Ein E-Invoicing-Portal (E-Faktura) ermöglicht es schwedischen Unternehmen, Rechnungen als strukturierte digitale Daten anstelle von gedruckten Rechnungen oder PDF-Dateien (Portable Document Format) zu senden und zu empfangen. Wenn eine neue E-Rechnung zugestellt wird, liest das Buchhaltungssystem der Empfängerin oder des Empfängers die Transaktionsbeträge und verarbeitet sie ohne manuelle Eingabe.
Seit April 2019 muss jeder Lieferant einer schwedischen Organisation des öffentlichen Sektors gemäß dem Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung (Electronic Invoicing Act) E-Rechnungen senden. Andere Unternehmen haben dieses Format ebenfalls übernommen, wodurch das Scannen, Tippen und der Abgleich entfallen, die bei der herkömmlichen Rechnungsstellung anfallen.
Im Folgenden erörtern wir, wie das Peppol-Netzwerk eine Rechnung von einem Unternehmen oder einer Organisation zu einer anderen überträgt, welche Funktionen ein E-Invoicing-System aufweisen muss und was Sie vor der Auswahl eines Systems für Ihr Unternehmen beachten sollten.
Das Wichtigste auf einen Blick
E-Invoicing-Portale verarbeiten Rechnungen als strukturierte Daten, wodurch Buchhaltungssysteme sie automatisch verarbeiten können. Es ist keine manuelle Eingabe erforderlich.
Schwedische Lieferanten des öffentlichen Sektors sind gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Andere Unternehmen haben diese Systeme übernommen, da sie damit Zeit und Geld sparen können.
Bei der Wahl des richtigen Portals kommt es auf die Format-Compliance, die Integration in die Buchhaltung und darauf an, wie gut es in das aktuelle Rechnungssystem Ihres Unternehmens passt.
Was ist ein E-Invoicing-Portal?
Ein E-Invoicing-Portal ist die Plattform, auf der ein Unternehmen Rechnungen als strukturierte Daten erstellt, versendet, empfängt und verfolgt, und die in der Regel mit dem Buchhaltungssystem des Unternehmens verbunden ist.
Der Begriff kann manchmal mit Invoicing-Portalen oder E-Invoicing-Software verwechselt werden, die sich auf andere Systeme beziehen. Der Begriff „Invoicing-Portal“ kann sich auf eine Plattform für PDF-Rechnungen oder Zahlungslinks ohne zugrunde liegenden strukturierten Informationsaustausch beziehen. „E-Invoicing-Software“ generiert und überprüft die strukturierte Datei, die das E-Invoicing-Portal dann verwaltet.
Wie funktioniert ein E-Invoicing-Portal?
Ein E-Invoicing-Portal wandelt Rechnungsdetails in eine strukturierte Datei um und versendet diese über Peppol. Rechnungen werden in Peppol BIS Billing 3.0 formatiert, einem XML-Standard (Extensible Markup Language), der gemäß den Spezifikationen der Europäischen Norm EN 16931 entwickelt wurde. Viele schwedische Systeme unterstützen zudem noch Svefaktura, das ältere inländische Format, da einige Lieferanten des öffentlichen Sektors noch nicht vollständig davon abgerückt sind. Da die Daten bereits strukturiert sind, muss das Unternehmen oder die Behörde, die eine E-Rechnung erhält, keine Zahlen mehr scannen oder manuell eingeben.
Zur Erstellung der E-Rechnung gibt ein Unternehmen die Organisationsnummer der Kundin oder des Kunden, Umsatzsteuerdetails (USt.) und Rechnungsposten in seine Buchhaltungs- oder Invoicing-Software ein, und die Software konvertiert diese in die strukturierte Datei.
Bevor die E-Rechnung versendet wird, überprüft die Software die Datei auf eine gültige Peppol-Identifikation (ID), korrekte Umsatzsteuerberechnungen und die vom Format geforderten Referenzfelder. Eine Rechnung mit Fehlern in diesen Feldern wird abgelehnt, bevor sie das Netzwerk erreicht.
Was sind die Vorteile eines E-Invoicing-Portals?
Die Vorteile eines E-Invoicing-Portals zeigen sich in einem schnelleren, stärker automatisierten Rechnungsprozess.
Das erfordert Folgendes:
Weniger manuelle Verwaltung: Rechnungen gelangen von der Erstellung in das Hauptbuch der Empfängerin oder des Empfängers, ohne dass jemand Rechnungsposten neu eingeben oder Umsatzsteuerberechnungen manuell überprüfen muss.
Schnellere Rechnungsstellung und Zahlung: Strukturierte Daten werden auf Empfängerseite schneller verarbeitet als ein PDF, das manuell überprüft werden muss. Dies verkürzt die durchschnittliche Zeitspanne zwischen dem Versenden einer Rechnung und dem Zahlungseingang.
