พอร์ทัลการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (e-faktura) ช่วยให้ธุรกิจในสวีเดนส่งและรับใบแจ้งหนี้เป็นข้อมูลดิจิทัลที่มีโครงสร้างแทนใบแจ้งหนี้ฉบับพิมพ์หรือไฟล์ Portable Document Format (PDF) เมื่อมีการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ใหม่ ระบบบัญชีของผู้รับจะอ่านยอดเงินในการทำธุรกรรมและดำเนินการโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ตั้งแต่เดือนเมษายน 2019 ซัพพลายเออร์ทุกรายที่จัดหาสินค้าหรือบริการให้กับองค์กรภาครัฐของสวีเดนต้องส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภายใต้ Electronic Invoicing Act ธุรกิจอื่นๆ ได้นำรูปแบบนี้ไปใช้เช่นกัน ซึ่งช่วยลดงานสแกน ป้อนข้อมูล และการกระทบยอดที่มาพร้อมกับการออกใบแจ้งหนี้แบบเดิม

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายว่าเครือข่าย Peppol ย้ายใบแจ้งหนี้จากธุรกิจหรือองค์กรหนึ่งไปยังอีกแห่งได้อย่างไร ระบบการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จำเป็นต้องมีฟีเจอร์ใดบ้าง และข้อควรพิจารณาก่อนที่จะเลือกใช้กับธุรกิจของคุณ

ประเด็นสำคัญ

• พอร์ทัลการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะดำเนินการใบแจ้งหนี้เป็นข้อมูลที่มีโครงสร้าง ซึ่งช่วยให้ระบบบัญชีจัดการข้อมูลดังกล่าวได้โดยอัตโนมัติ โดยไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

• ซัพพลายเออร์ภาครัฐของสวีเดนมีหน้าที่ตามกฎหมายที่ต้องส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ธุรกิจอื่นๆ ก็นำระบบเหล่านี้มาใช้ด้วยเนื่องจากช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายได้

• การเลือกพอร์ทัลที่เหมาะสมจะขึ้นอยู่กับการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านรูปแบบ การผสานการทำงานกับการบัญชี และความเหมาะสมกับระบบใบแจ้งหนี้ปัจจุบันของธุรกิจคุณ

พอร์ทัลการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

พอร์ทัลการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คือแพลตฟอร์มที่ธุรกิจสร้าง ส่ง รับ และติดตามใบแจ้งหนี้เป็นข้อมูลที่มีโครงสร้าง และมักจะเชื่อมต่อกับระบบบัญชีของธุรกิจ

คำนี้อาจสับสนกับพอร์ทัลการออกใบแจ้งหนี้หรือซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในบางครั้ง ซึ่งหมายถึงระบบอื่นๆ คำว่า "พอร์ทัลการออกใบแจ้งหนี้" อาจหมายถึงแพลตฟอร์มสำหรับใบแจ้งหนี้รูปแบบ PDF หรือลิงก์การชำระเงินที่ไม่มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่มีโครงสร้างอยู่เบื้องหลัง ส่วน "ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์" คือสิ่งที่สร้างและตรวจสอบไฟล์ที่มีโครงสร้างซึ่งพอร์ทัลการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะจัดการในภายหลัง

พอร์ทัลการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทำงานอย่างไร

พอร์ทัลการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะเปลี่ยนรายละเอียดใบแจ้งหนี้ให้เป็นไฟล์ที่มีโครงสร้างและส่งผ่าน Peppol ใบแจ้งหนี้จะจัดรูปแบบเป็น Peppol BIS Billing 3.0 ซึ่งเป็นมาตรฐาน Extensible Markup Language (XML) ที่สร้างขึ้นตามข้อกำหนด European norm EN 16931 นอกจากนี้ ระบบของสวีเดนหลายแห่งยังคงรองรับ Svefaktura ซึ่งเป็นรูปแบบเก่าในประเทศ เนื่องจากซัพพลายเออร์ภาครัฐบางรายยังเปลี่ยนมาใช้รูปแบบใหม่ไม่เต็มรูปแบบ เนื่องจากข้อมูลมีโครงสร้างอยู่แล้ว ธุรกิจหรือหน่วยงานที่ได้รับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จึงไม่จำเป็นต้องสแกนหรือป้อนตัวเลขด้วยตนเอง

ในการสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ธุรกิจจะต้องป้อนหมายเลของค์กรของลูกค้า รายละเอียดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และรายการสินค้าลงในซอฟต์แวร์บัญชีหรือการออกใบแจ้งหนี้ แล้วซอฟต์แวร์ดังกล่าวจะแปลงข้อมูลเหล่านั้นเป็นไฟล์ที่มีโครงสร้าง

ก่อนที่จะส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซอฟต์แวร์จะตรวจสอบไฟล์เพื่อหารหัสประจำตัว (ID) ของ Peppol ที่ถูกต้อง การคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มที่ถูกต้อง และฟิลด์อ้างอิงที่รูปแบบนั้นๆ กำหนด ใบแจ้งหนี้ที่มีข้อผิดพลาดในฟิลด์เหล่านี้จะถูกปฏิเสธก่อนที่จะไปถึงเครือข่าย

ประโยชน์ของพอร์ทัลการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีอะไรบ้าง

ประโยชน์ของพอร์ทัลการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะแสดงให้เห็นในขั้นตอนของใบแจ้งหนี้ที่รวดเร็วและเป็นอัตโนมัติยิ่งขึ้น

