Sie schulden die Use Tax, wenn Sie etwas kaufen und niemand Sales Tax darauf einzieht, was die Steuerpflicht von Verkäufer/innen auf Käufer/innen verlagert. Dies geschieht häufig bei Käufen außerhalb des Bundesstaates, Verkäufen von Privatpersonen und Unternehmensbeständen, die für den internen Gebrauch statt für den Wiederverkauf entnommen werden. Der Steuersatz entspricht Ihrem lokalen Sales Tax-Satz. Was sich ändert, ist, wer sie berechnet, wer sie meldet und wann sie bezahlt wird.

Im Folgenden behandeln wir, wie sich die Use Tax von der Sales Tax unterscheidet, wer sie schuldet und wie eine Entscheidung des Supreme Court der USA neu gestaltet hat, wie viel davon selbst gemeldet wird im Vergleich zu dem, was beim Bezahlvorgang eingezogen wird.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Use Tax fällt an, wenn bei einem Kauf keine Sales Tax eingezogen wurde. Die Verantwortung, sie zu berechnen und zu bezahlen, verlagert sich von Verkäufer/innen auf Käufer/innen.

• Die Wayfair-Entscheidung des Supreme Court aus dem Jahr 2018 etablierte den wirtschaftlichen Nexus für Verkäufer/innen aus anderen Bundesstaaten, was die Sales Tax-Verpflichtungen ausweitete und die Use Tax-Verpflichtungen reduzierte.

• Unternehmen sind einem Großteil ihres Use Tax-Risikos durch für den internen Gebrauch entnommene Bestände, Ausrüstungskäufe in anderen Bundesstaaten und Softwarekäufe von Anbieter/innen ausgesetzt, die nicht in allen Bundesstaaten einheitlich besteuern.

Was ist Use Tax?

Die Use Tax ist eine Steuer auf Bundesstaatenebene in den USA, die auf die Nutzung, Lagerung oder den Verbrauch von Posten erhoben wird, die ohne Sales Tax gekauft wurden. Bundesstaaten mit einer allgemeinen Sales Tax erheben parallel dazu eine entsprechende Use Tax.

Wie unterscheidet sich die Use Tax von der Sales Tax?

Verkäufer/innen ziehen die Sales Tax beim Bezahlvorgang ein. Die Use Tax funktioniert umgekehrt. Zum Zeitpunkt des Verkaufs werden keine Steuern eingezogen, sodass diese Aufgabe auf die Käufer/innen übergeht. Die Käufer/innen müssen dann feststellen, dass Steuern geschuldet werden, den richtigen Betrag berechnen und diesen direkt melden und bezahlen, normalerweise über eine staatliche Einkommensteuererklärung, ein spezielles Use Tax-Formular für Verbraucher/innen oder die Sales Tax- und Use Tax-Erklärung des Unternehmens.

Das unterscheidet die Use Tax von der Sales Tax:

• Auslösebedingungen: Die Sales Tax fällt an, wenn eine steuerpflichtige Transaktion unter die Einzugsverpflichtung von Verkäufer/innen fällt. Die Use Tax greift, wenn diese Verpflichtung nicht bestand oder nicht erfüllt wurde, wie z. B. bei einem Kauf in einem anderen Bundesstaat oder einem Posten für den Wiederverkauf, der intern verwendet wurde.

• Verantwortung für die Einreichung: Bei der Sales Tax sind Verkäufer/innen gegenüber dem Bundesstaat verantwortlich. Bei der Use Tax sind Käufer/innen gegenüber dem Bundesstaat verantwortlich. Das bedeutet, dass Einzelpersonen und Unternehmen ihr eigenes System benötigen, um zu verfolgen, was sie schulden.

• Transparenz der Durchsetzung: Die Bundesstaaten können Aufzeichnungen von Verkäufer/innen prüfen, um verpasste Einzüge der Sales Tax aufzudecken, aber die Use Tax hängt stärker davon ab, dass Personen sie selbst melden. Das ist ein Grund, warum die Use Tax-Compliance von Verbraucher/innen historisch gesehen relativ niedrig geblieben ist.

Wer schuldet die Use Tax: Verbraucher/innen oder Unternehmen?

