Todas las empresas que cobran el impuesto sobre el valor añadido (IVA) también lo pagan: a proveedores, contables y demás profesionales. El sistema está diseñado para que transfieras el IVA sin absorberlo tú mismo. En el Reino Unido había aproximadamente 2,73 millones de empresas registradas a efectos del IVA en 2025, y el IVA total recaudado alcanzó los 171.000 millones de libras en el ejercicio fiscal de 2024 a 2025.

Cuando reclamas el IVA en el Reino Unido, las reglas son claras, pero es importante tener las excepciones en cuenta, ya que pueden pasarse por alto fácilmente.

A continuación, te explicamos cómo funciona el proceso para reclamar el IVA: quién puede hacer la reclamación, cómo gestionar las compras en el extranjero o el régimen de tarifa plana, y los errores que pueden costar dinero a las empresas. Aquí tienes toda la información que necesitas para que reclamar el IVA en el Reino Unido cumpliendo la normativa en todo momento.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué significa reclamar el IVA en el Reino Unido?
  
• ¿Quién puede reclamar la devolución del IVA y para qué gastos?
  
• ¿Cuándo no se puede reclamar el IVA?
  
• ¿Cómo reclamar la devolución del IVA en tu declaración del IVA?
  
• ¿Se puede reclamar el IVA de compras realizadas en el pasado o en el extranjero?
  
• ¿Cómo funciona la reclamación del IVA cuando trabajas con Stripe?
  
• ¿Cómo afecta el régimen de tarifa plana a las reclamaciones de IVA?
  
• ¿Cuáles son los errores más comunes en la declaración del IVA?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Qué significa reclamar el IVA en el Reino Unido?

Reclamar el Reino Unido IVA significa garantizar que recuperas los gastos elegibles para ello.

Funciona de la siguiente manera:

• Cuando cobras el IVA en tus ventas, ese es el IVA repercutido, por lo que se lo debes a la Administración Tributaria y Aduanera del Reino Unido (HMRC).

• Cuando pagas el IVA en las compras de tu empresa, eso es IVA soportado, por lo que generalmente puedes reclamarlo.

En tu declaración del IVA, restas el IVA soportado del IVA repercutido. Si recaudaste más de lo que pagaste, pagas a la HMRC la diferencia. Si pagaste más de lo que recaudaste, la HMRC te debe hacer un reembolso.

Este sistema está diseñado para que solo el cliente final asuma el coste del IVA. En cada paso previo, se repercute el IVA. Pero para reclamar el IVA, debes saber qué gastos son subvencionables, darle seguimiento y documentarlos correctamente, y seguir las reglas establecidas al hacer tu declaración del IVA.

¿Quién puede reclamar la devolución del IVA y para qué gastos?

Solo las empresas registradas a efectos de IVA pueden reclamar el IVA. Si no estás registrado, el IVA de tus compras es un coste más. El umbral de facturación anual para que las empresas se registren es de 90.000 £, pero muchas empresas más pequeñas se registran voluntariamente antes de alcanzar ese importe.

Cada gasto debe cumplir dos condiciones para que puedas reclamar el IVA:

1. La compra debe ser total y exclusivamente para uso empresarial. Un ordenador portátil para el trabajo cumple los requisitos. Una estancia de fin de semana en un hotel no. Si algo tiene un uso mixto, por ejemplo, un teléfono móvil, solo puedes reclamar la parte de uso empresarial.

2. Necesitas una factura con IVA válida. La HMRC espera que tu factura sea correcta, que muestre el número de IVA del proveedor, la fecha y el IVA cobrado. Las facturas proforma, presupuestos o confirmaciones de pedido no cuentan.

Los gastos comunes para los que puedes reclamar IVA incluyen:

• Costes de oficina y tecnología: hardware, software, muebles, Internet y servicios públicos utilizados en las empresas.

• Viajes por trabajo: el IVA del combustible, el alquiler de vehículos, los peajes o las estancias en hoteles para los viajes de empresa. Los transportes públicos, como trenes y vuelos, no suelen aplicar el IVA, por lo que no hay nada que reclamar. Para los cargos por combustible, solo puedes recuperar la parte de uso de la empresa. Las empresas suelen reclamar todo el IVA y pagan una tasa por consumo de combustible o reclaman el IVA solo por los kilómetros recorridos por motivos de trabajo que están documentados.

• Servicios para profesionales: comisiones contables, legales, informáticas y de marketing con IVA incluido.

• Costes de las existencias y de producción: bienes o materiales que revendes o utilizas para fabricar productos.

• Gastos de los empleados: IVA en viajes del personal o eventos empresariales.

¿Cuándo no se puede reclamar el IVA?

Ni siquiera las empresas registradas a efectos del IVA pueden reclamar el IVA sobre todo. La HMRC fija unas líneas claras en torno a lo que cuenta como coste recuperable de la empresa y lo que no.

