Als je dit goed aanpakt, is factuurcodering een hulpmiddel dat je activiteiten soepeler kan laten verlopen. Beheer je een groot volume aan transacties of wil je inzichten in afdelingen, projecten of klanten, dan kan een goed georganiseerd coderingssysteem voor facturen meer duidelijkheid en controle bieden. Naast het categoriseren van uitgaven, kun je met factuurcodering de uitgaven bijhouden, een nauwkeurige budgettering ondersteunen en de belastingaangifte en naleving vereenvoudigen, omdat je altijd klaar staat om te reageren met betrouwbare gegevens.

Hieronder bespreken we wat je moet weten over factuurcodering: wat het is, waarom het belangrijk is en hoe je een systeem ontwerpt dat met je onderneming meegroeit.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is factuurcodering?
  
• Hoe maak je een factuurcoderingssysteem voor je onderneming?
  
• Normen voor factuurcodering en gangbare indelingen
  

Wat is factuurcodering?

Factuurcodering houdt in dat verschillende items, diensten of kosten op een factuur worden gelabeld met specifieke codes. Deze codes worden meestal aangepast aan het boekhoudsysteem van een onderneming. Met de codes kun je gemakkelijker om uitgaven bijhouden, categoriseren en rapporteren. Het is een standaardpraktijk voor financiële en boekhoudteams, die facturen efficiënter kunnen verwerken, kosten nauwkeurig kunnen toewijzen aan afdelingen en alles correct kunnen vastleggen.

Er zijn verschillende soorten codes die kunnen worden gebruikt, waaronder:

• Rekeningcodes die aangeven welke uitgaven betrekking hebben op welk grootboek (bijv. kantoorbenodigdheden, reizen, nutsvoorzieningen)

• Project- of functiecodes om uitgaven direct te koppelen aan specifieke projecten of klanten

• Afdelingscodes die kosten toewijzen aan de juiste interne afdeling

• Kostencentrumcodes voor een gedetailleerdere tracking, vooral in grotere organisaties met meerdere eenheden of divisies

Hoe maak je een factuurcoderingssysteem voor je onderneming?

Elke onderneming zou een coderingssysteem voor facturen moeten creëren dat aan haar specifieke behoeften voldoet. Hier lees je hoe je je eigen systeem kunt opzetten.

Begin met een onkostenanalyse

Begin met het nauwkeurig bekijken van je werkelijke onkosten van de afgelopen twee jaar. Controleer welke kosten regelmatig voorkomen, welke uniek zijn voor bepaalde projecten en waar kostentoewijzing lastig wordt. Deze beoordeling laat precies zien welke categorieën in het systeem moeten worden ingebouwd en helpt je te voorkomen dat je extra, onnodige lagen toevoegt.

Wijs categorieën toe aan het rekeningstelsel

Stel een reeks categorieën samen die rechtstreeks zijn gekoppeld aan het rekeningstelsel van je onderneming. Maak zowel categorieën op het hoogste niveau, zoals 'Marketing' en 'Administratie', als subcategorieën voor meer gedetailleerde tracking. Binnen 'Marketing' kun je bijvoorbeeld codes maken voor 'Reclame', 'Contentcreatie' en 'Evenementen'. Zo kun je specifieke onkostentypen vastleggen zonder dat je systeem onhandelbaar wordt met te veel topline categorieën.

Maak de projectcodes

Als je aan klantprojecten of grotere initiatieven werkt, heb je projectcodes nodig die verder gaan dan alleen 'Project 1' of 'Klant A'. Ontwerp een structuur die projectgegevens kan bijhouden per fase of type activiteit. Uit een code als 'CLX-2023-01-PH1' kun je bijvoorbeeld afleiden dat dit het project van klant X is dat in 2023 is gestart, project nr. 1 is en zich in fase 1 bevindt. Op die manier kun je specifieke projectfasen onderzoeken, wat handig is voor het factureren van klanten, het volgen van de winstgevendheid per project en het analyseren van kosten in real time.

Wijs afdelingscodes toe op basis van verantwoordelijkheid

Het toewijzen van codes aan afdelingen klinkt eenvoudig, maar het is slim om deze af te stemmen op verantwoordelijkheidscentra, niet alleen op afdelingsnamen. Als de verkoop- en marketingteams hetzelfde budget voor een campagne gebruiken, moet de code aangeven welk team uiteindelijk verantwoordelijk is voor het budget: bijvoorbeeld 'MKT-ONLINE' vs. 'MKT-OFFLINE' voor digitale versus offline campagnes die de verantwoordelijk zijn van het marketingteam. Deze duidelijkheid kan toewijzingsfouten tot een minimum beperken en duidelijk maken wie verantwoordelijk is voor elk regelitem.

Gebruik regionale kostencentra waar ze nodig zijn

Als je onderneming op meerdere locaties actief is, stel dan regionale codes in die zowel de locatie als de gegevens van de bedrijfseenheid vastleggen. Met 'US-NW-SALES' wordt bijvoorbeeld duidelijk dat je verwijst naar de verkoopafdeling in het noordwesten van de VS. Stel specifieke richtlijnen op over wanneer deze regionale codes nodig zijn, zoals voor gelokaliseerde projecten of regiospecifieke uitgaven, zodat je systeem niet te rommelig wordt.

Wees consistent met je codering

Kies een coderingsindeling en houd je hieraan. Je kunt 'FIN-2023-07' (afdeling, jaar en projectnummer) gebruiken om de financiële afdeling, een project in 2023 en project nr. 7 bij te houden. Kies een structuur die in één oogopslag gemakkelijk te interpreteren is en wees consistent; gebruik geen afwijkende afkortingen en varieer niet in de lengte van de code. Zo kan iedereen die betrokken is bij het verwerken van facturen een stuk gemakkelijker georganiseerd blijven.