Mehr Transparenz: Ein zentrales Portal zeigt überfällige und ausstehende Rechnungen an, sowie, welche Kundinnen und Kunden in der Regel pünktlich zahlen und bei welchen möglicherweise nachgefasst werden muss.
Was müssen Unternehmen bei der Auswahl eines E-Invoicing-Portals beachten?
Jedes E-Invoicing-Portal muss E-Rechnungen in Übereinstimmung mit schwedischen Standards und den Standards der Europäischen Union (EU) generieren, versenden, empfangen und verarbeiten. Für Schweden bedeutet das die Formate Peppol BIS Billing 3.0 und Svefaktura. Ein E-Invoicing-Portal muss außerdem auf dem neuesten Stand bleiben, wenn diese Standards aktualisiert werden, und Organisationsnummern sowie Umsatzsteuer-IDs validieren. Benutzerfreundlichkeit ist wichtig: Unternehmen werden ein System, dessen Konfiguration ein komplettes Onboarding-Projekt erfordert, nicht konsequent nutzen, und Kundinnen und Kunden werden sich nicht durch eine verwirrende Benutzeroberfläche quälen, um eine E-Rechnung zu bezahlen, wenn sie eine andere Methode nutzen können.
Darüber hinaus muss jedes Unternehmen evaluieren, welche Funktionen es in einem E-Rechnungssystem benötigt. Ein Einzelunternehmen, das 10 Rechnungen pro Monat versendet, hat andere Anforderungen als ein SaaS-Unternehmen (Software-as-a-Service), das Hunderten von Kundinnen und Kunden regelmäßig Rechnungen stellt.
Hier sind einige weitere Funktionen, auf die Sie bei einer E-Invoicing-Plattform achten sollten:
Integration von Buchhaltungssoftware: Das System muss sich mit der bereits vorhandenen Buchhaltungssoftware verbinden lassen, damit Rechnungen und Zahlungen automatisch im Hauptbuch verbucht werden können.
Automatisierte Erinnerungen: E-Invoicing-Systeme müssen so programmiert sein, dass sie eine bestimmte Anzahl von Tagen nach dem Fälligkeitsdatum eine Erinnerung senden, bei Bedarf auf eine zweite Mahnung eskalieren und Rechnungen markieren, die einen Anruf oder ein formelles Inkassoverfahren erfordern.
Tools für Reporting und Abgleich: Unternehmen möchten möglicherweise in Echtzeit sehen, welche Rechnungen offen, welche überfällig und welche bezahlt sind. Es ist nützlich, eingehende Zahlungen und offene Rechnungen abzugleichen.
Unterstützung verschiedener Zahlungsmethoden: Kundinnen und Kunden zahlen auf unterschiedliche Weise (z. B. Bankgiro oder Karte). Ein Portal, das nur eine Methode unterstützt, drängt einige Kundinnen und Kunden zu langsameren manuellen Zahlungen.
Wie Stripe schwedische Unternehmen beim Invoicing unterstützen kann
Wenn Ihr Unternehmen E-Invoicing nutzt, bietet Stripe die Billit-App im Stripe App Marketplace an. Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Peppol-konforme E-Rechnungen direkt von Ihrem Stripe-Dashboard aus zu versenden.
Wenn Ihr Unternehmen herkömmliche Rechnungen bevorzugt, kann Stripe Invoicing Abhilfe schaffen. Es vereinfacht Ihren Prozess der Debitorenbuchhaltung (Accounts Receivable, AR) – von der Rechnungserstellung bis zum Zahlungseinzug. Unabhängig davon, ob Sie eine einmalige oder wiederkehrende Abrechnung verwalten, Stripe unterstützt Unternehmen dabei, schneller bezahlt zu werden und Abläufe zu rationalisieren:
Debitorenbuchhaltung automatisieren: Erstellen, personalisieren und versenden Sie professionelle Rechnungen in wenigen Minuten – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihre Debitorenbuchhaltung effizienter verwalten und Ihren Cashflow im Blick behalten können.
Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Tools für das Mahnwesen, die Ihnen helfen können, mehr Umsatz zu erzielen.
Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz einfach aufrufen und bezahlen.
Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen in Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Zahlungseinzug durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Bezahlseite.
In bestehende Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Software integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Ihre Debitorenbuchhaltung vereinfachen kann, oder starten Sie noch heute.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu E-Invoicing-Portalen für schwedische Unternehmen
Der Inhalt dieses Artikels dient nur zu allgemeinen Informations- und Bildungszwecken und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung interpretiert werden. Stripe übernimmt keine Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Angemessenheit oder Aktualität der Informationen in diesem Artikel. Sie sollten den Rat eines in Ihrem steuerlichen Zuständigkeitsbereich zugelassenen kompetenten Rechtsbeistands oder von einer Steuerberatungsstelle einholen und sich hinsichtlich Ihrer speziellen Situation beraten lassen.