Un portale di fatturazione elettronica (e-faktura) consente alle attività svedesi di inviare e ricevere fatture come dati digitali strutturati invece che come fatture cartacee o file PDF (Portable Document Format). Quando viene consegnata una nuova fattura elettronica, il sistema contabile del destinatario legge gli importi della transazione e li elabora senza inserimento manuale.
A partire da aprile 2019, ogni fornitore di un'organizzazione del settore pubblico svedese ha dovuto inviare fatture elettroniche ai sensi della legge sulla fatturazione elettronica (Electronic Invoicing Act). Anche altre attività hanno adottato questo formato, che elimina il lavoro di scansione, digitazione e riconciliazione associato alla fatturazione tradizionale.
Di seguito, esamineremo come la rete Peppol sposta una fattura da un'attività o un'organizzazione a un'altra, quali funzionalità deve avere un sistema di fatturazione elettronica e cosa considerare prima di sceglierne uno per la tua attività.
In sintesi:
I portali di fatturazione elettronica elaborano le fatture come dati strutturati, permettendo ai sistemi contabili di gestirle automaticamente. Non è richiesto alcun inserimento manuale.
I fornitori del settore pubblico svedese sono tenuti per legge a inviare fatture elettroniche. Altre attività hanno adottato questi sistemi perché consentono di risparmiare tempo e denaro.
La scelta del portale giusto dipende dalla conformità del formato, dall'integrazione contabile e dalla sua adattabilità all'attuale sistema di fatturazione della tua attività.
Che cos'è un portale di fatturazione elettronica?
Un portale di fatturazione elettronica è la piattaforma in cui un'attività crea, invia, riceve e monitora le fatture sotto forma di dati strutturati e di solito è connesso al sistema contabile dell'attività.
Il termine a volte può essere confuso con i portali di fatturazione o il software di fatturazione elettronica, che si riferiscono ad altri sistemi. Il termine "portale di fatturazione" può riferirsi a una piattaforma per fatture PDF o link di pagamento alla cui base non vi è alcuno scambio di informazioni strutturate. Il "software di fatturazione elettronica" è quello che genera e verifica il file strutturato che il portale di fatturazione elettronica andrà a gestire.
Come funziona un portale di fatturazione elettronica?
Un portale di fatturazione elettronica trasforma i dettagli della fattura in un file strutturato e lo invia tramite Peppol. Le fatture sono formattate in Peppol BIS Billing 3.0, uno standard Extensible Markup Language (XML) sviluppato in base alle specifiche della norma europea EN 16931. Molti sistemi svedesi supportano ancora Svefaktura, il vecchio formato nazionale, in quanto alcuni fornitori del settore pubblico non hanno ancora completato la transizione verso i nuovi standard. Poiché i dati sono già strutturati, l'attività o l'agenzia che riceve una fattura elettronica non deve eseguire alcuna scansione o inserire manualmente le cifre.
Per creare la fattura elettronica, un'attività inserisce il numero di organizzazione del cliente, i dettagli dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) e le voci nel proprio software di contabilità o di fatturazione, e quest'ultimo li converte nel file strutturato.
Prima dell'invio della fattura elettronica, il software verifica che nel file vi sia un ID Peppol valido, calcoli IVA corretti e i campi di riferimento richiesti dal formato. Una fattura che presenta errori in questi campi viene rifiutata prima di raggiungere la rete.
Quali sono i vantaggi di un portale di fatturazione elettronica?
I vantaggi di un portale di fatturazione elettronica si traducono in un processo di fatturazione più rapido e automatizzato.
Questo implica:
Minore amministrazione manuale: le fatture passano dalla creazione al registro del destinatario senza che nessuno debba inserire nuovamente le voci o verificare manualmente i calcoli IVA.
Fatturazione e pagamenti più rapidi: i dati strutturati vengono elaborati più rapidamente lato ricevente rispetto a un PDF che richiede una revisione manuale. In questo modo si riduce il tempo medio che intercorre tra l'invio di una fattura e la ricezione del pagamento.
Maggiore visibilità: un portale centrale mostra le fatture scadute e quelle in sospeso, nonché quali clienti in genere pagano puntualmente e quali potrebbero richiedere un follow-up.
Cosa devono considerare le attività quando scelgono un portale di fatturazione elettronica?
Ogni portale di fatturazione elettronica deve generare, inviare, ricevere ed elaborare le fatture elettroniche in conformità agli standard svedesi e dell'Unione Europea (UE). Per la Svezia, ciò significa i formati Peppol BIS Billing 3.0 e Svefaktura. Un portale di fatturazione elettronica deve inoltre rimanere aggiornato in caso di revisione di tali standard e convalidare i numeri di organizzazione e gli ID IVA. La facilità d'uso è importante: le attività non utilizzeranno in modo continuativo un sistema che richiede un intero progetto di attivazione per essere configurato e i clienti non cercheranno di destreggiarsi tra interfacce confuse per pagare una fattura elettronica se hanno a disposizione un altro metodo.
Inoltre, ogni azienda dovrà valutare di quali funzionalità ha bisogno per un sistema di fatturazione elettronica. Una ditta individuale che invia 10 fatture al mese ha esigenze diverse rispetto a un'azienda SaaS (software-as-a-service) che fattura regolarmente a centinaia di clienti.
Ecco alcune altre funzionalità da cercare in una piattaforma di fatturazione elettronica:
Integrazione del software di contabilità: il sistema dovrà connettersi al software di contabilità già in uso, in modo che le fatture e i pagamenti possano essere registrati automaticamente nel libro mastro.
Promemoria automatici: i sistemi di fatturazione elettronica devono essere programmati per inviare un promemoria un determinato numero di giorni dopo la data di scadenza, passare a un secondo avviso se necessario e segnalare le fatture che richiedono una telefonata o una procedura formale di riscossione.
Strumenti di reportistica e riconciliazione: le attività potrebbero voler avere una visione in tempo reale di quali fatture sono aperte, quali sono scadute e quali sono state pagate. È utile per riconciliare i pagamenti in entrata e le fatture aperte.
Supporto per diversi metodi di pagamento: i clienti pagano in modi diversi (ad es. Bankgiro o carta). Un portale che supporta un solo metodo spinge alcuni clienti verso pagamenti manuali più lenti.
In che modo Stripe può aiutare le attività svedesi con la fatturazione
Se la tua attività utilizza la fatturazione elettronica, Stripe offre l'app Billit in Stripe App Marketplace. Questa integrazione ti consente di inviare fatture elettroniche conformi agli standard Peppol direttamente dalla tua Dashboard Stripe.
Se la tua attività preferisce le fatture tradizionali, Stripe Invoicing può aiutarti. Semplifica la procedura di contabilità clienti (AR), dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Che tu gestisca addebiti una tantum o l'addebito ricorrente, Stripe aiuta le attività a essere pagate più rapidamente e a ottimizzare le operazioni:
Automazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.
Accelerare il flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.
Migliorare l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.
Ridurre il carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.
Integrare i sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.
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Domande frequenti sui portali di fatturazione elettronica per le attività svedesi
I contenuti di questo articolo hanno uno scopo puramente informativo e formativo e non devono essere intesi come consulenza legale o fiscale. Stripe non garantisce l'accuratezza, la completezza, l'adeguatezza o l'attualità delle informazioni contenute nell'articolo. Per assistenza sulla tua situazione specifica, rivolgiti a un avvocato o a un commercialista competente e abilitato all'esercizio della professione nella tua giurisdizione.