Un portail de facturation électronique (e-faktura) permet aux entreprises suédoises d'envoyer et de recevoir des factures sous forme de données numériques structurées plutôt que sous forme de factures imprimées ou de fichiers Portable Document Format (PDF). Lorsqu'une nouvelle facture électronique est distribuée, le système comptable du destinataire lit les montants de la transaction et les traite sans saisie manuelle.

Depuis avril 2019, tous les fournisseurs des organismes du secteur public suédois doivent envoyer des factures électroniques conformément à la loi sur la facturation électronique. D'autres entreprises ont également adopté ce format, qui élimine le travail de numérisation, de saisie et de rapprochement inhérent à la facturation traditionnelle.

Nous aborderons ci-dessous la manière dont le réseau Peppol transfère une facture d'une entreprise ou d'une organisation à une autre, les fonctionnalités qu'un système de facturation électronique doit posséder et les éléments à prendre en compte avant d'en choisir un pour votre entreprise.

L’essentiel à retenir

• les portails de facturation électronique traitent les factures sous forme de données structurées, ce qui permet aux systèmes comptables de les traiter automatiquement. Aucune saisie manuelle n'est nécessaire ;

• les fournisseurs du secteur public suédois sont légalement tenus d'envoyer des factures électroniques. D'autres entreprises ont adopté ces systèmes, car ils permettent de gagner du temps et de l'argent ;

• le choix du portail approprié dépend de la conformité du format, de l'intégration avec la comptabilité et de la mesure dans laquelle il s'adapte au système de facturation actuel de votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un portail de facturation électronique ?

Un portail de facturation électronique est la plateforme sur laquelle une entreprise crée, envoie, reçoit et suit les factures sous forme de données structurées, et qui est généralement connectée au système comptable de l'entreprise.

Ce terme peut parfois être confondu avec les portails de facturation ou les logiciels de facturation électronique, qui font référence à d'autres systèmes. Le terme « portail de facturation » peut désigner une plateforme pour les factures PDF ou les liens de paiement sans échange d'informations structurées sous-jacent. Le « logiciel de facturation électronique » est ce qui génère et vérifie le fichier structuré que le portail de facturation électronique gère ensuite.

Comment fonctionne un portail de facturation électronique ?

Un portail de facturation électronique convertit les informations de la facture en un fichier structuré et l'envoie via Peppol. Les factures sont formatées en Peppol BIS Billing 3.0, une norme XML (Extensible Markup Language) conçue selon les spécifications de la norme européenne EN 16931. De nombreux systèmes suédois prennent aussi toujours en charge Svefaktura, l'ancien format national, car certains fournisseurs du secteur public n'ont pas encore achevé leur transition. Étant donné que les données sont déjà structurées, l'entreprise ou l'organisme destinataire de la facture électronique n'a pas besoin de procéder à une numérisation ou à une saisie manuelle des données.

Pour créer la facture électronique, une entreprise saisit le numéro d'organisation du client, les informations sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et les postes de ligne dans son logiciel comptable ou de facturation, et le logiciel convertit le tout en un fichier structuré.

Avant l'envoi de la facture électronique, le logiciel vérifie que le fichier contient un identifiant (ID) Peppol valide, que les calculs de TVA sont corrects et que les champs de référence requis par le format sont présents. Une facture comportant des erreurs dans ces champs est rejetée avant même d'atteindre le réseau.

Quels sont les avantages d'un portail de facturation électronique ?

Les avantages d'un portail de facturation électronique se traduisent par un processus de facturation plus rapide et plus automatisé.

Ceci implique :

• moins de gestion manuelle : les factures passent de la création au grand livre du destinataire sans que personne n'ait à saisir à nouveau les postes ou à vérifier manuellement les calculs de TVA ;

• facturation et paiement plus rapides : les données structurées sont traitées plus rapidement par le destinataire qu'un PDF nécessitant un examen manuel. Cela réduit le délai moyen entre l'envoi d'une facture et la réception du paiement ;

• plus de visibilité : un portail centralisé affiche les factures en retard et les factures impayées, et indique quels clients paient généralement à temps et lesquels nécessiteront potentiellement une relance.

Que doivent prendre en compte les entreprises lors du choix d'un portail de facturation électronique ?

Chaque portail de facturation électronique doit générer, envoyer, recevoir et traiter les factures électroniques conformément aux normes suédoises et de l'Union européenne (UE). Pour la Suède, cela implique les formats Peppol BIS Billing 3.0 et Svefaktura. Un portail de facturation électronique doit également rester à jour lorsque ces normes sont modifiées, et valider les numéros d'organisation ainsi que les numéros de TVA. La facilité d'utilisation est primordiale : les entreprises n'utiliseront pas systématiquement un système nécessitant un long projet d'onboarding pour sa configuration, et les clients ne se donneront pas la peine d'utiliser une interface confuse pour payer une facture électronique s'ils disposent d'un autre moyen de paiement.

Au-delà de ces aspects, chaque entreprise devra évaluer les fonctionnalités dont elle a besoin pour son système de facturation électronique. Un entrepreneur individuel qui envoie 10 factures par mois a des besoins différents de ceux d'une entreprise de type logiciel en tant que service (SaaS) qui facture des centaines de clients de manière récurrente.

Voici quelques autres fonctionnalités à rechercher dans une plateforme de facturation électronique :

• intégration avec le logiciel comptable : le système devra se connecter au logiciel de comptabilité déjà en place, afin que les factures et les paiements puissent être enregistrés automatiquement dans le grand livre ;

• rappels automatisés : les systèmes de facturation électronique doivent être programmés pour envoyer un rappel un nombre prédéfini de jours après la date d'échéance, passer à une deuxième mise en demeure si nécessaire, et signaler les factures nécessitant un appel téléphonique ou une procédure de recouvrement officielle ;

• outils de reporting et de rapprochement : les entreprises peuvent souhaiter avoir une vue en temps réel des factures en attente, en retard et payées. Il est utile de rapprocher les paiements entrants et les factures en attente ;

• prise en charge de différents moyens de paiement : les clients paient de différentes manières (par exemple, par Bankgiro ou par carte). Un portail qui ne prend en charge qu'un seul moyen de paiement pousse certains clients vers un paiement manuel plus lent.

Comment Stripe peut aider les entreprises suédoises dans leur facturation

Si votre entreprise utilise la facturation électronique, Stripe propose l'application Billit dans le Stripe App Marketplace. Cette intégration vous permet d'envoyer des factures électroniques conformes à Peppol directement depuis votre Dashboard Stripe.

Si votre entreprise préfère les factures traditionnelles, Stripe Invoicing peut vous aider. Cette solution simplifie votre processus de gestion des comptes clients (CC), de la création de la facture à l'encaissement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou une facturation récurrente, Stripe aide les entreprises à être payées plus rapidement et à optimiser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des créances clients : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans avoir à écrire une seule ligne de code. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, ce qui vous aide à garder le contrôle de vos flux de trésorerie.

• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai d’encaissement des ventes (DSO) et recevez vos paiements plus rapidement grâce aux paiements mondiaux intégrés, aux rappels automatiques et aux outils de relance alimentés par l’IA qui vous aideront à maximiser vos revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler grâce à un portail client en libre-service.

• Réduire la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.

• Stripe Invoicing s’intègre à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources de l’entreprise (ERP) les plus répandus, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire les saisies manuelles de données.

Cliquez ici pour en savoir plus sur la façon dont Stripe peut simplifier votre processus de gestion des créances clients, ou démarrez dès aujourd’hui.

FAQ sur les portails de facturation électronique pour les entreprises suédoises