Un portal de facturación electrónica (e-faktura) permite a las empresas suecas enviar y recibir facturas como datos digitales estructurados en lugar de facturas impresas o archivos en Portable Document Format (PDF). Cuando se entrega una nueva factura electrónica, el sistema contable del destinatario lee los montos de la transacción y los procesa sin necesidad de ingresarlos de forma manual.
Desde abril de 2019, todos los proveedores de una organización del sector público sueco deben enviar facturas electrónicas en virtud de la Ley de Facturación Electrónica. Otras empresas también han adoptado este formato, que elimina el trabajo de escaneo, escritura y conciliación que conlleva la facturación tradicional.
A continuación, analizaremos cómo la red Peppol mueve una factura de una empresa u organización a otra, qué funciones debe tener un sistema de facturación electrónica y qué considerar antes de elegir uno para tu empresa.
Conclusiones principales
Los portales de facturación electrónica procesan las facturas como datos estructurados, lo que permite a los sistemas contables manejarlas automáticamente. No se requiere el ingreso manual.
Los proveedores del sector público sueco tienen la obligación legal de enviar facturas electrónicas. Otras empresas han adoptado estos sistemas porque pueden ahorrar tiempo y dinero.
La elección del portal adecuado se reduce al cumplimiento de la normativa de formato, la integración contable y qué tan bien se adapta al sistema de facturas actual de tu empresa.
¿Qué es un portal de facturación electrónica?
Un portal de facturación electrónica es la plataforma donde una empresa crea, envía, recibe y rastrea facturas como datos estructurados, y suele estar conectado al sistema contable de la empresa.
A veces, el término puede confundirse con los portales de facturación o el software de facturación electrónica, que se refieren a otros sistemas. El término «portal de facturación» puede referirse a una plataforma para facturas en PDF o enlaces de pago sin un intercambio de información estructurada detrás. El «software de facturación electrónica» es lo que genera y comprueba el archivo estructurado que luego gestiona el portal de facturación electrónica.
¿Cómo funciona un portal de facturación electrónica?
Un portal de facturación electrónica convierte los detalles de la factura en un archivo estructurado y lo envía a través de Peppol. Las facturas tienen el formato de Peppol BIS Billing 3.0, un estándar de Extensible Markup Language (XML) creado de acuerdo con las especificaciones de la Norma Europea EN 16931. Muchos sistemas suecos también admiten Svefaktura, el formato nacional más antiguo, porque algunos proveedores del sector público aún no han dejado de utilizarlo por completo. Como los datos ya están estructurados, la empresa o agencia que recibe una factura electrónica no necesita escanear ni escribir las cifras manualmente.
Para crear la factura electrónica, una empresa ingresa el número de organización del cliente, los detalles del impuesto al valor agregado (IVA) y las líneas de factura en su software contable o de facturación, y el software los convierte en el archivo estructurado.
Antes de enviar la factura electrónica, el software comprueba en el archivo que haya una identificación (ID) de Peppol válida, que los cálculos del IVA sean correctos y que se incluyan los campos de referencia que requiere el formato. Si una factura tiene errores en estos campos, se rechaza antes de que llegue a la red.
¿Cuáles son los beneficios de un portal de facturación electrónica?
Los beneficios de un portal de facturación electrónica se reflejan en un proceso de facturas más rápido y automatizado.
Eso significa lo siguiente:
Menos administración manual: Las facturas pasan desde su creación al libro mayor del destinatario sin que nadie tenga que volver a ingresar las líneas de factura o comprobar manualmente los cálculos del IVA.
Facturación y pagos más rápidos: Los datos estructurados se procesan más rápido en el extremo receptor que un PDF que requiere revisión manual. Esto reduce el tiempo promedio entre el envío de una factura y la recepción del pago.
Más visibilidad: Un portal central muestra las facturas vencidas y pendientes, así como qué clientes pagan normalmente a tiempo y cuáles posiblemente requerirán seguimiento.
¿Qué deben tener en cuenta las empresas al elegir un portal de facturación electrónica?
Todos los portales de facturación electrónica deben generar, enviar, recibir y procesar facturas electrónicas de modo que cumplan con los estándares suecos y de la Unión Europea (UE). Para Suecia, eso significa usar los formatos Peppol BIS Billing 3.0 y Svefaktura. Además, un portal de facturación electrónica debe mantenerse actualizado cuando se actualizan esos estándares, y validar los números de organización y las ID de IVA. La facilidad de uso es importante: las empresas no usarán constantemente un sistema que requiera todo un proyecto de onboarding para configurarlo, y los clientes no querrán lidiar con una interfaz confusa para pagar una factura electrónica si pueden usar otro método.
Más allá de eso, cada empresa deberá evaluar qué funciones necesita de un sistema de facturas electrónicas. Un propietario único que envía 10 facturas al mes tiene necesidades diferentes a las de una empresa de software como servicio (SaaS) que les factura a cientos de clientes de forma recurrente.
A continuación, se indican otras funciones que debes buscar en una plataforma de facturación electrónica:
Integración de software contable: El sistema deberá conectarse al software contable que ya se utiliza, para que las facturas y los pagos puedan registrarse en el libro mayor automáticamente.
Recordatorios automatizados: Los sistemas de facturación electrónica deben programarse para enviar un recordatorio una cantidad predeterminada de días después de la fecha de vencimiento, derivar la situación a un segundo aviso si es necesario y marcar las facturas que requieren una llamada telefónica o un proceso de cobro formal.
Herramientas de informes y conciliación: Es posible que las empresas quieran tener una vista en tiempo real de qué facturas están abiertas, cuáles están vencidas y cuáles se han pagado. Es útil conciliar los pagos entrantes y las facturas abiertas.
Soporte para diferentes métodos de pago: Los clientes pagan de diferentes maneras (p. ej., Bankgiro o tarjeta). Un portal que solo admite un método empuja a algunos clientes hacia un pago manual más lento.
Cómo puede ayudar Stripe a las empresas suecas con la facturación
Si tu empresa usa facturación electrónica, Stripe ofrece la aplicación Billit en Stripe App Marketplace. Esta integración te permite enviar facturas electrónicas que cumplen con Peppol directamente desde tu Dashboard de Stripe.
Si tu empresa prefiere las facturas tradicionales, Stripe Invoicing puede resultarte útil. Simplifica tu proceso de cuentas por cobrar (CC), desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que gestiones una facturación única o una facturación recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar las operaciones:
Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.
Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.
Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojadas en Stripe.
Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra en el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.
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Preguntas frecuentes sobre los portales de facturación electrónica para las empresas suecas
El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.