Debes pagar el impuesto sobre el uso cuando compras algo y nadie te cobra el impuesto sobre las ventas por ello, lo que transfiere la obligación fiscal del vendedor al comprador. Suele ocurrir con las compras fuera del estado, las ventas entre particulares y el inventario de la empresa que se extrae para uso interno en lugar de para su reventa. El tipo coincide con el tipo del impuesto sobre las ventas local. Lo que cambia es quién lo calcula, quién lo declara y cuándo se paga.

A continuación, explicaremos en qué se diferencia el impuesto sobre el uso del impuesto sobre las ventas, quién debe pagarlo y cómo una decisión del Tribunal Supremo de EE. UU. reformuló qué cantidad del mismo se autodeclara frente a la que se cobra en el proceso de compra.

De un vistazo

• El impuesto sobre el uso se aplica cuando no se cobró el impuesto sobre las ventas en una compra. La responsabilidad de calcularlo y pagarlo pasa del vendedor al comprador.

• La decisión del Tribunal Supremo en el caso Wayfair de 2018 estableció un nexo económico para los vendedores fuera del estado, lo que amplió las obligaciones del impuesto sobre las ventas y redujo las del impuesto sobre el uso.

• Las empresas se enfrentan a gran parte de su exposición al impuesto sobre el uso a través del inventario extraído para uso interno, las compras de equipos fuera del estado y el software comprado a proveedores que no gravan de manera uniforme en todos los estados.

¿Qué es el impuesto sobre el consumo?

El impuesto sobre el uso es un impuesto a nivel estatal en EE. UU. que se aplica al uso, el almacenamiento o el consumo de artículos comprados sin el impuesto sobre las ventas. Los estados que tienen un impuesto general sobre las ventas aplican un impuesto sobre el uso equivalente de forma paralela.

¿En qué se diferencia el impuesto sobre el uso del impuesto sobre las ventas?

El vendedor cobra el impuesto sobre las ventas en el proceso de compra. El impuesto sobre el uso funciona a la inversa. Nadie cobra el impuesto en el momento de la venta, por lo que el trabajo recae en el comprador. A continuación, el comprador debe determinar que se debe el impuesto, calcular el importe correcto, declararlo y pagarlo directamente, por lo general a través de una declaración estatal del impuesto sobre la renta, un formulario fiscal específico sobre el uso para los consumidores o la declaración del impuesto sobre las ventas y el uso de la empresa.

Esto es lo que separa el impuesto sobre el uso del impuesto sobre las ventas:

• Condiciones desencadenantes: El impuesto sobre las ventas se aplica siempre que una transacción sujeta a impuestos recaiga bajo la obligación de cobro de un vendedor. El impuesto sobre el uso entra en juego cuando esa obligación no existía o no se cumplía, como en el caso de una compra fuera del estado o un artículo de reventa que se usó internamente.

• Responsabilidad de presentación: Con el impuesto sobre las ventas, el vendedor rinde cuentas ante el estado. Con el impuesto sobre el uso, el comprador rinde cuentas ante el estado. Eso significa que los particulares y las empresas necesitan su propio sistema para rastrear lo que deben.

• Visibilidad de la aplicación: Los estados pueden auditar los registros de los vendedores para detectar los cobros del impuesto sobre las ventas omitidos, pero el impuesto sobre el uso depende más de que las personas lo declaren por sí mismas. Esa es parte de la razón por la que el cumplimiento de la normativa del impuesto sobre el uso por parte de los consumidores se ha mantenido históricamente en niveles relativamente bajos.

¿Quién debe pagar el impuesto sobre el uso: los consumidores o las empresas?

Los consumidores particulares deben pagar el impuesto sobre el uso en las compras personales en las que no se cobró el impuesto sobre las ventas. Esto suele ocurrir cuando compras a un vendedor de fuera del estado sin nexo en tu estado, compras algo mientras viajas y te lo llevas a casa, o le compras a un vendedor particular que no está registrado para cobrar impuestos. Muchos estados incluyen una línea de impuesto sobre el uso en la declaración del impuesto sobre la renta de las personas físicas, que te permite declarar un importe estimado o enumerar compras específicas.

Las empresas soportan una carga mayor porque compran en más categorías. Cualquier compra de equipos o suministros fuera del estado a un proveedor sin obligación de cobro en el estado del comprador deja ese impuesto a cargo de este último. Las categorías también pueden cambiar entre sujetas a impuestos y exentas en función de cómo se utilice el artículo: una empresa puede comprar un equipo libre de impuestos para su reventa y luego utilizar una unidad para su propia oficina, lo que desencadena el impuesto sobre el uso.

