Adeudas el impuesto sobre el uso cuando compras algo y nadie te cobra el impuesto sobre las ventas por ello, lo que transfiere la obligación fiscal del vendedor al comprador. Esto suele ocurrir con las compras fuera del estado, las ventas entre particulares y el inventario de la empresa que se retira para uso interno en lugar de para reventa. La tasa coincide con tu tasa del impuesto sobre las ventas local. Lo que cambia es quién lo calcula, quién lo declara y cuándo se paga.

A continuación, explicaremos en qué se diferencia el impuesto sobre el uso del impuesto sobre las ventas, quién lo adeuda y cómo una decisión de la Corte Suprema de EE. UU. modificó qué proporción de este se autodeclara frente a lo que se cobra en el proceso de compra.

Puntos clave

• El impuesto sobre el uso se aplica cuando no se cobró el impuesto sobre las ventas en una compra. La responsabilidad de calcularlo y pagarlo pasa del vendedor al comprador.

• La decisión de la Corte Suprema en el caso Wayfair de 2018 estableció un nexo económico para los vendedores fuera del estado, lo que amplió las obligaciones del impuesto sobre las ventas y redujo las obligaciones del impuesto sobre el uso.

• Las empresas se enfrentan a gran parte de su exposición al impuesto sobre el uso a través del inventario retirado para uso interno, las compras de equipos fuera del estado y el software comprado a proveedores que no gravan de manera uniforme en los distintos estados.

¿Qué es el impuesto de uso?

El impuesto sobre el uso es un impuesto a nivel estatal en EE. UU. que se aplica al uso, el almacenamiento o el consumo de artículos comprados sin el impuesto sobre las ventas. Los estados que cuentan con un impuesto sobre las ventas general aplican un impuesto sobre el uso equivalente de forma paralela.

¿En qué se diferencia el impuesto sobre el uso del impuesto sobre las ventas?

El vendedor cobra el impuesto sobre las ventas en el proceso de compra. El impuesto sobre el uso funciona a la inversa. Nadie cobra impuestos en el momento de la venta, por lo que el trabajo recae en el comprador. Luego, el comprador debe determinar qué impuesto se adeuda, calcular el monto correcto, y declararlo y pagarlo directamente, por lo general mediante una declaración del impuesto a las ganancias estatal, un formulario fiscal específico para el impuesto sobre el uso del consumidor o una declaración del impuesto sobre las ventas y el uso de la empresa.

Esto es lo que separa al impuesto sobre el uso del impuesto sobre las ventas:

• Condiciones desencadenantes: El impuesto sobre las ventas se aplica cada vez que una transacción sujeta a impuestos entra en la obligación de cobro de un vendedor. El impuesto sobre el uso entra en vigor cuando esa obligación no existía o no se cumplió, como en una compra fuera del estado o un artículo de reventa que se usó internamente.

• Responsabilidad de declaración fiscal: Con el impuesto sobre las ventas, el vendedor responde ante el estado. Con el impuesto sobre el uso, el comprador responde ante el estado. Eso significa que los particulares y las empresas necesitan su propio sistema para hacer un seguimiento de lo que adeudan.

• Visibilidad de ejecución: Los estados pueden auditar los registros del vendedor para detectar la falta de cobro del impuesto sobre las ventas, pero el impuesto sobre el uso depende más de que las personas lo declaren ellas mismas. Esa es parte de la razón por la que el cumplimiento de la normativa del impuesto sobre el uso del consumidor se ha mantenido históricamente en un nivel relativamente bajo.

¿Quién adeuda el impuesto sobre el uso: los consumidores o las empresas?

Los consumidores individuales adeudan el impuesto sobre el uso en compras personales en las que no se cobró el impuesto sobre las ventas. Por lo general, esto ocurre cuando le compras a un vendedor fuera del estado que no tiene nexo en el tuyo, compras algo mientras viajas y lo traes a casa, o le compras a un vendedor privado que no está registrado para cobrar impuestos. Muchos estados incluyen una línea de impuesto sobre el uso en la declaración del impuesto a las ganancias individual, lo que te permite declarar un monto estimado o enumerar compras específicas.

Las empresas soportan una carga mayor porque compran en más categorías. En cualquier compra de equipos o suministros fuera del estado a un proveedor que no tiene obligación de cobro en el estado del comprador, el pago de dicho impuesto queda a cargo del comprador. Las categorías también pueden cambiar de estar sujetas a impuestos a estar exentas según cómo se use el artículo: una empresa puede comprar equipos libres de impuestos para reventa y luego usar una unidad para su propia oficina, lo que desencadena el impuesto sobre el uso.