ซึ่งนั่นหมายถึงสิ่งต่อไปนี้

• ลดการจัดการด้วยตนเอง: ใบแจ้งหนี้จะถูกย้ายตั้งแต่การสร้างไปจนถึงบัญชีแยกประเภทของผู้รับโดยไม่มีใครต้องป้อนรายการสินค้าซ้ำหรือตรวจสอบการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยตนเอง

• การออกใบแจ้งหนี้และการชำระเงินที่รวดเร็วยิ่งขึ้น: ข้อมูลที่มีโครงสร้างจะดำเนินการที่ฝั่งผู้รับได้เร็วกว่าไฟล์ PDF ที่ต้องให้คนตรวจสอบ ซึ่งจะช่วยลดเวลาเฉลี่ยระหว่างการส่งใบแจ้งหนี้และการได้รับเงิน

• การมองเห็นข้อมูลที่มากขึ้น: พอร์ทัลกลางจะแสดงใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระและใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ ตลอดจนลูกค้าที่มักจะชำระเงินตรงเวลา และลูกค้าที่อาจต้องมีการติดตามการชำระเงิน

ธุรกิจจำเป็นต้องพิจารณาเรื่องใดบ้างเมื่อเลือกพอร์ทัลการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

พอร์ทัลการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทุกแห่งจำเป็นต้องสร้าง ส่ง รับ และดำเนินการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ให้เป็นไปตามมาตรฐานของสวีเดนและสหภาพยุโรป (EU) สำหรับสวีเดน นั่นหมายถึงรูปแบบ Peppol BIS Billing 3.0 และ Svefaktura พอร์ทัลการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ยังต้องปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอเมื่อมีการอัปเดตมาตรฐานเหล่านั้น รวมถึงตรวจสอบความถูกต้องของหมายเลของค์กรและหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ความง่ายในการใช้งานก็เป็นเรื่องสำคัญ ธุรกิจจะไม่ใช้ระบบที่ต้องดำเนินกระบวนการเริ่มต้นใช้งานเพื่อกำหนดค่าอย่างเต็มรูปแบบอย่างสม่ำเสมอ และลูกค้าก็จะไม่ยอมเสียเวลากับอินเทอร์เฟซที่สับสนเพื่อชำระเงินตามใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ หากชำระผ่านวิธีอื่นได้

นอกจากนี้ แต่ละบริษัทจะต้องประเมินว่าฟีเจอร์ใดบ้างที่ตนต้องการสำหรับระบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ เจ้าของกิจการเจ้าเดียวที่ส่งใบแจ้งหนี้ 10 ฉบับต่อเดือนย่อมมีความต้องการแตกต่างจากบริษัทซอฟต์แวร์ในรูปแบบบริการ (SaaS) ที่เรียกเก็บเงินลูกค้าหลายร้อยรายตามแบบแผนล่วงหน้า

ต่อไปนี้คือฟีเจอร์อื่นๆ บางส่วนที่ควรมองหาในแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

• การผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชี: ระบบจะต้องเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์บัญชีที่มีอยู่แล้ว เพื่อให้ใบแจ้งหนี้และการชำระเงินแสดงในบัญชีแยกประเภทได้โดยอัตโนมัติ

• การเตือนอัตโนมัติ: ระบบการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องได้รับการตั้งโปรแกรมให้ส่งการเตือนเมื่อครบจำนวนวันที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหลังจากวันครบกำหนดชำระ ยกระดับเป็นการแจ้งเตือนครั้งที่สองหากจำเป็น และตั้งค่าสถานะใบแจ้งหนี้ที่ต้องมีการติดต่อทางโทรศัพท์หรือมีขั้นตอนการเรียกเก็บเงินอย่างเป็นทางการ

• เครื่องมือการรายงานและการกระทบยอด: ธุรกิจอาจต้องการดูแบบเรียลไทม์ว่าใบแจ้งหนี้ใดที่เปิดอยู่ ใบแจ้งหนี้ใดที่ค้างชำระ และใบแจ้งหนี้ใดที่ชำระแล้ว ซึ่งการกระทบยอดการชำระเงินที่เข้ามาและใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่ถือเป็นสิ่งที่มีประโยชน์

• รองรับวิธีการชำระเงินที่หลากหลาย: ลูกค้าชำระเงินด้วยวิธีที่แตกต่างกัน (เช่น Bankgiro หรือบัตร) พอร์ทัลที่รองรับเพียงวิธีเดียวจะผลักดันให้ลูกค้าบางรายหันไปใช้วิธีชำระเงินด้วยตนเองซึ่งใช้เวลาดำเนินการช้ากว่า

Stripe จะช่วยเหลือธุรกิจในสวีเดนในด้านการออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร

หากธุรกิจของคุณใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ Stripe จะมีแอป Billit ให้บริการใน Stripe App Marketplace การผสานการทำงานนี้ช่วยให้คุณส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่รองรับมาตรฐาน Peppol ได้จาก Stripe Dashboard ของคุณโดยตรง

หากธุรกิจของคุณชอบใช้ใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิมมากกว่า Stripe Invoicing จะช่วยคุณได้ โดยจะเพิ่มความคล่องตัวให้ขั้นตอนดูแลลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณ ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงินชำระ ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ก็จะช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและดำเนินงานได้อย่างราบรื่นดังนี้

• สร้างการจัดการลูกหนี้การค้าแบบอัตโนมัติ: สร้าง ปรับ และส่งใบแจ้งหนี้อย่างเป็นมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่ผสานรวม การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายได้ได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับมากกว่า 25 ภาษา 135 สกุลเงิน และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบบริการตนเอง

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบ Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้กระบวนการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้น หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับพอร์ทัลการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สำหรับธุรกิจในสวีเดน