique quais custos aparecem regularmente, quais são exclusivos de determinados projetos e onde a alocação de custos fica complicada. Esta revisão mostrará exatamente quais categorias precisam ser incorporadas ao sistema e ajudará você a evitar a adição de camadas extras e desnecessárias.

Mapeie as categorias no plano de contas

Crie um conjunto de categorias que se vinculem diretamente ao plano de contas da sua empresa. Crie categorias de nível superior, como "Marketing" e "Administração", e subcategorias para um acompanhamento mais detalhado. Por exemplo, em "Marketing", você pode criar códigos para "Publicidade", "Criação de conteúdo" e "Eventos". Isso permite capturar tipos de despesas específicos sem tornar seu sistema difícil com muitas categorias de primeira linha.

Crie códigos de projeto

Se estiver trabalhando em projetos de clientes ou iniciativas maiores, você precisará de códigos de projeto que vão além de apenas "Projeto 1" ou "Cliente A". Crie uma estrutura que possa controlar os detalhes do projeto por fases ou tipos de atividade. Por exemplo, um código como "CLX-2023-01-F1" poderia informar que este é o projeto do Cliente X que começou em 2023, é o projeto nº 1 e está na Fase 1. Dessa forma, você pode examinar fases específicas do projeto, o que é útil para cobrar clientes, acompanhar a lucratividade por projeto e analisar os custos em tempo real.

Aloque códigos de departamento com base na responsabilidade

Atribuir códigos a departamentos parece simples, mas é inteligente alinhá-los com centros de responsabilidade, não apenas nomes de departamentos. Se as equipes de vendas e marketing usarem o mesmo orçamento para uma campanha, o código deve indicar qual equipe é responsável pelo orçamento: por exemplo, "MKT-ONLINE" vs. "MKT-OFFLINE" para campanhas digitais versus offline de propriedade da equipe de marketing. Essa clareza pode minimizar erros de alocação e deixar claro quem é responsável por cada item de linha.

Use centros de custo regionais onde forem necessários

Se sua empresa opera em vários locais, configure códigos regionais que capturem os detalhes da localização e da unidade de negócios. Por exemplo, "EUA-NO-VENDAS" deixa claro que você está se referindo ao departamento de vendas na região Noroeste dos EUA. Defina diretrizes específicas sobre quando esses códigos regionais são necessários, como para projetos localizados ou gastos específicos da região, para que seu sistema não fique muito confuso.

Seja consistente com sua codificação

Decida sobre um formato de codificação e mantenha-o. Você pode usar "FIN-2023-07" (departamento, ano e número do projeto) para acompanhar o departamento financeiro, um projeto em 2023 e o projeto nº 7. Escolha uma estrutura que seja fácil de interpretar rapidamente e seja consistente. Não use abreviações não padronizadas nem varie o comprimento do código. Dessa forma, ficará muito mais fácil para todos os envolvidos no processamento de faturas se organizarem.

Escreva um guia de codificação com exemplos do mundo real

Vá além de listar códigos e categorias em sua documentação. Use exemplos que ilustrem como os códigos devem ser aplicados e, se possível, use exemplos reais da sua empresa. Por exemplo, mostre como codificar um gasto de marketing compartilhado entre campanhas online e offline ou um custo compartilhado entre vendas e suporte ao cliente. Além disso, inclua uma seção de "erros comuns" que sinaliza os erros que as pessoas tendem a cometer e oferece maneiras de evitá-los. Isso economizará muito tempo no treinamento e perguntas mais tarde.

Integre seu sistema contábil e automatize o que puder

A maioria dos sistemas de contabilidade permite configurar campos personalizados, de forma a assegurar que os códigos sejam inseridos de uma forma que se integre facilmente à sua plataforma. Automatize sempre que possível. Por exemplo, se você sempre usa o mesmo código para um determinado fornecedor, crie uma regra que o aplique automaticamente. Adicione prompts condicionais para sinalizar inconsistências (por exemplo, falta um código de centro de custo) para reduzir as correções manuais.