Einzelne Verbraucher/innen schulden die Use Tax auf persönliche Käufe, bei denen keine Sales Tax berechnet wurde. Dies ist normalerweise der Fall, wenn Sie bei Verkäufer/innen in einem anderen Bundesstaat ohne Nexus in Ihrem Bundesstaat einkaufen, auf Reisen etwas kaufen und mit nach Hause bringen oder bei privaten Verkäufer/innen einkaufen, die nicht für den Steuereinzug registriert sind. Viele Bundesstaaten enthalten eine Use Tax-Zeile in der Einkommensteuererklärung für Einzelpersonen, in der Sie einen geschätzten Betrag melden oder bestimmte Käufe auflisten können.

Unternehmen tragen eine größere Last, da sie über mehr Kategorien hinweg einkaufen. Bei jedem Ausrüstungs- oder Materialkauf außerhalb des Bundesstaates bei Anbieter/innen ohne Einzugsverpflichtung im Bundesstaat der Käufer/innen obliegt diese Steuer den Käufer/innen. Kategorien können sich auch zwischen steuerpflichtig und steuerfrei verschieben, je nachdem, wie der Posten verwendet wird: Ein Unternehmen kauft möglicherweise Ausrüstung steuerfrei für den Wiederverkauf und nutzt dann eine Einheit für das eigene Büro, was die Use Tax auslöst.

Wie hat die Wayfair-Entscheidung den wirtschaftlichen Nexus für die Use Tax verändert?

South Dakota v. Wayfair etablierte den wirtschaftlichen Nexus. Die Bundesstaaten konnten nun von Verkäufer/innen aus anderen Bundesstaaten verlangen, dass sie die Sales Tax einziehen und abführen, sobald ihre Geschäftsaktivität einen bestimmten Schwellenwert erreichte. Das verringerte die Lücke, die die Use Tax füllen sollte: Da Online-Einzelhändler begannen, die Sales Tax einzuziehen, nachdem sie Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus erreicht hatten, blieben weniger Transaktionen übrig, die von Käufer/innen selbst gemeldet werden mussten.

Der Schwellenwert für den wirtschaftlichen Nexus variiert je nach Bundesstaat. Das Gesetz von South Dakota, das in dem Fall aufrechterhalten wurde, legte den Schwellenwert auf 100.000 $ Jahresumsatz oder 200 separate Transaktionen im Bundesstaat fest. Viele Bundesstaaten haben ähnliche Schwellenwerte übernommen, aber die genauen Zahlen variieren. Allerdings haben viele inzwischen die Prüfung der Transaktionsanzahl fallen gelassen und stützen sich allein auf den Dollar-Schwellenwert.

Wie berechnen und melden Sie die Use Tax?

Um die Use Tax zu berechnen, nehmen Sie den Kaufpreis und wenden den kombinierten staatlichen und lokalen Steuersatz für den Ort an, an dem der Posten verwendet oder gelagert wird.

Es gibt zwei Methoden für Einzelpersonen, die Use Tax zu melden:

• Tabellenbasierte Schätzung: Viele staatliche Einkommensteuererklärungen enthalten eine Use Tax-Zeile, die an Ihre Einkommensklasse gebunden ist. Diese soll kleine Käufe abdecken, die schwer einzeln nachzuverfolgen sind.

• Aufgeschlüsselte Meldung: Für große Käufe wie ein Boot, ein Fahrzeug oder Möbel aus einem anderen Bundesstaat wird der genaue Betrag gemeldet, anstatt sich auf die Tabelle zu verlassen. Fahrzeuge und Boote werden oft direkt besteuert, wenn Sie sie beim Bundesstaat registrieren, was den Prozess der Einkommensteuererklärung vollständig umgeht.

Unternehmen melden die Use Tax über die reguläre Sales Tax- und Use Tax-Erklärung. Dieser Prozess ähnelt eher einer internen Prüfung.

Folgendes ist erforderlich:

• Überprüfung der Kreditorenbuchhaltung: Finanzteams prüfen auf Käufe, bei denen ein Anbieter keine oder zu wenig Steuern berechnet hat.

• Kennzeichnung von Bestandsentnahmen: Jeder steuerfrei für den Wiederverkauf gekaufte Posten, der für den internen Gebrauch entnommen wird, muss zu diesem Zeitpunkt erfasst und versteuert werden.

• Anwendung des korrekten lokalen Steuersatzes: Der Steuersatz hängt davon ab, wo der Posten verwendet wird, nicht davon, wo das Unternehmen seinen Hauptsitz hat. Ein Unternehmen mit nur einem Standort kann dennoch unterschiedliche Steuersätze auf verschiedene Ausrüstungsgegenstände schulden.

