En portal för e-fakturering (e-faktura) låter svenska företag skicka och ta emot fakturor som strukturerade digitala data i stället för som utskrivna fakturor eller Portable Document Format (pdf)-filer. När en ny e-faktura levereras läser mottagarens bokföringssystem av transaktionsbeloppen och behandlar dem utan manuell inmatning.

Sedan april 2019 måste alla leverantörer till en svensk offentlig verksamhet skicka e-fakturor enligt lagen om e-faktura. Även andra företag har anammat detta format, vilket eliminerar det skannings-, inmatnings- och avstämningsarbete som följer med traditionell fakturering.

Nedan diskuterar vi hur Peppol-nätverket flyttar en faktura från ett företag eller en organisation till en annan, vilka funktioner ett e-faktureringssystem behöver ha och vad du bör tänka på innan du väljer ett för ditt företag.

Viktiga lärdomar

• Portaler för e-fakturering behandlar fakturor som strukturerade data, vilket gör det möjligt för bokföringssystem att hantera dem automatiskt. Ingen manuell inmatning krävs.

• Leverantörer till den svenska offentliga sektorn är enligt lag skyldiga att skicka e-fakturor. Andra företag har anammat dessa system eftersom de kan spara tid och pengar.

• Att välja rätt portal handlar i slutändan om formatefterlevnad, bokföringsintegration och hur väl den passar företagets nuvarande fakturasystem.

Vad är en e-faktureringsportal?

En portal för e-fakturering är den plattform där ett företag skapar, skickar, tar emot och spårar fakturor som strukturerade data, och är vanligtvis ansluten till företagets bokföringssystem.

Begreppet kan ibland förväxlas med faktureringsportaler eller programvara för e-fakturering, som hänvisar till andra system. Begreppet "faktureringsportal" kan hänvisa till en plattform för pdf-fakturor eller betalningslänkar utan utbyte av strukturerad information bakom dem. "Programvara för e-fakturering" är det som genererar och kontrollerar den strukturerade fil som e-faktureringsportalen sedan hanterar.

Hur fungerar en e-faktureringsportal?

En e-faktureringsportal gör om fakturauppgifter till en strukturerad fil och skickar den via Peppol. Fakturor är formaterade i Peppol BIS Billing 3.0, en Extensible Markup Language (XML)-standard som byggts i enlighet med specifikationerna i Europanormen EN 16931. Många svenska system stöder också fortfarande Svefaktura, det äldre inhemska formatet, eftersom vissa leverantörer till offentlig sektor inte helt har gått ifrån det. Eftersom data redan är strukturerade behöver det företag eller den myndighet som tar emot en e-faktura inte skanna eller manuellt knappa in några siffror.

För att skapa e-fakturan anger ett företag kundens organisationsnummer, uppgifter om mervärdesskatt (moms) och rader i sin bokförings- eller faktureringsprogramvara, och programvaran konverterar detta till den strukturerade filen.

Innan e-fakturan skickas kontrollerar programvaran filen efter ett giltigt Peppol-id, korrekta momsberäkningar och de referensfält som formatet kräver. En faktura med fel i dessa fält avvisas innan den når nätverket.

Vilka är fördelarna med en e-faktureringsportal?

Fördelarna med en e-faktureringsportal visar sig i en snabbare och mer automatiserad fakturaprocess.

Det innebär följande:

• Mindre manuell administration: Fakturor flyttas från skapandet till mottagarens huvudbok utan att någon matar in rader igen eller kontrollerar momsberäkningar manuellt.

• Snabbare fakturering och betalning: Strukturerade data behandlas snabbare hos mottagaren än en pdf som kräver manuell granskning. Detta förkortar den genomsnittliga tiden mellan att skicka en faktura och att få betalt.

• Bättre översikt: En central portal visar förfallna och utestående fakturor, samt vilka kunder som normalt betalar i tid och vilka som eventuellt kommer att kräva uppföljning.

Vad behöver företag tänka på när de väljer en e-faktureringsportal?

Varje e-faktureringsportal måste generera, skicka, ta emot och behandla e-fakturor i enlighet med svenska och europeiska (EU) standarder. För Sverige innebär det formaten Peppol BIS Billing 3.0 och Svefaktura. En e-faktureringsportal måste också hålla sig uppdaterad när dessa standarder uppdateras, och validera organisationsnummer och momsregistreringsnummer. Användarvänlighet är viktigt: Företag kommer inte konsekvent att använda ett system som kräver ett helt onboarding-projekt för att konfigureras, och kunder kommer inte att krångla sig igenom ett förvirrande gränssnitt för att betala en e-faktura om de kan använda en annan metod.

Utöver det måste varje företag utvärdera vilka funktioner de behöver med ett e-fakturasystem. En enskild näringsidkare som skickar 10 fakturor i månaden har andra behov än ett företag som säljer programvara som tjänst (SaaS) och fakturerar hundratals kunder enligt ett återkommande schema.

Här är några andra funktioner att leta efter i en plattform för e-fakturering:

• Integration av bokföringsprogramvara: Systemet måste anslutas till det bokföringsprogram som redan finns på plats, så att fakturor och betalningar kan bokföras i huvudboken automatiskt.

• Automatiserade påminnelser: E-faktureringssystem måste vara programmerade att skicka en påminnelse ett förutbestämt antal dagar efter förfallodatumet, eskalera till en andra varning vid behov och flagga fakturor som kräver ett telefonsamtal eller en formell inkassoprocess.

• Verktyg för rapportering och avstämning: Företag kanske vill ha en realtidsvy över vilka fakturor som är öppna, vilka som är förfallna och vilka som har betalats. Det är användbart att avstämma inkommande betalningar och öppna fakturor.

• Support för olika betalningsmetoder: Kunder betalar på olika sätt (t.ex. Bankgiro eller kort). En portal som bara stöder en metod driver vissa kunder mot långsammare manuell betalning.

Hur Stripe kan hjälpa svenska företag med fakturering

Om ditt företag använder e-fakturering erbjuder Stripe Billit-appen på Stripe App Marketplace. Denna integration låter dig skicka e-fakturor som uppfyller Peppol-kraven direkt från din Stripe Dashboard.

Om ditt företag föredrar traditionella fakturor kan Stripe Invoicing hjälpa till. Det förenklar din process för kundfordringar – från att fakturan skapas till betalningsdebiteringen. Oavsett om du hanterar enstaka eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och att effektivisera sin verksamhet:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.

Vanliga frågor om e-faktureringsportaler för svenska företag