Lorsqu’il est bien fait, le codage des factures peut faciliter vos opérations. Si vous gérez un grand volume de transactions ou si vous avez besoin d’une visibilité sur l’ensemble des services, des projets ou des clients, optez pour un système de codage des factures bien organisé qui vous apportera clarté et contrôle. Au-delà de la simple catégorisation des dépenses, le codage des factures vous aide à suivre les dépenses, à établir un budget précis et à simplifier les déclarations et la conformité fiscales, car vous êtes toujours prêt à répondre avec des données fiables.

Dans cet article, nous présenterons ce vous devez savoir sur le codage des factures : en quoi ça consiste, pourquoi il est important et comment concevoir un système qui évolue avec votre entreprise.

Que contient cet article?

• Présentation du codage des factures
  
• Création d’un système de codage des factures pour votre entreprise
  
• Normes de codage des factures et formats courants
  

Présentation du codage des factures

Le codage des factures consiste à étiqueter les différents articles, services ou frais d’une facture avec des codes précis. Ces codes sont généralement personnalisés pour correspondre au système comptable d’une entreprise et faciliter le suivi, la catégorisation et la déclaration des dépenses. Il s’agit d’une pratique courante pour les équipes financières et comptables qui les aident à traiter les factures plus efficacement, à répartir les coûts avec précision entre les services et à tout enregistrer correctement.

Il existe plusieurs types de codes qui peuvent être utilisés, à savoir :

• Les codes de compte permettant d’identifier les dépenses relevant de tel ou tel grand livre (par exemple, fournitures de bureau, déplacements, services publics)

• Les codes de projet ou de tâche permettant de relier directement les dépenses à des projets ou à des clients particuliers

• Les codes de service qui répartissent les coûts entre les services internes appropriés

• Les codes des centres de coûts pour un suivi plus détaillé, en particulier dans les grandes organisations comptant plusieurs unités ou divisions

Création d’un système de codage des factures pour votre entreprise

Chaque entreprise doit créer un système de codage des factures qui répond à ses besoins propres. Découvrez comment créer votre propre système.

Commencer par une analyse des dépenses

Commencez par examiner de près les données de vos dépenses réelles au cours des deux dernières années. Vérifiez les coûts qui apparaissent régulièrement, ceux qui sont propres à certains projets et ceux pour lesquels la répartition devient délicate. Cet examen montrera exactement quelles catégories doivent être intégrées au système et vous aidera à éviter d’ajouter des couches supplémentaires et inutiles.

Faire correspondre les catégories au plan comptable

Créez un ensemble de catégories qui renvoient directement au plan comptable de votre entreprise. Créez des grandes catégories, telles que « Marketing » et « Admin », et des sous-catégories pour un suivi plus détaillé. Par exemple, dans « Marketing », vous pouvez créer des codes pour « Publicité », « Création de contenu » et « Événements ». Cela permet de saisir des types de dépenses précis sans alourdir le système avec un trop grand nombre de catégories générales.

Créer des codes de projet

Si vous travaillez sur des projets de clients ou des initiatives plus importantes, vous aurez besoin de codes de projet qui vont au-delà de « Projet 1 » ou « Client A ». Concevez une structure permettant de suivre les détails du projet par phase ou par type d’activité. Par exemple, un code tel que « CLX-2023-01-PH1 » pourrait indiquer qu’il s’agit de la phase 1 du projet n° 1 du client X, qui a débuté en 2023. Ainsi, vous pouvez suivre des phases précises du projet, ce qui est utile pour la facturation des clients, examiner la rentabilité par projet et analyser les coûts en temps réel.

Attribuer des codes de service en fonction de la responsabilité

L’attribution de codes aux services peut sembler simple, mais il est judicieux de les faire correspondre aux centres de responsabilité, et pas seulement aux noms des services. Si les équipes de vente et de marketing utilisent le même budget pour une campagne, le code doit préciser quelle équipe est responsable du budget ( par exemple, « MKT-ENLIGNE » et « MKT-HORSLIGNE » respectivement pour les campagnes numériques et hors ligne organisées par l’équipe du marketing). Cette façon de faire permet de réduire les erreurs d’affectation et d’indiquer clairement qui est responsable de chaque poste.

Utiliser les centres de coûts régionaux là où ils sont nécessaires

Si votre entreprise exerce ses activités à plusieurs endroits, définissez des codes régionaux qui rendent compte à la fois de l’emplacement et de l’unité opérationnelle. Par exemple, « CA-NO-VENTES » exprime clairement qu’il s’agit du service commercial de la région du nord-ouest du Canada. Définissez des directives précises sur les cas où ces codes régionaux sont nécessaires, par exemple pour des projets locaux ou des dépenses propres à une région, afin que le système ne soit pas trop encombré.

Respecter la cohérence du codage

Décidez d’un format de codage et respectez-le. Vous pouvez opter pour « FIN-2023-07 » (service, année et numéro de projet) pour le suivi du projet n° 7 de 2023 du service financier. Choisissez une structure facile à interpréter en un coup d’œil et faites preuve de cohérence. N’utilisez pas d’abréviations non standard et ne changez pas la longueur du code. Ainsi, il sera beaucoup plus facile pour toutes les personnes qui participent au traitement des factures de rester organisées.

