Sei tenuto a pagare l'imposta d'uso quando acquisti qualcosa e nessuno riscuote l'imposta sulle vendite su di esso, spostando l'obbligo fiscale dal venditore all'acquirente. Questo accade spesso con gli acquisti fuori stato, le vendite tra privati e l'inventario aziendale che viene prelevato per uso interno invece che per la rivendita. L'aliquota corrisponde all'aliquota dell'imposta sulle vendite locale. Ciò che cambia è chi la calcola, chi la dichiara e quando viene pagata.

Di seguito, vedremo in che modo l'imposta d'uso differisce dall'imposta sulle vendite, chi deve pagarla e come una decisione della Corte Suprema degli Stati Uniti ha ridefinito la quota auto-dichiarata rispetto a quella riscossa al momento del checkout.

In sintesi

• L'imposta d'uso si applica quando l'imposta sulle vendite non è stata riscossa su un acquisto. La responsabilità di calcolarla e pagarla passa dal venditore all'acquirente.

• La decisione della Corte Suprema sul caso Wayfair del 2018 ha stabilito un nesso economico per i venditori di altri stati, ampliando gli obblighi dell'imposta sulle vendite e riducendo gli obblighi dell'imposta d'uso.

• Le aziende affrontano gran parte della loro esposizione all'imposta d'uso tramite l'inventario prelevato per uso interno, gli acquisti di apparecchiature fuori stato e il software acquistato da fornitori che non tassano in modo coerente tra i vari stati.

Che cos'è l'imposta sull'uso

L'imposta d'uso è un'imposta statale negli Stati Uniti applicata all'uso, allo stoccaggio o al consumo di articoli acquistati senza l'imposta sulle vendite. Gli stati con un'imposta generale sulle vendite applicano parallelamente un'imposta d'uso corrispondente.

In che modo l'imposta d'uso differisce dall'imposta sulle vendite?

Il venditore riscuote l'imposta sulle vendite al momento del checkout. L'imposta d'uso funziona al contrario. Nessuno riscuote l'imposta al momento della vendita, per cui il compito spetta all'acquirente. L'acquirente deve quindi stabilire se l'imposta è dovuta, calcolare l'importo corretto, dichiararla e pagarla direttamente, in genere tramite una dichiarazione dell'imposta sul reddito statale, un modulo fiscale dedicato all'imposta d'uso per i consumatori o la dichiarazione dell'imposta sulle vendite e d'uso dell'azienda.

Ecco cosa distingue l'imposta d'uso dall'imposta sulle vendite:

• Condizioni di attivazione: l'imposta sulle vendite si applica ogni volta che una transazione imponibile rientra nell'obbligo di riscossione di un venditore. L'imposta d'uso scatta quando tale obbligo non esisteva o non è stato soddisfatto, come ad esempio un acquisto fuori stato o un articolo da rivendita utilizzato internamente.

• Responsabilità di dichiarazione: con l'imposta sulle vendite, il venditore risponde allo stato. Con l'imposta d'uso, è l'acquirente a rispondere allo stato. Ciò significa che le persone fisiche e le aziende devono avere un proprio sistema per monitorare quanto devono.

• Visibilità dell'applicazione: gli stati possono sottoporre ad audit i registri del venditore per individuare le mancate riscossioni dell'imposta sulle vendite, ma l'imposta d'uso dipende maggiormente dal fatto che le persone la dichiarino da sole. Questo è uno dei motivi per cui la conformità fiscale dell'imposta d'uso da parte dei consumatori è storicamente rimasta relativamente bassa.

Chi deve pagare l'imposta d'uso: i consumatori o le aziende?

I singoli consumatori devono pagare l'imposta d'uso sugli acquisti personali in cui non è stata addebitata l'imposta sulle vendite. Di solito ciò accade quando acquisti da un venditore fuori stato senza alcun nesso nel tuo stato, acquisti qualcosa in viaggio e lo porti a casa, o acquisti da un venditore privato che non è registrato per riscuotere le imposte. Molti stati includono una riga per l'imposta d'uso nella dichiarazione dell'imposta sul reddito delle persone fisiche, che ti consente di dichiarare un importo stimato o elencare gli acquisti specifici.

Le aziende sopportano un carico maggiore perché acquistano in un numero più ampio di categorie. Qualsiasi acquisto di apparecchiature o forniture fuori stato da un fornitore senza obbligo di riscossione nello stato dell'acquirente lascia l'onere di tale imposta all'acquirente. Inoltre, le categorie possono passare da imponibili a esenti a seconda di come viene utilizzato l'articolo: un'azienda potrebbe acquistare apparecchiature in esenzione d'imposta per la rivendita e poi utilizzarne un'unità per il proprio ufficio, facendo scattare l'imposta d'uso.

