Se eseguita correttamente, la codifica delle fatture è uno strumento che può rendere le tue operazioni più fluide. Se gestisci un elevato volume di transazioni o hai bisogno di visibilità tra più reparti, progetti o clienti, un sistema di codifica delle fatture ben organizzato può offrire chiarezza e controllo. Oltre alla semplice classificazione delle spese, la codifica delle fatture ti aiuta a monitorare le spese, assiste nella definizione accurata del budget e semplifica la rendicontazione e la conformità fiscali, poiché sei sempre pronto a rispondere con dati affidabili.

Di seguito illustreremo tutto quello che devi sapere sulla codifica delle fatture: cos'è, perché è importante e come progettare un sistema che cresca con la tua attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è la codifica delle fatture?
  
• Come creare un sistema di codifica delle fatture per la tua attività
  
• Standard di codifica delle fatture e formati comuni
  

Cos'è la codifica delle fatture?

La codifica delle fatture consiste nell'etichettare diverse voci, servizi o addebiti su una fattura con codici specifici. Questi codici sono solitamente personalizzati per adattarsi al sistema contabile di un'azienda e semplificare il monitoraggio, la classificazione e la dichiarazione delle spese. È una pratica standard per i team finanziari e contabili e li aiuta a elaborare le fatture in modo più efficiente, ripartire i costi in modo accurato tra i reparti e registrare tutto correttamente.

Esistono diversi tipi di codici utilizzabili, tra cui:

• codici contabilità che identificano quali spese si riferiscono a quale voce di contabilità generale (ad es., forniture per ufficio, viaggi, utenze);

• codici progetto o lavoro per collegare direttamente le spese a progetti o clienti specifici;

• codici reparto che ripartiscono i costi ai reparti interni appropriati;

• codici dei centri di costo per un monitoraggio più dettagliato, in particolare nelle organizzazioni più grandi con più unità o divisioni.

Come creare un sistema di codifica delle fatture per la tua attività

Ogni attività dovrebbe creare un sistema di codifica delle fatture che soddisfi le proprie esigenze specifiche. Ecco come creare il tuo sistema.

Inizia con un'analisi delle spese

Inizia esaminando da vicino i dati delle spese effettive nell'ultimo anno o negli ultimi due. Controlla quali costi compaiono regolarmente, quali sono specifici di determinati progetti e dove la ripartizione dei costi diventa complicata. Questa analisi mostrerà esattamente quali categorie devono essere integrate nel sistema e ti aiuterà a evitare di aggiungere ulteriori livelli non necessari.

Associa delle categorie al piano dei conti

Crea un insieme di categorie che si colleghino direttamente al piano dei conti della tua azienda. Crea sia categorie di primo livello, ad esempio "Marketing" e "Amministrazione", sia sottocategorie per un monitoraggio più dettagliato. Ad esempio, all'interno di "Marketing", puoi creare codici per "Pubblicità", "Creazione di contenuti" ed "Eventi". In questo modo puoi acquisire tipi di spesa specifici senza complicare il tuo sistema con troppe categorie principali.

Crea codici progetto

Se stai lavorando a progetti per singoli clienti o a iniziative di grandi dimensioni, avrai bisogno di codici progetto che vadano oltre "Progetto 1" o "Cliente A". Progetta una struttura in grado di monitorare i dettagli del progetto in base alle fasi o ai tipi di attività. Ad esempio, un codice come "CLX-2023-01-F1" potrebbe comunicarti che si tratta di un progetto del cliente X iniziato nel 2023, del progetto numero 1 e della fase 1. In questo modo, è possibile esaminare fasi specifiche dei progetti, il che è utile per effettuare addebiti ai clienti, monitorare la redditività per ciascun progetto e analizzare i costi in tempo reale.

