Lorsqu’elle est correctement implémentée, la codification des factures est un outil qui peut faciliter vos opérations. Si vous gérez un grand volume de transactions ou si vous avez besoin d’une visibilité sur l’ensemble de vos services, projets ou clients, un système de codification des factures bien organisé peut vous offrir clarté et contrôle. Au-delà d’une simple catégorisation de vos dépenses, la codification des factures vous facilite leur suivi, vous permet d’établir une budgétisation précise et simplifie vos déclarations fiscales et votre conformité, en vous tenant prêt à répondre à tout moment avec des données fiables.

Cet article fait le tour de ce qu’il vous faut savoir sur la codification des factures : en quoi elle consiste, en quoi elle est intéressante et comment procéder pour concevoir un système capable d’évoluer avec votre entreprise.

Sommaire de l’article

• Qu’est-ce que la codification des factures ?
  
• Comment créer un système de codification des factures pour votre entreprise
  
• Normes de codification des factures et formats courants
  

Qu’est-ce que la codification des factures ?

La codification des factures consiste à étiqueter différents articles, services ou frais sur une facture avec des codes spécifiques. Ces codes sont généralement personnalisés pour correspondre au système comptable de l’entreprise et faciliter le suivi, la catégorisation et la déclaration des dépenses. Il s’agit d’une pratique courante dans les équipes financières et comptables, qui les aide à traiter les factures plus efficacement, à allouer les coûts avec précision entre les différents départements et à tout enregistrer correctement.

Plusieurs types de codes qui peuvent être utilisés, dont les suivants :

• Des codes de compte permettant d'identifier les dépenses relevant de tel ou tel grand livre (par exemple, fournitures de bureau, voyages, eau et énergie)

• Des codes de projet ou de tâche permettant de rattacher directement les dépenses à des projets ou à des clients spécifiques

• Des codes de service permettant de répartir les coûts entre les différents services internes

• Des codes des centres de coûts pour un suivi plus détaillé, en particulier dans les grandes organisations comptant plusieurs unités ou divisions

Comment créer un système de codification des factures pour votre entreprise ?

Chaque entreprise doit créer un système de codification des factures qui réponde à ses besoins spécifiques. Voici comment créer votre propre système.

Analysez vos dépenses

Commencez par examiner de près les données relatives à vos dépenses réelles au cours de l'année ou des deux dernières années. Identifiez les coûts récurrents, ceux qui sont propres à certains projets et ceux pour lesquels la répartition des coûts s'avère délicate. Cette analyse vous aidera à définir précisément les catégories de dépenses pertinentes, sans complexifier inutilement votre système.

Alignez les catégories sur le plan comptable

Créez un ensemble de catégories directement liées au plan comptable de votre entreprise. Créez à la fois des catégories principales, telles que « Marketing » et « Admin », et des sous-catégories plus détaillées. Par exemple, dans « Marketing », vous pouvez créer des codes pour « Publicité », « Création de contenu » et « Événements ». Cela vous permet de saisir des types de dépenses spécifiques sans alourdir votre système avec un trop grand nombre de catégories principales.

Créez des codes de projet

Si vous travaillez sur des projets de clients ou des initiatives de plus grande envergure, vous aurez besoin de codes de projet qui vont au-delà simple « Projet 1 » ou « Client A ». Concevez une structure qui permette de suivre les détails du projet par phase ou par type d'activité. Par exemple, un code tel que « CLX-2023-01-PH1 » pourrait vous indiquer qu’il s’agit du projet du client X qui a débuté en 2023, du projet n° 1 et de la phase 1. De cette façon, vous pouvez examiner les phases spécifiques du projet, ce qui est utile pour facturer les clients, suivre la rentabilité par projet et analyser les coûts en temps réel.

Attribuez des codes de service selon les responsabilités

L’attribution de codes aux services semble simple, mais il est judicieux de les aligner sur les centres de responsabilité, et pas seulement sur les noms des différents services. Si l'équipe commerciale et l'équipe marketing se partagent le même budget pour une campagne, le code doit indiquer quelle équipe est responsable du budget : par exemple, « MKT-ONLINE » ou « MKT-OFFLINE », respectivement pour les campagnes numériques ou hors ligne gérées par l’équipe marketing. Cette clarté permet de limiter les erreurs d'affectation et d'indiquer précisément qui est responsable de chaque poste.

Utilisez des centres de coûts régionaux si nécessaire

Si votre entreprise exerce ses activités dans plusieurs régions, définissez des codes pour chacune d'entre elles qui tiennent compte à la fois de l'emplacement et de l’unité commerciale. Par exemple, « US-NW-SALES » indique clairement qu’il s’agit du service commercial de la région du nord-ouest des États-Unis. Pour éviter de surcharger votre système, établissez des directives spécifiques sur les cas où ces codes régionaux sont nécessaires, par exemple pour les projets locaux ou les dépenses spécifiques à une région.

Adoptez une codification cohérente

Tenez-vous au format de codification que vous avez choisi. Vous pouvez opter pour « FIN-2023-07 » (service, année et numéro de projet) pour identifier le projet n° 7, réalisé en 2023 par le service financier. Choisissez une structure facile à interpréter au premier coup d'œil et soyez cohérent ; n’utilisez pas d’abréviations non standard et conservez la même longueur de code. Cela facilitera grandement l'organisation de toutes les personnes impliquées dans le traitement des factures.