Entre los gastos que no cumplen los requisitos se incluyen:

• Artículos personales o de uso mixto: el IVA es recuperable solo para bienes y servicios utilizados íntegramente en la empresa. Si se divide un gasto entre empresa y uso personal, como un plan móvil compartido, solo puedes reclamar la parte empresarial.

• Entretenimiento del cliente: quedan excluidas las comidas, los eventos o los regalos para clientes y proveedores. La HMRC trata estos servicios como un coste voluntario de la empresa. La única excepción es el entretenimiento que se ofrece a todos los empleados, como una fiesta anual abierta al personal, esto sí es reclamable.

• Bienes y servicios exentos o sin tipo de cambio: no puedes reclamar el IVA que nunca se cobró. Los billetes de tren y avión, las primas de seguros, los portes, el alquiler de propiedades residenciales y muchos servicios financieros entran en esta categoría.

• Compras a proveedores no registrados: si un proveedor no cobra el IVA, no hay nada que reclamar. Comprueba siempre que tus proveedores incluyan un número de IVA válido en las facturas.

• Compras con facturas que faltan o no son válidas: la HMRC no aceptará una reclamación del IVA sin la documentación adecuada. Cada reclamación debe estar respaldada por una factura con IVA con todos los datos debidos.

• Compras relacionadas con ventas exentas de IVA: si tu empresa realiza ventas sujetas a impuestos y otras exentas del IVA, solo puedes reclamar el IVA vinculado a tus actividades sujetas a impuestos. El resto está prohibido.

¿Cómo reclamar la devolución del IVA en tu declaración del IVA?

Para reclamar el IVA no es necesario utilizar un formulario por separado. Se hace a través de tu declaración ordinaria del IVA, que contabiliza lo que debes a la HMRC y lo que la HMRC te debe.

Esto es lo que supone este proceso:

1. Dar seguimiento a los importes totales de IVA: durante los periodos de presentación del IVA, registra el IVA cobrado aplicado sobre las ventas (IVA repercutido) y el IVA pagado en las compras a otras empresas (IVA soportado).

2. Rellena la declaración del IVA: la casilla 1 es el IVA que has cobrado a los clientes, la casilla 4 es el IVA que reclamas por tus compras y la casilla 5 es la diferencia (tu posición neta en materia de IVA). Un resultado positivo significa que pagas a la HMRC. Un resultado negativo significa que te deben de hacer un reembolso.

3. Presentar y liquidar: las devoluciones se presentan de forma digital. Si se te debe un reembolso, la HMRC suele enviarlo por transferencia bancaria en unas semanas. Mantén actualizados los datos bancarios de tu empresa.

Consejos para que las reclamaciones sean precisas

• Haz coincidir tu total de la casilla 4 con las facturas válidas de IVA registradas.

• Preséntalas a tiempo, si lo haces tarde se retrasan los reembolsos y pueden sancionarte.

• Mantén registros digitales de cada reclamación por si la HMRC te pida pruebas.

¿Se puede reclamar el IVA de compras realizadas en el pasado o en el extranjero?

La recuperación del IVA no siempre comienza el día en que te registras o se detiene en la frontera el Reino Unido. Con el papeleo adecuado, puedes reclamar el IVA de gastos anteriores y, en algunos casos, de los extranjeros.

IVA previo al registro

Cuando estás procesando tu registro a efectos del IVA, la HMRC te permite reclamar el IVA sobre los costes empresariales anteriores a completar el proceso si cumplen con las reglas sobre los plazos específicas, entre estas se incluyen las siguientes:

• Bienes: puedes retroceder hasta cuatro años siempre que esos artículos aún estén en uso o en stock en la fecha de registro.

• Servicios: puedes retroceder seis meses, pero solo para servicios directamente relacionados con la actividad sujeta a impuestos de tu empresa.

Necesitarás las facturas originales del IVA para todas tus reclamaciones. Estas reclamaciones previas al registro suelen incluirse en tu primera declaración del IVA tras el registro.

IVA en el extranjero

Si has pagado el IVA en el extranjero (p. ej., facturas de hotel de una conferencia en Alemania), no puedes hacer la reclamación en tu declaración del IVA en el Reino Unido. En su lugar, las empresas del Reino Unido deben solicitarlo a cada país por separado conforme al proceso de reembolso de la Directiva n.º 13 del IVA. Los Estados miembros de la UE gestionan estas reclamaciones de forma individual y la mayoría tienen plazos de presentación anuales.

Importaciones e IVA sobre servicios del extranjero

• Importaciones: puedes reclamar el IVA a través de la HMRC utilizando la contabilidad diferida del IVA o el certificado C79.

• Servicios desde el extranjero: en lugar de que el proveedor extranjero te cobre el IVA, tú te encargas del IVA. Ya que declaras y reclamas el mismo importe, el impacto financiero es neutro. El Reino Unido exige que pagues tú mismo el IVA y lo reclames simultáneamente, lo que mantiene la coherencia del sistema del IVA y evita que los proveedores extranjeros tengan que registrarse a efectos del IVA de Reino Unido.

¿Cómo funciona la reclamación del IVA cuando trabajas con Stripe?

