Lorsqu’il est bien fait, le codage des factures peut faciliter vos opérations. Si vous gérez un grand volume de transactions ou si vous avez besoin d’une visibilité sur l’ensemble des services, des projets ou des clients, optez pour un système de codage des factures bien organisé qui vous apportera clarté et contrôle. Au-delà de la simple catégorisation des dépenses, le codage des factures vous aide à suivre les dépenses, à établir un budget précis et à simplifier les déclarations et la conformité fiscales, car vous êtes toujours prêt à répondre avec des données fiables.

Dans cet article, nous présenterons ce vous devez savoir sur le codage des factures : en quoi ça consiste, pourquoi il est important et comment concevoir un système qui évolue avec votre entreprise.

Que contient cet article?

• Présentation du codage des factures
  
• Création d’un système de codage des factures pour votre entreprise
  
• Normes de codage des factures et formats courants
  

Présentation du codage des factures

Le codage des factures consiste à étiqueter les différents articles, services ou frais d’une facture avec des codes précis. Ces codes sont généralement personnalisés pour correspondre au système comptable d’une entreprise et faciliter le suivi, la catégorisation et la déclaration des dépenses. Il s’agit d’une pratique courante pour les équipes financières et comptables qui les aident à traiter les factures plus efficacement, à répartir les coûts avec précision entre les services et à tout enregistrer correctement.

Il existe plusieurs types de codes qui peuvent être utilisés, à savoir :

• Les codes de compte permettant d’identifier les dépenses relevant de tel ou tel grand livre (par exemple, fournitures de bureau, déplacements, services publics)

• Les codes de projet ou de tâche permettant de relier directement les dépenses à des projets ou à des clients particuliers

• Les codes de service qui répartissent les coûts entre les services internes appropriés

• Les codes des centres de coûts pour un suivi plus détaillé, en particulier dans les grandes organisations comptant plusieurs unités ou divisions

Création d’un système de codage des factures pour votre entreprise

Chaque entreprise doit créer un système de codage des factures qui répond à ses besoins propres. Découvrez comment créer votre propre système.

Commencer par une analyse des dépenses

Commencez par examiner de près les données de vos dépenses réelles au cours des deux dernières années. Vérifiez les coûts qui apparaissent régulièrement, ceux qui sont propres à certains projets et ceux pour lesquels la répartition devient délicate. Cet examen montrera exactement quelles catégories doivent être intégrées au système et vous aidera à éviter d’ajouter des couches supplémentaires et inutiles.

Faire correspondre les catégories au plan comptable

Créez un ensemble de catégories qui renvoient directement au plan comptable de votre entreprise. Créez des grandes catégories, telles que « Marketing » et « Admin », et des sous-catégories pour un suivi plus détaillé. Par exemple, dans « Marketing », vous pouvez créer des codes pour « Publicité », « Création de contenu » et « Événements ». Cela permet de saisir des types de dépenses précis sans alourdir le système avec un trop grand nombre de catégories générales.

Créer des codes de projet

Si vous travaillez sur des projets de clients ou des initiatives plus importantes, vous aurez besoin de codes de projet qui vont au-delà de « Projet 1 » ou « Client A ». Concevez une structure permettant de suivre les détails du projet par phase ou par type d’activité. Par exemple, un code tel que « CLX-2023-01-PH1 » pourrait indiquer qu’il s’agit de la phase 1 du projet n° 1 du client X, qui a débuté en 2023. Ainsi, vous pouvez suivre des phases précises du projet, ce qui est utile pour la facturation des clients, examiner la rentabilité par projet et analyser les coûts en temps réel.

Attribuer des codes de service en fonction de la responsabilité

L’attribution de codes aux services peut sembler simple, mais il est judicieux de les faire correspondre aux centres de responsabilité, et pas seulement aux noms des services. Si les équipes de vente et de marketing utilisent le même budget pour une campagne, le code doit préciser quelle équipe est responsable du budget ( par exemple, « MKT-ENLIGNE » et « MKT-HORSLIGNE » respectivement pour les campagnes numériques et hors ligne organisées par l’équipe du marketing). Cette façon de faire permet de réduire les erreurs d’affectation et d’indiquer clairement qui est responsable de chaque poste.

