Lorsqu’elle est correctement implémentée, la codification des factures est un outil qui peut faciliter vos opérations. Si vous gérez un grand volume de transactions ou si vous avez besoin d’une visibilité sur l’ensemble de vos services, projets ou clients, un système de codification des factures bien organisé peut vous offrir clarté et contrôle. Au-delà d’une simple catégorisation de vos dépenses, la codification des factures vous facilite leur suivi, vous permet d’établir une budgétisation précise et simplifie vos déclarations fiscales et votre conformité, en vous tenant prêt à répondre à tout moment avec des données fiables.

Cet article fait le tour de ce qu’il vous faut savoir sur la codification des factures : en quoi elle consiste, en quoi elle est intéressante et comment procéder pour concevoir un système capable d’évoluer avec votre entreprise.

Sommaire de l’article

• Qu’est-ce que la codification des factures ?
  
• Comment créer un système de codification des factures pour votre entreprise
  
• Normes de codification des factures et formats courants
  

Qu’est-ce que la codification des factures ?

La codification des factures consiste à étiqueter différents articles, services ou frais sur une facture avec des codes spécifiques. Ces codes sont généralement personnalisés pour correspondre au système comptable de l’entreprise et faciliter le suivi, la catégorisation et la déclaration des dépenses. Il s’agit d’une pratique courante dans les équipes financières et comptables, qui les aide à traiter les factures plus efficacement, à allouer les coûts avec précision entre les différents départements et à tout enregistrer correctement.

Plusieurs types de codes qui peuvent être utilisés, dont les suivants :

• Des codes de compte permettant d'identifier les dépenses relevant de tel ou tel grand livre (par exemple, fournitures de bureau, voyages, eau et énergie)

• Des codes de projet ou de tâche permettant de rattacher directement les dépenses à des projets ou à des clients spécifiques

• Des codes de service permettant de répartir les coûts entre les différents services internes

• Des codes des centres de coûts pour un suivi plus détaillé, en particulier dans les grandes organisations comptant plusieurs unités ou divisions

Comment créer un système de codification des factures pour votre entreprise ?

Chaque entreprise doit créer un système de codification des factures qui réponde à ses besoins spécifiques. Voici comment créer votre propre système.

Analysez vos dépenses

Commencez par examiner de près les données relatives à vos dépenses réelles au cours de l'année ou des deux dernières années. Identifiez les coûts récurrents, ceux qui sont propres à certains projets et ceux pour lesquels la répartition des coûts s'avère délicate. Cette analyse vous aidera à définir précisément les catégories de dépenses pertinentes, sans complexifier inutilement votre système.

Alignez les catégories sur le plan comptable

Créez un ensemble de catégories directement liées au plan comptable de votre entreprise. Créez à la fois des catégories principales, telles que « Marketing » et « Admin », et des sous-catégories plus détaillées. Par exemple, dans « Marketing », vous pouvez créer des codes pour « Publicité », « Création de contenu » et « Événements ». Cela vous permet de saisir des types de dépenses spécifiques sans alourdir votre système avec un trop grand nombre de catégories principales.

Créez des codes de projet

Si vous travaillez sur des projets de clients ou des initiatives de plus grande envergure, vous aurez besoin de codes de projet qui vont au-delà simple « Projet 1 » ou « Client A ». Concevez une structure qui permette de suivre les détails du projet par phase ou par type d'activité. Par exemple, un code tel que « CLX-2023-01-PH1 » pourrait vous indiquer qu’il s’agit du projet du client X qui a débuté en 2023, du projet n° 1 et de la phase 1. De cette façon, vous pouvez examiner les phases spécifiques du projet, ce qui est utile pour facturer les clients, suivre la rentabilité par projet et analyser les coûts en temps réel.

