Se eseguita correttamente, la codifica delle fatture è uno strumento che può rendere le tue operazioni più fluide. Se gestisci un elevato volume di transazioni o hai bisogno di visibilità tra più reparti, progetti o clienti, un sistema di codifica delle fatture ben organizzato può offrire chiarezza e controllo. Oltre alla semplice classificazione delle spese, la codifica delle fatture ti aiuta a monitorare le spese, assiste nella definizione accurata del budget e semplifica la rendicontazione e la conformità fiscali, poiché sei sempre pronto a rispondere con dati affidabili.

Di seguito illustreremo tutto quello che devi sapere sulla codifica delle fatture: cos'è, perché è importante e come progettare un sistema che cresca con la tua attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è la codifica delle fatture?
  
• Come creare un sistema di codifica delle fatture per la tua attività
  
• Standard di codifica delle fatture e formati comuni
  

Cos'è la codifica delle fatture?

La codifica delle fatture consiste nell'etichettare diverse voci, servizi o addebiti su una fattura con codici specifici. Questi codici sono solitamente personalizzati per adattarsi al sistema contabile di un'azienda e semplificare il monitoraggio, la classificazione e la dichiarazione delle spese. È una pratica standard per i team finanziari e contabili e li aiuta a elaborare le fatture in modo più efficiente, ripartire i costi in modo accurato tra i reparti e registrare tutto correttamente.

Esistono diversi tipi di codici utilizzabili, tra cui:

• codici contabilità che identificano quali spese si riferiscono a quale voce di contabilità generale (ad es., forniture per ufficio, viaggi, utenze);

• codici progetto o lavoro per collegare direttamente le spese a progetti o clienti specifici;

• codici reparto che ripartiscono i costi ai reparti interni appropriati;

• codici dei centri di costo per un monitoraggio più dettagliato, in particolare nelle organizzazioni più grandi con più unità o divisioni.

Come creare un sistema di codifica delle fatture per la tua attività

Ogni attività dovrebbe creare un sistema di codifica delle fatture che soddisfi le proprie esigenze specifiche. Ecco come creare il tuo sistema.

Inizia con un'analisi delle spese

Inizia esaminando da vicino i dati delle spese effettive nell'ultimo anno o negli ultimi due. Controlla quali costi compaiono regolarmente, quali sono specifici di determinati progetti e dove la ripartizione dei costi diventa complicata. Questa analisi mostrerà esattamente quali categorie devono essere integrate nel sistema e ti aiuterà a evitare di aggiungere ulteriori livelli non necessari.

Associa delle categorie al piano dei conti

Crea un insieme di categorie che si colleghino direttamente al piano dei conti della tua azienda. Crea sia categorie di primo livello, ad esempio "Marketing" e "Amministrazione", sia sottocategorie per un monitoraggio più dettagliato. Ad esempio, all'interno di "Marketing", puoi creare codici per "Pubblicità", "Creazione di contenuti" ed "Eventi". In questo modo puoi acquisire tipi di spesa specifici senza complicare il tuo sistema con troppe categorie principali.

Crea codici progetto

Se stai lavorando a progetti per singoli clienti o a iniziative di grandi dimensioni, avrai bisogno di codici progetto che vadano oltre "Progetto 1" o "Cliente A". Progetta una struttura in grado di monitorare i dettagli del progetto in base alle fasi o ai tipi di attività. Ad esempio, un codice come "CLX-2023-01-F1" potrebbe comunicarti che si tratta di un progetto del cliente X iniziato nel 2023, del progetto numero 1 e della fase 1. In questo modo, è possibile esaminare fasi specifiche dei progetti, il che è utile per effettuare addebiti ai clienti, monitorare la redditività per ciascun progetto e analizzare i costi in tempo reale.

Assegna i codici reparto in base alla responsabilità

L'assegnazione di codici ai reparti sembra semplice, ma è preferibile farli corrispondere a centri di responsabilità, non solo ai nomi dei reparti. Se i team di vendita e di marketing utilizzano lo stesso budget per una campagna, il codice deve indicare quale team è in ultima analisi responsabile del budget: ad esempio, "MKT-ONLINE" oppure "MKT-OFFLINE" rispettivamente per le campagne digitali e per quelle offline assegnate al team di marketing. Tale chiarezza può ridurre al minimo gli errori di assegnazione e rendere chiaro chi è responsabile di ciascuna voce riga.

Utilizza i centri di costo regionali ove necessario

Se la tua attività opera in più località, configura codici regionali che acquisiscano sia la posizione che i dettagli dell'unità aziendale. Ad esempio, "US-NOCC-VENDITE" indica chiaramente che ci si riferisce al reparto vendite dell'area nord-occidentale degli Stati Uniti. Stabilisci linee guida specifiche su quando questi codici regionali sono necessari, ad esempio per progetti localizzati o spese specifiche di un'area geografica, in modo che il tuo sistema non diventi troppo disordinato.

Sii coerente con la codifica

Decidi un formato di codifica e attieniti a esso. Potresti scegliere un formato come "FIN-2023-07" (reparto, anno e numero di progetto) per individuare il reparto finanziario, un progetto nel 2023 e il progetto numero 7. Scegli una struttura che sia facile da interpretare a colpo d'occhio e sii coerente; non utilizzare abbreviazioni non standard o non variare la lunghezza del codice. In questo modo sarà molto più semplice per tutte le persone coinvolte nell'elaborazione delle fatture organizzarsi meglio.

