När det görs på rätt sätt är fakturakontering ett verktyg som kan få din verksamhet att fungera smidigare. Om du hanterar en stor volym transaktioner eller behöver insyn i olika avdelningar, projekt eller kunder kan ett välorganiserat fakturakonteringssystem erbjuda tydlighet och kontroll. Utöver att bara kategorisera utgifter hjälper fakturakontering dig att spåra utgifter, stöder korrekt budgetering och förenklar skatterapportering och efterlevnad, eftersom du alltid är redo att svara med tillförlitliga uppgifter.

Nedan tar vi upp vad du behöver veta om fakturakontering: vad det är, varför det är viktigt och hur du utformar ett system som kan skalas med ditt företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är fakturakontering?
  
• Så skapar du ett fakturakonteringssystem för ditt företag
  
• Standarder för kontering av fakturor och vanliga format
  

Vad är fakturakontering?

Fakturakontering innebär att man märker olika artiklar, tjänster eller avgifter på en faktura med specifika koder. Dessa koder är vanligtvis anpassade för att matcha ett företags redovisningssystem och göra det lättare att spåra, kategorisera och rapportera utgifter. Det är standardpraxis för ekonomi- och redovisningsteam och hjälper dem att behandla fakturor mer effektivt, fördela kostnader korrekt mellan avdelningar och registrera allt korrekt.

Det finns flera typer av koder som kan användas, till exempel:

• Kontokoder som identifierar vilka utgifter som hör till vilken huvudbok (t.ex. kontorsmaterial, resor, allmännyttiga tjänster)

• Projekt- eller jobbkoder för att direkt koppla utgifter till specifika projekt eller kunder

• Avdelningskoder som fördelar kostnader till lämplig intern avdelning

• Kostnadsställekoder för mer detaljerad spårning, särskilt i större organisationer med flera enheter eller divisioner

Så skapar du ett fakturakonteringssystem för ditt företag

Varje företag bör skapa ett fakturakonteringssystem som uppfyller dess specifika behov. Så här skapar du ditt eget system.

Börja med en kostnadsanalys

Börja med att ta en närmare titt på dina uppgifter över faktiska utgifter under det senaste året eller två. Titta på vilka kostnader som dyker upp regelbundet, vilka som är unika för vissa projekt och var kostnadsfördelningen blir knepig. Den här granskningen visar exakt vilka kategorier som behöver byggas in i systemet och hjälper dig att undvika att lägga till extra, onödiga lager.

Mappa kategorier till kontoplanen

Skapa en uppsättning kategorier som länkar direkt till ditt företags kontoplan. Skapa både kategorier på den översta nivån, till exempel "Marknadsföring" och "Admin", och underkategorier för mer detaljerad spårning. Inom "Marknadsföring" kan du till exempel skapa koder för "Reklam", "Innehållskreation" och "Evenemang". På så sätt kan du registrera specifika utgiftstyper utan att göra ditt system svårhanterligt med för många huvudkategorier.

Skapa projektkoder

Om du arbetar med kundprojekt eller större initiativ behöver du projektkoder som går utöver "Projekt 1" eller "Kund A". Utforma en struktur som kan spåra projektinformation efter faser eller typer av aktivitet. En kod som "KX-2023-01-F1" talar till exempel om för dig att detta är kund X:s projekt som startade 2023, att det är projekt nr 1 och att det befinner sig i fas 1. På så sätt kan du granska specifika projektfaser, vilket är användbart vid fakturering av kunder, för att spåra lönsamhet per projekt och analysera kostnader i realtid.

Tilldela avdelningskoder baserat på ansvar

Att tilldela koder till avdelningar låter enkelt, men det är smart att anpassa dessa till ansvarsenheter, inte bara avdelningsnamn. Om försäljnings- och marknadsföringsteam använder samma budget för en kampanj bör koden ange vilket team som är ytterst ansvarigt för budgeten: till exempel "MKT-ONLINE" eller "MKT-OFFLINE" för digitala respektive analoga kampanjer som ägs av marknadsföringsteamet. Denna tydlighet kan minimera fördelningsfel och göra det uppenbart vem som är ansvarig för varje radpost.

Använd regionala kostnadsställen där de behövs

Om ditt företag är verksamt på flera platser kan du ställa in regionala koder som återspeglar information om både plats och affärsenhet. "USA-NV-FÖRS" tydliggör till exempel att du syftar på försäljningsavdelningen i regionen nordvästra USA. Ange specifika riktlinjer för när dessa regionala koder är nödvändiga, till exempel för lokala projekt eller regionspecifika utgifter, så att ditt system inte blir för rörigt.

Var konsekvent med din kodning

Bestäm dig för ett kodningsformat och håll dig till det. Du kan använda "EK-2023-07" (avdelning, år och projektnummer) för att spåra ekonomiavdelningen, ett projekt 2023 och projekt nr 7. Välj en struktur som är lätt att tolka med ett snabbt ögonkast och som är konsekvent. Använd inte icke-standardiserade förkortningar och variera inte kodens längd. Detta kommer att göra det mycket lättare för alla som är involverade i behandling av fakturor att hålla ordning.

Skriv en kodningsguide med verkliga exempel

Var mer detaljerad än att bara ange koder och kategorier i dokumentationen. Använd exempelscenarier som illustrerar hur koderna ska tillämpas och använd om möjligt verkliga exempel från ditt företag. Visa till exempel hur man kodar en marknadsföringsutgift som är uppdelad mellan digitala och analoga kampanjer eller en delad kostnad mellan försäljning och kundsupport. Inkludera också ett avsnitt med "vanliga fel" som flaggar misstag som medarbetare tenderar att göra och erbjud sätt att undvika dem. Detta kommer att spara mycket tid på utbildning och frågor senare.

