När det görs på rätt sätt är fakturakontering ett verktyg som kan få din verksamhet att fungera smidigare. Om du hanterar en stor volym transaktioner eller behöver insyn i olika avdelningar, projekt eller kunder kan ett välorganiserat fakturakonteringssystem erbjuda tydlighet och kontroll. Utöver att bara kategorisera utgifter hjälper fakturakontering dig att spåra utgifter, stöder korrekt budgetering och förenklar skatterapportering och efterlevnad, eftersom du alltid är redo att svara med tillförlitliga uppgifter.

Nedan tar vi upp vad du behöver veta om fakturakontering: vad det är, varför det är viktigt och hur du utformar ett system som kan skalas med ditt företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är fakturakontering?
  
• Så skapar du ett fakturakonteringssystem för ditt företag
  
• Standarder för kontering av fakturor och vanliga format
  

Vad är fakturakontering?

Fakturakontering innebär att man märker olika artiklar, tjänster eller avgifter på en faktura med specifika koder. Dessa koder är vanligtvis anpassade för att matcha ett företags redovisningssystem och göra det lättare att spåra, kategorisera och rapportera utgifter. Det är standardpraxis för ekonomi- och redovisningsteam och hjälper dem att behandla fakturor mer effektivt, fördela kostnader korrekt mellan avdelningar och registrera allt korrekt.

Det finns flera typer av koder som kan användas, till exempel:

• Kontokoder som identifierar vilka utgifter som hör till vilken huvudbok (t.ex. kontorsmaterial, resor, allmännyttiga tjänster)

• Projekt- eller jobbkoder för att direkt koppla utgifter till specifika projekt eller kunder

• Avdelningskoder som fördelar kostnader till lämplig intern avdelning

• Kostnadsställekoder för mer detaljerad spårning, särskilt i större organisationer med flera enheter eller divisioner

Så skapar du ett fakturakonteringssystem för ditt företag

Varje företag bör skapa ett fakturakonteringssystem som uppfyller dess specifika behov. Så här skapar du ditt eget system.

Börja med en kostnadsanalys

Börja med att ta en närmare titt på dina uppgifter över faktiska utgifter under det senaste året eller två. Titta på vilka kostnader som dyker upp regelbundet, vilka som är unika för vissa projekt och var kostnadsfördelningen blir knepig. Den här granskningen visar exakt vilka kategorier som behöver byggas in i systemet och hjälper dig att undvika att lägga till extra, onödiga lager.

Mappa kategorier till kontoplanen

Skapa en uppsättning kategorier som länkar direkt till ditt företags kontoplan. Skapa både kategorier på den översta nivån, till exempel "Marknadsföring" och "Admin", och underkategorier för mer detaljerad spårning. Inom "Marknadsföring" kan du till exempel skapa koder för "Reklam", "Innehållskreation" och "Evenemang". På så sätt kan du registrera specifika utgiftstyper utan att göra ditt system svårhanterligt med för många huvudkategorier.

Skapa projektkoder

Om du arbetar med kundprojekt eller större initiativ behöver du projektkoder som går utöver "Projekt 1" eller "Kund A". Utforma en struktur som kan spåra projektinformation efter faser eller typer av aktivitet. En kod som "KX-2023-01-F1" talar till exempel om för dig att detta är kund X:s projekt som startade 2023, att det är projekt nr 1 och att det befinner sig i fas 1. På så sätt kan du granska specifika projektfaser, vilket är användbart vid fakturering av kunder, för att spåra lönsamhet per projekt och analysera kostnader i realtid.

Tilldela avdelningskoder baserat på ansvar

Att tilldela koder till avdelningar låter enkelt, men det är smart att anpassa dessa till ansvarsenheter, inte bara avdelningsnamn. Om försäljnings- och marknadsföringsteam använder samma budget för en kampanj bör koden ange vilket team som är ytterst ansvarigt för budgeten: till exempel "MKT-ONLINE" eller "MKT-OFFLINE" för digitala respektive analoga kampanjer som ägs av marknadsföringsteamet. Denna tydlighet kan minimera fördelningsfel och göra det uppenbart vem som är ansvarig för varje radpost.

Använd regionala kostnadsställen där de behövs

Om ditt företag är verksamt på flera platser kan du ställa in regionala koder som återspeglar information om både plats och affärsenhet. "USA-NV-FÖRS" tydliggör till exempel att du syftar på försäljningsavdelningen i regionen nordvästra USA. Ange specifika riktlinjer för när dessa regionala koder är nödvändiga, till exempel för lokala projekt eller regionspecifika utgifter, så att ditt system inte blir för rörigt.

Var konsekvent med din kodning

Bestäm dig för ett kodningsformat och håll dig till det. Du kan använda "EK-2023-07" (avdelning, år och projektnummer) för att spåra ekonomiavdelningen, ett projekt 2023 och projekt nr 7. Välj en struktur som är lätt att tolka med ett snabbt ögonkast och som är konsekvent. Använd inte icke-standardiserade förkortningar och variera inte kodens längd. Detta kommer att göra det mycket lättare för alla som är involverade i behandling av fakturor att hålla ordning.