• Fristgerechtes Abführen: Unternehmen melden den berechneten Betrag in ihrer regelmäßigen Sales Tax- und Use Tax-Erklärung, typischerweise monatlich, vierteljährlich oder jährlich, abhängig vom Umsatzvolumen.

Welche häufigen Fehler lösen eine Use Tax-Prüfung aus?

Unternehmen übersehen häufig die Use Tax bei Anlagekäufen, Ausrüstung, Maschinen und Möbeln, die von Anbieter/innen aus anderen Bundesstaaten gekauft wurden, die keine Steuern berechnet haben. Diese Käufe stehen als Kapitalausgaben in der Bilanz, und Finanzteams, die Abschreibungspläne überprüfen, gleichen diese nicht immer mit dem Sales Tax-Risiko ab.

Zu den häufigen Risikoquellen gehören:

• Käufe von Anlagevermögen: Von Anbieter/innen aus anderen Bundesstaaten gekaufte Ausrüstung und Möbel rutschen oft durch, da sie für die Abschreibung und nicht für das Steuerrisiko verfolgt werden.

• Bestandsentnahmen: Wenn ein Unternehmen einen Posten für den Wiederverkauf für den internen Gebrauch entnimmt, verliert man diesen Wechsel ohne einen formalen Prozess zur Kennzeichnung leicht aus den Augen.

• Software- und Software-as-a-Service-(SaaS)-Käufe: Die Steuerpflicht von Software und SaaS variiert stark je nach Bundesstaat. Einige Bundesstaaten besteuern heruntergeladene Software, aber keine Cloud-Abonnements; andere besteuern beides oder keines von beiden. Die Annahme, dass ein Anbieter dies überall korrekt gehandhabt hat, ist ein häufiger Fehler.

• Fehler bei Befreiungsbescheinigungen: Ein Unternehmen kauft möglicherweise etwas steuerfrei für den Wiederverkauf und nutzt es dann intern, ohne zu erkennen, dass die Befreiung nicht mehr gilt, oder besitzt eine Bescheinigung, die abgelaufen oder unzureichend dokumentiert ist.

Prüfer/innen ziehen in der Regel Datensätze der Kreditorenbuchhaltung und des Hauptbuchs aus drei bis vier Jahren heran und suchen nach Anlagekäufen, wiederkehrenden Anbieterzahlungen ohne Steuer-Posten und hinterlegten Befreiungsbescheinigungen.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax reduziert die Komplexität der Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Beginnen Sie mit der weltweiten Steuererhebung, indem Sie Ihrer bestehenden Integration eine einzige Codezeile hinzufügen, im Dashboard auf eine Schaltfläche klicken oder unsere leistungsstarke API nutzen.

Stripe Tax hilft Ihnen, Ihre Verpflichtungen zu überwachen, und warnt Sie, wenn Sie aufgrund Ihrer Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für die Steuerregistrierung überschreiten. Es kann sich in Ihrem Namen auch in den USA für den Steuereinzug registrieren, US-Einreichungen im Dashboard automatisieren und globale Einreichungen über vertrauenswürdige Partner verwalten. Stripe Tax berechnet und zieht automatisch Sales Tax, Umsatzsteuer und GST ein für:

• Digitale Waren und Dienstleistungen in allen US-Bundesstaaten und in über 100 Ländern

• Physische Waren in allen US-Bundesstaaten und in 42 Ländern

Stripe Tax kann Sie bei Folgendem unterstützen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln:: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie die Steuereinziehung in neuen Bundesstaaten und Ländern in Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Wenn Sie sich für die Sales Tax in den USA registrieren müssen, lassen Sie Stripe Ihre Steuerregistrierungen verwalten. Sie profitieren von einem vereinfachten Prozess, der Anmeldedetails vorausfüllt – das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Compliance mit lokalen Vorschriften. Wenn Sie Hilfe bei der Registrierung außerhalb der USA benötigen, arbeitet Stripe mit Taxually zusammen, um Sie bei der Registrierung bei den lokalen Steuerbehörden zu unterstützen.

• Steuern automatisch erheben: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax automatisiert US-Einreichungen im Dashboard, unterstützt von TaxJar. Für globale Einreichungen lässt sich Stripe Tax nahtlos in Einreichungspartner integrieren, sodass Ihre globalen Einreichungen fehlerfrei und pünktlich sind. Lassen Sie unsere Partner Ihre Einreichungen verwalten, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Erfahren Sie mehr über Stripe Tax oder legen Sie noch heute los.