Utiliser les centres de coûts régionaux là où ils sont nécessaires

Si votre entreprise exerce ses activités à plusieurs endroits, définissez des codes régionaux qui rendent compte à la fois de l’emplacement et de l’unité opérationnelle. Par exemple, « CA-NO-VENTES » exprime clairement qu’il s’agit du service commercial de la région du nord-ouest du Canada. Définissez des directives précises sur les cas où ces codes régionaux sont nécessaires, par exemple pour des projets locaux ou des dépenses propres à une région, afin que le système ne soit pas trop encombré.

Respecter la cohérence du codage

Décidez d’un format de codage et respectez-le. Vous pouvez opter pour « FIN-2023-07 » (service, année et numéro de projet) pour le suivi du projet n° 7 de 2023 du service financier. Choisissez une structure facile à interpréter en un coup d’œil et faites preuve de cohérence. N’utilisez pas d’abréviations non standard et ne changez pas la longueur du code. Ainsi, il sera beaucoup plus facile pour toutes les personnes qui participent au traitement des factures de rester organisées.

Rédiger un guide de codage avec des exemples concrets

Ne vous contentez pas d’énumérer les codes et les catégories dans votre documentation. Utilisez des exemples de scénarios qui illustrent la façon dont les codes doivent être appliqués et utilisez des exemples réels de votre entreprise, si possible. Par exemple, montrez comment coder une dépense de marketing partagée entre les campagnes en ligne et hors ligne ou un coût partagé entre les ventes et le service d’assistance à la clientèle. Abordez également dans une section les « erreurs courantes » que les gens ont tendance à commettre et proposez des moyens de les éviter. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps sur la formation et réduirez les questions ultérieures.

Assurer l’intégration au système comptable et automatiser les processus le plus possible

La plupart des systèmes comptables vous permettent de définir des champs personnalisés, alors assurez-vous que vos codes sont saisis d’une manière qui s’intègre facilement à votre plateforme. Automatisez les opérations dans la mesure du possible. Par exemple, si vous utilisez toujours le même code pour un certain fournisseur, créez une règle qui l’applique automatiquement. Ajoutez des invites conditionnelles pour signaler les incohérences (par exemple, un code de centre de coûts manquant), afin de réduire les corrections manuelles.

Vérifier et ajuster une fois tous les deux ou trois mois

Planifiez une vérification tous les deux ou trois mois pour évaluer le fonctionnement du système. Examinez un échantillon de factures codées pour repérer les incohérences ou les problèmes. Des examens réguliers permettent de déceler rapidement les problèmes et de s’assurer que les codes restent pertinents au fur et à mesure que l’entreprise se développe ou évolue. Demandez également à vos équipes financières et opérationnelles de fournir leurs commentaires sur les ajustements qui permettraient d’améliorer le fonctionnement du système dans leurs tâches quotidiennes.

Normes de codage des factures et formats courants

Pour créer un système de codification des factures clair et fonctionnel, vous devez établir des codes faciles à utiliser, cohérents et adaptés à vos besoins. Voici un aperçu des approches courantes de codage des factures ainsi que quelques conseils pratiques pour rendre ces systèmes efficaces.

Structure du code alphanumérique

De nombreuses entreprises créent des codes faciles à comprendre au premier coup d’œil en combinant des lettres et des chiffres. Elles utilisent souvent des lettres pour indiquer le service (par exemple « FIN » pour le service financier, « MKT » pour le service marketing) et des chiffres pour désigner des catégories de dépenses ou des projets précis. Cette structure permet à toute personne d’interpréter les codes de manière intuitive. Par exemple, le format peut être [DEPT]-[SUBCATEGORY], avec « FIN-1001 » qui représente une dépense du service financier dans la catégorie de dépenses « 1001 ».