¿Cómo modificó la decisión en el caso Wayfair el nexo económico del impuesto sobre el uso?

Dakota del Sur contra Wayfair estableció el nexo económico. A partir de entonces, los estados podían exigir a los vendedores fuera del estado que cobraran y remitieran el impuesto sobre las ventas una vez que su actividad comercial alcanzara cierto umbral. Esto redujo la brecha que el impuesto sobre el uso pretendía cubrir: a medida que los minoristas en línea comenzaron a cobrar el impuesto sobre las ventas luego de alcanzar los umbrales de nexo económico, quedaron menos transacciones para que los compradores las autodeclararan.

El umbral del nexo económico varía según el estado. La propia ley de Dakota del Sur, ratificada en el caso, estableció el umbral en USD 100,000 en ventas anuales o 200 transacciones separadas en el estado. Muchos estados adoptaron umbrales similares, pero las cifras exactas varían. Aunque desde entonces muchos han eliminado la prueba de recuento de transacciones y dependen únicamente del umbral en dólares.

¿Cómo se calcula y declara el impuesto sobre el uso?

Para calcular el impuesto sobre el uso, tomas el precio de compra y aplicas la tasa impositiva estatal y local combinada para el lugar donde el artículo se use o almacene.

Existen dos métodos para que los particulares declaren el impuesto sobre el uso:

• Estimación basada en tablas: Muchas declaraciones del impuesto a las ganancias estatales incluyen una línea de impuesto sobre el uso vinculada a tu nivel de ingresos. Su objetivo es cubrir pequeñas compras que son difíciles de rastrear individualmente.

• Declaración detallada: Se declara el monto específico de compras grandes, como un barco, un vehículo o muebles de otro estado, en lugar de depender de la tabla. A menudo, los vehículos y barcos se gravan directamente cuando los registras en el estado, lo que evita por completo el proceso de declaración del impuesto a las ganancias.

Las empresas declaran el impuesto sobre el uso mediante la declaración periódica del impuesto sobre las ventas y el uso. Ese proceso se asemeja más a una auditoría interna.

Esto es lo que requiere:

• Revisión de los registros de cuentas por pagar: Los equipos de finanzas verifican las compras en las que un proveedor no cobró ningún impuesto o cobró muy poco.

• Señalamiento de los retiros de inventario: Cualquier artículo comprado exento de impuestos para reventa que sea retirado para uso interno debe identificarse y ser gravado en ese momento.

• Aplicación de la tasa local correcta: La tasa depende de dónde se use el artículo, no de dónde tenga su sede la empresa. Una empresa con una sola ubicación aún puede adeudar diferentes tasas por diferentes equipos.

• Remisión según el cronograma: Las empresas declaran el monto calculado en su declaración periódica del impuesto sobre las ventas y el uso, por lo general de forma mensual, trimestral o anual, en función del volumen de ventas.

¿Qué errores comunes desencadenan una auditoría del impuesto sobre el uso?

Las empresas a menudo omiten el impuesto sobre el uso en compras de activos fijos, equipos, maquinaria y muebles comprados a proveedores fuera del estado que no cobraron impuestos. Estas compras figuran en el balance general como gastos de capital, y los equipos de finanzas que revisan los cronogramas de depreciación no siempre los cotejan con la exposición al impuesto sobre las ventas.

Las fuentes comunes de exposición incluyen:

• Compras de activos fijos: Los equipos y muebles comprados a proveedores fuera del estado a menudo pasan desapercibidos porque se les hace un seguimiento para la depreciación, no para la exposición fiscal.

• Retiros de inventario: Cuando una empresa retira un artículo de reventa para uso interno, es fácil perder el rastro de ese cambio sin un proceso formal para señalarlo.

• Compras de software y software como servicio (SaaS): La sujeción a impuestos del software y del SaaS varía ampliamente según el estado. Algunos estados gravan el software descargado, pero no las suscripciones en la nube; otros gravan ambos o ninguno. Suponer que un proveedor lo manejó correctamente en todas partes es un error común.

• Errores en los certificados de exención: Una empresa puede comprar algo exento de impuestos para reventa y luego usarlo internamente sin darse cuenta de que la exención ya no se aplica, o bien poseer un certificado vencido o mal documentado.

Por lo general, los auditores extraen de tres a cuatro años de registros de cuentas por pagar y del libro mayor, y buscan compras de capital, pagos recurrentes a proveedores sin partida de impuestos y certificados de exención en los archivos.

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