Cuando se hace bien, la codificación de facturas es una herramienta que puede hacer que tus operaciones se lleven a cabo sin inconvenientes. Si gestionas un gran volumen de transacciones o necesitas visibilidad entre departamentos, proyectos o clientes, un sistema de codificación de facturas bien organizado puede ofrecer claridad y control. Más allá de simplemente categorizar los gastos, la codificación de facturas te ayuda a realizar un seguimiento financiero, favorece una presupuestación precisa y simplifica la elaboración de declaraciones fiscales y el cumplimiento de la normativa, ya que siempre estarás listo para responder con datos confiables.

A continuación, analizaremos lo que necesitas saber sobre la codificación de facturas: qué es, por qué es importante y cómo diseñar un sistema que se adapte a tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la codificación de facturas?
  
• Cómo crear un sistema de codificación de facturas para tu empresa
  
• Estándares de codificación de facturas y formatos comunes
  

¿Qué es la codificación de facturas?

La codificación de facturas consiste en etiquetar diferentes artículos, servicios o cargos en una factura con códigos específicos. Por lo general, estos códigos se personalizan para que coincidan con el sistema contable de una empresa y para facilitar así el seguimiento, la categorización y la notificación de los gastos. Es una práctica estándar para los equipos de finanzas y contabilidad, y les ayuda a procesar las facturas de manera más eficiente, asignar los costos con precisión entre los departamentos y registrar todo correctamente.

Hay varios tipos de códigos que se pueden utilizar, entre los cuales se incluyen:

• Códigos de cuenta que identifican qué gastos se relacionan con qué libro mayor (p. ej., suministros de oficina, viajes, servicios públicos)

• Códigos de proyecto o trabajo para conectar directamente los gastos con proyectos o clientes específicos

• Códigos de departamento que asignan los costos al departamento interno correspondiente

• Códigos de centros de costos para un seguimiento más detallado, especialmente en organizaciones más grandes con varias unidades o divisiones

Cómo crear un sistema de codificación de facturas para tu empresa

Cada empresa debería crear un sistema de codificación de facturas que satisfaga sus necesidades específicas. A continuación, te explicamos cómo crear tu propio sistema.

Comienza con un análisis de gastos

Comienza por analizar de cerca los datos de tus gastos reales de los últimos uno o dos años. Revisa qué costos aparecen de manera regular, cuáles son exclusivos de ciertos proyectos y dónde la asignación de costos se vuelve complicada. En esta revisión se mostrará exactamente qué categorías deben integrarse al sistema y te ayudará a evitar agregar capas adicionales innecesarias.

Asigna categorías en el plan de cuentas

Crea un conjunto de categorías que se vinculen directamente con el plan de cuentas de tu empresa. Crea tanto categorías principales, como «Marketing» y «Administración», como subcategorías para un seguimiento más detallado. Por ejemplo, dentro de «Marketing», puedes crear códigos para «Publicidad», «Creación de contenido» y «Eventos». Esto te permite capturar tipos de gastos específicos sin que tu sistema se vuelva difícil de manejar por tener demasiadas categorías principales.

Crea códigos de proyecto

Si estás trabajando en proyectos de clientes o iniciativas más grandes, necesitarás códigos de proyecto que vayan más allá de «Proyecto 1» o «Cliente A». Diseña una estructura que pueda hacer un seguimiento de los detalles del proyecto por fases o tipos de actividad. Por ejemplo, un código como «CLX-2023-01-F1» podría indicarte que este es el proyecto del cliente X que comenzó en 2023, es el proyecto n.º 1 y se encuentra en la fase 1. De este modo, puedes examinar fases específicas del proyecto, lo que es útil para facturar a los clientes, hacer un seguimiento de la rentabilidad por proyecto y analizar los costos en tiempo real.

Asigna códigos de departamento en función de la responsabilidad

Asignar códigos a los departamentos parece sencillo, pero es conveniente alinearlos con los centros de responsabilidad, no solo con los nombres de los departamentos. Si los equipos de ventas y marketing utilizan el mismo presupuesto para una campaña, el código debe indicar qué equipo es el responsable final del presupuesto: por ejemplo, «MKT-EN-LÍNEA» frente a «MKT-FUERA-DE-LÍNEA» para campañas digitales frente a campañas sin conexión, a cargo del equipo de marketing. Esta claridad puede minimizar los errores de asignación y hacer evidente quién es responsable de cada partida.

Utiliza centros de costos regionales donde sea necesario

Si tu empresa opera en varias ubicaciones, configura códigos regionales que capturen los detalles tanto de la ubicación como de la unidad de negocio. Por ejemplo, «EE. UU.-NO-VENTAS» deja en claro que te refieres al departamento de ventas de la región noroeste de EE. UU. Establece pautas específicas sobre cuándo son necesarios estos códigos regionales, por ejemplo, para proyectos localizados o gastos específicos de una región, de modo que tu sistema no se sature demasiado.

Sé consistente con tu codificación

Define un formato de codificación y mantente fiel a él. Podrías optar por «FIN-2023-07» (departamento, año y número de proyecto) para hacer un seguimiento del departamento de finanzas, de un proyecto de 2023 y del proyecto número 7. Elige una estructura que sea fácil de interpretar de un vistazo y sé consistente; no uses abreviaturas no estándar ni varíes la longitud del código. Esto hará que sea mucho más fácil para todos los involucrados en procesar facturas mantenerse organizados.