In che modo la decisione sul caso Wayfair ha modificato il nesso economico per l'imposta d'uso?

South Dakota v. Wayfair ha stabilito il nesso economico. Gli stati hanno ora la possibilità di richiedere ai venditori fuori stato di riscuotere e versare l'imposta sulle vendite una volta che la loro attività raggiunge una determinata soglia. Ciò ha ridotto il divario che l'imposta d'uso era destinata a colmare: da quando i rivenditori online hanno iniziato a riscuotere l'imposta sulle vendite dopo aver raggiunto le soglie del nesso economico, sono rimaste meno transazioni da auto-dichiarare per gli acquirenti.

La soglia per il nesso economico varia da stato a stato. La legge del South Dakota, confermata nella causa, ha fissato la soglia a 100.000 $ di vendite annuali o 200 transazioni separate nello stato. Molti stati hanno adottato soglie simili, ma le cifre esatte variano. Sebbene molti abbiano da allora abbandonato il test del conteggio delle transazioni e si basino solo sulla soglia in dollari.

Come calcolare e dichiarare l'imposta d'uso?

Per calcolare l'imposta d'uso, prendi il prezzo di acquisto e applica l'aliquota statale e locale combinata del luogo in cui l'articolo viene utilizzato o salvato.

Esistono due metodi con cui le persone fisiche possono dichiarare l'imposta d'uso:

• Stima basata su tabelle: molte dichiarazioni statali dell'imposta sul reddito includono una riga per l'imposta d'uso legata allo scaglione di reddito. Questo serve a coprire i piccoli acquisti che sono difficili da monitorare singolarmente.

• Dichiarazione dettagliata: per gli acquisti importanti come un'imbarcazione, un veicolo o mobili provenienti da un altro stato, viene dichiarato l'importo specifico anziché fare affidamento sulla tabella. Veicoli e imbarcazioni vengono spesso tassati direttamente al momento della registrazione nello stato, bypassando del tutto la procedura di dichiarazione dell'imposta sul reddito.

Le aziende dichiarano l'imposta d'uso tramite la normale dichiarazione dell'imposta sulle vendite e d'uso. Questa procedura è più simile a un audit interno.

Ecco cosa richiede:

• Revisione dei registri della contabilità fornitori: i team finanziari controllano gli acquisti per i quali un fornitore non ha addebitato alcuna imposta o ne ha addebitata una troppo bassa.

• Segnalazione dei prelievi di inventario: qualsiasi articolo acquistato in esenzione d'imposta per la rivendita che viene prelevato per uso interno deve essere intercettato e tassato in quel momento.

• Applicazione dell'aliquota locale corretta: l'aliquota dipende da dove viene utilizzato l'articolo, non dalla sede dell'azienda. Un'azienda con un'unica località può comunque essere tenuta a pagare aliquote diverse per apparecchiature diverse.

• Versamento programmato: le aziende dichiarano l'importo calcolato nella loro dichiarazione periodica dell'imposta sulle vendite e d'uso, in genere su base mensile, trimestrale o annuale, a seconda del volume delle vendite.

Quali sono gli errori comuni che innescano un audit sull'imposta d'uso?

Spesso le aziende trascurano l'imposta d'uso sugli acquisti di immobilizzazioni, apparecchiature, macchinari e mobili acquistati da fornitori fuori stato che non hanno addebitato le imposte. Questi acquisti figurano in bilancio come spese in conto capitale e i team finanziari che esaminano i piani di ammortamento non sempre li incrociano con l'esposizione all'imposta sulle vendite.

Le fonti comuni di esposizione includono:

• Acquisti di immobilizzazioni: le apparecchiature e i mobili acquistati da fornitori fuori stato spesso passano inosservati perché vengono monitorati ai fini dell'ammortamento, non dell'esposizione fiscale.

• Prelievi di inventario: quando un'azienda preleva un articolo destinato alla rivendita per uso interno, è facile perderne le tracce senza una procedura formale per segnalarlo.

• Acquisti di software e software-as-a-service (SaaS): la tassabilità di software e SaaS varia ampiamente da stato a stato. Alcuni stati tassano il software scaricato, ma non gli abbonamenti cloud; altri li tassano entrambi o nessuno dei due. Dare per scontato che un fornitore abbia gestito la cosa correttamente ovunque è un errore comune.

• Errori nei certificati di esenzione: un'azienda potrebbe acquistare qualcosa in esenzione d'imposta per la rivendita e poi utilizzarlo internamente senza rendersi conto che l'esenzione non è più applicabile, oppure essere in possesso di un certificato scaduto o documentato in modo improprio.

In genere, i revisori estraggono da tre a quattro anni di registri della contabilità fornitori e del libro mastro, e cercano acquisti di beni strumentali, pagamenti ricorrenti ai fornitori senza voci riga per le imposte e certificati di esenzione in archivio.

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