Você deve imposto sobre uso quando compra algo e ninguém recolhe o imposto sobre vendas sobre ele, transferindo a obrigação fiscal do vendedor para o comprador. Isso costuma acontecer em compras fora do estado, vendas particulares e estoques de empresas retirados para uso interno em vez de revenda. A alíquota corresponde à sua alíquota local de imposto sobre vendas. O que muda é quem a calcula, quem a declara e quando ela é paga.

Abaixo, abordaremos como o imposto sobre uso difere do imposto sobre vendas, quem o deve e como uma decisão da Suprema Corte dos EUA reformulou quanto dele é autodeclarado versus recolhido no checkout.

Principais conclusões

• O imposto sobre uso se aplica quando o imposto sobre vendas não foi recolhido em uma compra. A responsabilidade de calculá-lo e pagá-lo passa do vendedor para o comprador.

• A decisão da Suprema Corte sobre o caso Wayfair em 2018 estabeleceu o nexo econômico para vendedores de fora do estado, o que ampliou as obrigações do imposto sobre vendas e reduziu as obrigações do imposto sobre uso.

• As empresas enfrentam grande parte da sua exposição ao imposto sobre uso por meio de estoque retirado para uso interno, compras de equipamentos de fora do estado e softwares comprados de fornecedores que não tributam de forma consistente entre os estados.

O que é imposto sobre uso?

O imposto sobre uso é um imposto de nível estadual nos EUA aplicado ao uso, armazenamento ou consumo de itens comprados sem imposto sobre vendas. Os estados com um imposto sobre vendas geral têm um imposto sobre uso correspondente em paralelo.

Como o imposto sobre uso difere do imposto sobre vendas?

O vendedor recolhe o imposto sobre vendas no checkout. O imposto sobre uso funciona ao contrário. Ninguém recolhe impostos no momento da venda, então o trabalho recai sobre o comprador. O comprador precisa determinar que o imposto é devido, calcular o valor certo e declará-lo e pagá-lo diretamente, em geral por meio de uma declaração de imposto de renda estadual, formulário dedicado de imposto sobre uso do consumidor ou declaração de imposto sobre vendas e uso da empresa.

Veja o que separa o imposto sobre uso do imposto sobre vendas:

• Condições de acionamento: O imposto sobre vendas se aplica sempre que uma transação tributável se enquadra na obrigação de recolhimento do vendedor. O imposto sobre uso entra em vigor quando essa obrigação não existia ou não foi atendida, como em uma compra fora do estado ou um item de revenda usado internamente.

• Responsabilidade pela declaração: Com o imposto sobre vendas, o vendedor responde ao estado. Com o imposto sobre uso, o comprador responde ao estado. Isso significa que pessoas físicas e empresas precisam do seu próprio sistema para acompanhar o que devem.

• Visibilidade da fiscalização: Os estados podem fazer uma auditoria nos registros do vendedor para identificar o não recolhimento do imposto sobre vendas, mas o imposto sobre uso depende mais das próprias pessoas declararem. Essa é uma das razões pelas quais a conformidade com o imposto sobre uso do consumidor tem se mantido historicamente baixa.

Quem deve o imposto sobre uso: consumidores ou empresas?

Consumidores individuais devem o imposto sobre uso em compras pessoais onde o imposto sobre vendas não foi cobrado. Isso costuma ocorrer quando você compra de um vendedor de fora do estado sem nexo no seu estado, compra algo enquanto viaja e traz para casa ou compra de um vendedor particular que não é cadastrado para recolher impostos. Muitos estados incluem uma linha de imposto sobre uso na declaração de imposto de renda da pessoa física, o que permite declarar um valor estimado ou listar compras específicas.

As empresas carregam um fardo mais pesado porque compram em mais categorias. Quaisquer compras de equipamentos ou suprimentos fora do estado de um fornecedor sem obrigação de recolhimento no estado do comprador deixam esse imposto por conta do comprador. As categorias também podem mudar de tributáveis para isentas dependendo de como o item é usado: uma empresa pode comprar equipamentos isentos de impostos para revenda e usar uma unidade no próprio escritório, acionando o imposto sobre uso.

Como a decisão do caso Wayfair mudou o nexo econômico para o imposto sobre uso?