Skriv en kodningsguide med verkliga exempel

Var mer detaljerad än att bara ange koder och kategorier i dokumentationen. Använd exempelscenarier som illustrerar hur koderna ska tillämpas och använd om möjligt verkliga exempel från ditt företag. Visa till exempel hur man kodar en marknadsföringsutgift som är uppdelad mellan digitala och analoga kampanjer eller en delad kostnad mellan försäljning och kundsupport. Inkludera också ett avsnitt med "vanliga fel" som flaggar misstag som medarbetare tenderar att göra och erbjud sätt att undvika dem. Detta kommer att spara mycket tid på utbildning och frågor senare.

Integrera med ditt bokföringsprogram och automatisera där du kan

De flesta bokföringsprogram låter dig konfigurera anpassade fält, så se till att dina koder anges på ett sätt som enkelt kan integreras med din plattform. Automatisera där det är möjligt. Om du till exempel alltid använder samma kod för en viss leverantör, skapa en regel som tillämpar den automatiskt. Lägg till villkorliga uppmaningar för att flagga inkonsekvenser (t.ex. att koden för kostnadsstället saknas) för att minska behovet av manuella korrigeringar.

Granska och justera en gång varannan månad

Planera in en avstämning en gång varannan månad för att utvärdera hur systemet fungerar. Undersök ett urval av kodade fakturor för att upptäcka eventuella inkonsekvenser eller problem. Regelbundna granskningar hjälper dig att fånga upp problem tidigt och säkerställer att koderna förblir relevanta när verksamheten växer eller förändras. Samla också in feedback från ditt ekonomiteam och operativa team om eventuella justeringar som skulle göra att systemet fungerar bättre för deras dagliga uppgifter.

Invoice coding standards and common formats

To create a clear, functional invoice coding system, you need to establish codes that are easy to use, consistent, and fit your requirements. Here’s an overview of common approaches to invoice coding and some practical tips for making these systems work.

Alphanumeric code structure

Many businesses create codes that make sense at a glance by combining letters and numbers. They often use letters to indicate the department (e.g., “FIN” for finance, “MKT” for marketing) and numbers for specific expense categories or projects. This structure makes it intuitive for anyone to interpret the codes. For example, the format might be {DEPT}-{SUBCATEGORY}, where “FIN-1001” represents a finance expense under the “1001” expense category.

Hierarchical codes

Hierarchical codes break down costs by layer of detail. They’re especially useful when you need to track costs within a main category but still want to see specifics, such as a project ID or a particular expense type. The general format might be {TOP LEVEL}-{PROJECT ID}-{SPECIFIC ITEM}. For instance, in the code “IT-23-HARD,” “IT” represents the IT department, “23” indicates the project ID, and “HARD” denotes hardware purchases.

Numeric account codes

Businesses with detailed accounting practices typically use numeric codes that directly correspond with the general ledger. These codes often follow a format that goes from a broad category to specific details, making it straightforward to track expenses down to the item. The format might look like this: {MAIN CATEGORY}-{SUBCATEGORY}-{ITEM OR LOCATION}. For example, the code “1000-50-01” could be translated as follows: “1000” represents general operating expenses, “50” is a subcategory (e.g., office supplies), and “01” indicates a location or specific item.

Department and date-based codes

Codes that link expenses to a department and a date are great for tracking ongoing or project-based work across different time periods. With a date-based code, you can easily spot costs by month or quarter to help with budgeting. The general format could be {DEPT}-{YYYMM} (e.g., FIN-202304, OPS-202312). For instance, “HR-202311” could represent an HR-related cost incurred in November 2023.

Project-specific codes

Project-specific codes let you tie costs directly to specific projects or clients. This helps keep project budgets organized and makes it easier to see where money is being spent within each project. The structure might look like this: {PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE} (e.g., PROJ07-LABOR, EVENT20-DECOR). For example, in “CLNT12-TRV,” “CLNT12” might represent the client or project ID and “TRV” might represent travel expenses.

Cost center codes

Cost center codes are a way for larger companies or those with multiple business units to track spending across different areas. This system works well if you need to monitor expenses by unit, location, or even other business functions. The general format could be {REGION}-{DEPARTMENT} (e.g., EU-WEST-SALES, APAC-ENG). For instance, in the code “US-NY-HR,” you could interpret “US” as the country, “NY” as the state, and “HR” as the department.

Location-based codes for multisite companies

If you have multiple locations, adding a location identifier to your codes can help you track where spending is happening geographically. This can be useful for understanding how costs are distributed across different sites. The general format might be {LOCATION}-{FACILITY}-{EXPENSE TYPE} (e.g., LA-OFF-SUPPLIES, TX-WH02-EQUIP). For example, “NY-WH01-SUP” could be translated as follows: “NY” represents New York, “WH01” is warehouse No. 1, and “SUP” stands for supplies.

Hybrid coding systems

Some businesses employ a combination of all of the above, especially if they have complex tracking needs. A hybrid system might involve a project, department, and item type in one code. This lets you capture multiple layers of information without creating separate fields for each. The format might look like this: {DEPT}-{YEAR}-{PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE}. For instance, in “MKT-2023-07-TRV,” you might interpret “MKT” as marketing, “2023” as the year, “07” as a specific project, and “TRV” as travel.