Scrivi una guida alla codifica con esempi reali

Non limitarti a elencare i codici e le categorie nella tua documentazione. Utilizza scenari di esempio che illustrino come dovrebbero essere applicati i codici e, se possibile, utilizza esempi reali della tua attività. Ad esempio, mostra come codificare una spesa di marketing condivisa tra campagne online e offline o un costo condiviso tra il reparto vendite e l'assistenza clienti. Inoltre, includi una sezione "errori comuni" che segnali gli errori che le persone tendono a commettere e offra modi per evitarli. In questo modo si risparmierà molto tempo sulla formazione e sulle domande successive.

Integra il sistema contabile e automatizza ove possibile

La maggior parte dei sistemi di contabilità ti consente di impostare campi personalizzati per garantire che i codici vengano inseriti in un modo che si integri facilmente con la tua piattaforma. Automatizza ove possibile. Ad esempio, se utilizzi sempre lo stesso codice per un determinato fornitore, crea una regola che lo applichi automaticamente. Aggiungi prompt condizionali per segnalare incoerenze (ad es., un codice del centro di costo mancante) per ridurre le correzioni manuali.

Esegui audit e rettifiche una volta ogni pochi mesi

Pianifica una verifica una volta ogni pochi mesi per valutare il funzionamento del sistema. Esamina un campione di fatture codificate per individuare eventuali incongruenze o problemi. Le analisi regolari ti consentono di individuare tempestivamente i problemi e di garantire che i codici rimangano pertinenti man mano che l'attività cresce o cambia. Inoltre, raccogli feedback dai tuoi team finanziari e operativi su eventuali modifiche che farebbero funzionare meglio il sistema per le loro attività quotidiane.

Invoice coding standards and common formats

To create a clear, functional invoice coding system, you need to establish codes that are easy to use, consistent, and fit your requirements. Here’s an overview of common approaches to invoice coding and some practical tips for making these systems work.

Alphanumeric code structure

Many businesses create codes that make sense at a glance by combining letters and numbers. They often use letters to indicate the department (e.g., “FIN” for finance, “MKT” for marketing) and numbers for specific expense categories or projects. This structure makes it intuitive for anyone to interpret the codes. For example, the format might be {DEPT}-{SUBCATEGORY}, where “FIN-1001” represents a finance expense under the “1001” expense category.

Hierarchical codes

Hierarchical codes break down costs by layer of detail. They’re especially useful when you need to track costs within a main category but still want to see specifics, such as a project ID or a particular expense type. The general format might be {TOP LEVEL}-{PROJECT ID}-{SPECIFIC ITEM}. For instance, in the code “IT-23-HARD,” “IT” represents the IT department, “23” indicates the project ID, and “HARD” denotes hardware purchases.

Numeric account codes

Businesses with detailed accounting practices typically use numeric codes that directly correspond with the general ledger. These codes often follow a format that goes from a broad category to specific details, making it straightforward to track expenses down to the item. The format might look like this: {MAIN CATEGORY}-{SUBCATEGORY}-{ITEM OR LOCATION}. For example, the code “1000-50-01” could be translated as follows: “1000” represents general operating expenses, “50” is a subcategory (e.g., office supplies), and “01” indicates a location or specific item.

Department and date-based codes

Codes that link expenses to a department and a date are great for tracking ongoing or project-based work across different time periods. With a date-based code, you can easily spot costs by month or quarter to help with budgeting. The general format could be {DEPT}-{YYYMM} (e.g., FIN-202304, OPS-202312). For instance, “HR-202311” could represent an HR-related cost incurred in November 2023.

Project-specific codes

Project-specific codes let you tie costs directly to specific projects or clients. This helps keep project budgets organized and makes it easier to see where money is being spent within each project. The structure might look like this: {PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE} (e.g., PROJ07-LABOR, EVENT20-DECOR). For example, in “CLNT12-TRV,” “CLNT12” might represent the client or project ID and “TRV” might represent travel expenses.

Cost center codes

Cost center codes are a way for larger companies or those with multiple business units to track spending across different areas. This system works well if you need to monitor expenses by unit, location, or even other business functions. The general format could be {REGION}-{DEPARTMENT} (e.g., EU-WEST-SALES, APAC-ENG). For instance, in the code “US-NY-HR,” you could interpret “US” as the country, “NY” as the state, and “HR” as the department.

Location-based codes for multisite companies

If you have multiple locations, adding a location identifier to your codes can help you track where spending is happening geographically. This can be useful for understanding how costs are distributed across different sites. The general format might be {LOCATION}-{FACILITY}-{EXPENSE TYPE} (e.g., LA-OFF-SUPPLIES, TX-WH02-EQUIP). For example, “NY-WH01-SUP” could be translated as follows: “NY” represents New York, “WH01” is warehouse No. 1, and “SUP” stands for supplies.

Hybrid coding systems

Some businesses employ a combination of all of the above, especially if they have complex tracking needs. A hybrid system might involve a project, department, and item type in one code. This lets you capture multiple layers of information without creating separate fields for each. The format might look like this: {DEPT}-{YEAR}-{PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE}. For instance, in “MKT-2023-07-TRV,” you might interpret “MKT” as marketing, “2023” as the year, “07” as a specific project, and “TRV” as travel.