¿Cómo cambió la decisión del caso Wayfair el nexo económico para el impuesto sobre el uso?

El caso Dakota del Sur contra Wayfair estableció un nexo económico. Ahora, los estados podrían exigir a los vendedores de fuera del estado que cobren y remitan el impuesto sobre las ventas una vez que su actividad comercial alcance un determinado umbral. Eso redujo la brecha que el impuesto sobre el uso pretendía llenar: a medida que los minoristas en línea comenzaron a cobrar el impuesto sobre las ventas tras alcanzar los umbrales del nexo económico, quedaron menos transacciones para que los compradores las autodeclarasen.

El umbral del nexo económico varía según el estado. La propia ley de Dakota del Sur, ratificada en el caso, fijó el umbral en 100.000 $ en ventas anuales o 200 transacciones separadas en el estado. Muchos estados adoptaron umbrales similares, pero las cifras exactas varían. No obstante, desde entonces, muchos han abandonado la prueba del recuento de transacciones y se basan únicamente en el umbral en dólares.

¿Cómo se calcula y declara el impuesto sobre el uso?

Para calcular el impuesto sobre el uso, se toma el precio de compra y se aplica el tipo impositivo estatal y local combinado del lugar donde se utilice o almacene el artículo.

Existen dos métodos para que los particulares declaren el impuesto sobre el uso:

• Estimación basada en tablas: Muchas declaraciones de impuestos sobre la renta estatales incluyen una línea de impuesto sobre el uso vinculada a tu tramo de ingresos. Esto está pensado para cubrir las compras pequeñas que son difíciles de rastrear de forma individual.

• Declaración detallada: Se declara el importe específico para compras grandes, como un barco, un vehículo o muebles de fuera del estado, en lugar de depender de la tabla. Los vehículos y los barcos a menudo se gravan directamente cuando los registras en el estado, lo que omite por completo el proceso de la declaración del impuesto sobre la renta.

Las empresas declaran el impuesto sobre el uso a través de la declaración habitual del impuesto sobre las ventas y el uso. Ese proceso se parece más a una auditoría interna.

Esto es lo que requiere:

• Revisión de los registros de cuentas por pagar: Los equipos de finanzas comprueban si hay compras en las que un proveedor no cobró impuestos o cobró muy poco.

• Señalización de las retiradas de inventario: Cualquier artículo comprado exento de impuestos para su reventa que se extraiga para uso interno debe detectarse y gravarse en ese momento.

• Aplicación del tipo local correcto: El tipo depende del lugar donde se utilice el artículo, no de donde tenga la sede la empresa. Una empresa con una sola ubicación puede seguir debiendo diferentes tipos por diferentes equipos.

• Remisión a tiempo: Las empresas presentan el importe calculado en su declaración periódica del impuesto sobre las ventas y el uso, normalmente de forma mensual, trimestral o anual, en función del volumen de ventas.

¿Qué errores comunes desencadenan una auditoría del impuesto sobre el uso?

Las empresas a menudo pasan por alto el impuesto sobre el uso en las compras de activos fijos, equipos, maquinaria y muebles adquiridos a proveedores de fuera del estado que no cobraron impuestos. Estas compras figuran en el balance como gastos de capital, y los equipos financieros que revisan los calendarios de amortización no siempre los contrastan con la exposición al impuesto sobre las ventas.

Entre las fuentes comunes de exposición se incluyen:

• Compras de activos fijos: Los equipos y los muebles comprados a proveedores fuera del estado a menudo pasan desapercibidos porque se rastrean para la amortización, no para la exposición fiscal.

• Retiradas de inventario: Cuando una empresa extrae un artículo de reventa para uso interno, es fácil perder el rastro de ese cambio sin un proceso formal para señalarlo.

• Compras de software y software como servicio (SaaS): La fiscalidad del software y el SaaS varía mucho según el estado. Algunos estados gravan el software descargado pero no las suscripciones en la nube; otros gravan ambos o ninguno. Dar por sentado que un proveedor lo gestionó correctamente en todas partes es un error común.

• Errores en los certificados de exención: Una empresa puede comprar algo exento de impuestos para su reventa y luego usarlo internamente sin reconocer que la exención ya no se aplica o tener un certificado caducado o mal documentado.

Por lo general, los auditores extraen de tres a cuatro años de registros de cuentas por pagar y del libro mayor, y buscan compras de capital, pagos recurrentes a proveedores sin una partida individual de impuestos y certificados de exención en los archivos.

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