Codes hiérarchiques

Les codes hiérarchiques répartissent les coûts par niveau de détail. Ils sont particulièrement utiles lorsque vous devez suivre les coûts au sein d’une catégorie principale, mais que vous souhaitez tout de même voir des détails, tels qu’un identifiant de projet ou un type de dépense particulier. Le format général peut être [TOP LEVEL]-[PROJECT ID]-[SPECIFIC ITEM]. Par exemple, dans le code « IT-23-HARD », « IT » indique le service informatique, « 23 » indique l’identifiant du projet et « HARD » représente les achats de matériel.

Codes de compte numériques

Les entreprises ayant des pratiques comptables détaillées utilisent généralement des codes numériques qui se rapportent directement au grand livre comptable. Ces codes suivent souvent une structure allant d’une catégorie générale vers des détails plus précis, ce qui permet de suivre facilement les dépenses jusqu’à l’article concerné. Le format peut ressembler à ceci : [MAIN CATEGORY]-[SUBCATEGORY]-[ITEM OR LOCATION]. Par exemple, le code « 1000-50-01 » peut se traduire comme suit : « 1000 » représente les frais généraux d’exploitation, « 50 » est une sous-catégorie (p. ex., fournitures de bureau) et « 01 » indique un emplacement ou un article précis.

Codes par service et par date

Les codes qui relient les dépenses à un service et à une date sont très utiles pour suivre des travaux continus ou des projets sur différentes périodes. Avec un code par date, vous pouvez facilement repérer les coûts par mois ou par trimestre, ce qui facilite la planification budgétaire. Le format général peut être [DEPT]-YYYMM. À titre d’illustration, « HR-202311 » peut représenter une dépense liée aux RH engagée en novembre 2023.

Codes propres au projet

Les codes propres à chaque projet vous permettent d’associer les coûts directement à des projets ou des clients précis. Cela permet de maintenir l’organisation des budgets de projet et de savoir plus facilement à quelles fins l’argent est dépensé dans le cadre de chaque projet. La structure peut ressembler à ceci : [PROJECT ID]-EXPENSE TYPE. À titre d’exemple, dans « CLNT12-TRV », « CLNT12 » peut représenter le client ou l’identifiant du projet et « TRV » peut représenter les frais de déplacement.

Codes de centre de coûts

Les codes de centre de coûts sont un moyen pour les grandes entreprises ou celles ayant plusieurs unités d’entreprise de suivre les dépenses dans différents domaines. Ce système est efficace si vous devez surveiller les dépenses par unité, par emplacement ou même d’autres fonctions d’entreprise. Le format général peut être [REGION]-DEPARTMENT. À titre d’illustration, dans le code « US-NY-HR », vous pouvez interpréter « US » comme le pays, « NY » comme l’État et « RH » comme le service.

Codes par emplacement pour les entreprises multi-sites

Si vous avez plusieurs emplacements, l’ajout d’un identifiant d’emplacement à vos codes peut vous aider à suivre les dépenses effectuées selon les zones géographiques. Cela peut être utile pour comprendre comment les coûts sont répartis sur différents sites. Le format général peut être [LOCATION]-[FACILITY]-EXPENSE TYPE. À titre d’exemple, « NY-WH01-SUP » peut se traduire comme suit : « NY » représente New York, « WH01 » est l’entrepôt no 1 et « SUP » signifie fournitures.

Systèmes de codage hybrides

Certaines entreprises utilisent une combinaison de tout ce qui précède, surtout si elles ont des besoins complexes en matière de suivi. Un système hybride peut comprendre un type de projet, de service et d’article. Cela vous permet de capturer plusieurs couches d’information sans créer de champs distincts pour chacun. Le format peut ressembler à ceci : [DEPT]-[YEAR]-[PROJECT ID]-[EXPENSE TYPE]. À titre d’illustration, dans « MKT-2023-07-TRV », « MKT » peut renvoyer au service marketing, « 2023 » à l’année, « 07 » à un projet précis et « TRV » au voyage.