Schrijf een handleiding voor het coderen met voorbeelden uit de praktijk

Ga verder dan het vermelden van codes en categorieën in je documentatie. Gebruik voorbeeldscenario's die illustreren hoe de codes moeten worden toegepast en kies indien mogelijk echte voorbeelden uit je onderneming. Laat bijvoorbeeld zien hoe je marketinguitgaven codeert die worden gedeeld tussen online en offline campagnes of kosten die worden gedeeld tussen verkoop en klantenondersteuning. Voeg ook een sectie 'veelvoorkomende fouten' toe die fouten markeert die mensen vaak maken samen met manieren biedt om ze te vermijden. Dit scheelt veel tijd op training en vragen later.

Integreer met je boekhoudsysteem en automatiseer waar mogelijk

Bij de meeste boekhoudsystemen kun je velden op maat instellen. Voer je codes dus in op een manier die gemakkelijk integreert met je platform. Automatiseer waar mogelijk. Als je bijvoorbeeld altijd dezelfde code gebruikt voor een bepaalde leverancier, maak dan een regel die deze automatisch toepast. Voeg voorwaardelijke prompts toe om inconsistenties te markeren (bijv. een ontbrekende kostencentrumcode) om handmatige correcties te verminderen.

Voer eens in de paar maanden een audit uit en stel de koers bij

Plan eens in de paar maanden een check-in om te beoordelen hoe het systeem werkt. Onderzoek een steekproef van gecodeerde facturen om eventuele inconsistenties of problemen op te sporen. Met regelmatige controles kun je problemen vroegtijdig opsporen en ervoor zorgen dat codes relevant blijven naarmate de onderneming groeit of verandert. Krijg ook feedback van je financiële en operationele teams over eventuele aanpassingen waardoor het systeem beter werkt voor hun dagelijkse taken.

Invoice coding standards and common formats

To create a clear, functional invoice coding system, you need to establish codes that are easy to use, consistent, and fit your requirements. Here’s an overview of common approaches to invoice coding and some practical tips for making these systems work.

Alphanumeric code structure

Many businesses create codes that make sense at a glance by combining letters and numbers. They often use letters to indicate the department (e.g., “FIN” for finance, “MKT” for marketing) and numbers for specific expense categories or projects. This structure makes it intuitive for anyone to interpret the codes. For example, the format might be {DEPT}-{SUBCATEGORY}, where “FIN-1001” represents a finance expense under the “1001” expense category.

Hierarchical codes

Hierarchical codes break down costs by layer of detail. They’re especially useful when you need to track costs within a main category but still want to see specifics, such as a project ID or a particular expense type. The general format might be {TOP LEVEL}-{PROJECT ID}-{SPECIFIC ITEM}. For instance, in the code “IT-23-HARD,” “IT” represents the IT department, “23” indicates the project ID, and “HARD” denotes hardware purchases.

Numeric account codes

Businesses with detailed accounting practices typically use numeric codes that directly correspond with the general ledger. These codes often follow a format that goes from a broad category to specific details, making it straightforward to track expenses down to the item. The format might look like this: {MAIN CATEGORY}-{SUBCATEGORY}-{ITEM OR LOCATION}. For example, the code “1000-50-01” could be translated as follows: “1000” represents general operating expenses, “50” is a subcategory (e.g., office supplies), and “01” indicates a location or specific item.

Department and date-based codes

Codes that link expenses to a department and a date are great for tracking ongoing or project-based work across different time periods. With a date-based code, you can easily spot costs by month or quarter to help with budgeting. The general format could be {DEPT}-{YYYMM} (e.g., FIN-202304, OPS-202312). For instance, “HR-202311” could represent an HR-related cost incurred in November 2023.

Project-specific codes

Project-specific codes let you tie costs directly to specific projects or clients. This helps keep project budgets organized and makes it easier to see where money is being spent within each project. The structure might look like this: {PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE} (e.g., PROJ07-LABOR, EVENT20-DECOR). For example, in “CLNT12-TRV,” “CLNT12” might represent the client or project ID and “TRV” might represent travel expenses.

Cost center codes

Cost center codes are a way for larger companies or those with multiple business units to track spending across different areas. This system works well if you need to monitor expenses by unit, location, or even other business functions. The general format could be {REGION}-{DEPARTMENT} (e.g., EU-WEST-SALES, APAC-ENG). For instance, in the code “US-NY-HR,” you could interpret “US” as the country, “NY” as the state, and “HR” as the department.

Location-based codes for multisite companies

If you have multiple locations, adding a location identifier to your codes can help you track where spending is happening geographically. This can be useful for understanding how costs are distributed across different sites. The general format might be {LOCATION}-{FACILITY}-{EXPENSE TYPE} (e.g., LA-OFF-SUPPLIES, TX-WH02-EQUIP). For example, “NY-WH01-SUP” could be translated as follows: “NY” represents New York, “WH01” is warehouse No. 1, and “SUP” stands for supplies.

Hybrid coding systems

Some businesses employ a combination of all of the above, especially if they have complex tracking needs. A hybrid system might involve a project, department, and item type in one code. This lets you capture multiple layers of information without creating separate fields for each. The format might look like this: {DEPT}-{YEAR}-{PROJECT ID}-{EXPENSE TYPE}. For instance, in “MKT-2023-07-TRV,” you might interpret “MKT” as marketing, “2023” as the year, “07” as a specific project, and “TRV” as travel.