Escribe una guía de codificación con ejemplos del mundo real

No te limites a enumerar códigos y categorías en tu documentación. Utiliza ejemplos de situaciones que ilustren cómo deben aplicarse los códigos y, si es posible, utiliza ejemplos reales de tu empresa. Por ejemplo, muestra cómo codificar un gasto en marketing que se comparte entre las campañas en línea y fuera de línea, o un costo compartido entre ventas y atención al cliente. Además, incluye una sección de «errores comunes» que señale los errores que las personas tienden a cometer y ofrezca formas de evitarlos. Esto ahorrará mucho tiempo en capacitación y preguntas más adelante.

Intégralo con tu sistema de contabilidad y automatiza siempre que puedas

La mayoría de los sistemas de contabilidad te permiten configurar campos personalizados, así que asegúrate de que tus códigos se ingresen de una manera que se integre fácilmente con tu plataforma. Automatiza siempre que puedas. Por ejemplo, si siempre usas el mismo código para un proveedor determinado, crea una regla que lo aplique automáticamente. Añade avisos condicionales para señalar inconsistencias (por ejemplo, un código de centro de costos faltante), para reducir las correcciones manuales.

Audita y ajusta una vez cada pocos meses

Programa una revisión una vez cada pocos meses para evaluar cómo está funcionando el sistema. Examina una muestra de facturas codificadas para detectar cualquier inconsistencia o problema. Las revisiones periódicas te ayudan a detectar problemas a tiempo y a garantizar que los códigos sigan siendo pertinentes a medida que el negocio crece o cambia. Además, solicita retroalimentación de tus equipos de finanzas y operaciones sobre cualquier ajuste que podría hacer que el sistema funcione mejor para sus tareas diarias.

Invoice coding standards and common formats

To create a clear, functional invoice coding system, you need to establish codes that are easy to use, consistent, and fit your requirements. Here’s an overview of common approaches to invoice coding and some practical tips for making these systems work.

Alphanumeric code structure

Many businesses create codes that make sense at a glance by combining letters and numbers. They often use letters to indicate the department (e.g., “FIN” for finance, “MKT” for marketing) and numbers for specific expense categories or projects. This structure makes it intuitive for anyone to interpret the codes. For example, the format might be {DEPT}-{SUBCATEGORY}, where “FIN-1001” represents a finance expense under the “1001” expense category.

Hierarchical codes

Hierarchical codes break down costs by layer of detail. They’re especially useful when you need to track costs within a main category but still want to see specifics, such as a project ID or a particular expense type. The general format might be {TOP LEVEL}-{PROJECT ID}-{SPECIFIC ITEM}. For instance, in the code “IT-23-HARD,” “IT” represents the IT department, “23” indicates the project ID, and “HARD” denotes hardware purchases.

Numeric account codes

Businesses with detailed accounting practices typically use numeric codes that directly correspond with the general ledger. These codes often follow a format that goes from a broad category to specific details, making it straightforward to track expenses down to the item. The format might look like this: {MAIN CATEGORY}-{SUBCATEGORY}-{ITEM OR LOCATION}. For example, the code “1000-50-01” could be translated as follows: “1000” represents general operating expenses, “50” is a subcategory (e.g., office supplies), and “01” indicates a location or specific item.

Department and date-based codes

Codes that link expenses to a department and a date are great for tracking ongoing or project-based work across different time periods. With a date-based code, you can easily spot costs by month or quarter to help with budgeting. The general format could be {DEPT}-{YYYMM} (e.g., FIN-202304, OPS-202312). For instance, “HR-202311” could represent an HR-related cost incurred in November 2023.

Project-specific codes

Project-specific codes let you tie costs directly to specific projects or clients. This helps keep project budgets organized and makes it easier to see where money is being spent within each project. The structure might look like this: {PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE} (e.g., PROJ07-LABOR, EVENT20-DECOR). For example, in “CLNT12-TRV,” “CLNT12” might represent the client or project ID and “TRV” might represent travel expenses.

Cost center codes

Cost center codes are a way for larger companies or those with multiple business units to track spending across different areas. This system works well if you need to monitor expenses by unit, location, or even other business functions. The general format could be {REGION}-{DEPARTMENT} (e.g., EU-WEST-SALES, APAC-ENG). For instance, in the code “US-NY-HR,” you could interpret “US” as the country, “NY” as the state, and “HR” as the department.

Location-based codes for multisite companies

If you have multiple locations, adding a location identifier to your codes can help you track where spending is happening geographically. This can be useful for understanding how costs are distributed across different sites. The general format might be {LOCATION}-{FACILITY}-{EXPENSE TYPE} (e.g., LA-OFF-SUPPLIES, TX-WH02-EQUIP). For example, “NY-WH01-SUP” could be translated as follows: “NY” represents New York, “WH01” is warehouse No. 1, and “SUP” stands for supplies.

Hybrid coding systems

Some businesses employ a combination of all of the above, especially if they have complex tracking needs. A hybrid system might involve a project, department, and item type in one code. This lets you capture multiple layers of information without creating separate fields for each. The format might look like this: {DEPT}-{YEAR}-{PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE}. For instance, in “MKT-2023-07-TRV,” you might interpret “MKT” as marketing, “2023” as the year, “07” as a specific project, and “TRV” as travel.