Un portal de facturación electrónica (e-faktura) permite a las empresas suecas enviar y recibir facturas como datos digitales estructurados en lugar de facturas impresas o archivos en formato de documento portátil (PDF). Cuando se entrega una nueva factura electrónica, el sistema contable del destinatario lee los importes de la transacción y los procesa sin necesidad de introducirlos de forma manual.

Desde abril de 2019, todos los proveedores de organizaciones del sector público sueco deben enviar facturas electrónicas en virtud de la Ley de Facturación Electrónica. Otras empresas también han adoptado este formato, lo que elimina el trabajo de escaneo, introducción de datos y conciliación que conlleva la facturación tradicional.

A continuación, explicaremos cómo la red Peppol traslada una factura de una empresa u organización a otra, qué características debe tener un sistema de facturación electrónica y qué hay que tener en cuenta antes de elegir uno para tu empresa.

De un vistazo

• Los portales de facturación electrónica procesan las facturas como datos estructurados, lo que permite que los sistemas contables las gestionen automáticamente. No es necesario introducir datos de forma manual.

• Los proveedores del sector público sueco tienen la obligación legal de enviar facturas electrónicas. Otras empresas han adoptado estos sistemas porque les permiten ahorrar tiempo y dinero.

• La elección del portal adecuado depende del cumplimiento de la normativa en materia de formato, de la integración contable y de cómo se adapte al sistema de facturación actual de tu empresa.

¿Qué es un portal de facturación electrónica?

Un portal de facturación electrónica es la plataforma donde una empresa crea, envía, recibe y hace un seguimiento de las facturas como datos estructurados, y suele estar conectado al sistema contable de la empresa.

En ocasiones, este término puede confundirse con los de portal de facturación o software de facturación electrónica, que hacen referencia a otros sistemas. El término «portal de facturación» puede referirse a una plataforma para facturas en PDF o enlaces de pago sin que haya un intercambio de información estructurada. El «software de facturación electrónica» es lo que genera y comprueba el archivo estructurado que luego gestiona el portal de facturación electrónica.

¿Cómo funciona un portal de facturación electrónica?

Un portal de facturación electrónica convierte los datos de la factura en un archivo estructurado y lo envía a través de Peppol. Las facturas tienen el formato Peppol BIS Billing 3.0, un estándar en lenguaje de marcado extensible (XML) creado conforme a las especificaciones de la norma europea EN 16931. Además, muchos sistemas suecos siguen admitiendo Svefaktura, el formato nacional más antiguo, porque algunos proveedores del sector público aún no lo han abandonado del todo. Como los datos ya están estructurados, la empresa u organismo que recibe una factura electrónica no tiene que escanearla ni introducir las cifras de forma manual.

Para crear la factura electrónica, una empresa introduce el número de organización del cliente, los datos del impuesto sobre el valor añadido (IVA) y los artículos de línea en su software contable o de facturación, y este lo convierte en un archivo estructurado.

Antes de enviar la factura electrónica, el software comprueba que el archivo tenga una identificación (ID) de Peppol válida, que los cálculos del IVA sean correctos y que incluya los campos de referencia requeridos por el formato. Las facturas con errores en estos campos se rechazan antes de llegar a la red.

¿Cuáles son las ventajas de un portal de facturación electrónica?

Las ventajas de un portal de facturación electrónica se reflejan en un proceso de facturación más rápido y automatizado.

Lo que significa:

• Menos tareas de administración manual: Las facturas pasan de su creación al libro mayor del destinatario sin que nadie tenga que volver a introducir los artículos de línea ni comprobar los cálculos del IVA de forma manual.

• Facturación y pagos más rápidos: Los datos estructurados se procesan más rápido en el sistema de recepción que un PDF que requiere revisión manual. Esto reduce el tiempo medio que transcurre desde que se envía una factura hasta que se recibe el pago.

• Mayor visibilidad: Un portal centralizado muestra las facturas vencidas y pendientes de pago, además de indicar qué clientes suelen pagar a tiempo y a cuáles habrá que hacer un seguimiento.

¿Qué deben tener en cuenta las empresas al elegir un portal de facturación electrónica?

Todos los portales de facturación electrónica deben generar, enviar, recibir y procesar facturas electrónicas de conformidad con los estándares de Suecia y de la Unión Europea (UE). En el caso de Suecia, esto se traduce en los formatos Peppol BIS Billing 3.0 y Svefaktura. Además, un portal de facturación electrónica debe mantenerse al día cuando se actualicen dichos estándares, y validar los números de organización y los ID a efectos del IVA. La facilidad de uso es un aspecto importante: las empresas no utilizarán habitualmente un sistema que requiera todo un proceso de activación para configurarlo, y los clientes no se complicarán con una interfaz confusa para pagar una factura electrónica si pueden usar otro método.

Por otra parte, cada empresa deberá evaluar qué funciones necesita de un sistema de facturas electrónicas. Un empresario individual que envía 10 facturas al mes tiene necesidades diferentes a las de una empresa de software como servicio (SaaS) que factura de forma recurrente a cientos de clientes.

A la hora de buscar una plataforma de facturación electrónica, comprueba si ofrece las siguientes características:

• Integración con el software contable: El sistema tendrá que conectarse con el software contable existente para que las facturas y los pagos se contabilicen automáticamente en el libro mayor.

• Recordatorios automáticos: Los sistemas de facturación electrónica deben programarse para enviar un recordatorio cuando haya transcurrido un determinado número de días tras la fecha de vencimiento, enviar un segundo aviso si es necesario y marcar las facturas que requieran una llamada telefónica o un proceso formal de cobro.

• Herramientas de elaboración de informes y conciliación: Es posible que las empresas quieran ver en tiempo real qué facturas están abiertas, cuáles han vencido y cuáles se han pagado. Resulta muy útil poder conciliar los pagos entrantes y las facturas abiertas.

• Soporte para distintos métodos de pago: Los clientes pagan de diferentes maneras (p. ej., mediante Bankgiro o tarjeta). Un portal que solo admite un método obliga a algunos clientes a recurrir al pago manual, que es más lento.

Cómo puede ayudar Stripe a las empresas suecas con la facturación

Si tu empresa utiliza la facturación electrónica, Stripe ofrece la aplicación Billit en Stripe App Marketplace. Esta integración te permite enviar facturas electrónicas que cumplen la normativa Peppol directamente desde tu Dashboard de Stripe.

Si tu empresa prefiere las facturas tradicionales, Stripe Invoicing puede resultarte muy útil. Permite simplificar tu proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de las facturas hasta el cobro de los pagos. Tanto si gestionas la facturación de un único pago como la facturación recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir los pagos más rápido y a optimizar sus operaciones de las siguientes maneras:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales fácilmente, sin necesidad de programación. Stripe rastrea automáticamente el estado de las facturas, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos para ayudarte mantener tu flujo de caja bajo control.

• Acelera el flujo de efectivo: reduce el plazo medio de cobro (DSO, por las siglas en inglés de «días de ventas pendientes de cobro») y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pagos moderno con soporte para más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de clientes.

• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado al cobro a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de factura alojada por Stripe.

• Integrarlo con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) populares, así te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.

Obtén más información cómo Stripe puede simplificar tu proceso de cuentas por cobrar y empieza hoy mismo.

Preguntas frecuentes sobre los portales de facturación electrónica para las empresas suecas