Un portail de facturation électronique (e-faktura) permet aux entreprises suédoises d'envoyer et de recevoir des factures sous forme de données numériques structurées au lieu de factures imprimées ou de fichiers au format de document portable (PDF). Lorsqu'une nouvelle facture électronique est livrée, le système comptable du destinataire lit les montants des transactions et les traite sans saisie manuelle.

Depuis avril 2019, tout fournisseur d'un organisme du secteur public suédois doit envoyer des factures électroniques en vertu de la Loi sur la facturation électronique. D'autres entreprises ont également adopté ce format, qui élimine le travail de numérisation, de saisie et de rapprochement inhérent à la facturation traditionnelle.

Ci-dessous, nous aborderons la manière dont le réseau Peppol achemine une facture d'une entreprise ou d'une organisation à une autre, les fonctionnalités dont un système de facturation électronique doit disposer, et les éléments à prendre en compte avant d'en choisir un pour votre entreprise.

Points à retenir

• Les portails de facturation électronique traitent les factures sous forme de données structurées, ce qui permet aux systèmes comptables de les gérer automatiquement. Aucune saisie manuelle n'est requise.

• Les fournisseurs du secteur public suédois sont légalement tenus d'envoyer des factures électroniques. D'autres entreprises ont adopté ces systèmes, car ils peuvent faire gagner du temps et de l'argent.

• Le choix du bon portail dépend de la conformité du format, de l'intégration comptable et de son adéquation avec le système de facturation actuel de votre entreprise.

Définition d'un portail de facturation électronique

Un portail de facturation électronique est la plateforme où une entreprise crée, envoie, reçoit et suit les factures sous forme de données structurées, et est généralement connecté au système comptable de l'entreprise.

Ce terme peut parfois être confondu avec les portails de facturation ou les logiciels de facturation électronique, qui font référence à d'autres systèmes. Le terme « portail de facturation » peut désigner une plateforme pour les factures PDF ou les liens de paiement sans aucun échange d'informations structurées sous-jacent. Le terme « logiciel de facturation électronique » désigne ce qui génère et vérifie le fichier structuré que le portail de facturation électronique gère par la suite.

Fonctionnement d'un portail de facturation électronique

Un portail de facturation électronique transforme les détails de la facture en un fichier structuré et l'envoie par l'intermédiaire de Peppol. Les factures sont formatées en Peppol BIS Billing 3.0, une norme de langage de balisage extensible (XML) conçue conformément aux spécifications de la norme européenne EN 16931. De nombreux systèmes suédois prennent également encore en charge Svefaktura, l'ancien format national, car certains fournisseurs du secteur public n'ont pas encore achevé leur transition vers d'autres formats. Comme les données sont déjà structurées, l'entreprise ou l'agence qui reçoit une facture électronique n'a pas besoin d'effectuer de numérisation ni de saisir manuellement les chiffres.

Pour créer la facture électronique, une entreprise saisit le numéro d'organisation du client, les détails de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et les postes de la facture dans son logiciel de comptabilité ou de facturation, et le logiciel convertit ces informations en fichier structuré.

Avant l'envoi de la facture électronique, le logiciel vérifie que le fichier contient un identifiant (ID) Peppol valide, des calculs de TVA exacts, ainsi que les champs de référence requis par le format. Une facture comportant des erreurs dans ces champs est rejetée avant d'atteindre le réseau.

Avantages d'un portail de facturation électronique

Les avantages d'un portail de facturation électronique se manifestent par un processus de facturation plus rapide et plus automatisé.

Cela signifie :

• Moins d'administration manuelle : les factures passent de leur création au grand livre du destinataire sans que personne n'ait à saisir de nouveau les postes de la facture ou à vérifier manuellement les calculs de la TVA.

• Facturation et paiement plus rapides : les données structurées sont traitées plus rapidement à la réception qu'un PDF nécessitant une vérification manuelle. Cela réduit le délai moyen entre l'envoi d'une facture et la réception du paiement.

• Visibilité accrue : un portail central affiche les factures en retard et impayées, et indique quels clients paient normalement à temps et lesquels nécessiteront éventuellement un suivi.

Éléments à prendre en compte par les entreprises lors du choix d'un portail de facturation électronique

Tout portail de facturation électronique doit générer, envoyer, recevoir et traiter les factures électroniques conformément aux normes suédoises et de l'Union européenne (UE). Pour la Suède, cela signifie les formats Peppol BIS Billing 3.0 et Svefaktura. Un portail de facturation électronique doit également se tenir à jour lors de l'actualisation de ces normes, et valider les numéros d'organisation et les numéros de TVA. La facilité d'utilisation est importante : les entreprises n'utiliseront pas systématiquement un système qui nécessite un projet complet d'inscription des utilisateurs pour être configuré, et les clients ne se débattront pas avec une interface confuse pour payer une facture électronique s'ils peuvent utiliser un autre mode de paiement.

Au-delà de cela, chaque entreprise devra évaluer les fonctionnalités dont elle a besoin avec un système de facturation électronique. Une entreprise individuelle qui envoie 10 factures par mois a des besoins différents de ceux d'une entreprise de logiciel en tant que service (SaaS) qui facture des centaines de clients de façon récurrente.

Voici quelques autres fonctionnalités à rechercher dans une plateforme de facturation électronique :

• Intégration d'un logiciel de comptabilité : le système devra se connecter au logiciel de comptabilité déjà en place, afin que les factures et les paiements puissent être enregistrés automatiquement dans le grand livre.

• Rappels automatisés : les systèmes de facturation électronique doivent être programmés pour envoyer un rappel un nombre prédéterminé de jours après la date d'échéance, passer à un deuxième avis si nécessaire, et signaler les factures qui nécessitent un appel téléphonique ou un processus de recouvrement formel.

• Outils de création de rapports et de rapprochement : les entreprises peuvent vouloir avoir une vue en temps réel des factures ouvertes, en retard et payées. Il est utile de rapprocher les paiements entrants et les factures ouvertes.

• Prise en charge de différents modes de paiement : les clients paient de différentes manières (par exemple, par Bankgiro ou par carte). Un portail qui ne prend en charge qu'un seul mode de paiement pousse certains clients vers un paiement manuel plus lent.

Comment Stripe peut aider les entreprises suédoises avec la facturation

Si votre entreprise utilise la facturation électronique, Stripe propose l'application Billit dans le Stripe App Marketplace. Cette intégration vous permet d'envoyer des factures électroniques conformes à Peppol directement depuis votre Dashboard Stripe.

Si votre entreprise préfère les factures traditionnelles, Stripe Invoicing peut vous aider. Il simplifie votre processus de comptes clients (CC) – de la création de la facture à l'encaissement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou une facturation récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• *Automatiser les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer une bonne gestion de votre trésorerie.

• *Augmenter le flux de trésorerie : * réduisez le délai moyen de recouvrement et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par l’intermédiaire d’un portail client en libre-service.

• Réduisez la charge de travail administrative : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux encaissements grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• L’intégrer aux systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (PRE) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.

Découvrez comment Stripe peut simplifier votre gestion des comptes clients, ou faites vos premiers pas dès aujourd’hui.

Foire aux questions sur les portails de facturation électronique pour les entreprises suédoises