South Dakota v. Wayfair estabeleceu o nexo econômico. Agora, os estados podiam exigir que os vendedores de fora do estado recolhessem e repassassem o imposto sobre vendas depois que sua atividade comercial atingisse um determinado limite. Isso diminuiu a lacuna que o imposto sobre uso foi criado para preencher: à medida que os varejistas online começaram a recolher o imposto sobre vendas após atingirem os limites de nexo econômico, restaram menos transações para os compradores autodeclararem.

O limite para o nexo econômico varia por estado. A própria lei de Dakota do Sul, mantida no caso, definiu o limite em US$ 100.000 em vendas anuais ou 200 transações separadas para o estado. Muitos estados adotaram limites semelhantes, mas os números exatos variam. Embora muitos tenham abandonado o teste de contagem de transações desde então e dependam apenas do limite em dólares.

Como calcular e declarar o imposto sobre uso?

Para calcular o imposto sobre uso, pegue o preço de compra e aplique a alíquota combinada estadual e local de onde o item é usado ou armazenado.

Existem dois métodos para as pessoas físicas declararem o imposto sobre uso:

• Estimativa baseada em tabela: Muitas declarações de imposto de renda estaduais incluem uma linha de imposto sobre uso vinculada à sua faixa de renda. Isso serve para cobrir compras pequenas que são difíceis de rastrear individualmente.

• Declaração detalhada: O valor específico é declarado para compras grandes, como um barco, veículo ou móveis de fora do estado, em vez de depender da tabela. Veículos e barcos muitas vezes são tributados diretamente quando você os registra no estado, o que ignora totalmente o processo de declaração de imposto de renda.

As empresas declaram o imposto sobre uso por meio da declaração regular de imposto sobre vendas e uso. Esse processo se parece mais com uma auditoria interna.

Veja o que isso exige:

• Revisão dos registros de contas a pagar: As equipes financeiras verificam compras em que um fornecedor não cobrou imposto ou cobrou muito pouco.

• Sinalização de retiradas de estoque: Qualquer item comprado com isenção de impostos para revenda que é retirado para uso interno precisa ser identificado e tributado nesse momento.

• Aplicação da alíquota local correta: A alíquota depende de onde o item é usado, não de onde fica a sede da empresa. Uma empresa com uma única localização ainda pode dever alíquotas diferentes em equipamentos diferentes.

• Repasse no prazo: As empresas declaram o valor calculado em sua declaração periódica de imposto sobre vendas e uso, geralmente mensalmente, trimestralmente ou anualmente, dependendo do volume de vendas.

Quais erros comuns desencadeiam uma auditoria de imposto sobre uso?

Muitas vezes, as empresas não pagam o imposto sobre uso em compras de ativos fixos, equipamentos, maquinários e móveis comprados de fornecedores de fora do estado que não cobraram impostos. Essas compras ficam no balanço patrimonial como despesas de capital, e as equipes financeiras que revisam os cronogramas de depreciação nem sempre os cruzam com a exposição ao imposto sobre vendas.

As fontes comuns de exposição incluem:

• Compras de ativos fixos: Equipamentos e móveis comprados de fornecedores de fora do estado muitas vezes passam despercebidos porque são rastreados pela depreciação, não pela exposição fiscal.

• Retiradas de estoque: Quando uma empresa retira um item de revenda para uso interno, é fácil perder o controle dessa mudança sem um processo formal para sinalizá-la.

• Compras de software e software como serviço (SaaS): A tributabilidade de software e SaaS varia muito por estado. Alguns estados tributam o software baixado, mas não as assinaturas na nuvem; outros tributam ambos ou nenhum. Assumir que um fornecedor lidou corretamente com isso em todos os lugares é um erro comum.

• Erros de certificado de isenção: Uma empresa pode comprar algo isento de impostos para revenda e usá-lo internamente sem reconhecer que a isenção não se aplica mais ou manter um certificado expirado ou documentado de forma incorreta.

Geralmente, os auditores extraem de três a quatro anos de registros de contas a pagar e do livro-razão geral e procuram compras de capital, pagamentos recorrentes a fornecedores sem item de linha de imposto e certificados de isenção arquivados.

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