Um portal de e-invoicing (e-faktura) permite que empresas suecas enviem e recebam faturas como dados digitais estruturados em vez de faturas impressas ou arquivos em formato de documento portátil (PDF). Quando uma nova e-invoice é entregue, o sistema de contabilidade do destinatário lê os valores da transação e os processa sem entrada manual.

Desde abril de 2019, todos os fornecedores de uma organização do setor público sueco devem enviar e-invoices de acordo com a Lei de Faturamento Eletrônico. Outras empresas também adotaram esse formato, o que elimina o trabalho de digitalização, digitação e reconciliação que acompanha o faturamento tradicional.

Abaixo, discutiremos como a rede Peppol move uma fatura de uma empresa ou organização para outra, quais recursos um sistema de e-invoicing precisa ter e o que considerar antes de escolher um para a sua empresa.

Principais conclusões

• Os portais de e-invoicing processam faturas como dados estruturados, o que permite que os sistemas de contabilidade lidem com elas automaticamente. Nenhuma entrada manual é necessária.

• Os fornecedores do setor público sueco são legalmente obrigados a enviar e-invoices. Outras empresas adotaram esses sistemas porque eles podem economizar tempo e dinheiro.

• A escolha do portal certo se resume à conformidade de formato, integração contábil e quão bem ele se adapta ao sistema de faturas atual da sua empresa.

O que é um portal de e-invoicing?

Um portal de e-invoicing é a plataforma onde uma empresa cria, envia, recebe e rastreia faturas como dados estruturados, e geralmente está conectado ao sistema de contabilidade da empresa.

O termo às vezes pode ser confundido com portais de faturamento ou software de e-invoicing, que se referem a outros sistemas. O termo "portal de faturamento" pode se referir a uma plataforma para faturas em PDF ou links de pagamento sem troca de informações estruturadas por trás deles. "Software de e-invoicing" é o que gera e verifica o arquivo estruturado que o portal de e-invoicing gerencia em seguida.

Como funciona um portal de e-invoicing?

Um portal de e-invoicing transforma os detalhes da fatura em um arquivo estruturado e os envia por meio da Peppol. As faturas são formatadas no Peppol BIS Billing 3.0, um padrão de Extensible Markup Language (XML) criado de acordo com as especificações da norma europeia EN 16931. Muitos sistemas suecos também ainda aceitam o Svefaktura, o formato doméstico mais antigo, porque alguns fornecedores do setor público não fizeram a transição completa para longe dele. Como os dados já estão estruturados, a empresa ou agência que recebe uma e-invoice não precisa fazer nenhuma digitalização ou digitar números manualmente.

Para criar a e-invoice, uma empresa insere o número da organização do cliente, detalhes do imposto sobre valor agregado (IVA) e itens de linha em seu software de contabilidade ou faturamento, e o software converte isso no arquivo estruturado.

Antes do envio da e-invoice, o software verifica no arquivo se há uma identificação (ID) Peppol válida, os cálculos corretos de IVA e os campos de referência que o formato exige. Uma fatura com erros nesses campos é rejeitada antes de chegar à rede.

Quais são os benefícios de um portal de e-invoicing?

Os benefícios de um portal de e-invoicing aparecem em um processo de faturas mais rápido e automatizado.

Isso significa:

• Menos administração manual: as faturas passam da criação para o livro-razão do destinatário sem que ninguém precise reinserir os itens de linha ou verificar os cálculos de IVA manualmente.

• Faturamento e pagamento mais rápidos: os dados estruturados são processados mais rapidamente na extremidade receptora do que um PDF que precisa de revisão manual. Isso reduz o tempo médio entre o envio de uma fatura e o recebimento do pagamento.

• Mais visibilidade: um portal central mostra faturas em atraso e pendentes, bem como quais clientes normalmente pagam em dia e quais possivelmente exigirão acompanhamento.

O que as empresas precisam considerar ao escolher um portal de e-invoicing?

Todo portal de e-invoicing precisa gerar, enviar, receber e processar e-invoices em conformidade com as normas suecas e da União Europeia (UE). Para a Suécia, isso significa os formatos Peppol BIS Billing 3.0 e Svefaktura. Um portal de e-invoicing também precisa se manter atualizado quando essas normas são atualizadas e validar números de organizações e IDs de IVA. A facilidade de uso é importante: as empresas não usarão de forma consistente um sistema que leva um projeto de onboarding inteiro para ser configurado, e os clientes não se atrapalharão em uma interface confusa para pagar uma e-invoice se puderem usar outro método.

Além disso, cada empresa precisará avaliar de quais recursos precisa com um sistema de e-invoice. Um empresário individual que envia 10 faturas por mês tem necessidades diferentes de uma empresa de software como serviço (SaaS) que fatura centenas de clientes em um cronograma recorrente.

Aqui estão alguns outros recursos a serem procurados em uma plataforma de e-invoicing:

• Integração de software de contabilidade: o sistema precisará se conectar ao software de contabilidade já em vigor, para que faturas e pagamentos possam ser lançados no livro-razão automaticamente.

• Lembretes automatizados: os sistemas de e-invoicing precisam ser programados para enviar um lembrete um número predeterminado de dias após o vencimento, escalar para um segundo aviso, se necessário, e sinalizar as faturas que exigem um telefonema ou um processo de cobrança formal.

• Ferramentas de relatórios e reconciliação: as empresas podem querer ter uma visão em tempo real de quais faturas estão abertas, quais estão em atraso e quais foram pagas. É útil para reconciliar pagamentos recebidos e faturas abertas.

• Suporte para diferentes formas de pagamento: os clientes pagam de maneiras diferentes (por exemplo, Bankgiro ou cartão). Um portal que aceita apenas uma forma de pagamento empurra alguns clientes para um pagamento manual mais lento.

Como a Stripe pode ajudar as empresas suecas com o faturamento

Se a sua empresa usa e-invoicing, a Stripe oferece o aplicativo Billit no Stripe App Marketplace. Essa integração permite que você envie e-invoices em conformidade com o Peppol diretamente do seu Stripe Dashboard.

Se a sua empresa preferir faturas tradicionais, o Stripe Invoicing pode ajudar. Ele simplifica o processo de contas a receber (AR), da criação da fatura à cobrança do pagamento. Não importa se você está gerenciando cobranças únicas ou recorrentes, a Stripe ajuda as empresas a receber pagamentos mais rápido e simplificar as operações:

• Automatize contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe rastreia automaticamente o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando sua empresa a manter o controle do fluxo de caixa.

• Acelere o fluxo de caixa: reduza o prazo médio de recebimento de vendas (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança com IA que ajudam a recuperar mais receita.

• Melhore a experiência do cliente: ofereça uma experiência de pagamento moderna com suporte para mais de 25 idiomas, mais de 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas são fáceis de acessar e pagar por meio de um portal do cliente self-service.

• Reduza a carga de trabalho de back-office: gere faturas em minutos e reduza o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.

• Integre com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing se integra a softwares populares de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP), ajudando a manter os sistemas sincronizados e a reduzir a entrada manual de dados.

Saiba mais sobre como a Stripe pode simplificar seu processo de contas a receber ou comece já hoje.

Perguntas frequentes sobre portais de e-invoicing para empresas suecas