電子インボイス (e-faktura) ポータルを利用すると、スウェーデンの企業は印刷された請求書や PDF ファイルの代わりに、構造化されたデジタルデータとして請求書を送受信できます。新しい電子インボイスが配信されると、受領者の会計システムによって取引金額が読み取られ、手動で入力することなく処理されます。

2019 年 4 月以降、スウェーデンの公的機関のすべてのサプライヤーは、電子インボイス法に基づいて電子インボイスを送信することが義務付けられています。他の企業もこの形式を採用しており、従来の請求処理に伴うスキャン、キー入力、消込作業が不要になります。

以下では、Peppol ネットワークによって請求書が企業や組織間でどのように移動するか、電子インボイスシステムに必要な機能、システムを選択する前の考慮事項について説明します。

この記事でわかること

• 電子インボイスポータルは請求書を構造化データとして処理するため、会計システムによる自動処理が可能になります。手動による入力は必要ありません。

• スウェーデンの公的機関のサプライヤーには、電子インボイスの送信が法的に義務付けられています。他の企業も、時間とコストを節約できるため、これらのシステムを採用しています。

• 適切なポータルを選ぶには、形式のコンプライアンス、会計の連携、現在の請求書システムへの適合性がポイントになります。

電子インボイスポータルとは

電子インボイスポータルは、企業が構造化データとして請求書を作成、送信、受信、追跡するプラットフォームであり、通常は企業の会計システムに接続されています。

この用語は、他のシステムを指す請求書ポータルや電子インボイスソフトウェアと混同されることがあります。「請求書ポータル」という用語は、バックグラウンドでの構造化情報の交換がない PDF 形式の請求書または決済リンクのプラットフォームを指す場合があります。「電子インボイスソフトウェア」は、電子インボイスポータルが管理する構造化ファイルを生成してチェックするものです。

電子インボイスポータルの仕組み

電子インボイスポータルでは、請求書の詳細を構造化ファイルに変換し、Peppol 経由で送信します。請求書は、欧州規格 EN 16931 仕様に基づいて構築された Extensible Markup Language (XML) 標準である Peppol BIS Billing 3.0 でフォーマットされます。一部の公的機関のサプライヤーがまだ完全に移行していないため、スウェーデンの多くのシステムでは以前の国内形式である Svefaktura も引き続きサポートされています。データはすでに構造化されているため、電子インボイスを受領する企業や機関は、スキャンしたり手動で数値を入力したりする必要がありません。

電子インボイスを作成するには、企業が顧客の組織番号、付加価値税 (VAT) の詳細、およびラインアイテムを会計システムまたは請求書ソフトウェアに入力し、ソフトウェアでそれを構造化ファイルに変換します。

電子インボイスを送信する前に、ソフトウェアによって、有効な Peppol ID、正しい VAT 計算、形式で必須となる参照フィールドがファイル内にあるかどうかがチェックされます。これらのフィールドにエラーがある請求書は、ネットワークに到達する前に拒否されます。

電子インボイスポータルの利点

電子インボイスポータルの利点は、より迅速で自動化された請求プロセスに表れます。

例えば次のとおりです:

• 手動管理の削減: 請求書は、ラインアイテムの再入力や VAT 計算の手動チェックを行うことなく、作成から受領者の台帳へと移動します。

• 請求と支払いの迅速化: 受信側において、構造化データは、手動での確認が必要な PDF よりも速く処理されます。これにより、請求書の送信から支払いまでの平均時間が短縮されます。

• 可視性の向上: 一元化されたポータルには、期限切れや未払いの請求書に加えて、通常は期日通りに支払う顧客と、フォローアップが必要になる可能性がある顧客が表示されます。

電子インボイスポータルを選択する際の企業の考慮事項

すべての電子インボイスポータルは、スウェーデンおよび欧州連合 (EU) の基準に準拠して生成、送信、受信を行い、電子インボイスを処理する必要があります。スウェーデンの場合は、Peppol BIS Billing 3.0 および Svefaktura 形式を意味します。電子インボイスポータルでは、これらの基準の更新に合わせて最新の状態を維持し、組織番号や VAT ID を検証する必要もあります。使いやすさも重要です。設定に大がかりな導入プロジェクトを要するようなシステムは企業に継続して使用されません。また、別の方法を使用できるのであれば、顧客は電子インボイスを支払うために複雑なインターフェースを苦労して操作しようとはしません。

さらに、各社は電子インボイスシステムで必要となる機能を評価する必要があります。月に 10 件の請求書を送信する個人事業主と、数百人の顧客に定期的に請求を行う Software as a Service (SaaS) 企業とでは、ニーズが異なります。

電子インボイスプラットフォームで確認すべきその他の機能は以下のとおりです。

• 会計ソフトウェアの連携: 請求書と支払いが自動的に台帳に計上されるように、システムを既存の会計ソフトウェアに接続する必要があります。

• 自動化されたお知らせ: 電子インボイスシステムは、期日から所定の日数後にお知らせを送信し、必要に応じて 2 回目の通知にエスカレーションし、電話や正式な代金回収プロセスが必要な請求書にフラグを立てるようにプログラムされている必要があります。

• レポートおよび消込ツール: 企業は、どの請求書が未処理か、期限切れか、支払い済みかをリアルタイムで把握したいと考える場合があります。入金と未処理の請求書を消し込むのに役立ちます。

• さまざまな決済手段のサポート: 顧客の支払い方法はさまざまです (Bankgiro やカードなど)。1 つの決済手段しかサポートしていないポータルでは、一部の顧客に時間のかかる手動での支払いを強いることになります。

Stripe によるスウェーデン企業の請求処理のサポート

企業で電子インボイスを使用している場合、Stripe では Stripe App Marketplace で Billit アプリを提供しています。この連携により、Stripe ダッシュボードから直接、Peppol 準拠の電子インボイスを送信できます。

企業で従来の請求書を希望する場合は、Stripe Invoicing が役立ちます。請求書の作成から代金回収まで、売掛金 (AR) プロセスが簡素化されます。単発の請求であっても継続課金であっても、Stripe により、企業は支払いをより迅速に受け取り、業務を効率化できます。

• 売掛金処理の自動化: コーディング不要のプロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの管理がスムーズになります。

• キャッシュフローを改善: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間を短縮し、より早く入金を得られます。

• 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最先端の決済体験を提供。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うこともできます。

• バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe が提供するオンライン請求書決済ページで回収にかかる時間を削減します。

• 既存システムとの接続: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP (企業資源計画) ソフトと接続でき、システム間の同期を保ちつつデータの手入力を減らします。

Stripe では、売掛金プロセスの簡素化を支援しています。詳しくはこちらをご覧ください。今すぐ開始する場合はこちら。

スウェーデン企業向けの電子インボイスポータルに関するよくあるご質問