Via een e-facturatieportal (e-faktura) kunnen Zweedse ondernemingen facturen sturen en ontvangen als gestructureerde digitale gegevens in plaats van als afgedrukte facturen of Portable Document Format (PDF)-bestanden. Wanneer een nieuwe e-factuur wordt afgeleverd, leest het boekhoudsysteem van de ontvanger de transactiebedragen en verwerkt het deze zonder handmatige invoer.

Sinds april 2019 moet elke leverancier van een Zweedse organisatie in de publieke sector e-facturen sturen volgens de Electronic Invoicing Act. Andere ondernemingen hebben deze indeling ook aangenomen, waardoor het scannen, typen en reconciliëren dat gepaard gaat met traditionele facturatie wordt geëlimineerd.

Hieronder bespreken we hoe het Peppol-netwerk een factuur van de ene onderneming of organisatie naar de andere verplaatst, welke functies een e-facturatiesysteem nodig heeft en wat je moet overwegen voordat je er een kiest voor jouw onderneming.

Kernpunten

• E-facturatieportals verwerken facturen als gestructureerde gegevens, waardoor boekhoudsystemen ze automatisch kunnen verwerken. Er is geen handmatige invoer vereist.

• Zweedse leveranciers in de publieke sector zijn wettelijk verplicht om e-facturen te sturen. Andere ondernemingen hebben deze systemen aangenomen omdat ze tijd en geld kunnen besparen.

• Het kiezen van de juiste portal komt neer op compliance van de indeling, integratie met de boekhouding en hoe goed deze past bij het huidige factuursysteem van jouw onderneming.

Wat is een e-facturatieportal?

Een e-facturatieportal is het platform waar een onderneming facturen maakt, stuurt, ontvangt en volgt als gestructureerde gegevens, en is doorgaans gekoppeld aan het boekhoudsysteem van de onderneming.

De term kan soms worden verward met facturatieportals of e-facturatiesoftware, die verwijzen naar andere systemen. De term 'facturatieportal' kan verwijzen naar een platform voor PDF-facturen of betaallinks zonder gestructureerde informatie-uitwisseling erachter. 'E-facturatiesoftware' is de software die het gestructureerde bestand genereert en controleert dat de e-facturatieportal vervolgens beheert.

Hoe werkt een e-facturatieportal?

Een e-facturatieportal zet factuurgegevens om in een gestructureerd bestand en stuurt dit via Peppol. Facturen worden opgemaakt in Peppol BIS Billing 3.0, een Extensible Markup Language (XML)-standaard die is gebouwd volgens de specificaties van Europese norm EN 16931. Veel Zweedse systemen ondersteunen ook nog Svefaktura, de oudere binnenlandse indeling, omdat sommige leveranciers in de publieke sector er nog niet volledig van zijn afgestapt. Omdat de gegevens al gestructureerd zijn, hoeft de onderneming of instantie die een e-factuur ontvangt, geen cijfers te scannen of handmatig in te voeren.

Om de e-factuur te maken, voert een onderneming het organisatienummer, belasting toegevoegde waarde (btw)-gegevens en regelitems van de klant in de boekhoud- of facturatiesoftware in, waarna de software dit omzet in het gestructureerde bestand.

Voordat de e-factuur wordt gestuurd, controleert de software het bestand op een geldige Peppol-identificatie (ID), correcte btw-berekeningen en de referentievelden die de indeling vereist. Een factuur met fouten in deze velden wordt afgewezen voordat deze het netwerk bereikt.

Wat zijn de voordelen van een e-facturatieportal?

De voordelen van een e-facturatieportal uiten zich in een sneller, meer geautomatiseerd factuurproces.

Dat betekent:

• Minder handmatige administratie: Facturen gaan van aanmaak naar het grootboek van de ontvanger zonder dat iemand regelitems opnieuw invoert of btw-berekeningen handmatig controleert.

• Snellere facturatie en betaling: Gestructureerde gegevens worden sneller verwerkt aan de ontvangende kant dan een PDF die handmatig moet worden gecontroleerd. Dit verkort de gemiddelde tijd tussen het sturen van een factuur en het ontvangen van de betaling.

• Meer zichtbaarheid: Een centrale portal toont achterstallige en openstaande facturen, en welke klanten doorgaans op tijd betalen en welke mogelijk follow-up vereisen.

Waar moeten ondernemingen rekening mee houden bij het kiezen van een e-facturatieportal?

Elke e-facturatieportal moet in overeenstemming met de normen van Zweden en de Europese Unie (EU) e-facturen genereren, sturen, ontvangen en verwerken. Voor Zweden betekent dat de indelingen Peppol BIS Billing 3.0 en Svefaktura. Een e-facturatieportal moet ook up-to-date blijven wanneer deze normen worden bijgewerkt, en organisatienummers en btw-ID's valideren. Gebruiksgemak is belangrijk: ondernemingen zullen een systeem dat een volledig onboardingproject vereist om te configureren niet consistent gebruiken, en klanten zullen niet door een verwarrende interface ploeteren om een e-factuur te betalen als ze een andere methode kunnen gebruiken.

Daarnaast moet elk bedrijf evalueren welke functies het nodig heeft bij een e-facturatiesysteem. Een eenmanszaak die 10 facturen per maand stuurt, heeft andere behoeften dan een Software-as-a-Service (SaaS)-bedrijf dat honderden klanten via terugkerende facturatie factureert.

Hier zijn enkele andere functies om op te letten bij een e-facturatieplatform:

• Integratie met boekhoudsoftware: Het systeem moet worden gekoppeld aan de bestaande boekhoudsoftware, zodat facturen en betalingen automatisch in het grootboek kunnen worden geboekt.

• Geautomatiseerde herinneringen: E-facturatiesystemen moeten worden geprogrammeerd om een vooraf bepaald aantal dagen na de vervaldatum een herinnering te sturen, indien nodig te escaleren naar een tweede aanmaning en facturen te markeren die een telefoontje of een formele incassoprocedure vereisen.

• Tools voor rapportage en reconciliatie: Ondernemingen willen mogelijk in realtime bekijken welke facturen openstaan, achterstallig zijn en welke zijn betaald. Het is handig om inkomende betalingen en openstaande facturen te reconciliëren.

• Ondersteuning voor verschillende betaalmethoden: Klanten betalen op verschillende manieren (bijv. Bankgiro of betaalkaart). Een portal die slechts één methode ondersteunt, drijft sommige klanten in de richting van een tragere handmatige betaling.

Hoe Stripe Zweedse ondernemingen kan helpen met facturatie

Als jouw onderneming gebruikmaakt van e-facturatie, biedt Stripe de Billit-app in de Stripe App Marketplace. Met deze integratie kun je Peppol-conforme e-facturen rechtstreeks vanuit het Stripe Dashboard sturen.

Als jouw onderneming de voorkeur geeft aan traditionele facturen, kan Stripe Invoicing helpen. Het vereenvoudigt het proces voor debiteuren, van het maken van facturen tot incasso's van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturatie beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betalingen te ontvangen en processen te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betaalherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.

Veelgestelde vragen over e-facturatieportals voor Zweedse ondernemingen