Rédiger un guide de codage avec des exemples concrets

Ne vous contentez pas d’énumérer les codes et les catégories dans votre documentation. Utilisez des exemples de scénarios qui illustrent la façon dont les codes doivent être appliqués et utilisez des exemples réels de votre entreprise, si possible. Par exemple, montrez comment coder une dépense de marketing partagée entre les campagnes en ligne et hors ligne ou un coût partagé entre les ventes et le service d’assistance à la clientèle. Abordez également dans une section les « erreurs courantes » que les gens ont tendance à commettre et proposez des moyens de les éviter. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps sur la formation et réduirez les questions ultérieures.

Assurer l’intégration au système comptable et automatiser les processus le plus possible

La plupart des systèmes comptables vous permettent de définir des champs personnalisés, alors assurez-vous que vos codes sont saisis d’une manière qui s’intègre facilement à votre plateforme. Automatisez les opérations dans la mesure du possible. Par exemple, si vous utilisez toujours le même code pour un certain fournisseur, créez une règle qui l’applique automatiquement. Ajoutez des invites conditionnelles pour signaler les incohérences (par exemple, un code de centre de coûts manquant), afin de réduire les corrections manuelles.

Vérifier et ajuster une fois tous les deux ou trois mois

Planifiez une vérification tous les deux ou trois mois pour évaluer le fonctionnement du système. Examinez un échantillon de factures codées pour repérer les incohérences ou les problèmes. Des examens réguliers permettent de déceler rapidement les problèmes et de s’assurer que les codes restent pertinents au fur et à mesure que l’entreprise se développe ou évolue. Demandez également à vos équipes financières et opérationnelles de fournir leurs commentaires sur les ajustements qui permettraient d’améliorer le fonctionnement du système dans leurs tâches quotidiennes.

Invoice coding standards and common formats

To create a clear, functional invoice coding system, you need to establish codes that are easy to use, consistent, and fit your requirements. Here’s an overview of common approaches to invoice coding and some practical tips for making these systems work.

Alphanumeric code structure

Many businesses create codes that make sense at a glance by combining letters and numbers. They often use letters to indicate the department (e.g., “FIN” for finance, “MKT” for marketing) and numbers for specific expense categories or projects. This structure makes it intuitive for anyone to interpret the codes. For example, the format might be {DEPT}-{SUBCATEGORY}, where “FIN-1001” represents a finance expense under the “1001” expense category.

Hierarchical codes

Hierarchical codes break down costs by layer of detail. They’re especially useful when you need to track costs within a main category but still want to see specifics, such as a project ID or a particular expense type. The general format might be {TOP LEVEL}-{PROJECT ID}-{SPECIFIC ITEM}. For instance, in the code “IT-23-HARD,” “IT” represents the IT department, “23” indicates the project ID, and “HARD” denotes hardware purchases.

Numeric account codes

Businesses with detailed accounting practices typically use numeric codes that directly correspond with the general ledger. These codes often follow a format that goes from a broad category to specific details, making it straightforward to track expenses down to the item. The format might look like this: {MAIN CATEGORY}-{SUBCATEGORY}-{ITEM OR LOCATION}. For example, the code “1000-50-01” could be translated as follows: “1000” represents general operating expenses, “50” is a subcategory (e.g., office supplies), and “01” indicates a location or specific item.

Department and date-based codes

Codes that link expenses to a department and a date are great for tracking ongoing or project-based work across different time periods. With a date-based code, you can easily spot costs by month or quarter to help with budgeting. The general format could be {DEPT}-{YYYMM} (e.g., FIN-202304, OPS-202312). For instance, “HR-202311” could represent an HR-related cost incurred in November 2023.

Project-specific codes

Project-specific codes let you tie costs directly to specific projects or clients. This helps keep project budgets organized and makes it easier to see where money is being spent within each project. The structure might look like this: {PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE} (e.g., PROJ07-LABOR, EVENT20-DECOR). For example, in “CLNT12-TRV,” “CLNT12” might represent the client or project ID and “TRV” might represent travel expenses.

Cost center codes

Cost center codes are a way for larger companies or those with multiple business units to track spending across different areas. This system works well if you need to monitor expenses by unit, location, or even other business functions. The general format could be {REGION}-{DEPARTMENT} (e.g., EU-WEST-SALES, APAC-ENG). For instance, in the code “US-NY-HR,” you could interpret “US” as the country, “NY” as the state, and “HR” as the department.

Location-based codes for multisite companies

If you have multiple locations, adding a location identifier to your codes can help you track where spending is happening geographically. This can be useful for understanding how costs are distributed across different sites. The general format might be {LOCATION}-{FACILITY}-{EXPENSE TYPE} (e.g., LA-OFF-SUPPLIES, TX-WH02-EQUIP). For example, “NY-WH01-SUP” could be translated as follows: “NY” represents New York, “WH01” is warehouse No. 1, and “SUP” stands for supplies.

Hybrid coding systems

Some businesses employ a combination of all of the above, especially if they have complex tracking needs. A hybrid system might involve a project, department, and item type in one code. This lets you capture multiple layers of information without creating separate fields for each. The format might look like this: {DEPT}-{YEAR}-{PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE}. For instance, in “MKT-2023-07-TRV,” you might interpret “MKT” as marketing, “2023” as the year, “07” as a specific project, and “TRV” as travel.