Assegna i codici reparto in base alla responsabilità

L'assegnazione di codici ai reparti sembra semplice, ma è preferibile farli corrispondere a centri di responsabilità, non solo ai nomi dei reparti. Se i team di vendita e di marketing utilizzano lo stesso budget per una campagna, il codice deve indicare quale team è in ultima analisi responsabile del budget: ad esempio, "MKT-ONLINE" oppure "MKT-OFFLINE" rispettivamente per le campagne digitali e per quelle offline assegnate al team di marketing. Tale chiarezza può ridurre al minimo gli errori di assegnazione e rendere chiaro chi è responsabile di ciascuna voce riga.

Utilizza i centri di costo regionali ove necessario

Se la tua attività opera in più località, configura codici regionali che acquisiscano sia la posizione che i dettagli dell'unità aziendale. Ad esempio, "US-NOCC-VENDITE" indica chiaramente che ci si riferisce al reparto vendite dell'area nord-occidentale degli Stati Uniti. Stabilisci linee guida specifiche su quando questi codici regionali sono necessari, ad esempio per progetti localizzati o spese specifiche di un'area geografica, in modo che il tuo sistema non diventi troppo disordinato.

Sii coerente con la codifica

Decidi un formato di codifica e attieniti a esso. Potresti scegliere un formato come "FIN-2023-07" (reparto, anno e numero di progetto) per individuare il reparto finanziario, un progetto nel 2023 e il progetto numero 7. Scegli una struttura che sia facile da interpretare a colpo d'occhio e sii coerente; non utilizzare abbreviazioni non standard o non variare la lunghezza del codice. In questo modo sarà molto più semplice per tutte le persone coinvolte nell'elaborazione delle fatture organizzarsi meglio.

Scrivi una guida alla codifica con esempi reali

Non limitarti a elencare i codici e le categorie nella tua documentazione. Utilizza scenari di esempio che illustrino come dovrebbero essere applicati i codici e, se possibile, utilizza esempi reali della tua attività. Ad esempio, mostra come codificare una spesa di marketing condivisa tra campagne online e offline o un costo condiviso tra il reparto vendite e l'assistenza clienti. Inoltre, includi una sezione "errori comuni" che segnali gli errori che le persone tendono a commettere e offra modi per evitarli. In questo modo si risparmierà molto tempo sulla formazione e sulle domande successive.

Integra il sistema contabile e automatizza ove possibile

La maggior parte dei sistemi di contabilità ti consente di impostare campi personalizzati per garantire che i codici vengano inseriti in un modo che si integri facilmente con la tua piattaforma. Automatizza ove possibile. Ad esempio, se utilizzi sempre lo stesso codice per un determinato fornitore, crea una regola che lo applichi automaticamente. Aggiungi prompt condizionali per segnalare incoerenze (ad es., un codice del centro di costo mancante) per ridurre le correzioni manuali.

Esegui audit e rettifiche una volta ogni pochi mesi

Pianifica una verifica una volta ogni pochi mesi per valutare il funzionamento del sistema. Esamina un campione di fatture codificate per individuare eventuali incongruenze o problemi. Le analisi regolari ti consentono di individuare tempestivamente i problemi e di garantire che i codici rimangano pertinenti man mano che l'attività cresce o cambia. Inoltre, raccogli feedback dai tuoi team finanziari e operativi su eventuali modifiche che farebbero funzionare meglio il sistema per le loro attività quotidiane.

Standard di codifica e formati comuni delle fatture

Per creare un sistema di codifica delle fatture chiaro e funzionale, devi definire dei codici facili da usare, coerenti e adatti alle tue esigenze. Ecco una panoramica degli approcci più comuni per la codifica delle fatture, oltre ad alcuni suggerimenti pratici per implementare questi sistemi.

Struttura con codice alfanumerico

Molte attività creano codici con combinazioni di lettere e numeri, che a prima vista sono significativi. Spesso utilizzano delle lettere per indicare il reparto (ad esempio, "FIN" per finanza, "MKT" per marketing) e numeri per categorie di spesa o progetti specifici. Questa struttura rende intuitiva per chiunque l'interpretazione dei codici. Ad esempio, il formato potrebbe essere [DEPT]-[SOTTOCATEGORIA], dove "FIN-1001" rappresenta una spesa finanziaria nella categoria di spesa "1001".