Attribuez des codes de service selon les responsabilités

L’attribution de codes aux services semble simple, mais il est judicieux de les aligner sur les centres de responsabilité, et pas seulement sur les noms des différents services. Si l'équipe commerciale et l'équipe marketing se partagent le même budget pour une campagne, le code doit indiquer quelle équipe est responsable du budget : par exemple, « MKT-ONLINE » ou « MKT-OFFLINE », respectivement pour les campagnes numériques ou hors ligne gérées par l’équipe marketing. Cette clarté permet de limiter les erreurs d'affectation et d'indiquer précisément qui est responsable de chaque poste.

Utilisez des centres de coûts régionaux si nécessaire

Si votre entreprise exerce ses activités dans plusieurs régions, définissez des codes pour chacune d'entre elles qui tiennent compte à la fois de l'emplacement et de l’unité commerciale. Par exemple, « US-NW-SALES » indique clairement qu’il s’agit du service commercial de la région du nord-ouest des États-Unis. Pour éviter de surcharger votre système, établissez des directives spécifiques sur les cas où ces codes régionaux sont nécessaires, par exemple pour les projets locaux ou les dépenses spécifiques à une région.

Adoptez une codification cohérente

Tenez-vous au format de codification que vous avez choisi. Vous pouvez opter pour « FIN-2023-07 » (service, année et numéro de projet) pour identifier le projet n° 7, réalisé en 2023 par le service financier. Choisissez une structure facile à interpréter au premier coup d'œil et soyez cohérent ; n’utilisez pas d’abréviations non standard et conservez la même longueur de code. Cela facilitera grandement l'organisation de toutes les personnes impliquées dans le traitement des factures.

Rédigez un guide de codification avec des exemples concrets

Ne vous contentez pas d’énumérer les codes et les catégories dans votre documentation. Utilisez des scénarios d'exemple qui illustrent la manière dont les codes doivent être appliqués et utilisez des exemples concrets tirés de votre entreprise, si possible. Par exemple, expliquez comment coder une dépense marketing partagée entre les campagnes en ligne et hors ligne ou un coût partagé entre l'équipe commerciale et le support client. Incluez également une section « Erreurs courantes » qui recense les erreurs les plus fréquentes et propose des moyens de les éviter. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps sur la formation et éviterez d'avoir à répondre à des questions par la suite.

Procédez à l'intégration avec votre système comptable et automatisez les processus

La plupart des systèmes comptables vous permettent de créer des champs personnalisés. Veillez donc à ce que vos codes soient saisis d'une manière qui s'intègre facilement à votre plateforme. Automatisez les processus manuels dans la mesure du possible. Par exemple, si vous utilisez toujours le même code pour un fournisseur donné, créez une règle qui l’applique automatiquement. Ajoutez des invites conditionnelles pour signaler les incohérences (par exemple, un code de centre de coûts manquant), afin de réduire les corrections manuelles.

Auditez et ajustez le système tous les deux ou trois mois

Tous les deux mois environ, vérifiez que le système fonctionne bien. Analysez un échantillon de factures codées pour repérer les incohérences ou les problèmes. Des examens réguliers vous permettent de détecter rapidement les problèmes et de vous assurer que les codes restent pertinents à mesure que l’entreprise se développe ou évolue. Demandez également à vos équipes financières et opérationnelles de vous faire part de leurs commentaires sur les ajustements qui permettraient d'améliorer le fonctionnement du système dans le cadre de leurs tâches quotidiennes.

Normes de codification des factures et formats courants

Pour créer un système de codification des factures clair et fonctionnel, vous devez définir des codes simples à utiliser, cohérents et adaptés à vos besoins. Voici un aperçu des approches courantes en matière de codification des factures, ainsi que quelques conseils pratiques pour faire fonctionner ces systèmes efficacement.

Structure du code alphanumérique

De nombreuses entreprises créent des codes faciles à comprendre d’un seul coup d’œil en combinant lettres et chiffres. Elles utilisent souvent des lettres pour indiquer le service (par exemple, « FIN » pour finance, « MKT » pour marketing) et des chiffres pour les catégories de dépenses ou les projets spécifiques. Cette structure permet à chacun d’interpréter les codes de manière intuitive. Par exemple, le format peut être [DEPT]-[SUBCATEGORY], où « FIN-1001 » représente une dépense financière relevant de la catégorie « 1001 ».