Para las empresas establecidas en el Reino Unido, las tarifas de Stripe se facturan desde la ubicación de Stripe en Irlanda, lo que significa que se aplica la inversión del sujeto pasivo (se considera un «servicio en el extranjero»). En lugar de pagar el IVA a Stripe, tú te haces cargo, lo declaras y reclamas en la misma declaración del IVA.

Funciona de la siguiente manera:

• Las facturas de Stripe muestran las tarifas con 0 £ de IVA y mencionan que el IVA es exigible en virtud de la inversión del sujeto pasivo.

• Registras ese IVA como IVA repercutido y soportado. Se cancelan entre sí si puedes recuperar el IVA íntegro.

• El efecto neto no es el coste del IVA para tu empresa sino el pleno cumplimiento de la normativa de la HMRC.

Para asegurarte de que esto funciona bien, añade tu número de IVA a tu cuenta de Stripe para que Stripe te facture correctamente. Guarda en tus registros todas las facturas de las tarifas mensuales; son tu prueba de cara a la contabilidad del IVA. Los sistemas integrados pueden automatizar la inversión del sujeto pasivo.

¿Cómo afecta el régimen de tarifa plana a las reclamaciones del IVA?

El régimen de tarifa plana (FRS, por sus siglas en inglés) facilita las tareas relacionadas con el IVA a las pequeñas empresas porque permitirte pagar a la HMRC un porcentaje fijo de tus ventas totales en lugar de hacer un seguimiento de cada entrada y salida. Ese porcentaje, que se fija por sector, es inferior al estándar del 20 %, y supone que renuncias a la mayoría de las reclamaciones del IVA a cambio de menos trabajo contable.

De conformidad con el FRS, no se reclama el IVA en las compras diarias porque el tipo fijo lo tiene en cuenta. La única excepción son determinados activos de capital superiores a 2000 £ (incluido el IVA), como la maquinaria o el equipo que utilizarás a largo plazo. Por esas compras de valor elevado sigues pudiendo reclamar el IVA íntegro.

Este régimen está disponible para empresas con una facturación anual de hasta 150.000 £ (sin incluir el IVA). Suele ser útil para empresas con servicios que conllevan gastos bajos, aunque puede ser menos ventajoso si compras o importas mucho. Una vez que ya no estás dentro del FRS, vuelves a las normas estándar del IVA y puedes reclamar el IVA soportado con normalidad.

¿Cuáles son los errores más comunes en la declaración del IVA?

Estos errores pueden ocasionar problemas hasta a los equipos más experimentados:

Reclamar IVA que nunca se cobró

Los billetes de tren y avión, los seguros, los servicios postales y muchos viajes compartidos no incluyen IVA. Confirma siempre que al proveedor se le cobra el IVA antes de registrarlo como impuesto soportado.

Entretenimiento del cliente

Las comidas, los eventos o cualquier tipo de atención que se tenga con los clientes, no se pueden reclamar. Solo cumple los requisitos para ello las opciones de entretenimiento para todo el personal, como una fiesta abierta a todos los empleados.

Falta documentación o la documentación es incorrecta

Las facturas proforma, confirmaciones de pedidos o comprobantes de tarjetas de crédito no cuentan. Guarda las facturas con el IVA adecuadas y asegúrate de que los números de IVA del proveedor sean válidos.

Facturas de proveedores no pagadas

Si una factura sigue sin pagarse después de seis meses, la HMRC te exige que devuelvas el IVA que solicitaste hasta que se efectúe el pago.

Errores en las importaciones y en la inversión del sujeto pasivo

Utiliza certificados C79 oficiales o declaraciones de IVA aplazadas para las importaciones, y aplica correctamente la inversión del sujeto pasivo para los servicios en el extranjero declarando y reclamando el IVA en la misma declaración.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas dedicar tus recursos al crecimiento de tu empresa. Stripe Tax te ayuda a supervisar tus obligaciones y te avisa cuando superas el umbral de registro para el impuesto sobre las ventas establecido en tus transacciones Stripe. Además, calcula y cobra automáticamente el IVA, el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre bienes y servicios (GST), tanto para bienes y servicios físicos como digitales, y en más de 100 países (con soporte para todos los estados de EE. UU.).

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Stripe Tax puede ayudarte a:

• Entender dónde registrarte y recaudar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos en función de tus transacciones de Stripe. Tras registrarte, activa el cobro de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Puedes empezar a recaudar impuestos añadiendo una línea de código a tu integración existente de Stripe o añadir el cobro de impuestos con tan solo pulsar un botón en el Dashboard de Stripe.

• Darte de alta para pagar tus impuestos: deja que Stripe gestione tus registros de impuestos internacionales y benefíciate de un proceso simplificado que rellena automáticamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local.

• Recaudar impuestos automáticamente: Stripe Tax calcula y recauda el importe exacto de los impuestos adeudados, sin importar qué vendas ni la ubicación de la venta. Es compatible con cientos de productos y servicios y está al día sobre las normas fiscales y los cambios de tipos.

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