Codici gerarchici

I codici gerarchici suddividono i costi per livello di dettaglio. Sono particolarmente utili per tener traccia dei costi all'interno di una categoria principale, consentendo comunque di vederne le specifiche, ad esempio l'ID del progetto o un tipo di spesa particolare. Il formato generale potrebbe essere [LIVELLO SUP]-[ID PROGETTO]-[VOCE SPECIFICA]. Ad esempio, nel codice "IT-23-HARD", "IT" corrisponde al reparto IT, "23"” indica l'ID del progetto e "HARD" indica gli acquisti di hardware.

Codici di account numerici

Le attività con prassi contabili dettagliate utilizzano in genere codici numerici che corrispondono direttamente ai conti di contabilità generale. Questi codici seguono spesso un formato che va da un'ampia categoria a dettagli specifici, semplificando il tracciamento delle spese fino alla singola voce. Il formato potrebbe essere il seguente: [CATEGORIA PRINC]-[SOTTOCATEGORIA]-[VOCE O SEDE]. Ad esempio, il codice "1000-50-01" potrebbe essere interpretato come segue: "1000" rappresenta i costi operativi generali, "50" è una sottocategoria (ad esempio, forniture per ufficio) e "01" indica una sede o una voce specifica.

Codici basati su reparto e data

I codici che collegano le spese a un reparto e a una data sono ideali per monitorare il lavoro in corso o basato su progetti in periodi di tempo diversi. Con un codice basato sulla data puoi individuare facilmente i costi del mese o del trimestre per facilitare la creazione del budget. Il formato generale potrebbe essere [REP]-AAMM. Ad esempio, "HR-202311" potrebbe rappresentare un costo relativo alle risorse umane sostenuto nel novembre 2023.

Codici specifici di progetto

I codici specifici di progetto consentono di collegare direttamente i costi a progetti o clienti specifici. In questo modo è possibile mantenere organizzati i budget dei progetti e vedere più facilmente dove viene speso il denaro all'interno di ciascun progetto. La struttura potrebbe essere la seguente: [ID PROGETTO]-TIPO SPESA. Ad esempio, in "CLNT12-TRASF", "CLNT12" potrebbe rappresentare l'ID del cliente o del progetto e "TRASF" potrebbe rappresentare le spese di trasferta.

Codici dei centri di costo

I codici dei centri di costo consentono alle aziende più grandi o con più unità operative di tener traccia dei percorsi di spesa in aree diverse. Questo sistema funziona bene se devi monitorare le spese per ciascuna unità, posizione o altra funzione dell'attività. Il formato generale potrebbe essere [REGIONE]-REPARTO. Ad esempio, nel codice "Stati Uniti-NY-HR", potresti interpretare "Stati Uniti" per il Paese, "NY" per lo stato e "HR" per il reparto.

Codici basati sulla località per aziende con più siti

Se disponi di più siti, l'aggiunta ai codici di un identificativo della posizione può aiutarti nel tener traccia delle spese di ogni località. Può essere utile per capire come vengono distribuiti i costi tra i diversi siti. Il formato generale potrebbe essere [POSIZIONE]-[STRUTTURA]-TIPO SPESA. Ad esempio, "NY-MAG01-FORN" potrebbe essere tradotto come segue: "NY" rappresenta New York, "MAG01" è il magazzino n. 1 e "FORN" è l'abbreviazione di forniture.

Sistemi di codifica ibridi

Alcune attività utilizzano una combinazione di tutti questi elementi, soprattutto se hanno esigenze di tracciamento complesse. Un sistema ibrido potrebbe includere un progetto, un reparto e un tipo di voce in un unico codice. In questo modo puoi acquisire più livelli di informazioni senza creare campi separati per ciascuno di essi. Il formato potrebbe essere il seguente: [REP]-[ANNO]-[ID PROGETTO]-[TIPO SPESA]. Ad esempio, in "MKT-2023-07-TRASF", potresti interpretare "MKT" come marketing, "2023" come l'anno, "07" per un progetto specifico e "TRASF" come spese di trasferta.