Rédigez un guide de codification avec des exemples concrets

Ne vous contentez pas d’énumérer les codes et les catégories dans votre documentation. Utilisez des scénarios d'exemple qui illustrent la manière dont les codes doivent être appliqués et utilisez des exemples concrets tirés de votre entreprise, si possible. Par exemple, expliquez comment coder une dépense marketing partagée entre les campagnes en ligne et hors ligne ou un coût partagé entre l'équipe commerciale et le support client. Incluez également une section « Erreurs courantes » qui recense les erreurs les plus fréquentes et propose des moyens de les éviter. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps sur la formation et éviterez d'avoir à répondre à des questions par la suite.

Procédez à l'intégration avec votre système comptable et automatisez les processus

La plupart des systèmes comptables vous permettent de créer des champs personnalisés. Veillez donc à ce que vos codes soient saisis d'une manière qui s'intègre facilement à votre plateforme. Automatisez les processus manuels dans la mesure du possible. Par exemple, si vous utilisez toujours le même code pour un fournisseur donné, créez une règle qui l’applique automatiquement. Ajoutez des invites conditionnelles pour signaler les incohérences (par exemple, un code de centre de coûts manquant), afin de réduire les corrections manuelles.

Auditez et ajustez le système tous les deux ou trois mois

Tous les deux mois environ, vérifiez que le système fonctionne bien. Analysez un échantillon de factures codées pour repérer les incohérences ou les problèmes. Des examens réguliers vous permettent de détecter rapidement les problèmes et de vous assurer que les codes restent pertinents à mesure que l’entreprise se développe ou évolue. Demandez également à vos équipes financières et opérationnelles de vous faire part de leurs commentaires sur les ajustements qui permettraient d'améliorer le fonctionnement du système dans le cadre de leurs tâches quotidiennes.

Invoice coding standards and common formats

To create a clear, functional invoice coding system, you need to establish codes that are easy to use, consistent, and fit your requirements. Here’s an overview of common approaches to invoice coding and some practical tips for making these systems work.

Alphanumeric code structure

Many businesses create codes that make sense at a glance by combining letters and numbers. They often use letters to indicate the department (e.g., “FIN” for finance, “MKT” for marketing) and numbers for specific expense categories or projects. This structure makes it intuitive for anyone to interpret the codes. For example, the format might be {DEPT}-{SUBCATEGORY}, where “FIN-1001” represents a finance expense under the “1001” expense category.

Hierarchical codes

Hierarchical codes break down costs by layer of detail. They’re especially useful when you need to track costs within a main category but still want to see specifics, such as a project ID or a particular expense type. The general format might be {TOP LEVEL}-{PROJECT ID}-{SPECIFIC ITEM}. For instance, in the code “IT-23-HARD,” “IT” represents the IT department, “23” indicates the project ID, and “HARD” denotes hardware purchases.

Numeric account codes

Businesses with detailed accounting practices typically use numeric codes that directly correspond with the general ledger. These codes often follow a format that goes from a broad category to specific details, making it straightforward to track expenses down to the item. The format might look like this: {MAIN CATEGORY}-{SUBCATEGORY}-{ITEM OR LOCATION}. For example, the code “1000-50-01” could be translated as follows: “1000” represents general operating expenses, “50” is a subcategory (e.g., office supplies), and “01” indicates a location or specific item.

Department and date-based codes

Codes that link expenses to a department and a date are great for tracking ongoing or project-based work across different time periods. With a date-based code, you can easily spot costs by month or quarter to help with budgeting. The general format could be {DEPT}-{YYYMM} (e.g., FIN-202304, OPS-202312). For instance, “HR-202311” could represent an HR-related cost incurred in November 2023.

Project-specific codes

Project-specific codes let you tie costs directly to specific projects or clients. This helps keep project budgets organized and makes it easier to see where money is being spent within each project. The structure might look like this: {PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE} (e.g., PROJ07-LABOR, EVENT20-DECOR). For example, in “CLNT12-TRV,” “CLNT12” might represent the client or project ID and “TRV” might represent travel expenses.

Cost center codes

Cost center codes are a way for larger companies or those with multiple business units to track spending across different areas. This system works well if you need to monitor expenses by unit, location, or even other business functions. The general format could be {REGION}-{DEPARTMENT} (e.g., EU-WEST-SALES, APAC-ENG). For instance, in the code “US-NY-HR,” you could interpret “US” as the country, “NY” as the state, and “HR” as the department.

Location-based codes for multisite companies

If you have multiple locations, adding a location identifier to your codes can help you track where spending is happening geographically. This can be useful for understanding how costs are distributed across different sites. The general format might be {LOCATION}-{FACILITY}-{EXPENSE TYPE} (e.g., LA-OFF-SUPPLIES, TX-WH02-EQUIP). For example, “NY-WH01-SUP” could be translated as follows: “NY” represents New York, “WH01” is warehouse No. 1, and “SUP” stands for supplies.

Hybrid coding systems

Some businesses employ a combination of all of the above, especially if they have complex tracking needs. A hybrid system might involve a project, department, and item type in one code. This lets you capture multiple layers of information without creating separate fields for each. The format might look like this: {DEPT}-{YEAR}-{PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE}. For instance, in “MKT-2023-07-TRV,” you might interpret “MKT” as marketing, “2023” as the year, “07” as a specific project, and “TRV” as travel.