Codes hiérarchiques

Les codes hiérarchiques décomposent les coûts en plusieurs niveaux de détail. Ils sont particulièrement utiles lorsque vous devez suivre des coûts au sein d’une catégorie principale tout en conservant une vision précise, par exemple par projet ou par type de dépense. Le format général peut être [TOP LEVEL]-[PROJECT ID]-[SPECIFIC ITEM]. Par exemple, dans le code « IT-23-HARD », « IT » représente le service informatique, « 23 » correspond à l’identifiant du projet et « HARD » désigne des achats de matériel.

Codes de compte numériques

Les entreprises ayant des pratiques comptables détaillées utilisent généralement des codes numériques qui correspondent directement au grand livre. Ces codes suivent souvent une structure allant d’une catégorie générale vers des éléments plus spécifiques, ce qui facilite le suivi des dépenses jusqu’au niveau le plus fin. Le format peut être le suivant : [MAIN CATEGORY]-[SUBCATEGORY]-[ITEM OR LOCATION]. Par exemple, le code « 1000-50-01 » peut être interprété ainsi : « 1000 » représente les charges d’exploitation générales, « 50 » correspond à une sous-catégorie (par exemple, fournitures de bureau) et « 01 » indique un site ou un élément spécifique.

Codes basés sur le service et la date

Les codes qui associent les dépenses à un service et à une date sont particulièrement utiles pour suivre des activités continues ou des projets sur différentes périodes. Avec un code basé sur la date, vous pouvez facilement repérer les coûts par mois ou par trimestre, ce qui facilite la budgétisation. Le format général peut être [DEPT]-YYYYMM. Par exemple, « HR-202311 » peut représenter une dépense liée aux ressources humaines engagée en novembre 2023.

Codes spécifiques aux projets

Les codes spécifiques aux projets permettent d’associer directement les coûts à des projets ou des clients précis. Ils facilitent l’organisation des budgets de projet et permettent de visualiser plus clairement où l’argent est dépensé au sein de chaque projet. La structure peut être la suivante : [PROJECT ID]-EXPENSE TYPE. Ainsi, dans « CLNT12-TRV », « CLNT12 » peut représenter l’identifiant du client ou du projet et « TRV » désigne des frais de déplacement.

Codes par centre de coûts

Les codes par centre de coûts permettent aux grandes entreprises ou à celles disposant de plusieurs unités opérationnelles de suivre les dépenses à travers différentes entités. Ce système est particulièrement utile si vous devez analyser les dépenses par unité, par site ou par fonction. Le format général peut être [REGION]-DEPARTMENT. Par exemple, dans le code « US-NY-HR », « US » représente le pays, « NY » l’État et « HR » le service.

Codes basés sur le site pour les entreprises multisites

Si vous avez plusieurs sites, l’ajout d’un identifiant de site à vos codes peut vous aider à suivre la répartition géographique des dépenses. Cela permet de mieux comprendre comment les coûts sont répartis entre différents sites. Le format général peut être le suivant : [LOCATION]-[FACILITY]-EXPENSE TYPE. Par exemple, « NY-WH01-SUP » peut être interprété ainsi : « NY » représente New York, « WH01 » correspond à l’entrepôt n° 1 et « SUP » désigne des fournitures.

Systèmes de codage hybrides

Certaines entreprises utilisent une combinaison de toutes les approches précédentes, notamment lorsqu’elles ont des besoins de suivi complexes. Un système hybride peut intégrer, dans un même code, le projet, le service et le type de dépense. Cela permet de capturer plusieurs niveaux d’information sans créer de champs distincts pour chacun. Le format peut être le suivant : [DEPT]-[YEAR]-[PROJECT ID]-[EXPENSE TYPE]. Par exemple, dans « MKT-2023-07-TRV », « MKT » correspond au marketing, « 2023 » à l’année, « 07 » à un projet spécifique et « TRV » à des frais de déplacement.