Audite e ajuste uma vez a cada poucos meses

Agende uma verificação regular para avaliar o funcionamento do sistema. Pesquise uma amostra de faturas codificadas para identificar inconsistências ou problemas. Revisões regulares ajudam a detectar problemas precocemente e a garantir que os códigos permaneçam relevantes à medida que a empresa cresce ou muda. Além disso, obtenha feedback das equipes de finanças e operações sobre quaisquer ajustes que façam o sistema funcionar melhor para suas tarefas diárias.

Invoice coding standards and common formats

To create a clear, functional invoice coding system, you need to establish codes that are easy to use, consistent, and fit your requirements. Here’s an overview of common approaches to invoice coding and some practical tips for making these systems work.

Alphanumeric code structure

Many businesses create codes that make sense at a glance by combining letters and numbers. They often use letters to indicate the department (e.g., “FIN” for finance, “MKT” for marketing) and numbers for specific expense categories or projects. This structure makes it intuitive for anyone to interpret the codes. For example, the format might be {DEPT}-{SUBCATEGORY}, where “FIN-1001” represents a finance expense under the “1001” expense category.

Hierarchical codes

Hierarchical codes break down costs by layer of detail. They’re especially useful when you need to track costs within a main category but still want to see specifics, such as a project ID or a particular expense type. The general format might be {TOP LEVEL}-{PROJECT ID}-{SPECIFIC ITEM}. For instance, in the code “IT-23-HARD,” “IT” represents the IT department, “23” indicates the project ID, and “HARD” denotes hardware purchases.

Numeric account codes

Businesses with detailed accounting practices typically use numeric codes that directly correspond with the general ledger. These codes often follow a format that goes from a broad category to specific details, making it straightforward to track expenses down to the item. The format might look like this: {MAIN CATEGORY}-{SUBCATEGORY}-{ITEM OR LOCATION}. For example, the code “1000-50-01” could be translated as follows: “1000” represents general operating expenses, “50” is a subcategory (e.g., office supplies), and “01” indicates a location or specific item.

Department and date-based codes

Codes that link expenses to a department and a date are great for tracking ongoing or project-based work across different time periods. With a date-based code, you can easily spot costs by month or quarter to help with budgeting. The general format could be {DEPT}-{YYYMM} (e.g., FIN-202304, OPS-202312). For instance, “HR-202311” could represent an HR-related cost incurred in November 2023.

Project-specific codes

Project-specific codes let you tie costs directly to specific projects or clients. This helps keep project budgets organized and makes it easier to see where money is being spent within each project. The structure might look like this: {PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE} (e.g., PROJ07-LABOR, EVENT20-DECOR). For example, in “CLNT12-TRV,” “CLNT12” might represent the client or project ID and “TRV” might represent travel expenses.

Cost center codes

Cost center codes are a way for larger companies or those with multiple business units to track spending across different areas. This system works well if you need to monitor expenses by unit, location, or even other business functions. The general format could be {REGION}-{DEPARTMENT} (e.g., EU-WEST-SALES, APAC-ENG). For instance, in the code “US-NY-HR,” you could interpret “US” as the country, “NY” as the state, and “HR” as the department.

Location-based codes for multisite companies

If you have multiple locations, adding a location identifier to your codes can help you track where spending is happening geographically. This can be useful for understanding how costs are distributed across different sites. The general format might be {LOCATION}-{FACILITY}-{EXPENSE TYPE} (e.g., LA-OFF-SUPPLIES, TX-WH02-EQUIP). For example, “NY-WH01-SUP” could be translated as follows: “NY” represents New York, “WH01” is warehouse No. 1, and “SUP” stands for supplies.

Hybrid coding systems

Some businesses employ a combination of all of the above, especially if they have complex tracking needs. A hybrid system might involve a project, department, and item type in one code. This lets you capture multiple layers of information without creating separate fields for each. The format might look like this: {DEPT}-{YEAR}-{PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE}. For instance, in “MKT-2023-07-TRV,” you might interpret “MKT” as marketing, “2023” as the year, “07” as a specific project, and “TRV” as travel.