Integrera med ditt bokföringsprogram och automatisera där du kan

De flesta bokföringsprogram låter dig konfigurera anpassade fält, så se till att dina koder anges på ett sätt som enkelt kan integreras med din plattform. Automatisera där det är möjligt. Om du till exempel alltid använder samma kod för en viss leverantör, skapa en regel som tillämpar den automatiskt. Lägg till villkorliga uppmaningar för att flagga inkonsekvenser (t.ex. att koden för kostnadsstället saknas) för att minska behovet av manuella korrigeringar.

Granska och justera en gång varannan månad

Planera in en avstämning en gång varannan månad för att utvärdera hur systemet fungerar. Undersök ett urval av kodade fakturor för att upptäcka eventuella inkonsekvenser eller problem. Regelbundna granskningar hjälper dig att fånga upp problem tidigt och säkerställer att koderna förblir relevanta när verksamheten växer eller förändras. Samla också in feedback från ditt ekonomiteam och operativa team om eventuella justeringar som skulle göra att systemet fungerar bättre för deras dagliga uppgifter.

Standarder för kodning av fakturor och vanliga format

För att skapa ett tydligt och fungerande fakturakodningssystem behöver du etablera koder som är lätta att använda, konsekventa och passar dina krav. Här är en översikt över vanliga metoder för fakturakodning och några praktiska tips för att få dessa system att fungera.

Alfanumerisk kodstruktur

Många företag skapar koder som är lättöversiktliga eftersom de kombinerar bokstäver och siffror. De använder ofta bokstäver för att ange avdelningen (t.ex. "FIN" för finans, "MKT" för marknadsföring) och siffror för specifika utgiftskategorier eller projekt. Denna struktur gör det intuitivt för vem som helst att tolka koderna. Till exempel kan formatet vara [AVD]-[UNDERKATEGORI], där "FIN-1001" representerar en finanskostnad under utgiftskategorin "1001".

Hierarkiska koder

Hierarkiska koder delar upp kostnader efter lager av information. De är särskilt användbara när du behöver spåra kostnader inom en huvudkategori men ändå vill se detaljer, som ett projekt-ID eller en viss utgiftstyp. Det allmänna formatet kan vara [ÖVERSTA NIVÅ]-[PROJEKT-ID]-[SPECIFIK RADPOST]. Till exempel, i koden "IT-23-HARD" representerar "IT" IT-avdelningen, "23" indikerar projektets ID och "HARD" indikerar hårdvaruinköp.

Numeriska kontokoder

Företag med detaljerade redovisningsrutiner använder vanligtvis numeriska koder som överensstämmer direkt med huvudboken. Dessa koder följer ofta ett format som går från en bred kategori till specifika detaljer, vilket gör det enkelt att spåra utgifterna ända ner till radposten. Formatet kan se ut så här: [HUVUDKATEGORI]-[UNDERKATEGORI]-[RADPOST ELLER PLATS]. Till exempel kan koden "1000-50-01" översättas så här: "1000" representerar allmänna driftskostnader, "50" är en underkategori (t.ex. kontorsmaterial), och "01" anger en plats eller specifik radpost.

Avdelnings- och datumbaserade koder

Koder som kopplar ihop kostnader till en avdelning och ett datum är utmärkta för att spåra pågående eller projektbaserat arbete över olika tidsperioder. Med en datumbaserad kod kan du enkelt se kostnader per månad eller kvartal för att underlätta budgeteringen. Det allmänna formatet kan vara [AVD]-ÅÅÅÅMM. Till exempel kan "HR-202311" representera en HR-relaterad kostnad som uppstod i november 2023.

Projektspecifika koder

Projektspecifika koder gör det möjligt att koppla kostnader direkt till specifika projekt eller kunder. Detta hjälper till att hålla ordning i projektbudgetarna och gör det lättare att se var pengarna spenderas inom varje projekt. Strukturen kan se ut så här: [PROJEKT-ID]-UTGIFTSTYP. Till exempel kan "CLNT12" i "CLNT12-TRV" representera kundens eller projektets ID och "TRV" kan representera resekostnader.

Kostnadsställekoder

Kostnadsställekoder är ett sätt för större företag eller de med flera affärsenheter att följa utgifter över olika områden. Detta system fungerar bra om du behöver övervaka utgifter per enhet, plats eller till och med andra företagsfunktioner. Det allmänna formatet kan vara [REGION]-AVDELNING. Till exempel, i koden "US-NY-HR" kan du tolka "US" som landet, "NY" som delstaten och "HR"” som avdelningen.

Platsbaserade koder för företag med flera säten

Om ditt företag har flera säten kan det hjälpa dig att lägga till en platsidentifierare i dina koder för att följa var utgifterna sker geografiskt. Detta kan vara användbart för att förstå hur kostnader fördelas över olika platser. Det allmänna formatet kan vara [SÄTE]-[ENHET]-UTGIFTSTYP. Till exempel kan "NY-WH01-FÖRRÅDSART" översättas till följande: "NY" representerar New York, "WH01" är lager nr 1, och "FÖRRÅDSART" står för förrådsartiklar.

Hybridkodningssystem

Vissa företag använder en kombination av alla som beskrivits ovan, särskilt om de har komplexa spårningsbehov. Ett hybridsystem kan involvera ett projekt, en avdelning och en artikeltyp i en kod. Detta gör det möjligt att täcka flera informationslager utan att skapa separata fält för varje. Formatet kan se ut så här: [AVD]-[ÅR]-[PROJEKT-ID]-[UTGIFTSTYP]. Till exempel, i "MKT-2023-07-TRV" kan du tolka "MKT" som marknadsföring, "2023" som året, "07" som ett specifikt projekt och "TRV" som resor.